Skapa servicefakturor eller kreditnotor

Enkel fakturering av serviceorder är en nyckelfunktion i Business Central. Du kan konfigurera Business Central så att en servicetekniker på fältet kan skapa en faktura för en tjänst som inte är kopplad till ett kontrakt eller en order. Du kan också ställa in Business Central så att du regelbundet fakturerar servicekontrakt. Faktureringsperioden för respektive kontrakt anger hur ofta du skickar ut den.

Så här fakturerar du servicekontrakt

1. Välj ikonen , ange Skapa servicekontraktsfakturor och välj sedan relaterad länk.
2. Ange de filter som du vill använda.
3. I fältet Bokföringsdatum anger du det datum som du vill använda som bokföringsdatum på servicefakturorna.
4. I fältet Fakturera till datum anger du det sista datumet på kontraktet som du vill skicka fakturor för. Batch-jobbet kommer att innehålla kontrakt med nästa fakturadatum fram till detta datum.
5. Markera Skapa fakturor i fältet Åtgärd.
6. Skapa servicefakturor genom att klicka på OK.

Du kan också fakturera ett servicekontrakt direkt från sidan Servicekontrakt om nästa fakturadatum på kontraktet infaller tidigare än arbetsdagen.

Fakturera ett servicekontrakt från servicekontraktsidan

1. Välj ikonen , ange Servicekontrakt och välj sedan relaterad länk.
2. Välj det servicekontrakt du vill fakturera och öppna kontraktskortet.
3. Välj åtgärden Skapa servicekontrakt.
4. Skapa servicefakturor genom att klicka på Ja.

Anmärkning

Det går inte att skapa servicefakturor för servicekontraktet när värdet i fältet Ändra status är Öppen .

Så här bokför du förbrukning från en serviceorder

Nedan beskrivs hur du definierar den del av en service som du debiterar kunden för.

1. Välj ikonen , ange Serviceorder och välj sedan relaterad länk.

2. Välj serviceorder som du vill fakturera och öppna orderkortet.

3. Välj åtgärden Servicerader.

4. Hitta transaktionerna och ange de antal som du debiterar kunden för i fältet Ant. att fakturera.

   Anmärkning

   Du kan fakturera kunden helt eller delvis för en registrerad service. Om du väljer att fakturera kunden helt måste värdet i fältet Ant. att fakturera vara lika med värdet i fältet Antal . Observera att du kan bokföra en fullständig faktura tillsammans med en fullständig leverans, och att du kan bokfört fullständig försändelse som inte är fakturerad eller förbrukad.

   När du bokför en delfaktura kan du ange antalet att fakturera på två olika sätt. Om du ska bokföra tjänsten med alternativet Leverera och fakturera måste värdet i fältet Ant. att fakturera vara lika med värdet i fältet Ant. att utleverera . Om du vill fakturera en redan bokförd leverans får antalet som ska faktureras inte vara större än värdet i fältet Utlevererat antal.

5. Välj Bokför, och sedan antingen faktura eller leverera och fakturera. Mer information finns i Bokföring i Servicehantering.

Den valda serviceraden bokförs. Du kan bokföra flera servicerader samtidigt genom att markera dem och välja Bokför. Om du gör detta måste du se till att du har fyllt i all nödvändig information på de rader.

När du bokför ordern med alternativet Fakturera skapas en bokförd servicefaktura samtidigt som motsvarande transaktioner automatiskt, och alla relevanta fält på serviceraderna i ordern uppdateras. Dessutom uppdateras det/de tidigare bokförda leveransdokumentet/-dokumenten automatiskt med de antal som har fakturerats. Om du väljer bokföringsalternativet Leverera och fakturera skapas också en bokförd leverans automatiskt.

Så här skapar du en servicefaktura manuellt

När du bokför en serviceorder med alternativet Fakturera eller Leverera och fakturera bokförs typiskt en servicefaktura automatiskt. Det kan hända att du behöver skapa en faktura som inte är kopplad till ett servicekontrakt eller en order. Här beskrivs hur du skapar en faktura samtidigt som kunden tar emot service.

1. Välj ikonen , ange Servicefakturor och välj sedan relaterad länk.

2. Skapa en ny servicefaktura.

3. Fyll i fältet Nr.

   Anmärkning

   Om du har ställt in nummerserier för servicefakturor på sidan Serviceinställningar kan du Välj ange för att Välj nästa tillgängliga servicefakturanummer.

4. Ange numret för en kund i fältet Kundnr. Välj relevant kund i listan.

   Kundfälten fylls i automatiskt med information från kortet Kund.

5. Ange ett datum i fältet Bokföringsdatum. Detta datum visas i de bokförda transaktionerna. I det här fältet visas ditt aktuella arbetsdatum, men du kan ändra datumet.

6. Ange ett datum i fältet Dokumentdatum som ska visas på den utskrivna fakturan och användas för att beräkna förfallodatumet.

7. Fyll i serviceraderna för fakturan. Fyll i fälten Typ, Nr och Antal för att registrera de artiklar, resurser och kostnader som har använts för service.

Så här skapar du en faktura som kombinerar bokförda leveransrader från en eller flera serviceorder

Du kan behöva skapa en servicefaktura för den service som redan har levererats från en eller flera serviceorder, men inte fakturerats eller förbrukats. Du kan fylla i fakturaraderna automatiskt med de valda bokförda utleveransraderna för en specifik kund.

1. Välj ikonen , ange Servicefakturor och välj sedan relaterad länk.
2. Fyll i fälten på den första raden efter behov. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
3. Skapa fakturarader för service som har levererats men inte fakturerats. Du kan använda åtgärden Hämta leveransrader för att lägga till bokförda leveransrader till fakturan.
4. Bokför servicefakturan.

Den bokförda servicefakturan skapas samtidigt som motsvarande transaktioner. De tidigare bokförda utleveransdokumenten uppdateras med de fakturerade antalen och de antalen på serviceraderna i källorderna.

Så här skapar du servicekreditnotor

Du använder vanligtvis en servicekreditnota när en kund returnerar en artikel. Men du kan också använda dem för att ersätta en kund eller för att korrigera en faktura som var ett misstag.

1. Välj ikonen , ange Servicekreditnotor och välj sedan relaterad länk.
2. Fyll i fälten på den första raden efter behov. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
3. Visa arbetsdatum i fälten Bokföringsdatum och Dokumentdatum. Du kan ändra informationen vid behov.
4. Ange information om artiklarna som har returnerats eller tagits bort, eller om kompensationen som ska skickas, på kreditnoteraderna.

Korrigera fel i servicefakturor

Du kan ta bort servicefakturor som är kopplade till servicetransaktioner. Det innebär att du kan korrigera fel eller göra ändringar i servicefakturor utan att fastna eller förlora data. Om du till exempel glömmer att tilldela en produktbokföringsmall till ett redovisningskonto kan du lägga till den senare och återskapa servicefakturan.

Använd åtgärden för att ta bort en servicefaktura.

När du tar bort en servicefaktura händer följande:

• Bokföra en korrigerande servicetransaktion
• Återställ faktureringsdatum och faktureringsperiod i kontraktet, så att du kan skapa fakturan igen.

Anmärkning

Du kan återställa flera fakturor, men du måste göra det sekventiellt, med början från den sista fakturan.

Du kan inte ta bort en servicefaktura om dess uppgifter, till exempel faktureringsperioden eller växlingsknappen Förutbetald , har ändrats i det relaterade servicekontraktet. Se till att du tar bort fakturor innan du ändrar inställningarna i servicekontraktet.

Se även

Bokför servicefakturor
Ställa in servicehantering
Servicebokföring

Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit