Hantera bifogade filer, länkar och anteckningar på kort och dokument

På de flesta listsidor, Kort och dokument kan du bifoga filer, lägga till länkar och skriva anteckningar på fliken Bilagor i rutan Faktabox . Numret på flikens rubrik visar hur många bifogade filer, länkar eller anteckningar som finns för kortet eller dokumentet.

På snabbfliken Rader kan du också använda åtgärden Bilagor om du vill bifoga dokument till en viss rad. Du kanske till exempel vill bifoga specifikationer för en artikel på en inköpsfaktura.

Bilagor, länkar och anteckningar förblir kopplade till kortet eller dokumentet medan de behandlas i andra lägen. Till exempel från en pågående försäljningsorder till en bokförd försäljningsfaktura. Ingen av de bifogade filtyperna skrivs emellertid ut från systemet, till exempel vid utskrift eller vid sparande i fil.

Du kan också lägga till bilagor i e-postmeddelanden som du skickar från Business Central. När du skickar ett e-postmeddelande direkt från ett dokument, till exempel en försäljningsoffert, kan du med åtgärden Lägg till fil från källdokument välja filer som är bifogade till den. Du kan bara välja filer som är kopplade till dokumentet. Du kan välja filer som är kopplade till rader.

Anmärkning

När du delvis levererar och fakturerar en försäljningsorder eller en inköpsorder, kopplas den bifogade filen endast till den slutgiltiga fakturan för ordern. På samma sätt, när du fakturerar uppskov, bifogas bilagan till bokföringsposterna för dokumentet men inte för periodiseringsposter.

Om du tar bort en order innan den faktureras tas även den bifogade filen bort.

När du använder åtgärden Hämta inleveransrader på en inköpsfaktura läggs bilagan på den relaterade inköpsordern till i inköpsfakturan.

Så här bifogar du en fil till en inköpsfaktura

Du kan bifoga alla typer av filer, som text, bilder och videofiler, till ett kort, dokument eller en rad på ett dokument. Detta är användbart om du t. ex. vill lagra en leverantörs faktura som en PDF-fil på den relaterade inköpsfakturan i Business Central.

Anmärkning

Filer som bifogats med funktionen Inkommande dokument inkluderas inte på fliken Bilagor . Mer information finns i Inkommande dokument. Detsamma gäller för filer som bifogas rader i dokument.

Följande procedur är baserad på en inköpsfaktura. Stegen är liknande för alla andra dokument och kort som stöds.

Dricks

Om den bifogade filen är specifik för en rad i dokumentet kan du koppla den till raden. Markera raden och välj sedan åtgärden Bilagor .

1. Välj ikonen , ange Inköpsfakturor och välj sedan relaterad länk.

2. Öppna inköpsfaktura som du vill bifoga en fil till.

3. I rutan Faktabox väljer du fliken Bifogade filer .

4. Välj värdet bakom fältet dokument, till exempel "0".

5. På sidan Bifogade dokument i fältet Bilaga .

6. Gör något av följande i dialogrutan Bifoga ett dokument om du vill bifoga en fil:

   • Dra filen från Utforskaren på enheten till dialogrutan.
   • Välj länken Klicka Hit för att bläddra, hitta filen och Välj sedan på knappen Öppna .

Filen är nu bifogad inköpsfakturan.

Visa den bifogade filen

1. Öppna fliken Bilagor i faktaboxen.
2. Välj värdet bakom fältet dokument, till exempel "1".
3. På sidan Bifogade dokument väljer du åtgärden Förhandsgranskning.
4. Öppna den hämtade filen.

Så här sparar du ett dokument som en bifogad PDF-fil

När du behöver spara ett dokument som en fil kan du använda åtgärden Bifoga som PDF för att överföra det aktuella dokumentinnehållet som en PDF-fil som är kopplad till faktaboxen för dokumentet. Detta är användbart exempelvis när dokument följer flera steg i en procedur, t. ex. ett arbetsflöde för försäljning eller godkännande, och du vill referera till en utskrift av föregående steg.

Följande procedur är baserad på en försäljningsorder. Stegen är liknande för samtliga dokument som stöds.

1. Välj ikonen , ange Försäljningsorder och välj sedan relaterad länk.
2. Markera en försäljningsorder och välj åtgärden Bifoga som PDF.

En PDF-fil med det aktuella innehållet på försäljningsordern läggs till på fliken Bilagor i faktaboxen.

Att lägga till länk från ett artikelkort

Du kan lägga till en länk från ett kort eller dokument till en URL. Detta är användbart om du t. ex. vill koppla ett artikelkort till leverantörens artikelkatalog.

Följande procedur baseras på ett artikelkort. Stegen är liknande för alla andra kort och dokument.

1. Välj ikonen , ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.

2. Välj den artikel som du vill lägga till en länk från och välj sedan fliken bifogade filer i faktaboxen.

3. Välj ikonen länkar, välj ikonen +.

4. I fältet länkadresser anger du länken.

   Länken måste vara en giltig URL för Internet eller intranätet.

5. I fältet Beskrivning, ange information om länken.

6. Välj OK.

Länken kopplas nu till artikelkortet.

Skriva en notering på en försäljningsorder

Du kan skriva en notering på ett dokument eller kort, t. ex. om du vill skicka särskilda instruktioner till andra användare av dokumentet eller kortet. Du kan ta med fillänkar och URL:er i anteckningar.

Anmärkning

Anteckningarna på fliken bifogade filer är inte relaterade till interna anteckningsfunktioner, som i huvudsak används för att kommunicera mellan arbetsflödesanvändare. Mer information finns i Ställa in meddelanden för arbetsflödet.

Följande procedur är baserad på en försäljningsorder. Stegen är liknande för alla andra dokument och kort som stöds.

1. Välj ikonen , ange Försäljningsorder och välj sedan relaterad länk.
2. Välj den försäljningsorder som du vill skriva en anteckning på och välj sedan fliken bifogade filer i faktaboxen.
3. Välj avsnittet anteckningar, välj ikonen +.
4. I fältet Anteckning skriv någon text, t. ex. "detta är en brådskande order.".
5. Välj knappen OK.

Noteringen är nu kopplad till försäljningsordern.

Se även

Arbeta med Business Central
Inkommande dokument
Konfigurera arbetsflödesmeddelanden

Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit