Планирование хранения версий в библиотеках документов

Настроенные ограничения журнала версий должны соответствовать целям восстановления вашей организации. В следующих разделах мы рассмотрим варианты и решения, которые следует учитывать администратору при настройке ограничений версий для организации.

При планировании стратегии хранения версий учитывайте следующие ключевые области принятия решений:

• Определите ограничение на журнал новых версий библиотеки документов по умолчанию для вашей организации.
• Определите все исключения, необходимые из ограничений организации по умолчанию.
• Определите, следует ли обновлять текущее содержимое в соответствии с ограничениями журнала версий организации по умолчанию.

Определение ограничений версий по умолчанию для новых библиотек документов в организации

Чтобы установить соответствующие ограничения по умолчанию для организации, оцените параметры восстановления и потребление хранилища, связанные с тремя режимами хранения версий, предлагаемыми SharePoint. Это поможет вам оценить, как ограничения по умолчанию могут повлиять на доступ пользователей к версиям документов и общему объему хранилища, используемому этими версиями.

Выберите этот параметр:	Задача	Преимущества
Автоматический (рекомендуется)	Автоматическая оптимизация хранилища путем хранения версий в зависимости от даты их создания. С помощью этого параметра пользователи получают доступ к большинству недавно созданных версий. По мере старения версий сохраняется меньше старых версий. Другие данные от администраторов не требуются.	Использование хранилища: Автоматический параметр — это рекомендуемый параметр, который предоставляет пользователям доступ к высокоценным версиям при оптимизации использования хранилища версий. Параметры восстановления: Этот параметр гарантирует, что журнал версий на метках времени ключей всегда доступен для восстановления даже в файле без изменений.
Вручную с установленными основными ограничениями версий и сроком действия	Хранить версии только до заданного срока действия и в пределах настроенных ограничений на количество основных версий. С помощью этого параметра пользователи получают доступ ко всем версиям в течение периода подсчета и срока действия.	Использование хранилища: Этот параметр является лучшим вариантом для обеспечения наименьшего влияния на квоту от хранилища версий, так как он обрезает версии, которые старше настроенного срока действия. Параметры восстановления: Если установлен предел срока действия, все версии файлов без последних изменений могут быть обрезаны, если это диктует политика обновленных версий. Например, если файл не редактируется в течение шести месяцев и установлена политика срока действия шестимесячной версии, то все версии этого файла удаляются.
Вручную с основными ограничениями версий и без установки времени	Всегда храните настроенное число версий независимо от возраста версий. Пользователи имеют доступ ко всем версиям в пределах лимита количества.	Использование хранилища: Этот параметр может привести к высокому потреблению квот в версиях, если у вас есть большое соотношение сильно измененных файлов или если вы установили слишком высокие ограничения. Параметры восстановления: Этот параметр является лучшим вариантом для хранения заданного количества версий, предлагающих прогнозируемое поведение хранилища версий.

Совет

• Перед обновлением ограничений по умолчанию рекомендуется запустить отчет об анализе "Что если" на сайте или библиотеке, чтобы понять влияние на хранилище версий автоматических или ручных ограничений.
• Предоставьте пользователям сведения об ограничениях журналов версий организации по умолчанию. Сообщите владельцам сайтов, если у вас есть процесс и политика для запроса дополнительных данных.

На следующем рисунке показаны параметры восстановления и использование хранилища для каждого параметра:

Пример сценария

Рассмотрим пример файла, в котором в мае, июне и июле было создано 500 версий. Давайте сравним версии, доступные для каждого ограничения версий:

• Ограничения вручную: 500 основных версий с истечением 60 дней: Сохраняется не более 500 версий, а все версии старше 60 дней также удаляются. В этом файле все версии в конечном итоге удаляются по мере возраста версий.

• Ограничения вручную: 500 основных версий без ограничений: Все версии в пределах 500 по-прежнему сохраняются.

• Автоматические ограничения. При автоматических параметрах периодические старые версии со временем обрезаются, что приводит к сокращению хранилища версий на 96 % за шесть месяцев по сравнению с ограничениями количества. Пользователи всегда имеют доступ к набору версий, даже если нет новых действий по редактированию файлов.

Общие сведения о хранилище версий в разделе Автоматические ограничения

Алгоритм автоматического ограничения журнала версий основан на принципе проектирования, который восстанавливает значение версии по мере ее возрастания. Если выбрано автоматическое ограничение, SharePoint удаляет (удаляет) периодические старые версии, которые с наименьшей вероятностью будут использоваться, сохраняя при этом достаточное количество ценных версий. Если требуется восстановление, это гарантирует, что пользователи имеют доступ к большему количеству версий в недавнем прошлом и меньшему значению назад во времени.

Хранилище версий в разделе Автоматический параметр определяется следующим алгоритмом:

По мере создания версий пользователи имеют доступ к следующим версиям:

• Все версии, созданные в течение 500, в течение первых 30 дней.
• Почасовые версии (версии, созданные в начале часа) от 30 до 60 дней.
• Ежедневные версии (версии, созданные в начале каждого дня) от 60 до 180 дней.
• Еженедельные версии (версии, созданные в начале недели) свыше 180 дней и более доступны на неопределенный срок до достижения максимального количества 500.

Служба обрезает промежуточные версии по мере достижения указанных выше вех.

Рассмотрим пример файла с согласованным шаблоном создания версии в период с июня по январь. В разделе Автоматический параметр периодические версии очищаются по мере возраста версий, что приводит к сокращению объема используемого хранилища версий на 94 % по сравнению с применением только ограничений количества.

Определение количества правильных версий или ограничения срока действия

При рассмотрении устанавливаемого ограничения рекомендуется использовать сбалансированный подход:

• Установка слишком высоких ограничений или установка ограничений срока действия на более длительный период или никогда не истекает, сохраняет большинство созданных версий, предлагая пользователям большинство версий для восстановления. Однако большая часть активно редактируемых файлов может привести к тому, что версии используют большой объем хранилища.

• Установка слишком низких ограничений на количество или срок действия может привести к потере данных из-за неустранимых изменений, влияющих на возможность отмены нежелательных изменений и других сценариев восстановления.

Определение всех исключений, необходимых из стандартных значений организации

Так как параметры организации по умолчанию применяются ко всем новым библиотекам документов, созданным в организации, может потребоваться установить отдельные ограничения журнала версий для отдельных сайтов SharePoint, учетных записей пользователей OneDrive или отдельных библиотек документов в соответствии с бизнес-требованиями.

При расхождении с ограничениями по умолчанию рекомендуется ограничить исключения, чтобы обеспечить согласованность с методами хранения версий вашей организации и синхронизации политик хранилища версий. Например, оцените, могут ли ваши бизнес-требования быть удовлетворены путем нарушения наследования в нескольких библиотеках документов вместо того, чтобы широко применять изменения по всему сайту.

Решите, будут ли обновления в журнале версий организации применяться к существующему содержимому

При обновлении ограничений версий организации следует учитывать, как следует обновлять существующие параметры библиотеки и версии файлов. Избегайте влияния на существующее содержимое, применяя ограничения организации только к новым библиотекам или сопоставляйте существующее содержимое с ограничениями версий организации, обновив текущие параметры библиотеки и обрезая версии файлов.

Задача	Действия для выполнения
Применяйте организации по умолчанию только к новым библиотекам:	Обновите новые библиотеки ограничения версий организации по умолчанию , чтобы применить новые ограничения ко всем новым библиотекам, созданным в организации, не затрагивая существующее содержимое, включая текущие ограничения, установленные для существующих библиотек или существующих версий файлов.
Применяйте организации по умолчанию к новым библиотекам, обновляйте параметры существующих библиотек, но не обрезайте существующие версии:	Выполните следующие действия, чтобы управлять новыми версиями файлов, созданными в новых и существующих библиотеках, не затрагивая существующие версии файлов: 1. Обновите предел версий организации по умолчанию , чтобы применить новые ограничения ко всем новым библиотекам, созданным в вашей организации. 2. Обновите ограничения на существующие библиотеки документов на каждом сайте, не нарушая наследование, чтобы новые библиотеки документов, созданные на сайте, наследуют ограничения журнала версий на уровне организации.
Применение по умолчанию организации к новым библиотекам, обновление параметров существующих библиотек и обрезка существующих версий файлов:	Выполните следующие действия, чтобы полностью согласовать новые и существующие библиотеки и версии файлов с ограничениями организации. 1. Обновите предел версий организации по умолчанию , чтобы применить новые ограничения ко всем новым библиотекам, созданным в вашей организации. 2. Обновите ограничения на существующие библиотеки документов на каждом сайте, не нарушая наследование, чтобы новые библиотеки документов, созданные на сайте, наследуют ограничения журнала версий на уровне организации. 3. Обрезка существующих версий на каждом сайте путем постановки задания в очередь для окончательного удаления существующих версий.