Использование Списки распределения в Viva Glint

Списки распределения определяют, какие сотрудники в вашей организации должны пройти опрос. При создании списка рассылки начните со списка всех активных сотрудников, а затем уточняйте этот список с помощью атрибутов сотрудников. Этот процесс создает настраиваемый список сотрудников, которые можно выбрать в качестве получателей для любой Microsoft Viva Glint программы в вашей организации.

Списки распределения необходимы, если программа опроса не предназначена для отправки всем активным сотрудникам.

Важно!

Чтобы настроить Списки распространения, необходимо завершить настройку атрибута и отправить данные в систему Viva Glint.

Создание Списки распространения

Списки распространения настраиваются в Списки распределения в разделе Сотрудники панели мониторинга конфигурации Администратор. Применение ранее настроенных ролей пользователей для эффективной настройки Списки распространения.

Процесс

1. На панели мониторинга администратора в разделе Сотрудники выберите Списки распространения. Откроется страница Список рассылки, где отображаются все ранее созданные списки. Он включает количество элементов в каждом списке.

   

2. Выберите + Создать список рассылки.

   

3. Заголовок списка рассылки. Сделайте его различимым. Например, администраторы Viva Glint, менеджеры с динамическим доступом или менеджеры small Teams.

4. С помощью панели Поиска участников или панели Добавления и редактирования сотрудников скомпилируйте список.

   • Поиск участников — введите отдельные имена и выберите сотрудников для добавления в список.

   • Добавление и изменение сотрудников . Откроется панель Выбор способа добавления сотрудников . Добавление участников в список рассылки:

     • Вариант 1. Правила атрибутов. Чтобы заполнить список рассылки, используйте такие правила, как расположение или уровень руководителя. Следуйте инструкциям на открывающейся панели. Этот раздел заполняется файлом данных сотрудников, отправленным в Viva Glint. Выберите один из следующих вариантов:

       • Я хочу включить только всех активных сотрудников.
       • Я хочу отфильтровать всех активных сотрудников по следующим группам:
         • Выберите + Создать население , а затем + Новые фильтры.
         • В раскрывающемся меню фильтров выберите атрибуты для сотрудников, которые входят в этот список рассылки.
         • Чтобы исключить кого-либо, найдите его имя и выберите Исключить. И наоборот, чтобы удалить пользователя из списка Исключенные , выполните поиск по его имени и нажмите кнопку Удалить.
         • Новый список рассылки, включая количество участников, отображается в разделе Включенные , а исключенные сотрудники — в разделе Исключены.
         • Подтвердите список и выберите Сохранить изменения.

     Совет

     Для выхода из опроса включите включить неактивных сотрудников. Чтобы включить неактивных сотрудников, свяжитесь с ними по личной электронной почте.

     • Вариант 2. Импорт. Используйте CSV- или XLSX-файл для импорта сотрудников в список рассылки. Этот метод удаляет правила атрибутов из этого списка рассылки.

       • На открывающейся панели следуйте инструкциям на экране.

         

Важно!

Список рассылки — это snapshot по мере включения опроса. Это означает, что результаты опроса основаны на текущей иерархии организации и руководителей в течение периода опроса. По этой причине файл атрибутов сотрудников должен быть обновлен до включения автоматических триггеров приглашений в опросе.

Сведения об атрибуте диапазона дат и о том, почему обновление файла атрибутов сотрудника имеет значение

Диапазон дат, выбранный для атрибута, всегда должен быть равен или больше частоте обновления файлов данных сотрудников. Для компаний, которые автоматически интегрируют свои файлы HRIS, это работает хорошо. Для компаний, которые вручную обновляют файлы сотрудников, убедитесь, что набор окон достаточно широк, чтобы включить частоту обновления данных сотрудников. 

Например, если для окна задано значение 15 дней, но файлы сотрудников обновляются только каждые 30 дней, в опросе, скорее всего, не хватает новых сотрудников, которые должны получить опрос, так как диапазон дат устанавливается только для файла, отправленного 30–45 дней назад. Вместо этого задайте окно по крайней мере на 30 дней, чтобы вы обязательно включили всех.

Совет

Рассмотрите возможность использования функции смешанного членства.

Использование функции смешанного списка рассылки членства

Динамические атрибуты автоматически добавляют и удаляют пользователей в список рассылки и из него. Они также могут включать или исключать определенных пользователей из списка. Зная, как заполняется список рассылки, вы можете принимать решения о добавлении пользователей.

Изменение списка рассылки

Изменение списка рассылки является глобальным изменением и влияет на любую программу, используюющую этот список. Чтобы изменить, выполните приведенные далее действия.

1. Выберите список рассылки, который требуется изменить.

2. Выберите Добавить или изменить сотрудников или Изменить правила атрибутов , если есть доступные фильтры.

3. Внесите необходимые изменения и выберите Сохранить изменения.

Просмотр заполнения списка рассылки

На странице Списки распределения столбец Тип членства определяет, заполняется ли этот список вручную, правилами атрибутов или и тем, и другим.

Примечание.

Если список рассылки заполняется импортом, в нем будет указан тип членства "Вручную".

Использование функции динамического распределения Списки

Определите, следует ли использовать ручное заполнение или заполнение правил атрибутов, руководствуйтесь следующими принципами:

• Если тип членства основан на правилах атрибутов и пользователь добавляется на платформу вручную, импортируемый файл данных сотрудников автоматически обновляет список рассылки.

• Если список рассылки начал работу вручную, добавление правил атрибутов изменяет список, включив в него правила атрибутов и вручную.

• Если член удаляется вручную и соответствует критериям фильтра, он по-прежнему отображается в списке рассылки. Метод Added by изменяется с Ручного на Правила атрибутов.

  Важно!

  При импорте пользователей в список рассылки правил атрибутов удаляются существующие правила.

  • Активируйте функцию Сохранение сотрудников, которые уже находятся в этом списке рассылки , чтобы преобразовать тип членства в Тип членства для существующих пользователей вручную .
  • Снимите флажок, чтобы отключить и удалить пользователей на основе правил, и добавьте только те из них в файл импорта.

Удаление Списки распределения

Списки рассылки можно удалить, наведите указатель мыши на удаляемый список и нажмите кнопку Удалить . Откроется окно Удалить список рассылки с уведомлением о любых программах, которые в настоящее время используют этот список.

Чтобы перейти вперед и удалить список рассылки, он должен быть удален из целевой аудитории программы.

• На панели мониторинга администрирования выберите Программы опроса.
• Выберите опрос.
• В разделе Сводка по программе выберите Распространение.
• Следуйте инструкциям на экране, чтобы удалить список. Оповещение подтверждает, что вы намеревались удалить список.
• Повторите процесс для всех программ, в которых этот список рассылки должен быть удален.

Примечание.

Удаление списка рассылки является постоянным действием. Данные членов этого списка не удаляются.

Исключение Списки распределения из опроса

Иногда может потребоваться исключить определенную группу из цикла опроса. Эта функция выполняется на странице Распространение в разделе Сводка по программам в программах опроса.