Använd tidrapporter

Denna arrtikel beskriver dur du använder tidrapporter för att spåra frånvaro samt för att spåra tid och resurser som ägnas åt ett projekt. Med tidsspårning kan du identifiera problem tidigt och undvika fördröjningar eller överskridna kostnader. Med tidrapporter kan en resurs enkelt rapportera tidsförbrukning för en enskild anställd eller en maskin, så att cheferna enkelt kan granska förbrukningen och dess fördelning.

Du kan kopiera och använda dina projektplaneringsrader i en tidrapport. På så sätt får du bara ange informationen på ett ställe och radinformationen är alltid korrekt. För mer information, gå till Så här kopierar du projektplaneringsrader till en tidrapport.

När du har godkänt tidrapportsposter för ett projekt, kan du bokföra dem i den aktuella projektjournalen eller resursjournalen. Mer information finns i Så här bokför du tidrapportrader i en projektjournal och Så här bokför du tidrapportrader i en resursjournal.

Innan du kan använda tidrapporter måste du ställa in allmän information och ange en administratör och en eller flera godkännare av tidrapporter. Om du vill ha mer information om hur du konfigurerar tidrapporter går du till Konfigurera tidrapporter.

Dricks

Du kan använda tidrapporter på en mobil enhet. För att göra detta kan du behöva aktivera växlingsknappen Använd ny tidrapport på sidan Resursinställningar.

Skapa tidrapporter

Du kan använda sidan Skapa tidsrapporter för att skapa tidrapporter för ett angivet antal tidperioder eller veckor. Sedan kan tidrapportsägaren öppna den och registrera tid som har spenderats på en aktivitet. Du kan också schemalägga batchprojektet så att det körs automatiskt.

Viktigt

Du måste ha behörighet för att skapa tidrapporter. Om du vill veta mer om behörigheter går du till Konfigurera tidrapporter.

1. Välj anger du Skapa tidrapporter och väljer sedan relaterad länk.

   Dricks

   Du kan också använda åtgärden Skapa tidrapporter på listsidan Resurser och sidan Resurskort.

2. Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

   Anteckning

   Innan du skapar tidrapporter för en resurs kontrollerar du att fälten Använd tidrapport och Användar-ID för tidrapportsägare har angetts för dem på sidan Resurskort.

   Du kan också välja åtgärden Schemalägg för att ange hur ofta du vill att uppgiften ska köras automatiskt. Om du t.ex. vill konfigurera uppgiften så att den körs varje vecka i fyra veckor går du till sidan Schemalägg en rapport – skapa tidrapporter och ställer in fältet Formel för nästa körningsdatum på 4W. Om du vill veta mer om hur du schemalägger rapporter går du till Schemaläggning av en rapport som ska köras

På sidan Tidrapporter kan du visa tidrapporter som du har skapat. Varje tidrapport består av en eller flera rader som definierar den tid som du vill skicka för godkännande. I följande tabell beskrivs de typer av rader som du kan lägga till i tidrapporten.

Fält	Beskrivning
	Används för att lägga till en notering eller markör i fältet Beskrivning på tidrapportraden. Du kan t.ex använda fältet för att kategorisera tidrapportposter. Om du lämnar fältet Typ för en tidrapportrad tomt kan du inte ange tidsvärden i veckodagsfälten för den raden.
Frånvaro	Används för att registrera den tid då du är frånvarande under en arbetsvecka. Om du vill slutföra informationen för raden anger du frånvarotypen i fältet Frånvaroorsak.
Monteringsorder	Används för att registrera tid för monteringsorder. En tidrapportrad av den här typen skapas vid bokföring av monteringsorderrader där resursen konfigurerats att använda tidrapporter. Du kan inte manuellt välja en rad av den här typen.
Projekt	Används för att registrera användning för ett projekt. För att slutföra informationen för raden anger du det projektnummer och det projektaktivitetsnummer som du vill registrera tiden för. Du kan registrera tid för rader som inte har schemalagts.
Resurs	Används för att registrera tidsförbrukning för en resurs. Ange en beskrivning av arbetet för att slutföra informationen för raden.
Service	Används om du vill registrera tidsförbrukning för en serviceorder eller en servicekreditnota.

Du vill till exempel skicka en tidrapport för en vecka där du utförde städuppgifter och hade en ledig dag för ett läkarbesök. I följande tabell visas hur du lägger till rader i tidrapporten.

Kontakttyp	Description	Arbetstypkod	Kod för arbetstyp
Resurs	Arbetstider	Städning och renhållning
Frånvaro	Ledig tid		Hälsotillstånd
	Jag var tvungen att ta tisdagen ledig på grund av ett läkarbesök.

I detta hypotetiska exempel ska du registrera relevanta timmar under aktuella dagar för respektive veckodag.

Dricks

I de flesta fall har företaget fördefinierade arbetstyper för olika typer av rader. I dessa fall väljer du önskad arbetstyp i listan och lägger sedan till en egen beskrivning.

Välj arbetstyp genom att välja knappen i fältet Beskrivning, genom att välja åtgärden Aktivitetsdetaljer och sedan ange typen på den sida som öppnas, eller genom att välja den i fältet Kod för arbetstyp eller fältet Kod för frånvarotyp. I det här fallet kan du ignorera avsnittet För att definiera arbetstyper och lägga till en i en tidrapport.

Återanvänd tidrapportrader i andra tidrapporter

Om din tidrapportsinformation är samma från tidsperiod till tidsperiod kopierar du raderna från den föregående perioden för att spara tid. Sedan kan du ange bara din tidförbrukning för den nya perioden.

1. Välj ikonen med anger du tidrapporter och väljer sedan relaterad länk.
2. Öppna tidrapporten för en period senare än perioden för en befintlig tidrapport med rader.
3. Välj åtgärden Kopiera rader från föregående tidrapport.

Raderna kopieras med uppgifter som till exempel typ och beskrivning. Till exempel om raden är relaterad till ett projekt, kopieras projektnr. är kopierad. Alla kopierade rader har statusen Öppen. Du kan nu ändra raderna efter behov.

Kopiera projektplaneringsrader till en tidrapport

Nedan beskrivs hur du skapar snabbt lägger till projektplaneringsrader i en tidrapport.

1. Välj ikonen, ange Tidrapporter och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Tidrapporter väljer du en tidrapport för relevant tidsperiod.
3. Välj åtgärden Skapa rader från projektplanering. Vissa projektplaneringsrader i tidrapporttidsperioden kopieras till tidrapporten för den personen eller maskinen i fältet Resursnr. på tidrapporten.

Definiera arbetstyper och lägg till en i en tidrapport

Du kan definiera arbetstyp för alla tidrapportrader för serviceorder, projektorder och resurser. På detta sätt kan du lägga till information som du behöver för att fakturera kunden för olika typer av arbete.

1. På sidan Tidrapporter väljer du relevant tidrapport.
2. På den första raden i avsnittet Rader väljer du fältet Typ och sedan relevant typ, exempelvis Resurs.
3. Välj fältet Beskrivning och fyll sedan i fälten på sidan Resursinformation på rad i tidrapport. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
   1. Om inga arbetstyper finns väljer du åtgärden Ny.
   2. På sidan Arbetstyper fyller du i erforderliga fält och återvänder sedan till tidrapporten.
4. Det är frivilligt att fylla i resten av tidrapporten. Mer information finns i avsnittet För att fylla i tidrapportrader och skicka för godkännande.

Dricks

Du kan följa liknande steg för att definiera frånvarokoder.

Fyll i tidrapportrader och skicka in för godkännande

Tidrapportsregistrering spåras i timmar, som är standardbasmåttenheten för resurser. Som standard visar en tidrapport vanliga arbetsdagar, från måndag till fredag.

1. Välj den anger du tidrapporter och väljer sedan relaterad länk.

2. Välj en tidrapport för aktuell period.

3. Fyll i fälten på en rad efter behov. Ange numret på timmar som används av resursen på respektive veckodag.

   I de flesta fall kan du lägga till en rad av typen Resurs och sedan registrera antalet spenderade timmar per dag. Om du vill registrera frånvaro lägger du till en rad av typen Frånvaro.

   Dricks

   Du kan granska summan av tidrapportstimmar som du har angett i faktaboxen Översikt över utfall/budgeterat.

4. Upprepa steg 3 för andra arbetstyper som resursen utför.

   Du bestämmer sedan om du vill skicka alla rader eller markerade rader i tidrapporten.

   • Om du vill skicka tidrapporten för en eller flera rader väljer du önskad rad och sedan åtgärden Skicka.

     Välj alternativet Endast valda rader på sidan där du skickar. Radens status ändras från Öppen till Skickad.

   • Om du vill skicka tidrapporten för alla öppna rader väljer du åtgärden Skicka högst upp på sidan Tidrapport.

     Bekräfta att du vill skicka alla öppna rader i den aktuella tidrapporten.

   Anteckning

   Du kan endast skicka tidrapportrader som du har angett tid för.

5. För att ändra informationen på en rad som har angetts som Skickad väljer du raden och väljer sedan åtgärden Öppna igen.

   Anteckning

   En chef kan komma att avvisa en tidrapportrad som skickas in för godkännande. Om en rad har status Avvisad kan du göra ändringar av raden och sedan välja Skicka igen.

6. Välj OK.

Godkänna eller avvisa en tidrapport

En tidrapport måste skickas för godkännande innan den kan användas. Du kan godkänna och avvisa enskilda rader i en tidrapport eller skicka tillbaka dem till avsändaren. Du kan godkänna en tidrapport på två sätt:

• En tidrapportsadministratör kan godkänna alla tidrapporter.
• Personen som anges i fältet Användar-ID för tidrapportens godkännare på resurskortet kan godkänna resursens tidrapporter. Om du vill ha mer information om hur du konfigurerar godkännanden går du till Konfigurera tidrapporter.

1. Välj anger du Tidrapporter för chef och väljer sedan relaterad länk.
2. Välj en tidrapport från listan.
3. På sidan Tidrapport:
   1. Välj åtgärden Bearbeta och välj sedan åtgärden Godkänn.
   2. Välj åtgärden Alla skickade rader för att godkänna alla rader eller åtgärden Enbart valda rader för att endast godkänna de rader som har valts på sidan Tidrapport.
4. Välj knappen OK.
5. Välj alternativt åtgärden Avvisa och följ steg 4 till 5.

Dricks

Använd faktaboxarna Tidrapportsstatus och Faktisk/schemalagd översikt för att få översikt över tidrapportsinformation.

När du har godkänt eller avvisat en tidrapport kan den inte ändras om den inte först öppnas igen. Följande procedur förklarar hur du öppna en godkänd eller avvisad tidrapport igen.

Öppna en tidrapport på nytt

1. Välj anger du Tidrapporter för chef eller Tidrapporter och väljer sedan relaterad länk.

2. Öppna en tidrapport från listan.

   Anteckning

   Du kan endast öppna rader igen som har statusen Godkänd. Du kan inte öppna rader på nytt som har statusen Avvisad eller som har bokförts.

3. På sidan Tidrapport väljer du åtgärden Öppna igen och väljer sedan åtgärden Alla inskickade rader för att öppna alla rader igen, eller åtgärden Enbart valda rader för att endast öppna de rader igen som valts på sidan Tidrapport.

4. Välj knappen OK. Statusen för tidrapportraden eller raderna ändras till Skickat.

Visa och godkänna tidrapporter per projekt

För ett projekt kan du ange en person som är ansvarig för projektet. Denna informationen är kopplad till tidrapportrader. Länken ger projektledarna en lista över de tidrapporter som ska godkännas. Teamprojektledaren kan till exempel vara ansvarig för vissa projekt i företaget. I så fall bör ledaren utses till Ansvarig person på projektkortssidan. Denna vy över tidrapportsinformation visar projektuppgifterna som är kopplade till ett projekt och antalet använda timmar.

Anteckning

För att kunna godkänna tidrapporter på sidan Tidrapport för chef efter projekt måste du först markera ett alternativ för Tidrapport per projektgodkännande i fönstret Resursinställning. Om du vill ha mer information om hur du konfigurerar godkännanden för resurser går du till Skapa resurser.

Godkänn eller avvisa en tidrapport för projekt

1. I rutan Sök, ange Tidrapporter för chef efter projekt och välj sedan relaterad länk. Business Central visar en lista över tidrapportrader som är kopplade till de projekt som du har ansvar för.

2. Välj åtgärden Godkänn och välj sedan åtgärden Alla skickade rader för att godkänna alla rader eller åtgärden Enbart valda rader för att endast godkänna de rader som har valts på sidan Tidrapport.

   Anteckning

   Du kan endast godkänna tidrapporter som har statusen Skickad.

3. Om du vill lämna ytterligare information om godkännandet eller avslaget väljer du åtgärden Relaterat, därefter Kommentarer och sedan Radkommentarer.

4. Välj OK.

Anteckning

När du godkänner eller avvisar en tidrapportrad efter projekt kan du inte öppna den på nytt eller ändra den på sidan Tidrapport.

Bokför tidrapportrader i en resursjournal

När du har godkänt tidrapportsposter för en resurs, kan du bokföra dem i den aktuella resursjournalen.

1. Välj den anger du Resursjournaler och väljer sedan relaterad länk.
2. Välj åtgärden Föreslå rader från tidrapporter.
3. På sidan Föreslå resursjournalrader fyller du i fälten efter behov. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
4. Välj OK. Transaktioner för förbrukning skapas i resursjournalen, där du kan ändra informationen efter behov.
5. Välj åtgärden Bokföra.
6. Om du vill bekräfta bokföringen väljer du åtgärden Transaktioner. Sidan Resurstransaktioner öppnas och visar resultatet av att bokföra resursjournalen.

Bokför tidrapportrader i en projektjournal

När du har godkänt tidrapportsposter för en projekt, kan du bokföra dem i den aktuella projektjournalen.

1. Välj anger du Projektjournaler och väljer sedan relaterad länk.

2. Välj åtgärden Föreslå rader från tidrapporter.

3. På sidan Föreslå projektjournalrader fyller du i fälten efter behov. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

4. Välj OK. Transaktioner för förbrukning skapas i projektjournalen, där du kan ändra informationen efter behov.

   Anteckning

   Information om arbetstyp och om arbetet är debiterbart kopieras från tidrapportraden. Om det behövs, kan du minska antalet timmar och skapa en delvis bokföring. Om du minskar antalet kommer raden att innehålla det återstående antalet timmar nästa gång du väljer åtgärden Föreslå rader från tidrapporter.

5. Välj åtgärden Bokföra.

6. Om du vill bekräfta bokföringen väljer du åtgärden Transaktioner. Sidan Projekttransaktioner öppnas och visar resultatet av att bokföra resursjournalen.

Arkivera tidrapporter

När du bokför tidrapporter kan du arkivera dem för framtida referens. Du måste bokföra alla rader i en tidrapport innan du kan arkivera den.

Anteckning

När du arkiverar en tidrapport tas den bort från listan både på sidan Tidrapport och sidan Tidrapport för chef.

1. Välj den ikonen, ange Tidrapporter och välj sedan relaterad länk.
2. Välj åtgärden Flytta tidrapporter till arkiv.
3. På sidan Flytta tidrapporter till arkiv fyller du i fälten efter behov och väljer sedan knappen OK.
4. För att granska arkiverade tidrapporter, välj anger du Tidrapportsarkiv eller Tidrapportsarkiv för chef och väljer sedan relaterad länk.

Se även

Projekthantering
Ställa in projekthantering
Ekonomi
Inköp
Försäljning
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här