Как рассматривать интеллектуальную интрасеть

Статья
07/13/2023

В настоящее время имеется много обсуждений с рекомендациями по модернизации интрасети: проектирование интрасети новым способом, "современным" способом, интеллектуальным способом и т. д. Но не так много обсуждений о том, каковы принципы современного способа, как он соотносится с технологиями и как применять современные принципы к интрасети организации.

С помощью этого руководства вы узнаете, как использовать SharePoint для соблюдения требований своей организации путем интеграции современных концепций в структуру интрасети, порталов и сайтов.

Что означает термин "интеллектуальная"?

В современном мире интрасеть должна быть центром вашего рабочего пространства. Интеллектуальная интрасеть SharePoint является привлекательной, информативной, персонализированной и интегрированной с другими порталами и сайтами в интрасети, а также с другими приложениями Microsoft 365, такими как Microsoft Teams и Viva Engage. Современные интрасети принимают различные формы и размеры с учетом постоянно развивающихся потребностей организации.

Отличительные черты интеллектуальной интрасети:

Быстрое развертывание. Адаптируемую структуру можно создавать с помощью готовых страниц и веб-частей. При этом при развертывании вам больше не нужно полагаться исключительно на ИТ-отдел.
Создание с учетом пользовательского интерфейса. Принципы доступного дизайна встроены в современный интерфейс, позволяя посетителям безопасно получать доступ к интрасети с любого устройства.
Персонализированный интерфейс. Такие функции, как выбор целевой аудитории, новости, веб-части "Выделенное содержимое" и "Мой веб-канал" упрощают динамическое отображение персонализированного содержимого.
Программное обеспечение как услуга. Обновления устанавливаются автоматически, обеспечивая использование новейших технологий.

Зачем инвестировать в современный подход?

Вложения в современный подход выглядят по-разному в зависимости от состояния вашей текущей интрасети, но в любом случае требуется стратегическое планирование и команда для внедрения изменений. Расходуя ресурсы на модернизацию интрасети сейчас, вы обеспечите быстрое развитие и непревзойденную эффективность своей организации.

Почему модернизация интрасети стоит затраченных усилий:

Актуальное отражение вашего бизнеса. Динамически отображайте контент, используя гибкие макеты, масштабируемые по мере роста организации.
Связь с сотрудниками в любом месте. Предназначайте важное содержимое для конкретных посетителей на любых устройствах.
Снижение затрат на технические ресурсы. Безопасность, разрешения, общий доступ и другие компоненты доступны для централизованного управления в приложениях Microsoft 365.
Повышение вероятности успешного использования интрасети. Посетители с большей вероятностью применяют интрасеть, если содержимое является релевантным, удобно для навигации и предназначено для мобильных устройств.

Как рассматривать интеллектуальные интрасети

Безопасность и доступность

Традиционно	Новое	Начало работы
Разворачивается только ИТ-отделом	Используется совместный подход с несколькими заинтересованными лицами в разных отделах организации	Вместо назначения задач интрасети нескольким участникам ИТ-отдела соберите команду, представляющую потребности ваших посетителей и организации, чтобы создать решения интрасети. Дополнительные сведения о современных командах интрасети
Управляется ИТ-отделом вручную	Используются модели управления, обеспечивающие гибкость для пользователей с согласованием на основе целей организации: общий доступ, подготовка, устранение риска	Вместо запроса разрешения на создание сайта у ИТ-отдела владельцы сайтов могут создавать собственные сайты, используя готовые адаптируемые макеты и пользовательские темы SharePoint. Дополнительные сведения об управлении созданием сайта
Ресурсы доступны только в офисе или на компьютере	Можно работать в любое время, в любой точке мира и на любом устройстве	Вместо ограничения доступа к содержимому используйте функции безопасности и соответствия требованиям SharePoint, чтобы обеспечивать посетителям доступ к нужной информации на любом устройстве. SharePoint по умолчанию работает на мобильных устройствах.

Информирование и вовлечение

Традиционно	Новое	Начало работы
Взаимодействие в основном по электронной почте	Общайтесь в основном через новости SharePoint, порталы сообщества и Viva Engage	Вместо того, чтобы предоставлять общий доступ к обновлению проекта в информационном бюллетене, объявите о своем обновлении на сайте проекта и в веб-канале Viva Engage, чтобы начать увлекательную беседу. Дополнительные сведения об использовании веб-части Viva Engage
Устаревшие новости публикуются в корпоративной новостной ленте или информационном бюллетене	Новостные публикации SharePoint превращают новости в визуально привлекательный интерфейс, который можно быстро создать и распространить в определенной аудитории в реальном времени	Вместо рассылки важных объявлений по почте для всей организации создавайте новостные публикации, динамически отображаемые для соответствующей аудитории. Дополнительные сведения о создании новостного сайта
Несвязанный интерфейс для международных организаций	Многоязычные функции и выбор целевой аудитории обеспечивают интерес пользователей к нужной информации	Вместо создания отдельных интерфейсов для уникальных пользователей предоставляйте целевые ссылки навигации определенным аудиториям. Дополнительные сведения о нацеливание содержимого на определенную аудиторию

Создание сообщества и культуры

Традиционно	Новое	Начало работы
Структура интрасети основана на структуре организации	Порталы на основе ролей и задач содержат проекты, создаваемые по инициативе сообщества	Вместо разделения содержимого по структуре организации используйте центральные сайты для упорядочения содержимого на основе бизнес-инициатив. Дополнительные сведения о центрах планирования
Личные встречи для создания команды и организационной культуры	Частое участие в онлайн-мероприятиях, которые демонстрируют людей, празднуют вехи и поддерживают согласованное общение с помощью Viva Engage и Microsoft Stream	Вместо полугодовых собраний записывайте события в Интернете и внедряйте запись события в новостную публикацию с помощью Microsoft Stream. Дополнительные сведения об использовании веб-части Stream
Редкое взаимодействие между организацией и руководством	Сверка между организацией и руководством с помощью трансляций, динамического контента, например новостей, и социальных связей	Вместо формального взаимодействия с руководством, создавайте доступные выходы в виде трансляций в Viva Engage. Дополнительные сведения об организации трансляции в Viva Engage

Создание и расширении знаний

Традиционно	Новое	Начало работы
Статическая информация, например вопросы и ответы	Динамическая информация, созданная сообществом в Viva Engage	Вместо создания страницы часто задаваемых вопросов внедряйте веб-часть Viva Engage, которая соединяет зрителей с экспертами по темам и предоставляет аналитические сведения о предыдущих беседах. Дополнительные сведения об использовании веб-части Viva Engage
Обзор для поиска	Поиск и обзор, чтобы найти нужное	Вместо ограничения доступа посетителей к содержимому используйте современные функции поиска SharePoint, защищающие конфиденциальное содержимое и увеличивающие успешность поиска. Дополнительные сведения о поиске в SharePoint
Коллекция веб-сайтов	Коллекция интерфейсов	Вместо упорядочения интрасети по областям бизнеса организуйте ее по результатам компании и инициативам. Дополнительные сведения о центрах планирования
Ограниченное количество и доступ к экспертам	Поиск экспертов и сообществ специалистов	Вместо того, чтобы полагаться на поиск экспертов по предмету в разрознированных организациях, опыт работы в социальных сообществах, таких как Viva Engage и Teams. Дополнительные сведения об организации трансляции в Viva Engage

Движение в направлении современного подхода

Рассматривайте свою интрасеть как постоянно развивающийся компонент вашей организации, который должен расти и масштабироваться вместе с ней. Сосредоточьтесь на внедрении современных изменений, которые сразу окажут сильное влияние на вашу компанию. Планируйте внедрение изменений и способ отслеживания хода их выполнения. Используйте аналитику сайтов, чтобы понимать поведение пользователей и собирать отзывы от них.

Сигналы, что ваша интрасеть движется в направлении современного подхода:

Вы начинаете с нее свой рабочий день
Она всегда с вами
Способствует совместной работе
Упрощает работу
Все в одном месте

Сигналы, что ваша организация получит преимущества от современного подхода:

В настоящее время распространение документов осуществляется в общих папках на сервере
Сложно эффективно работать в пути
Вы не успеваете отслеживать рост вашей организации
Неуправляемый объем сообщений электронной почты
У вашей организации есть офисы в нескольких местах