Ключевые роли в инфраструктуре внедрения служб

Завершено

Вы готовы приступить к составлению стратегии и плана проекта. Вам необходимо быстро получить значимые результаты, так как общий бюджет проекта еще не определен. С пониманием того, что персонал — ваш самый важный ресурс, сначала оцените доступные внутренние ресурсы для решения ваших задач. Для успешного проекта необходимы следующие навыки и роли:

Role	Описание
Ответственный спонсор	Есть ли в вашей компании старший руководитель, управляющий общими бизнес-результатами, включая реализацию Microsoft Teams?
Ответственный за результат	Кто несет ответственность за общий успех реализации? Зачастую это бизнес-руководитель (например, руководитель по разработке продуктов) в сотрудничестве с владельцем ИТ-служб (например, руководитель службы, которому принадлежат службы совместной работы и связи).
Руководитель проекта	Вы или другой сотрудник, несущий ответственность за повседневное управление общим ходом проекта, включая управление рисками, проблемами и заинтересованными лицами.
Лидеры	Есть ли у вас сеть лидеров, оказывающих отделам или отдельным сотрудникам поддержку во время переходов? Есть ли у вас менеджер сообщества, который всегда готов помочь этим людям, а также занимается обучением и поддержкой?
Связь и маркетинг	Кто может помочь вам составить ключевые сообщения об этом изменении, которые будут понятны сотрудникам? Какая помощь с графическим дизайном вам доступна?
Технические специалисты	Требуется глубокое понимание технического планирования, конфигурации и развертывания целевого программного обеспечения. Техническая готовность обеспечивается параллельно и одновременно с планированием принятия пользователями.

Примечание.

С появлением Microsoft Teams ИТ-специалисты, которые ранее управляли только службами совместной работы, связи или телефонии, теперь должны работать вместе, чтобы создать интегрированную среду. В небольших организациях это может быть один сотрудник, а в крупных — обычно двое или больше сотрудников.

Действие

Дополнительные сведения о ролях и предварительных требованиях для этого этапа планирования см. в описании первого этапа внедрения Microsoft Teams. Посмотрите и применяйте такие обучающие видео, как Что такое Microsoft Teams?, чтобы убедиться, что пользователи начинают понимать возможности этого нового решения. Обратите внимание, что в этом видео внимание уделяется не длинному списку функций, а получаемым клиентами результатам.

Ключевая роль — ответственный спонсор

Мы знаем, что большинство сотрудников не хотят использовать новую технологию, развернутую в их организации. В этом случае поможет ответственный спонсор. Проекты преобразования, в которых участие генерального директора было достаточно или очень заметно, завершались очень или крайне успешно. Точно определенный набор финансовых и эксплуатационных целей обеспечивает крайне успешное преобразование (как показывают различные исследования корпорации Майкрософт и сторонних лиц).

Определите ответственного спонсора и предоставьте ему полномочия, позволяющие быть постоянно заметным участником программы изменения. Это способствует постоянному использованию новых инструментов и общему преобразованию. Залог успеха — согласованные сообщения. Ниже перечислены способы, которыми ответственные спонсоры могут показать свою поддержку проекта.

• Используйте трансляции Microsoft Teams, чтобы проводить цифровые общие собрания с сотрудниками, на которых влияет изменение. Проводите их регулярно (желательно ежемесячно или как минимум ежеквартально), чтобы напоминать сотрудникам о причинах изменений.
• Поручите своему ответственному спонсору использовать эту технологию. Когда руководители пользуются новыми решениями, больше сотрудников принимают эти решения. Выберите исполнительный процесс, который вы хотели бы преобразовать вместе с сотрудниками. Сотрудничайте непосредственно с обслуживающим персоналом руководителя, чтобы обеспечить плавный переход.
• Используйте дополнительные средства связи, в том числе электронную почту, статьи в интрасети и внутренние социальные сети, чтобы сообщать новости сотрудникам и предоставить руководителям возможность получать отзывы непосредственно от пользователей. Культура открытости и прозрачности может быть в новинку для вашей организации, но она будет полезна для вашей программы изменений.

Если у вас нет старшего руководителя, желающего принять участие, вы можете поручить реализацию части изменений рядовому персоналу. Обратитесь непосредственно к владельцу ключевого отдела или процесса и сотрудничайте с ним в ходе экспериментального процесса преобразования. Возможно, значимые бизнес-результаты этого эксперимента — это именно то, что нужно, чтобы заручиться поддержкой высшего руководства.

Рабочие потоки и структуры групп

Действие

Распланируйте структуры команд и назначения рабочих потоков для вашей организации. Воспользуйтесь этой возможностью определить ценных специалистов в организации и выявить пробелы, которые необходимо заполнить. Важно обнаружить пробелы в квалификации на ранних этапах планирования, чтобы получить нужную поддержку. Чтобы упростить эту задачу, скачайте наши раздаточные материалы с назначениями рабочих потоков.

(https://aka.ms/WorkstreamAssignment)

При наличии подписки Microsoft 365 вы можете бесплатно получить от корпорации Майкрософт поддержку по внедрению служб и планированию развертывания в различных формах в рамках программы FastTrack. Возможно, ваша компания уже сотрудничает с технологическим партнером, который также может оказать такую поддержку.

Для каждого из следующих рабочих потоков и разделов возможностей требуется руководитель, хотя и один человек может руководить несколькими рабочими потоками в зависимости от рабочей нагрузки. Например, одно лицо может управлять рабочими потоками лидеров, ранних последователей и отзывов. Если вам не удается найти руководителя для рабочего потока, обозначьте его как риск и обсудите с ответственным за результат или ответственным спонсором на регулярных плановых собраниях.

• Стратегия для служб и план проекта
• Назначение и координирование заинтересованных лиц
• Сообщения о программе и истории успеха
• Программа лидеров
• Готовность к поддержке
• Ранние последователи и отзывы
• Управление и безопасность
• Техническая готовность и координирование
• Метрики и отчеты
• Сопоставление бизнес-процессов
• Информационная кампания
• Учебная кампания
• Обзоры работоспособности служб и планирование улучшений

Пример действия для компании Contoso

Определите возможности, которые потребуются вам для успешной реализации Microsoft Teams. Вы уже сотрудничаете с руководителем ИТ-службы, который просматривает материалы на сайте SuccessWithTeams.com для управления технической готовностью. Вы встречаетесь и обсуждаете расписания и результаты, а также совместно проверяете перечисленные выше рабочие потоки. Вы оба определяете, что ни у кого из вас нет достаточного количества ресурсов для управления программами лидеров и ранних последователей или обеспечения качества и готовности к поддержке. Выполните одно или все указанные ниже действия.

• Подготовьте подходящее лицензионное соглашение с более чем 150 рабочими местами. Свяжитесь с командой Microsoft FastTrack. ИТ-администратор также может запросить поддержку с помощью мини-приложения Получение справки в Центре администрирования Microsoft 365. Инженеры FastTrack и руководители программ свяжутся с вами, чтобы ответить на ваши технические вопросы и составить план успешного внедрения Microsoft Teams.
• Чтобы поучиться у других людей, которые также стимулируют внедрение Microsoft Teams, посетите форум Driving Adoption в сообществе технических специалистов Майкрософт.
• Если у вас есть технологический партнер, который уже помогает вашей компании, поговорите с ним о его впечатлениях от Microsoft Teams, чтобы определить, достаточно ли он квалифицирован, чтобы помочь вам.

Благодаря FastTrack, форумам сообщества и прочим деловым отношениям вы можете найти других сертифицированных партнеров Майкрософт, которые помогут вам в работе.

Примечание.

Если у вас еще нет активных отношений с руководителем ИТ-службы, свяжитесь с ним и начните беседу о совместной работе над этим проектом. Будьте открыты для отзывов и подчеркните, что вас интересует принятие решения пользователями и вы хотите обеспечить удовлетворенность сотрудников службой, над предоставлением которой они трудятся. Налаживая такие важные отношения, не повредит провести эту беседу за обедом.

Понимание кривой изменений

В любой программе изменений важно понимать основную кривую изменений, которая применяется ко всем. Эта структура действует как в личной, так и в профессиональной жизни. Эта учебная программа ориентирована на профессиональные примеры, но подумайте о том, какие изменения произошли в вашей личной жизни и как вы на них отреагировали. Это поможет вам поставить себя на место тех, кто больше сопротивляется изменениям, которые могут вызвать неудобства.

Отрицание. Многие люди сознательно или подсознательно отрицают необходимость в изменениях. Им удобно работать так же, как и всегда. Учитывайте это в своих информационных кампаниях и сообщениях для руководства. Вы должны рассказать людям, какую пользу это изменение принесет им и компании. Рекомендуем адаптировать сообщения к целевой аудитории. Не стесняйтесь обсуждать с сотрудниками даже самые примитивные мотивы, представив их в положительном свете.

Сопротивление. Люди поймут вашу идею с первого раза, но многие продолжают активно или пассивно сопротивляться переменам. Используйте стратегии агитации, чтобы выйти на контакт с противниками проекта. Например, организуйте собрания за завтраком или обедом с бесплатными закусками, вознаграждайте ранних последователей признанием или продемонстрируйте полезные и значимые изменения на их примерах. Поощряйте прямые отзывы в ходе этих мероприятий, чтобы выявить конфликтные моменты и трудности программы. В начале беседы расскажите о трудностях, с которыми вы столкнулись при внесении изменения, при этом склоняя беседу в сторону положительных рекомендаций, а не жалоб.

Изучение. Когда вы достаточно повлияете на целевую аудиторию, сотрудники приступят к изучению. Это деликатный период, в ходе которого полезно задействовать лидеров. Лидеры помогут создать благоприятное впечатление о новом решении. Пороги входа, трудности в работе или ненадежные инструменты и справка могут вернуть ваших сотрудников на этап сопротивления. Важно также отметить, что в то время как молодые сотрудники могут быстро освоить новые технологические решения, пожилые сотрудники возрастом от 55 до 74 лет ценят командную работу (по данным исследования Gartner). Это вторая по важности демографическая группа, которая может опробовать разрабатываемое вами решение.

Принятие. Теперь у ваших сотрудников есть положительный опыт работы с новым решением, за который они были вознаграждены. Они намерены продолжать работу с новым решением, но только если оно продолжит удовлетворять их потребности. Каждый день, когда сотрудники работают с новым решением, вы можете либо закрепить успех изменения, либо вынудить людей вернуться к старым привычкам из-за плохой работы решения. Такие характеристики ИТ-инфраструктур, как устойчивость, время доступности, производительность и безопасность, незаменимы для достижения общих целей бизнеса.

Действие для Contoso

Вам нужно собрать больше данных о своей организации, чтобы составить план принятия пользователями. Особенно важно, чтобы вы понимали потребности удаленного торгового персонала и офисных сотрудников в других регионах. Используйте формы или другой инструмент для опросов, чтобы разослать вопросы, прежде чем запускать пилотную версию для ранних последователей. Эти сведения помогут вам расставить приоритеты различных проблем, которые могут возникнуть у каждого пользователя. Скачайте электронную таблицу с примером опроса пользователей, чтобы набраться идей для вопросов, но обязательно перенесите эти вопросы в Microsoft 365 для удобства распространения и анализа.

Примечание.

Не забудьте спросить у сотрудников, можете ли вы связаться с ними для получения дополнительной информации. Среди тех, кто согласился, выберите нескольких пользователей из ключевых демографических групп (по регионам, ролям, профилям пользователей) для проведения личного собеседования или видеочата. Открытые сторонники перемен могут стать кандидатами на участие в программах для ранних последователей или лидеров. В ходе собеседований с пользователями старайтесь задавать открытые вопросы, а не формировать мнения сотрудников за них. Например, спросите: "Могли бы вы рассказать больше о вашем опыте совместной работы?"