Svara på begäranden om användarens personuppgifter

Uppgiftssubjekt kan begära olika typer av åtgärder avseende deras personuppgifter. Till exempel, enligt vissa sekretesslagar och förordningar, de har bosatta inom EU rätt att begära export, borttagning och ändring av deras personuppgifter. Dessa förfrågningar kallas Registrerades begäran. Om du har klassificerat känsligheten i dina data och är säker på att de är korrekta, kan en administratör svara på begäranden med hjälp av alternativen under fliken Datasekretess i rollcentret Administration av användare, säkerhetsgrupper och behörigheter.

Typer av begäranden

Följande tabell innehåller exempel på olika typer av förfrågningar som administratörer kan svara på.

Anmärkning

Även om vi tillhandahåller funktioner för att svara på den här typen av begäran och därmed erbjuder tillgång till personuppgifter, så är det ditt ansvar att se till att personliga och känsliga data finns och klassificeras på rätt sätt.

Förfrågan – typ	Beskrivning och föreslagna svar
Begäranden för portabilitet	En registrerad kan göra en begäran om dataportabilitet. Du måste exportera dataämnets personliga data från systemen och tillhandahålla dem i ett strukturerat, vanligt använt format. Om du vill svara på förfrågningarna använder du Verktyg för datasekretess för att exportera personuppgifter till en Excel-fil eller ett RapidStart-konfigurationspaket. Med Excel kan du redigera personuppgifterna och spara dem i ett format som används ofta och som är maskinläsbart, som CSV- eller XML. För RapidStart-konfigurationspaket kan du konfigurera huvuddatatabeller och relaterade tabeller som innehåller personuppgifter. Obs! när du exporterar data anger du en lägsta känslighetsnivå. Exporten omfattar minsta och alla känslighetsnivåer ovanför. Till exempel om du vill exportera data som klassificeras som personliga omfattar även exporten data som klassificeras som känsliga data. När du exporterar data för den registrerade, letar Verktyg för datasekretess efter direkta relationer mellan den registrerade och data som är relaterad till den berörda personen. Indirekta samband mellan data som är relaterade till den berörda personen och övriga data exporteras inte automatiskt av Verktyg för datasekretess. Exempelvis tabellen Kontakt innehåller en direkt relaterad Kontaktprofilsvarsdata och tabellen Kontaktprofilsvar är information som rör data från profilfrågor. Om du vill exportera profilfrågor måste du också lägga till den här tabellen manuellt som en rad med lämpliga filter i konfigurationspaketet som Verktyg för datasekretess skapar. Datasekretessverktyget tar endast hänsyn till tabeller av typen Normal. Data i andra typer av tabeller, till exempel CDS, CRM, ExternalSQL och andra finns i externa system och begäranden för portabilitet bör hanteras i dessa system.
Begäranden om borttagning	En person kan begära att du tar bort deras personuppgifter. Det finns flera sätt att ta bort personlig information med hjälp av anpassningsfunktionerna, men du bär ansvaret för beslut och genomförande. I vissa fall kan du välja att redigera data direkt. Ta till exempel bort en kontakt och kör sedan batchjobbet. Ta bort avbruten interaktion för att ta bort interaktioner för kontakten. Obs: Om du har angett ett datum i fältet Dokumentet kan tas bort före på sidan Försäljningsinställningar eller Inköpsinställningar sidor kan du behöva ändra datumet så att du kan ta bort bokförda försäljnings- och inköpsdokument som du har skrivit ut och som har bokföringsdatum på eller före detta datum.
Begäranden om rättning	En person kan begära att du korrigerar felaktiga personuppgifter. Detta kan göras på olika sätt. I vissa fall kan du exportera listor till Excel för att snabbt massredigera flera poster och sedan importera den uppdaterade informationen. Mer information finns i Exportera dina affärsdata till Excel. Du kan även manuellt redigera fält som innehåller personuppgifter, till exempel redigera information om en kund på kundkortet. Poster som redovisningstransaktioner av typen allmänt, kund och moms är dock viktiga. Om du lagrar personuppgifter i affärstransaktionsposter, överväg då att du använda anpassningsfunktionerna för att ändra dessa personuppgifter.

Begränsa databearbetning för registrerade

Ett datasubjekt kan begära att du tillfälligt slutar bearbeta deras personuppgifter. Om du vill tillgodose en sådan begära, kan du markera posten som blockerad av sekretesskäl i syfte att sluta bearbeta deras data. När en post har markerats som spärrad kan du inte skapa nya transaktioner som använder posten. Du kan till exempel inte skapa en ny faktura för en kund när antingen kunden eller säljaren är spärrad. För att markera ett datasubjekt som blockerat. öppna datasubjektets kort, till exempel kund-, leverantörs- eller kontaktkort, och välj kryssrutan Sekretessblockerad. Du kan behöva välja Visa fler för att visa fältet.

Hantera begäranden av registrerade när du använder en testversion

Vissa typer av personuppgifter ingår i ett Microsoft 365 konto och endast administratörer kan exportera data. Processen för att hantera begäranden från registrerade är olika beroende på vilken typ av Business Central-innehavare.

Om du har en betald prenumeration för Business Central, måste användare kontakta deras innehavaradministratör om du vill göra en registrerades begäran. Administratörer har administratörsrättigheter och verktygen för att uppfylla registrerades begäran.

Om du har registrerat dig för Business Central från testversioner och du fortfarande använder testversionen, kan användare ladda ner och exportera sina egna data i Arbets- och skolsekretess i Azure-portalen.

Du kan avsluta ditt konto på sidan Arbete- och skolsekretess och du kan även avsluta ditt konto. Vi rekommenderar dock att du exporterar och tar bort alla data först. Att ta bort ditt konto innebär att du förlorar åtkomsten till Business Central.

Du kan fortfarande markera personer som blockerats på grund av sekretess- och export, redigera eller ta bort transaktioner enligt beskrivningen på annat ställe i den här artikeln.

Exportera Data från tabeller som inte klassificeras av registrerade

Om du måste exportera data som inte klassificeras på ett sätt så att den exporteras automatiskt, till exempel data från tabellen profilsvar måste du göra följande:

• Överväg om du verkligen måste exportera ytterligare data som inte är direkt relaterade till kontakten.
• Lägg till tabellen och relationen manuellt i det snabba start paketet och exportera dem direkt från snabbstartpaketet. Vi skapar ett snabbstartpaket åt dig, så att du kan anpassa det i sådana situationer.

Hantera data om minderåriga

Om en kontaktperson ålder understiger åldern för juridiskt godkännande enligt lagstiftningen i din region, anger du detta genom att välja kryssrutan Minderårig på kortet Kontakt. När du gör detta väljs kryssrutan Sekretessblockerad automatiskt. När du får samtycke från minderårigs förälder eller vårdnadshavare kan du välja kryssrutan Föräldrarnas samtycke mottaget om du vill låsa upp kontakten. Även om du kan behandla personuppgifter för minderåriga kan du inte använda profileringsfunktionen i Dynamics 365 Sales.

Anmärkning

Ändringsloggen kan registrera information som till exempel när och av vem kryssrutan Föräldrarnas samtycke mottaget har valts. En administratör kan konfigurera detta genom att välja guiden Ändra logginställning och även välja kryssrutan Loggändringar för föräldrars samtycke har mottagits på kortet Kontakt. Mer information finns i Logga ändringar.

Se även

Exportera dina affärsdata till Excel
Logga ändringar
Registrerades begäran

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här