Ställa in och fakturera förskottsbetalningar för försäljning

Denna genomgång visar hur du konfigurerar och använder förskottsbetalningar i Business Central. Förskottsbetalningar är betalningar som faktureras och bokförs för en eller inköpsorder innan du bokför slutfakturan. Du kan till exempel kräva en deposition innan du tillverkar artiklar mot order, eller också kan du kräva betalning innan du levererar artiklar till en kund. Du kan använda funktionerna för förskottsbetalning för att fakturera och inkassera depositioner från kunder samt betala depositioner till leverantörer. På så sätt bokförs alla relevanta betalningar mot samma faktura.

Du kan definiera förskottsbetalningskrav för alla artiklar eller utvalda artiklar för varje enskild kund eller leverantör. När du har konfigurerat förskottsbetalningar kan du generera förskottsfakturor från försäljnings- och inköpsorder med förskottsbetalningsbelopp som baseras på din konfiguration. Du ändra beloppet på fakturan om det behövs.

Du kan till exempel skicka fler förskottsfakturor om fler artiklar läggs till i ordern.

Om den här genomgången

Den här genomgången kommer att innehålla följande scenarion:

• Lägga upp förskottsbetalningar
• Skapa en order som kräver förskottsbetalning
• Skapa en förskottsfaktura
• Korrigera förskottsbetalningskrav för en order
• Använda förskottsbetalningar för en order
• Fakturera slutbeloppet på en order med en förskottsbetalning

Roller

Den här genomgången innehåller aktiviteter för följande roller:

• Redovisningschef (Phyllis)
• Orderhandläggare (Susan)
• Kundreskontraadministratör (Arnie)

Situation

Phyllis är redovisningschef och fattar beslut om vilka kunder som måste betala en deposition innan artiklar tillverkas eller levereras. Phyllis lägger upp Business Central för att beräkna förskottsbetalningar automatiskt.

Susan är försäljningsorderhandläggare. När en kund ringer in en order registrerar Susan ordern i systemet medan kunden är i telefon. På så sätt kan Susan verifiera priser och betalningsvillkor med kunden omedelbart, och hon kan göra ändringar i ordern medan hon förhandlar med kunden.

Arnie arbetar på kundreskontraavdelningen där han bokför fakturor och betalningar.

I det här scenariot lägger Phyllis upp förskottsbetalningskrav för kunden Service AB, baserat på deras kredithistorik. Phyllis ger Susans instruktioner för hur order ska hanteras.

När kunden ringer förhandlar Susan med kunden tills de når en överenskommelse och väljer sedan att beräkna förskottsbetalningen på flera olika sätt.

När Susan har skickat förskottsfakturan beställer kunden ytterligare en artikel. Susan uppdaterar order och skapar en förskottsfaktura.

Arnie registrerar kundens betalning och bokför den mot fakturorna och skickar sedan den sista fakturan.

Konfigurera förskottsbetalningar

Phyllis konfigurerar systemet för hantering av förskottsbetalningar från kunder.

• Phyllis väljer att ha samma nummerserie för förskottsbetalningar som för fakturering av försäljning.
• Phyllis konfigurerar programmet så att det kontrollerar om förskottsbetalningar krävs innan slutgiltig fakturering görs av en order.
• Phyllis lägger upp standardvärden för hur stor del av fakturan som ska förskottsbetalas för särskilda artiklar och kunder.

I följande procedurer beskrivs hur Phyllis uppgifter ska utföras:

Så här lägger du upp nummerserier för förskottsbetalningar

1. Välj ikonen , ange Försäljningsinställningar och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Försäljningsinställningar expanderar du snabbfliken Nummerserie .
3. Kontrollera att nummerserien för bokförda förskottsfakturor i Nr för bokförda förskottsfakturor är samma som för bokförda försäljningsfakturor (Fakturanr-serie (bokförd) och nummerserien för bokförda kreditnotor för förskottsbetalning (Nr för bokförda kreditnotor för förskottsbetalning) är samma som för bokförda kreditnotor (Kreditnotanr (bokförd).

Så här spärrar du utleveranser för obetalda förskottsbetalningar

1. På sidan Försäljningsinställningar , på snabbfliken Allmänt , Välj kryssrutan Kontrollera förskottsbetalning vid bokföring .

Nu kan du inte utleverera eller fakturera en order med ett obetalt förskottsbetalningsbelopp.

Phyllis kräver att kunden 20000 ska faktureras 30 % i förskott för alla order. Därför anger Phyllis ett procentuellt standardvärde för förskottsbetalning.

Phyllis kräver att alla kunder ska faktureras 20 % i förskott för artikel 1896-S. Kunden 20000 har dålig betalningshistorik så Phyllis kräver 40 % i förskottsbetalning från kund 20000 för artikel 1896-S. I följande exempel visas hur du lägger upp procentuella standardvärden för förskottsbetalningar.

Så här tilldelar du kunder och artiklar procentuella standardvärden för förskottsbetalningar

1. Välj ikonen , ange Kunder och välj sedan relaterad länk.

2. Öppna kortet för kund 20000 (Trey Research).

3. På snabbfliken Betalningar, i fältet Förskottsbetalning %, anger du 30.

4. Välj åtgärden Relaterat, markera menyalternativet Försäljning och välj sedan menyalternativet Procentsatser för förskottsbetalning.

5. Fyll i de två raderna på sidan Procentandelar, förskottsbetalning för försäljning enligt nedan:

   Förs.typ:	Förs.kod	Artikelnr	Förskottsbetalning %
   Kund	20000	1896-TALET	40
   Kund	20000	1900-TALET	30

   Dricks

   Beroende på land/region måste du även ange en skattegruppskod på snabbfliken Kostnader & bokföring för artikel 1896-S. När du använder demonstrationsföretaget är det här fältet redan inställt.

6. Stäng alla sidor.

Så här kan du skriva in ett konto för utgående förskottsbetalningar i bokföringsinställningarna

1. Välj ikonen , ange Bokföringsinställningar och välj sedan relaterad länk.
2. Markera raden där fältet Gen. rörelsebokföringsmall anges till INRIKES och fältet Produktbokföringsmall anges till ÅTERFÖRSÄLJNING.
3. I fältet Förskottsbet.konto, försäljning anges relevant konto. Ditt val sparas automatiskt.

Dricks

Om fältet på sidan Bokföringsinställningar inte visas kan du använda den vågräta rullningslisten längst ned på sidan för att rulla åt höger.

Skapa en order som kräver förskottsbetalning

I följande scenario skapar Susan, orderhandläggaren, en order medan hon pratar med en kund. De artiklar som kunden beställer kräver en förskottsbetalning. Dessutom har kunden gjort sent betalningar tidigare. Susan har blivit instruerad att kräva ett fast belopp på 800 som förskottsbetalning för ordern.

Kunden önskar betala 35 % vilket Susan går med på och ändrar ordern därefter.

Susan skapar en förskottsfaktura och skickar den till kunden.

Så här skapar du en försäljningsorder med förskottsbetalning

1. Välj ikonen , ange Försäljningsorder och välj sedan relaterad länk.

2. Välj åtgärden Ny.

3. I fältet Kundnamn väljer du Trey Research.

4. Stäng varningen för förfallet saldo som visas.

5. Fyll i två försäljningsrader med följande information.

   Radtyp	Nej.	Kvantitet
   Sak	1896-TALET	1
   Sak	1900-TALET	1

   Förskottsfälten på försäljningsraden är dolda som standard. Om du vill visa fälten måste du anpassa sidan. Mer information finns i Så här börjar du anpassa en sida via banderollen Anpassa.

6. Kontrollera att fältet Förskottsbetalning % på raden med artikel 1900-S innehåller värdet 30. Standardvärdet hämtades från försäljningshuvudet som kopierades från kundkortet.

   Fältet Förskottsbetalning % på raden med artikel 1896-S innehåller värdet 40. 40 är den procentsats som du angav på sidan Procentandelar, förskottsbetalning för försäljning för artikel 1896-S och kund 20000.

   Mer information finns i Ange Förskottsbetalningar.

7. I åtgärden Order väljer du Statistik.

8. På snabbfliken Förskottsbetalning innehåller fältet Förskottsbetalningsbelopp exkl. moms värdet 458,16. Om du skapar en förskottsbetalning för ordern nu, är 458,16 beloppet som visas på fakturan.

   I det här scenariot har Susan blivit instruerad att föreslå en fullständig förskottsbetalning på 800 för ordern.

   Viktigt!

   Beroende på ditt land/din region kan följande steg eventuellt inte utföras.

9. Ändra värdet i fältet Förskottsbetalning exkl. moms till 800 och stäng sedan sidan.

10. Kontrollera fältet Förskottsbetalning % på försäljningsraderna så ser du att det har ändrats till 67,02438 och 67,02282.

    Omräkningen inkluderar alla rader med en procentuell förskottsbetalning som är större än 0.

    Nu frågar kunden om den procentuella förskottsbetalningen kan ändras till 35 %. Susans chef godkänner ändringen.

11. På sidan Förs.order, under snabbfliken Förskottsbetalning, i fältet Förskottsbetalning % anger du 35.

12. Välj ja för varningen som visas. En debitering på 35 % används som procentuell förskottsbetalning för hela ordern.

13. Bekräfta att raderna har uppdaterats korrekt.

Skapa en förskottsfaktura

När Susan har angett korrekta värden för förskottsbetalning av ordern skapar hon förskottsfakturan och skickar den till kunden.

Så här skapar du en förskottsfaktura

1. På sidan Förs.order väljer du Åtgärder, sedanBokföring , sedanFörskottsbetalning och sedan Välj Bokför och skriv ut förskottsbetalning. Faktura
2. Klicka på Ja för att bokföra fakturan.

Anmärkning

Susan skulle nu skicka fakturan till kunden.

Skapa en ytterligare förskottsfaktura

Följande dag ringer kunden upp Susan och ändrar ordern. Kunden vill ha två stycken av artikel 1896-S. Susan öppnar ordern igen och uppdaterar den och skapar sedan ytterligare en förskottsfaktura för ordern och skickar den till kunden.

Så här skapar du ytterligare en förskottsfaktura

1. På sidan Försäljningsorder väljer du åtgärden Frisläpp och sedan Öppna igen.

2. På raden för artikel 1896-S anger du 2 i fältet Kvantitet.

   I åtgärden Order väljer du Statistik. Fältet Förskottsbetalningsbelopp exkl. moms innehåller nu 768,04 och fältet Fakturerat belopp före betalning exkl. moms innehåller 417,76. Dessa värden visar att det finns ytterligare förskottsbelopp som ännu inte har fakturerats ännu.

3. Om du vill bokföra en faktura på det extra förskottsbeloppet väljer du Åtgärder, sedanBokföring , sedanFörskottsbetalning och sedan Välj Bokför och skriv ut förskottsbetalning. Faktura

4. Klicka på Ja för att bokföra fakturan.

Använda förskottsbetalningar

Kunden betalar förskottsbeloppet. Arnie, från redovisningsavdelningen, registrerar betalningen och använder den på förskottsfakturorna.

Så här bokför du betalningar mot förskottsfakturor

1. Välj ikonen , ange Inbetalningsjournaler och välj sedan relaterad länk.

2. Fyll i journalraden med följande information.

   Fältnamn	Skriv in
   Dokumenttyp	Betalning
   Kontotyp	Kund
   Kontonr	20000

3. Välj åtgärden Process och sedan Tillämpa poster.

4. På sidan Tillämpa kundposter väljer du först faktura för förskottsbetalning och sedan åtgärden Behandla, innan du väljer åtgärden Uppsättningens ID.

5. Upprepa det föregående steget för den andra förskottsbetalningen.

6. Välj OK.

   Fälten Belopp har nu fyllts i med summan av de två förstkottsbetalningsfakturorna.

7. Om du vill bokföra journalen väljer du åtgärden Bokför/skriv ut och väljer sedan Bokför.

8. Välj Ja.

Fakturera återstående belopp

Nu har Arnie blivit informerad om att artiklarna på ordern har levererats och att ordern är klar för fakturering. Arnie skapar fakturan för ordern.

Så här fakturerar du återstående belopp

1. Öppna försäljningsordern.

2. Välj åtgärden Bokföring och sedan Bokför.

3. Välj Skicka och fakturera och välj sedan knappen OK.

4. Om du vill förhandsgranska fakturan väljer du knappen Ja.

   Anmärkning

   Normalt har leveransavdelningen redan bokfört utleveransen.

   Arnie kan visa historiken för att kontrollera att försäljningfakturan har skapats som avsett.

5. Välj ikonen , ange Bokförda försäljningsfakturor och välj sedan relaterad länk.

Uppdatera statusen för förutbetalda order och fakturor automatiskt

Du kan påskynda bearbetningen av order och fakturor genom att lägga upp jobbkötransaktioner som automatiskt uppdaterar status för dessa dokument. När en förskotts faktura betalas kan jobbkötransaktionen automatiskt ändra dokument statusen från Väntar på förskottsbetalning till släppt. När du registrerar jobbkötransaktioner måste du använda de kodmoduler som är 383 Uppdatera väntande förskottsbetalning, försäljning och 383 Uppdaterar väntande förskottsbetalning, inköp. Vi rekommenderar att du schemalägger transaktionerna så att de körs ofta, till exempel varje minut. Mer information finns i Använda jobbköer för att schemalägga uppgifter.

Nästa steg

Den här genomgången har gått igenom hur du konfigurerar Business Central att hantera förskottsbetalningar.

• Ställ in procentuella standardvärden för förskottsbetalningar för kunder och artiklar.
• Använd olika metoder för att beräkna förskottsbetalningar för en order.
• Beräkna förskottsbetalningsbeloppet som en procentsats av summan på ordern.
• Tilldela ordern ett totalt förskottsbetalningsbelopp.

Du har också bokfört en förskottsfaktura, skapat en andra förskottsfaktura när ordern har ändrats och bokfört slutfakturan för det återstående beloppet.

Funktionerna för förskottsbetalning gör det enklare att lägga upp och använda förskottsbetalningsregler för kunder och artiklar. De ger dig också möjlighet att bokföra varje betalning mot en faktura.

Se även

Fakturera förskottsbetalningar
Finans
Arbeta med Business Central
Genomgång av affärsprocesser

Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit