Обзор ограничений журнала версий для библиотек документов и OneDrive
Ограничения журнала версий определяют, как версии хранятся в библиотеке документов SharePoint или учетной записи OneDrive. Ограничения можно установить на уровне организации, сайта, библиотеки или учетной записи пользователя OneDrive, что позволяет администраторам и владельцам сайтов лучше управлять требованиями к восстановлению содержимого и аудиту. Глобальные администраторы и администраторы SharePoint в Microsoft 365 могут устанавливать ограничения журнала версий на уровне организации. Эти параметры применяются повсеместно ко всем новым библиотекам, как на существующих, так и на новых сайтах SharePoint, а также к библиотекам по умолчанию на новых сайтах OneDrive. Владельцы сайтов могут перезаписать параметры версии на уровне организации, настроив параметры версии для сайтов , которыми они владеют. Владельцы сайтов могут перезаписать параметры организации или сайта, настроив параметры версии для библиотек и списков , которыми они владеют.
В следующей таблице приведены различные способы управления ограничениями журнала версий для библиотек документов.
| Область | Как это работает? |
|---|---|
| Установка ограничений журнала версий организации по умолчанию | Ограничения журнала версий организации по умолчанию устанавливаются для всех новых библиотек документов, созданных на существующих и новых сайтах SPO. |
| Установка ограничений на журнал версий на уровне сайта или библиотеки | При необходимости администраторы сайта могут нарушить наследование от ограничений организации по умолчанию для отдельного сайта или библиотеки. |
| Отчет о хранилище версий на сайте | Запустите отчет, чтобы проанализировать использование хранилища версий существующих версий, понять, как работает ограничение версий перед настройкой ограничений, или проанализировать влияние обрезки существующих версий перед планированием задания обрезки. |
| Обрезка существующих версий | Администраторы сайта могут выбрать обрезку существующих версий путем постановки в очередь задания таймера для выполнения обрезки. |
Применение ограничений журнала версий
Ограничения журнала версий применяются следующими способами:
- Ограничения организации по умолчанию: Параметры организации по умолчанию применяются ко всем новым библиотекам, созданным на сайтах, на которых не настроены параметры уровня сайта.
- Ограничения сайта: Можно прервать наследование для сайта, настроив ограничения журнала версий для сайта. При настройке ограничений версий на сайте параметры применяются ко всем новым библиотекам, созданным на сайте.
- Ограничения библиотеки: Можно прервать наследование на уровне библиотеки, чтобы определить ограничения версий для файлов, хранящихся в библиотеке.
В следующем примере ограничения организации по умолчанию применяются к новым библиотекам, созданным на сайтах маркетинга и продаж, так как на этих сайтах не применяются ограничения на уровне сайта. На юридическом сайте применяются ограничения на уровне сайта и нарушено наследование по умолчанию организации. Библиотеки, созданные на юридическом сайте, следуют ограничениям, применяемым на уровне юридического сайта.
На следующем рисунке показан рабочий процесс применения ограничения версии к новым библиотекам документов. При создании новой библиотеки выполняется настройка уровня сайта проверка. Если параметр сайта не определен, параметр организации по умолчанию применяется к новым библиотекам.
Типы ограничений версий
Существует два параметра журнала версий, которые администраторы могут использовать для настройки ограничений версий для всех новых библиотек, созданных в организации.
Автоматический параметр
Для оптимизированного хранилища версий рекомендуется настроить автоматический параметр. Он сочетает в себе преимущества восстановления данных, предоставляемые журналом версий, при оптимизации для своего хранилища. Для администраторов этот параметр предлагает наиболее оптимальный вариант хранения без оценки количества версий или возрастных ограничений, необходимых для удовлетворения разнообразных запросов конечных пользователей.
Дополнительные сведения см. в разделе Хранилище версий с автоматическими ограничениями.
Настройка вручную
Параметр вручную позволяет администраторам устанавливать ограничения на количество основных версий или устанавливать ограничения срока действия и количества. Если этот параметр выбран, администраторы могут настроить его следующими способами.
Основное ограничение версий с истечением срока действия. Версии удаляются после превышения установленного количества основных версий или по истечении заданного периода времени. Например, если вы настроите библиотеку для хранения 500 основных версий с 365-дневным сроком действия, система сохраняет не более 500 версий и автоматически удаляет любую версию старше 365 дней.
Основные ограничения версий без срока действия. Версии удаляются после того, как они превышают установленное число основных версий. Например, если библиотека настроена для хранения 500 основных версий, для каждого файла или элемента сохраняется не более 500 версий.
Дополнительные сведения см. в разделе Определение правильного количества версий или ограничения срока действия.
Примечание.
В пользовательском интерфейсе не допускается установка значений меньше 100 основных версий или ограничений срока действия менее 30 дней, но можно настроить систему для хранения меньшего количества версий с помощью общедоступных API. Для надежности любое значение меньше 100 версий или менее 30 дней срока действия не рекомендуется и может привести к непреднамеренной потере данных.
Если в библиотеке настроены ограничения по времени журнала версий, дата окончания срока действия версии файла будет помечена в версии во время создания. Дата окончания срока действия, установленная для версии файла, определяется из snapshotDate версии, которая является датой, когда версия стала исторической. Моментальный снимок может быть оценен, если версия была создана до 1 января 2023 г.
Поведение хранилища версий
Хранилище версий в SharePoint определяется несколькими факторами, включая ограничения, настроенные для библиотеки, действия удаления пользователей или политики хранения. В следующей таблице перечислены различные сценарии и ожидаемое поведение хранилища версий.
В следующей таблице перечислены сценарии и ожидаемое поведение хранилища версий.
| Сценарий | Поведение об обрезки версий |
|---|---|
| Пользователь удаляет версии из журнала версий файла. | Когда пользователь удаляет версию из журнала версий файла, удаленная версия перемещается в корзину сайта и может быть восстановлена в течение определенного периода времени. Дополнительные сведения см. в разделе Восстановление элементов, удаленных из корзины SharePoint или Teams. |
| Версии превышают параметры, примененные к библиотеке документов. | Если версии превышают ограничения, установленные в библиотеке, версии, соответствующие условиям, помечаются для окончательного удаления. Этот рабочий процесс удаления версий обходит обычную корзину, и удаленные версии не могут быть восстановлены из корзины. |
| Задание таймера, запланированное для обрезки существующих версий в библиотеке или на сайте. | Версии, удаленные с помощью запланированных заданий, удаляются без возможности восстановления. Этот рабочий процесс удаления версий обходит обычную корзину, и удаленные версии не могут быть восстановлены из корзины. |
| Хранение версий для элементов, на которые распространяется политика хранения, или на удержание обнаружения электронных данных. | Для элементов, на которые распространяется политика хранения (или удержание eDiscovery), ограничения управления версиями для библиотеки документов игнорируются. Это исключение продолжается до тех пор, пока не будет достигнут срок хранения документа (или не будет освобождено удержание eDiscovery). Дополнительные сведения см. в разделе Как хранение работает с версиями документов. |
| Обрезка существующих версий на сайтах только для чтения (заблокированные сайты). | Обрезка просроченных версий на сайтах, которые находятся на хранении или находятся на удержании, приостанавливается до тех пор, пока сайт не будет разблокирован. |
| Удаление версий для элементов с примененными метками хранения. | Ограничения управления версиями соблюдаются для элементов с метками хранения, если на содержимое не распространяется политика хранения (или удержание eDiscovery). Версии, соответствующие условиям ограничения, автоматически удаляются для размещения новых версий, но пользователям по-прежнему запрещено удалять версии. |
| Удаление версии для элементов, помеченных как записи. | Удаление версий в документах, помеченных как записи, блокируется. Дополнительные сведения см . в статье Использование управления версиями записей в SharePoint или OneDrive. |
Аудит событий управления версиями
События аудита доступны на Портал соответствия требованиям Microsoft Purview, чтобы помочь вам отслеживать действия журнала версий. События аудита регистрируются для следующих действий:
- Изменения, внесенные в ограничения журнала версий организации.
- Изменения, внесенные в ограничения журнала версий сайта.
- Изменения, внесенные в ограничения журнала версий библиотеки.
- Пользователь ставит задание в очередь для создания отчета об использовании хранилища версий.
- Пользователь ставит в очередь задание для обновления ограничений журнала версий для всех библиотек сайта.
- Пользователь ставит в очередь задание для массового удаления журнала версий файлов в библиотеке или на сайте.
- Пользователь удаляет версии из журнала версий файла.
- Версии, удаленные по истечении срока действия или массовом удалении.