Настройка Списки распространения Viva Glint и управление ими

Microsoft Viva Glint Списки распределения определяют, какие сотрудники в вашей организации имеют право на участие в опросе. Уточняйте списки с помощью атрибутов сотрудников, отправленных в Viva Glint, загружайте файлы пользователей, используйте списки на основе дат, а также изменяйте или удаляйте списки с течением времени.

Примечание.

Чтобы настроить Списки распространения, завершите настройку атрибута и отправьте данные в систему Viva Glint.

Настройка списка рассылки

Чтобы настроить новый список рассылки, выполните следующие действия:

1. Выберите Конфигурация и в разделе Сотрудники выберите Списки распространения. На странице Список рассылки отображаются все существующие списки и их количество участников.

   

2. Выберите + Создать список рассылки.

   

3. Чтобы заменить "Список рассылки без названия...", добавьте уникальное имя в список по умолчанию. Если в другом списке уже используется это имя, появится сообщение об ошибке.

Добавление пользователей в список рассылки

Администраторы Viva Glint могут добавлять пользователей в список несколькими способами, в том числе:

• Правила атрибутов, которые автоматически добавляют пользователей на основе данных сотрудников, импортированных в Viva Glint
• Поиск и выбор отдельных пользователей
• Импорт файлов для добавления нескольких пользователей, которые не используют значение атрибута
• Смешанный подход , сочетающий правила атрибутов и функцию поиска и добавления

Использование правил атрибутов для добавления пользователей

Чтобы автоматически добавлять пользователей в список на основе значений атрибутов в данных, импортированных в Viva Glint:

1. Выберите Конфигурация и в разделе Сотрудники выберите Списки распространения.
2. Выберите список, в который должно быть добавлено правило атрибутов.
3. Выберите Добавить или изменить сотрудников и в диалоговом окне Выбор способа добавления сотрудников выберите Правила атрибутов.
4. В области Редактирование правил атрибутов , которая отображается:

   1. Выберите Я хочу отфильтровать всех активных сотрудников по этим группам: чтобы включить только активных пользователей.

   2. Выберите + Создать население , а затем + Добавить фильтры.

   3. Выберите атрибуты и значения, чтобы включить сотрудников, соответствующих этим данным, в импортированные файлы сотрудников.

      Совет

      Чтобы выйти из опроса, включите включение неактивных сотрудников и рассмотрите возможность связаться с ними по личной электронной почте.

   4. Чтобы исключить пользователей, наведите указатель мыши на их имя в разделе Включено и выберите Исключить.

   5. Чтобы удалить пользователя из списка Исключенных , наведите указатель мыши на его имя в разделе Исключенные и выберите Удалить.

5. Подтвердите список и выберите Сохранить изменения.

Добавление пользователей вручную

Добавьте отдельных пользователей с помощью + Поиск сотрудника для добавления функции или импортируйте файл пользователей для массового обновления списка.

Поиск и добавление отдельных пользователей

Добавление отдельных пользователей вручную:

1. Выберите Конфигурация, а затем — Списки распространения.
2. Выберите список рассылки, в который необходимо добавить сотрудников.
3. Введите имя или адрес электронной почты в поле + Поиск сотрудника для добавления в нижней части списка.
4. Выберите пользователя из результатов поиска, чтобы добавить его в список.

Импорт пользователей

Предостережение

Импорт пользователей в базовый список правил атрибутов удаляет правила атрибутов из списка.

Чтобы импортировать файл пользователей в список, выполните следующие действия:

1. На панели мониторинга администрирования выберите Конфигурация, а затем — Списки распространения.

2. Выберите список рассылки, в который необходимо добавить сотрудников.

3. Выберите Добавить и изменить сотрудников.

4. В диалоговом окне Выбор способа добавления сотрудников выберите Импорт.

   

5. В диалоговом окне Импорт сотрудников в список рассылки выберите Скачать CSV-файл в разделе Скачивание текущего списка сотрудников для изменения .

6. Используйте скачанный файл в качестве шаблона и добавьте адреса электронной почты сотрудников в столбец электронной почты. Включите строку заголовка, которая помечена по-разному, если в списке есть или нет пользователей. Обе метки столбцов успешно импортируются:

   1. Метка строки заголовка в файле шаблона — это сообщение электронной почты , если в списке рассылки уже есть пользователи.
   2. Метка строки заголовка в файле шаблона — Employee Email, если в списке рассылки нет пользователей.

7. После добавления всех значений адресов электронной почты сохраните файл как .csv или .xlsx.

8. В диалоговом окне Импорт сотрудников в список рассылки перетащите или выберите файл (максимальный размер 550 МБ, максимальное число строк 10 000).

9. Чтобы сохранить существующих пользователей в списке, выберите Сохранить сотрудников, уже хранявшихся в списке рассылки.

   

10. Выберите Импорт файла.

11. Откроется окно Подтверждение импорта . Если правильное число сотрудников, которые нужно добавить и удалить, правильно, выберите Подтвердить импорт.

Экспорт пользователей

1. На панели мониторинга администрирования выберите Конфигурация, а затем — Списки распространения.

2. Выберите список рассылки, в который необходимо добавить сотрудников.

3. Выберите Добавить и изменить сотрудников.

4. В диалоговом окне Выбор способа добавления сотрудников выберите Импорт.

   

5. В диалоговом окне Импорт сотрудников в список рассылки выберите Скачать CSV-файл в разделе Скачивание текущего списка сотрудников для изменения .

Использование смешанного подхода для добавления пользователей

Если вашей организации необходимо добавить большинство пользователей в список на основе правил атрибутов, но также нужно добавить несколько пользователей вручную, рассмотрите смешанный подход.

1. Настройте новый список и добавьте для него правило атрибутов .
2. Если пользователей нужно добавить вручную, добавьте их с помощью функции Поиска и добавления пользователя в списке.
3. Тип членства в Списки распределения отображается как "Правила атрибутов, вручную".

Предостережение

Импорт пользователей в базовый список правил атрибутов удаляет правила атрибутов из списка. Используйте только функцию Поиска и добавления, чтобы вручную добавить пользователей в список, использующий метод смешанного членства.

Использование списков на основе дат

Viva Glint обследования жизненного цикла сотрудников используют даты выхода и найма в данных сотрудников, чтобы автоматически активировать опросы о выходе и подключении. Используйте списки рассылки на основе даты, чтобы включить всех соответствующих пользователей на основе диапазонов дат, привязанных к сведениям о дате выхода и найма.

Чтобы настроить список на основе даты, выполните следующие действия:

1. Настройка списка
2. Использование правил атрибутов для добавления пользователей
3. Выбор атрибута даты, как правило, дата выхода или найма
4. Выберите диапазон дней, связанный с датой, на которую имеют право сотрудники.
5. При выборе числа дней до и после даты следует учитывать:
   • Как часто ваша организация отправляет данные сотрудников
   • Как быстро новые и именуемые данные сотрудников обновляются в информационной системе отдела кадров
   • Окно ответа в программе опроса (количество дней, в течение которых пользователь должен пройти опрос, обычно 14 дней)

Например, чтобы убедиться, что у пользователей есть достаточно времени для ответа на 30-дневный опрос по адаптации, Viva Glint Администратор может выбрать, чтобы пользователи имели право на 30-50 дней после даты их найма. Эта настройка позволяет пользователям получать приглашения и отвечать достаточно времени на основе двухмесячного импорта данных сотрудников этой организацией.

Просмотр заполнения списка

На странице Списки распределения столбец Тип членства определяет, заполняется ли этот список вручную, правилами атрибутов или и тем, и другим.

• Правила атрибутов. Список использует правила атрибутов для добавления пользователей на основе значений атрибутов в импортированных данных сотрудников.
• Вручную. Список использует файл пользователей, импортированных в список, или функцию поиска и добавления пользователей для добавления новых пользователей.
• Правила атрибутов, вручную. Список использует правила атрибутов и функцию поиска и добавления пользователей для добавления пользователей.

Изменение списка

Изменение списка рассылки является глобальным изменением и влияет на любую программу, используюющую этот список. Чтобы изменить, выполните приведенные далее действия.

1. Выберите список рассылки, который требуется изменить.
2. Выберите Добавить или изменить сотрудников или Изменить правила атрибутов , если есть доступные фильтры.
3. Внесите необходимые изменения и выберите Сохранить изменения.

Удаление списка

Viva Glint администраторы могут удалять списки, наведите указатель мыши на список и выберите параметр Удалить. Откроется диалоговое окно Удаление списка рассылки со списком программ опроса, использующих этот список.

Чтобы удалить список рассылки, удалите его из раздела Распространение программы.

1. Выберите Конфигурация , а затем — Программы опросов.
2. Выберите опрос.
3. Выберите Распространение и удалите список.
4. Повторите этот процесс для всех программ опроса, использующих список.
5. Вернитесь к разделу Распределение Списки и выберите для списка параметр Удалить.
6. В появившемся диалоговом окне Вы уверены? выберите Да, я уверен.

Примечание.

Удаление списка рассылки является постоянным действием. Данные членов этого списка не удаляются.