Поделиться через

Рабочий процесс запросов прав субъектов для данных в Microsoft 365

  • Статья

Примечание.

В этой статье содержатся рекомендации по выполнению запросов на права субъекта для данных в среде Microsoft 365 вашей организации. Чтобы узнать о запросах на права субъекта для данных за пределами Microsoft 365, ознакомьтесь с статьей Сведения о запросах на права субъекта для данных за пределами Microsoft 365 (предварительная версия).

Запросы прав субъекта для данных в Microsoft 365 включают в себя средства автоматизации и надежные рабочие процессы, помогая вам на каждом этапе выполнения запросов. После создания запроса в системе мы берем на себя работу по идентификации и сбору данных и предоставляем инструменты для упрощения совместного анализа.

При создании запроса информация, которую вы предоставляете, используется для поиска совпадений о субъекте данных в среде Microsoft 365 вашей организации. Совпадающие элементы выполняются для проверки, выбора того, что следует включить, и отредактировать информацию по мере необходимости. Несколько пользователей могут совместно выполнять эти действия в интерфейсе запросов на права субъекта. Страница сведений о каждом запросе содержит состояние этапов выполнения и рекомендации по дальнейшим действиям.

Ключевые возможности

Немедленное начало оценки данных

Priva использует базовые возможности Microsoft 365 для идентификации типов персональных данных в данных вашей организации. Как только вы создадите запрос, решение сразу же приступает к работе, определяя файлы, сообщения электронной почты, сайты и чаты, содержащие персональные данные субъекта данных. Элементы содержимого извлекаются в течение нескольких часов в зависимости от объема данных. Если мы планируем найти большой объем, мы предоставляем вам возможность уточнить параметры поиска перед сбором данных.

Справка по выбору приоритетов для просмотра содержимого

Может потребоваться просмотреть большой объем данных, собранных для запроса субъекта данных. Мы предоставляем аналитические сведения на экране сведений о каждом запросе и предлагаем, какие элементы следует приоритизировать для проверки. К приоритетным элементам относятся файлы, которые могут быть конфиденциальными, или элементы, содержащие личные данные нескольких лиц. Эти элементы выделяют содержимое, для чего может потребоваться редактирование или другие специальные рекомендации по обработке.

Встроенные средства совместной работы и редактирования Teams для упрощения проверки данных

Как только вы создадите запрос, для этого запроса автоматически настраивается выделенный канал Teams. Добавление соответствующих заинтересованных лиц в качестве участников совместной работы с запросами приглашает их в чат, чтобы помочь проанализировать и принять решения о полученных элементах. Используя встроенные средства редактирования в запросе, участники совместной работы могут пометить файлы на экране проверки рядом со списком элементов. Если определенное содержимое требует дальнейших действий, вы можете применить теги, определенные вашей организацией, чтобы помочь определить элементы и выполнить действия позже.

Автоматически созданные отчеты

После просмотра данных и принятия решения о том, что следует включить в запрос, мы создадим для вас отчеты. Отчеты включают любой соответствующий пакет данных, отправляемый субъекту данных, журналы аудита и сводку файлов с тегами, чтобы можно было выполнить любые необходимые дальнейшие действия.

Расширение и интеграция со стратегией запроса субъекта

Расширьте возможности автоматизации, используя один из встроенных шаблонов Power Automate для настройки потоков для распространенных задач, таких как установка напоминаний календаря или создание записей запросов в ServiceNow. Вы также можете использовать API запросов на права субъекта Microsoft 365, чтобы внедрить автоматизацию в существующую стратегию прав субъектов.

Этапы выполнения запросов

Каждый запрос проходит несколько этапов. Некоторые этапы выполняются автоматически, а другие — вручную после выполнения определенных шагов, таких как просмотр файлов.

  • Оценка данных. Перед получением данных Priva оценивает объем данных, который он ожидает найти. В зависимости от объема данных запрос может автоматически перемещаться на следующий этап извлечения данных. Вы можете настроить запрос на приостановку на этапе оценки перед сбором данных. Дополнительные сведения см. в сведениях об оценке и извлечении данных.

  • Получение данных. Все файлы, сообщения электронной почты, чаты, изображения и другие элементы содержимого собираются вместе. По завершении этого этапа запрос автоматически переходит к следующему этапу проверки данных. Дополнительные сведения см. в сведениях об оценке и извлечении данных.

  • Просмотр данных. Участники совместной работы просматривают все собранные данные, решают, какие из них относятся к запросу, и выполняют такие задачи, как отредактирование содержимого и добавление заметок к обращениям. Дополнительные сведения о проверке данных для запроса прав субъекта. После завершения проверки данных вы вручную переходите к следующему этапу создания отчетов.

    Примечание.

    Запросы на удаление включают дополнительный подэтап утверждения на этапе проверки данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание запроса на удаление и управление им.

  • Создание отчетов. После проверки данных пользователь вручную переходит к этому шагу. Priva создает окончательные отчеты, которые включают пакет данных для совместного использования с субъектом данных, а также внутренние отчеты для записей вашей организации. Дополнительные сведения о создании отчетов.

  • Закрыть запрос. После завершения всех работ закройте запрос, чтобы указать, что он считается завершенным. Узнайте больше о создании отчетов , чтобы выполнить и закрыть запрос.

Общие сведения о странице сведений о запросе

Откройте страницу сведений о запросе, перейдя в раздел Запросы на права субъекта на портале Priva. В разделе Данные в Microsoft 365 на панели навигации слева выберите Запросы Microsoft 365, а затем выберите запрос из списка, чтобы открыть страницу сведений о нем.

На странице сведений о запросе содержатся сведения о свойствах запроса, результатах поиска и состоянии запроса. Страница сведений — это центр для работы и совместной работы над управлением найденными файлами, созданием отчетов и экспортом, а также выполнением запроса. Сведения о том, что находится на каждой вкладке страницы:

Вкладка "Обзор"

На вкладке Обзор страницы сведений о запросе содержатся сведения о запросе, индикатор хода выполнения, показывающий текущий шаг, и ключевые сведения об найденных данных. На этой странице приведены отдельные карточки состояния, описанные ниже.

Сведения

В карта Сведения отображаются основные сведения, которые сориентируют вас на запрос, такие как его крайний срок, дата создания, описание и связанные с ним правила конфиденциальности.

Прогресс

В карта хода выполнения перечислены все этапы процесса: Оценка данных, Получение данных, Проверка данных, Создание отчетов и Закрытие запроса. Заполненный синий кружок рядом с шагом указывает, на шаге, на который вы сейчас находитесь. Флажок внутри синего круга означает, что шаг завершен. Пустой круг означает, что шаг еще не запущен.

Сводка по оценке данных

Сводка оценки данных карта отображается при приостановке запроса на этапе оценки данных. В нем отображается расположение и количество элементов, которые, как ожидается, будет получен поиск.

Общее количество найденных элементов

Общее число найденных элементов карта отображает количество найденных элементов содержимого и их расположение в Microsoft 365.

Приоритетные элементы для проверки

На плитке Приоритетные элементы для проверки отображаются элементы, которые могут быть приоритетными при запуске проверки данных. На плитке отображается количество элементов, принадлежащих к следующим категориям:

Как найти приоритетные элементы:

Во-первых, убедитесь, что вы включили их в таблице собранных данных элементов, выполнив следующие действия:

  • На вкладке Собранные данные выберите Настроить столбцы в верхней части списка элементов.
  • На всплывающей панели Изменение столбцов поместите проверка рядом с полем Типы приоритетов.
  • Нажмите Применить. Теперь список элементов будет содержать столбец Типы приоритетов .

Теперь вы можете определить приоритетные элементы и найти их, сортируя столбец Тип приоритета для группировки похожих типов.

Вкладка "Собранные данные"

После определения всех элементов, соответствующих параметрам поиска, они собираются и отображаются на вкладке Собранные данные . Рядом со списком элементов находится экран предварительного просмотра для просмотра каждого элемента, редактирования и маркировки элементов как включаемых или исключенных. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями об этапе проверки данных и совместной работы.

Вкладка "Заметки"

На вкладке Заметки участники совместной работы могут вводить заметки о работе, выполненной в запросе. Эти заметки видны всем, кто работает над запросом, но не будут включены в окончательный отчет или иным образом переданы субъекту данных.

Вкладка "Участники совместной работы"

На вкладке Участники совместной работы отображаются все пользователи, которые были приглашены для совместной работы над собранными данными, и любой связанный канал Teams для запроса. Создатель запроса автоматически указывается в качестве участника совместной работы. Пригласите новых участников совместной работы, выбрав команду Добавить участника совместной работы и введя имя пользователя, чтобы выбрать их из списка. Дополнительные сведения о совместной работе для проверки данных.

Вкладка "Отчеты"

На вкладке Отчеты отображаются все отчеты, которые автоматически создаются при переходе к этапу Создания отчетов . Отчеты делятся на две категории: отчеты, которыми вы поделились с субъектом данных, и отчеты, предназначенные для внутреннего использования вашей организации. Сведения о работе с отчетами.

Вкладка "Журнал"

На вкладке Журнал отображаются события верхнего уровня для запроса, включая изменения этапа выполнения и статистические данные по количеству включенных, исключенных, отредактированных и помеченных элементов.

Дальнейшие действия

См . раздел Создание запроса на права субъекта , чтобы узнать, как получить информацию о первом запросе.

Microsoft Priva юридическое заявление об отказе от ответственности