Проведение общих собраний в Viva Engage и поддержание обсуждений
Соберите сотрудников организации вместе, чтобы обсудить общее состояние дел, ход выполнения крупномасштабных проектов, истории успеха и возможности для роста. Создайте интерфейс трансляции в Viva Engage, чтобы взаимодействовать с аудиторией до, во время и после этого мероприятия.
Организации часто называют масштабные мероприятия, проводимые для своих сотрудников, общими собраниями. Организации также иногда называют общее собрание собранием всех сотрудников или собранием всей компании. В этом примере мы будем называть собрания такого типа общими собраниями организации. Тем не менее, описанные действия и советы можно использовать аналогичным образом для схожих собраний и трансляций в Viva Engage.
Организуйте и проведите безопасное общее собрание, которое будет доступно по требованию для всех сотрудников организации и которое позволит продолжать обсуждение после его окончания.
Общие собрания позволяют собрать сотрудников организации вместе с помощью таких средств, как:
- Обмен информацией в содержательном и увлекательном формате.
- Укрепление доверия и связей между сотрудниками организации.
- Одновременная трансляция для больших групп людей.
- Продолжение обсуждения результатов общего собрания в соответствующих каналах.
- Использование аналитических данных трансляции для понимания степени охвата и вовлеченности.
- Подключение команд в гибридных рабочих средах
| Этап | Задачи |
|---|---|
| План | — Определите состав и размер целевой аудитории. — Определите повестку общего собрания и согласуйте ее с заинтересованными сторонами. — Рассмотрите возможность использования функции поддержки нескольких регионов и нескольких языков. — Ознакомьтесь со средствами Microsoft 365, которые могут помочь подготовить и провести трансляцию. — Подготовьте план информационного обеспечения и продвижения до начала мероприятия и после его окончания |
| Promote | — Определите каналы для продвижения общего собрания. — Используйте несколько каналов для охвата разных аудиторий — Определите, где будет храниться запись события, чтобы она была доступна всем |
| Подготовка | — Определите и назначьте роли и задачи — Просмотрите контрольный список подготовки общего собрания. — Подготовьтесь к модерированию вопросов и ответов в прямом эфире |
| Host | - Проводите трансляции и управляйте взаимодействием в веб-канале Viva Engage — Сделайте запись общедоступной для сотрудников. |
| Предоставление общего доступа | - Публикуйте записи в каналах обсуждения (Viva Engage, Outlook, Teams и новости SharePoint) — Просмотрите статистику посетителей для оценки вовлеченности |
Планирование сообщения и содержимого общего собрания
Так как городские залы охватят широкую и разнородную аудиторию, необходимо учесть потребности и предпочтения аудитории и убедиться, что доступ к содержимому можно получить до, во время и после мероприятия.
Рекомендации по планированию
- Общее собрание — это виртуальная трансляция, доступ к которой могут получить разные люди из разных регионов и часовых поясов.
- Многие люди могут принимать участие в собрании с использованием мобильных устройств.
- Некоторые люди не будут участвовать в трансляции, но захотят посмотреть запись мероприятия позже.
- Некоторым людям может потребоваться не вся запись, а лишь основные моменты с наиболее важными сведениями, поэтому после общего собрания можно поделиться записью и основными моментами в форме новостной публикации SharePoint.
- Сеанс вопросов и ответов мероприятия можно проводить в сообществе Viva Engage. В этом случае пользователи, которым не удалось принять участие в собрании, все равно смогут ознакомиться с информацией.
- Для успешного продвижения общего собрания диверсифицируйте каналы, используемые вашей аудиторией.
О. Изучите свою аудиторию
Выделите время, чтобы узнать, какие темы наиболее интересны вашей аудитории. Знание аудитории поможет определить, как лучше всего довести информацию до зрителей, какие докладчики вызовут наибольший интерес, как модерировать и структурировать общие собрания. Узнайте больше о том, как определить область своей аудитории.
Б. Обеспечьте доступность содержимого для всех участников
Общие собрания, как правило, охватывают всех сотрудников организации или большие группы внутри организации. Убедитесь, что целевая аудитория мероприятия имеет доступ к средствам, необходимым для просмотра содержимого.
- Рассмотрите возможность записи общего собрания. При записи трансляции она автоматически добавляется в Microsoft Stream. Узнайте, как включить автоматическое создание субтитров. Трансляцию также можно сохранить на домашней странице Viva Engage.
- Если ваша организация работает в нескольких географических регионах, убедитесь, что часовой пояс, в котором проходит мероприятие, позволяет большинству людей присутствовать на нем в прямом эфире.
- Viva Engage позволяет проводить трансляции и общие собрания на разных языках и на множестве платформ.
- Можно опубликовать запись события как ссылку на видеоновости в SharePoint. В этом случае запись будет автоматически показана в канале Viva Connections в Microsoft Teams.
C. Определите повестку общего собрания
Подготовьте хорошо структурированную, подробную и актуальную повестку. Чтобы привлечь внимание аудитории и сделать так, чтобы повестка общего собрания была понятна всем участникам:
- Сделайте презентацию наглядной, чтобы обеспечить наибольшую вовлеченность. Используйте PowerPoint для создания наглядной презентации, чтобы поддерживать интерес аудитории. Организации могут транслировать общие собрания в Viva Engage с помощью Microsoft Teams. Узнайте, как настроить общий доступ к рабочему столу в Microsoft Teams, чтобы транслировать свою презентацию PowerPoint во время общего собрания.
- Заранее сообщите участникам общего собрания о целях его проведения. Для этого воспользуйтесь электронной почтой или сайтом мероприятия SharePoint.
- Сообщайте только наиболее важные сведения. Выделите наиболее важные сведения, чтобы зарезервировать время и привлечь внимание аудитории.
D. Определите докладчиков и структуру трансляции
Пригласите докладчиков, которые соответствуют повестке общего собрания. Если цель мероприятия — отчет о квартальных доходах, привлеките сотрудникам финансового отдела: они озвучат цифры и ответят на вопросы.
- Составьте расписание и установите временные рамки для общего собрания.
- Назначьте роли модераторам и проинформируйте их об основных задачах. Если на мероприятии планируется задавать вопросы и отвечать на них, подготовьте для докладчиков список известных замечаний и вопросов.
- Заранее проверьте оборудование. Убедитесь, что докладчики и модераторы знают, как использовать средства, необходимые для проведения общего собрания. Они должны не только знать, как демонстрировать свой экран, но и как управлять вопросами и ответами в прямом эфире, а также какие есть возможности для повышения вовлеченности.
Д. Используйте Viva Engage для проведения общего собрания
Viva Engage позволяет пользователям общаться друг с другом в рамках всей организации. Это приложение позволяет объединить людей, которые редко общаются, и дает им возможность узнавать о новом контенте, а также встречаться и взаимодействовать с руководителями организации. Начало работы с проведением трансляций в Viva Engage
Примечание.
Чтобы организовать трансляцию в Viva Engage, для вашей организации должен быть выбран параметр Принудительное использование удостоверений Office 365. Кроме того, необходимо использовать группы Viva Engage, подключенные к Microsoft 365. Дополнительные сведения см. в статьях Принудительное использование удостоверений Office 365 для пользователей Viva Engage и Группы Viva Engage и Microsoft 365.
Продвижение общего собрания
Продвигайте общее собрание до даты события, когда целевая аудитория обычно получает объявления и обновления. Затем управляйте взаимодействием во время общего собрания и после него.
Информирование в Viva Engage
Информирование перед мероприятиями в Viva Engage. При проведении общего собрания в Viva Engage вовлечение аудитории начинается сразу после создания общего собрания. Участники могут рассказать или узнать о предстоящем мероприятии с помощью баннера мероприятия (во время прямой трансляции), уведомлений о мероприятии и вкладки "Мероприятие" на мобильном устройстве.
В главном канале Viva Engage участники могут настроить уведомления, чтобы узнать, когда начнется мероприятие. Баннер отображается после начала мероприятия, что позволяет участникам сразу к нему присоединиться, где бы они не находились.
Продвижение в SharePoint
Расскажите своей аудитории о предстоящем мероприятии, создав информационный сайт SharePoint с помощью шаблона мероприятия. Включите инструкции по участию в мероприятии и любые другие ресурсы, такие как материалы для предварительного чтения или новостные ссылки.
Продвижение в Outlook
Пригласите всех участников на мероприятие, отправив приглашение по электронной почте Outlook. Предоставьте подробную информацию, например ссылку на сайт мероприятия SharePoint, ссылку на собрание или страницу мероприятия в Viva Engage.
Также включите в приглашение сведения о целях мероприятия и темах для обсуждения. Это поможет участникам подготовить вопросы, которые они будут задавать во время мероприятия. Трансляции Viva Engage также интегрированы с Outlook, чтобы организаторы мероприятий могли привлекать других заинтересованных лиц, желающих помочь с проведением мероприятий.
Информирование в Viva Connections
Viva Connections — это приложение в Microsoft Teams, созданное на основе существующих возможностей Microsoft 365. Это позволяет организациям настраивать взаимодействие с сотрудниками, которое централизует важную информацию, инструменты и ресурсы как на настольных, так и на мобильных устройствах.
На домашней странице Viva Connections представлены веб-части веб-каналов и панели мониторинга, которые можно использовать для информирования о мероприятиях. Подробнее о Viva Connections. Используйте новостные записи SharePoint и ссылки на видеоновости, чтобы продвигать мероприятие и делиться его записью после проведения. Затем содержимое события будет отображаться на видном месте в веб-канале Viva Connections.
Организация и проведение общего собрания
В зависимости от типа события трансляции могут выполняться одним человеком или командой. Некоторые из этих ролей может выполнять один и тот же человек. Проведение со всеми репетиции перед трансляцией поможет добиться, чтобы все были уверены в себе и хорошо подготовлены во время мероприятия. Тестирование оборудования, демонстрацию экрана и репетицию потока сменяющих или переходящих от одного к другому выступлений нескольких докладчиков важно осуществить до мероприятия, чтобы обеспечить на нем плавные переходы. Контрольный просмотр последнего содержимого, заметок или демонстрационных сред является ключом к тому, чтобы убедиться, что все участники находятся в курсе происходящего.
| Роль | Описание | Сведения о роли |
|---|---|---|
| Организатор | Для успешного проведения общего собрания вам понадобится один или несколько продюсеров. Продюсер может планировать, организовывать и управлять экраном во время прямого эфира. Этот человек отвечает за выбор докладчиков и предоставление всем участникам соответствующих разрешений и лицензий. Во многих случаях организатор также является докладчиком или оратором. | — Запланируйте, отредактируйте или отмените мероприятие. — Организуйте мероприятие — Отправьте приглашения участникам — Проинструктируйте модераторов и докладчиков — Предоставьте всем участникам соответствующие разрешения и лицензии — Управляйте экраном во время прямого эфира |
| Модератор | Организатору также потребуется помощь одного или нескольких модераторов, которые будут отвечать за взаимодействие на мероприятии в Viva Engage, отслеживая вопросы и комментарии участников и предоставляя техническую поддержку при необходимости. | — Отслеживайте вопросы и комментарии участников мероприятия. — Оказывайте техническую помощь участникам в случае необходимости — Убедитесь, что все участники соблюдают правила поведения — Добавляйте комментарии, вопросы и опросы — Отвечайте на сообщения при необходимости. — Организуйте публикацию сообщений — Выделяйте лучшие ответы на вопросы в чате — Помогите докладчикам следить за временем |
| Докладчик | Считайте каждого докладчика главной фигурой на мероприятии. Это человек, выступающий с докладом. На общем собрании может быть несколько докладчиков. Докладчиком может быть руководитель организации, руководитель отдела или специалист в конкретной области. На общем собрании может быть несколько докладчиков. | — Подготовьте презентацию — Перед началом презентации проверьте качество звука и видео — При необходимости настройте потоковую передачу мероприятия — Следите за временем |
| Участник мероприятия | Участники посещают общее собрание, чтобы узнать о теме выступления докладчиков. Чтобы усилить вовлеченность аудитории, используйте встроенные функции вопросов и ответов, а также бесед в свободной форме в Viva Engage. | — Примите участие в общем собрании. — Задайте вопросы модератору. — Вступайте в беседу с другими участниками мероприятия. |
Проведение общего собрания в Viva Engage
Шаг 1. Настройка Viva Engage
Для создания и организации трансляций в Viva Engage требуются лицензии Microsoft Stream и/или Microsoft Teams, а также особые разрешения. Администраторы Viva Engage могут планировать собрания в режиме реального времени в Viva Engage. Для проведения мероприятия с использованием внешнего приложения или устройства потребуется лицензия Microsoft Stream. Подробнее о разрешениях для планирования, создания и организации трансляций в Viva Engage.
Шаг 2. Проверка оборудования
Определите, будет ли выступление докладчиков транслироваться с веб-камеры или из студии. Убедитесь, что все оборудование, необходимое для передачи видео и звука, находится на месте и надежно закреплено. Подробнее об организации трансляций в Viva Engage с помощью внешнего устройства.
Шаг 3. Управление вовлеченностью
Участники и модераторы могут участвовать в мероприятии, используя панель бесед. Не забудьте записать мероприятие, чтобы люди, которые не смогли присутствовать на прямом эфире, смогли посмотреть его запись позже.
В Viva Engage можно проводить сеансы вопросов и ответов во время мероприятий, а также вести беседу в свободной форме, что способствует открытому обмену информацией в пределах организации. Подробнее об использовании вопросов и ответов в сообществе Viva Engage.
Общение после окончания мероприятия
После мероприятия не забудьте поделиться его записью в каком-то общем расположении. Используйте публикации новостей SharePoint и ссылки на видеоновости, чтобы поделиться записью события и показать ее на видном месте в канале Viva Connections. Затем вновь просмотрите аналитику мероприятия, чтобы узнать больше об охвате аудитории и поведении участников.
Поделитесь записью трансляции
Сотрудники организации могут просмотреть запись мероприятия после его окончания. Сообщества, созданные в Viva Engage во время мероприятия, могут продолжить общение и посмотреть запись общего собрания на платформе Viva Engage. Модераторы также могут подготовить подборку основных тем, обсуждавшихся на общем собрании, для сотрудников, которые не смогли на нем присутствовать.
Сделайте общее собрание и обсуждение его результатов масштабируемым, предоставив общий доступ к записи собрания на нескольких платформах. Можно добавить запись на сайт SharePoint с помощью веб-части Viva Engage или веб-части канала новостей, добавить ее в канал новостей в Viva Connections или опубликовать в канале команды в Teams.
Stream (в SharePoint) обеспечивает поддержку нескольких регионов для хранения видео и расширенной настройки параметров общего доступа. Повысьте вероятность обнаружения и совместного использования записи мероприятия, добавив ее на портал Stream вашей организации. Просматривайте дополнительную видеоаналитику, включая количество просмотров за определенный период времени и степень вовлеченности зрителей, сохранив запись общего собрания в Stream.
Получайте аналитические данные участников
Отчеты о мероприятиях Viva Engage содержат аналитические сведения, показывающие расположение участников, сведения об отделах, анализ настроений и чувствительность API. Просмотрите аналитику, чтобы узнать, сколько людей присутствовало на собрании, среднее время просмотра и многое другое. Определите тенденции, изучив, сколько бесед, комментариев, вопросов, ответов и реакций было создано в ходе мероприятия. Используйте эти сведения, чтобы доработать содержимое, которое больше всего заинтересовало участников, и подготовиться к следующему общему собранию.
Определите степень вовлеченности аудитории
Аналитика Viva Engage дает возможность организаторам общих собраний определять тенденции в различных областях: беседы, вопросы, самые активные участники, темы, хэштеги, расположения и отделы.
Эта аналитика содержит данные, которые позволяют измерять рост сообщества путем отслеживания количества новых и активных участников, местоположения участников, отделов, в которых они работают, и т. д. Вы также можете узнать о степени вовлеченности участников сообщества, посмотрев, количество комментариев, реакций, вопросов, ответов, трансляций и многого другого. Подробнее о просмотре аналитики сообществ в Viva Engage.
Дополнительные ресурсы
Настройка трансляций и политик с помощью PowerShell.
Создание и организация трансляций в Viva Engage.