Поделиться через

  • Статья

Учебник. Добавление в отчет ключевого показателя эффективности (построитель отчетов 3.0)

Ключевой показатель эффективности (KPI) — это измеримое значение, имеющее деловую значимость. Этот учебник поможет научиться включать ключевые показатели эффективности в отчет. В данном случае ключевым показателем эффективности является сводка по продажам (по подкатегориям продуктов). Текущее состояние ключевого показателя эффективности отображается с помощью цветов, датчиков и индикаторов.

На приведенном далее рисунке показан отчет, который вам предстоит создать.

Ключевой показатель эффективности в отчете показан с помощью цвета, датчика и индикатора

Обзор учебника

Этот учебник поможет научиться добавлять ключевой показатель эффективности путем задания цвета фона ячеек таблицы, исходя из значения каждой ячейки, и последующего добавления датчика и индикатора. Кроме того, вы научитесь писать выражения, задающие цвет фона ячеек таблицы.

Этот учебник описывает следующие процедуры:

  1. Создание табличного отчета и набора данных с помощью мастера таблицы или матрицы

  2. Организация данных, выбор макета и стиля в мастере таблицы или матрицы

  3. Отображение ключевого показателя эффективности с помощью цветов фона

  4. Отображение ключевого показателя эффективности с помощью датчика

  5. Отображение ключевого показателя эффективности с помощью индикатора

  6. Добавление заголовка отчета

  7. Сохранение отчета

ПримечаниеПримечание

В этом учебнике шаги для мастера объединены в две процедуры: процедуру для создания набора данных и процедуру для создания таблицы. Пошаговые инструкции по обзору сервера отчетов, выбору источника данных, созданию набора данных и запуску мастера см. в первом учебнике этой серии: Учебник. Создание простого табличного отчета (построитель отчетов 3.0).

Предполагаемое время для выполнения заданий данного учебника: 15 минут.

Требования

Дополнительные сведения о требованиях см. в разделе Предварительные условия для использования учебников (построитель отчетов 3.0).

1. Создание табличного отчета и набора данных с помощью мастера таблицы или матрицы

В диалоговом окне Приступая к работе выберите общий источник данных, создайте внедренный набор данных и отобразите данные в таблице.

ПримечаниеПримечание

В этом учебнике запрос уже содержит значения данных, поэтому внешний источник данных не требуется. В связи с этим запрос получается весьма длинным. В рабочей среде запрос не будет содержать данные. Этот запрос содержит данные только в учебных целях.

Создание новой таблицы

  1. Нажмите кнопку Пуск, укажите пункты Все программы и Построитель отчетов Microsoft SQL Server 2008 R2 3.0 и выберите Построитель отчетов 3.0.

    Откроется диалоговое окно Приступая к работе.

    ПримечаниеПримечание

    Если диалоговое окно Приступая к работе не откроется, выберите команду Создать в меню кнопки «Построитель отчетов».

  2. Убедитесь, что на левой панели выбран Новый отчет.

  3. На панели справа выберите Мастер таблицы или матрицы.

  4. На странице «Выбор набора данных» выберите Создать набор данных.

  5. Нажмите кнопку Далее.

  6. На странице Выберите соединение с источником данных выберите существующий источник данных или перейдите к серверу отчетов и выберите источник данных. Если отсутствуют доступные источники данных или доступ к серверу отчетов, можно воспользоваться внедренным источником данных. Дополнительные сведения см. в разделе Учебник. Создание простого табличного отчета (построитель отчетов 3.0).

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. На странице Проектирование запроса нажмите кнопку Изменить как текст.

  9. Скопируйте и вставьте на панели запросов следующий запрос:

    SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory, 
   'Carrying Case' as Product, CAST(16996.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
   'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
   'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
   'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,
   'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,  
   'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory, 
   'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory, 
   'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory, 
   'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
   'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
   'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
   'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory, 
   'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory, 
   'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory, 
   'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity

  10. Нажмите кнопку «Выполнить» (!) для просмотра результатов.

  11. Нажмите кнопку Далее.

2. Организация данных, выбор макета и стиля в мастере таблицы или матрицы

С помощью мастера начните конструировать отчет, в котором будут отображаться данные. Панель предварительного просмотра в мастере позволяет визуализировать результат группирования данных до завершения конструирования таблицы или матрицы.

Разбиение данных по группам выберите макет и стиль

  1. На странице «Размещение полей» перетащите поле Product в область Значения.

  2. Перетащите элемент Quantity в область Значения и разместите его ниже элемента Product.

    Сводные значения Quantity вычисляются с помощью функции Sum, которая является функцией по умолчанию для вычисления сводных значений числовых полей.

  3. Перетащите элемент Sales в область Значения и разместите его ниже элемента Quantity.

    Шаги 1, 2 и 3 задают данные, отображаемые в таблице.

  4. Перетащите поле SalesDate в область Группы строк.

  5. Перетащите поле Subcategory в область Группы строк и поместите ниже поля SalesDate.

    Шаги 4 и 5 организуют значения полей сначала по дате, а потом по всем продажам для данной даты.

  6. Нажмите кнопку Далее.

    При выполнении отчета в таблице отображается каждая дата, все заказы для каждой даты и все продукты, количества и итоги по продажам для каждого заказа.

  7. На странице «Выбор макета» под заголовком Параметры убедитесь в том, что выбран параметр Показать подытоги и общие итоги.

  8. Убедитесь, что выбран параметр Заблокированный, подытог ниже.

  9. Снимите флажок Развернуть/свернуть группы.

    В описываемом здесь отчете не используется функция углубленной детализации, которая позволяет пользователю разворачивать родительскую групповую иерархию, чтобы отобразить строки дочерней группы и строки подробностей.

  10. Нажмите кнопку Далее.

  11. На странице «Выбор стиля» на панели «Стили» выберите стиль.

    На иллюстрации с законченным отчетом показан отчет в стиле «Аквамарин».

  12. Нажмите кнопку Готово.

    Таблица добавляется в область конструктора. Таблица содержит пять столбцов и пять строк. Панель «Группы строк» показывает три группы строк: SalesDate, Subcategory и подробные данные. Подробные данные — это все данные, которые извлекаются с помощью запроса к набору данных.

  13. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

Для каждого продукта, проданного за указанную дату, в таблице отображается название этого продукта, проданное количество и сумма продаж. Данные упорядочиваются сначала по дате продажи, а потом по подкатегории.

3. Отображение ключевого показателя эффективности с помощью цветов фона

Цвета фона можно задавать в виде выражений, вычисляемых при запуске отчета.

Отображение текущего состояния ключевого показателя эффективности с помощью цвета фона

  1. Возврат в режим конструктора. В таблице щелкните правой кнопкой мыши две ячейки, расположенные под ячейкой [Sum(Sales)] (в строке промежуточных итогов, где отображаются результаты продаж, относящиеся к подкатегории), и выберите Свойства текстового поля.

  2. В диалоговом окне Заливка нажмите кнопку fx около параметра Цвет заливки и введите приведенное ниже выражение в поле Задать выражение для: поле BackgroundColor:

    =IIF(Sum(Fields!Sales.Value) >= 5000 ,"Lime", IIF(Sum(Fields!Sales.Value) < 2500, "Red","Yellow"))

    Это приводит к изменению цвета фона с использованием оттенка зеленого, называемого «Салатовый», для каждой ячейки, содержащей итоговую сумму для [Sum(Sales)], которая больше или равна 5 000. Значения [Sum(Sales)] в диапазоне от 2 500 до 5 000 окрашены желтым цветом. Значения менее 2 500 окрашены красным цветом.

  3. Нажмите кнопку ОК.

    Диалоговое окно Выражение закроется.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Диалоговое окно Свойства текстового поля закроется.

  5. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

    В строке промежуточных итогов, где отображаются продажи для подкатегории, цвет ячейки может быть красным, желтым или зеленым в зависимости от значения суммы продаж.

4. Отображение ключевого показателя эффективности с помощью датчика

Датчик показывает одно значение из набора данных. В этом учебнике используется горизонтальный линейный датчик, поскольку его форма и простота обеспечивают хорошую читаемость данных, даже если датчик имеет небольшой размер и помещен в ячейку таблицы. Дополнительные сведения см. в разделе Датчики (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS).

Отображение текущего состояния ключевого показателя эффективности с помощью датчика

  1. Переключитесь в режим конструктора.

  2. В таблице щелкните правой кнопкой мыши маркер столбца ячейки, измененной в предыдущем задании, наведите указатель мыши на пункт Добавить столбец и выберите пункт Справа. В таблицу добавится новый столбец.

  3. В заголовке столбца введите Ключевой показатель эффективности.

  4. На вкладке Добавить в группе Визуализация данных щелкните Датчик, затем щелкните область конструктора вне таблицы. Откроется диалоговое окно Выбор типа датчика.

  5. Нажмите кнопку Линейный. Выбран будет первый тип линейного датчика, Горизонтальный.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    В область конструктора добавится датчик.

  7. В области данных отчета разверните узел «Наборы данных», затем перетащите Sales на датчик. При перетаскивании над датчиком поля Sales откроется панель «Данные датчика».

  8. Поместите поле Sales в список Значения.

    Когда поле перетаскивается на датчик, его значение вычисляется с помощью встроенной функции Sum.

  9. Щелкните правой кнопкой мыши указатель датчика, затем выберите команду Свойства указателя.

  10. В поле Тип указателя выберите Черта. Указатель будет изменен с маркера на черту, это сделает его более видимым, когда в таблицу добавится датчик.

  11. Щелкните Заливка указателя. В поле Вторичный цвет выберите Желтый. Шаблон градиента заливки изменится с белого на желтый.

  12. Нажмите кнопку ОК.

  13. Щелкните правой кнопкой мыши шкалу датчика и выберите пункт Свойства шкалы.

  14. Присвойте параметру Максимум значение 25 000. Нажмите кнопку ОК.

    ПримечаниеПримечание

    Вместо константы (например, 25 000) можно использовать выражение для динамического вычисления значения параметра Максимум. Оно является агрегатным выражением агрегатной функции и выглядит аналогично выражению =Max(Sum(Fields!Sales.value), "Tablix1").

  15. Перетащите датчик внутри таблицы в третью ячейку добавленного столбца, в строку промежуточных итогов, где отображаются продажи для подкатегории.

    ПримечаниеПримечание

    Возможно, придется изменить размер столбца, чтобы горизонтальный линейный датчик соответствовал по размеру ячейке. Чтобы изменить размер столбца, щелкните заголовок столбца и используйте маркеры, чтобы изменить размеры ячейки по вертикали и горизонтали.

  16. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

    Горизонтальная длина черты датчика изменяется в зависимости от значения ключевого показателя эффективности.

  17. (Дополнительно) Добавьте штифт-ограничитель для управления переполнением, чтобы любое значение, превосходящее максимальное значение шкалы, всегда указывало на штифт-ограничитель.

    1. В режиме конструктора откройте панель «Свойства»:

    2. Щелкните шкалу. На панели «Свойства» отобразятся свойства линейной шкалы.

    3. В категории Ограничители шкалы разверните узел MaximumPin.

    4. Присвойте свойству Включен значение True. Ограничитель появляется за максимальным значением на шкале.

    5. Параметру Цвет границы присвойте значение Салатовый.

  18. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

5. Отображение ключевого показателя эффективности с помощью индикатора

Индикаторы — это небольшие простые датчики, позволяющие с первого взгляда получить представление о значениях данных. Из-за своего размера и простоты индикаторы часто используются в таблицах и матрицах. Дополнительные сведения см. в разделе Индикаторы (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS).

Отображение текущего состояния ключевого показателя эффективности с помощью индикатора

  1. Переключитесь в режим конструктора.

  2. В таблице щелкните правой кнопкой мыши маркер столбца ячейки, измененной в предыдущем задании, наведите указатель мыши на пункт Добавить столбец и выберите пункт Справа. В таблицу добавится новый столбец.

  3. В заголовке столбца введите Ключевой показатель эффективности.

  4. Щелкните ячейку подытога подкатегории.

  5. На вкладке Вставка группы Визуализация данных дважды щелкните Индикатор.

    Откроется диалоговое окно Выбор типа индикатора.

  6. Щелкните Фигуры. Будет выбран первый тип фигуры — 3 значка светофора (без ободка).

    Именно этот индикатор и будет использоваться в данном учебнике.

  7. Нажмите кнопку ОК.

    Индикатор будет добавлен в область конструктора.

  8. Щелкните индикатор правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства индикатора.

  9. Нажмите кнопку Значения и состояния.

  10. В раскрывающемся списке «Значение» выберите [Sum(Sales)], но не изменяйте никакие другие параметры.

    По умолчанию синхронизация данных происходит в пределах области данных, а значение Tablix1, имя табличной области данных из отчета, отображается в поле Область синхронизации.

    В этом отчете можно также изменить область индикатора, помещенного в ячейку подытога подкатегории, чтобы синхронизация выполнялась по полю SalesDate.

  11. Нажмите кнопку ОК., чтобы завершить работу со страницей Свойства индикатора.

  12. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

6. Добавление заголовка отчета

Заголовок отчета отображается в верхней части отчета. Можно поместить заголовок отчета в верхнем колонтитуле или, если в отчете колонтитулы не используются, в текстовом поле в верхней части текста отчета. Используется текстовое поле, которое автоматически размещается в верхней части текста отчета.

Текст можно улучшить, применяя к отдельным символам различные стили шрифтов, размеры и цвета. Дополнительные сведения см. в разделе Как форматировать текст в текстовом поле (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS).

Добавление заголовка отчета

  1. В области конструктора щелкните поле Щелкните, чтобы добавить заголовок.

  2. Введите фразу Ключевой показатель эффективности продаж продукта и щелкните вне текстового поля.

  3. При необходимости щелкните правой кнопкой мыши текстовое поле, содержащее фразу Ключевой показатель эффективности продаж продукта, выберите Свойства текстового поля, затем на вкладке «Шрифт» выберите нужные стили шрифтов, размеры и цвета.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

7. Сохранение отчета

Сохраните отчет на сервере отчетов или на своем компьютере. Если не сохранить отчет на сервере отчетов, некоторые функции служб Службы Reporting Services, например части отчета и вложенные отчеты, будут недоступны. Дополнительные сведения см. в разделе Серверы отчетов и серверы отчетов SharePoint (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS).

Сохранение отчета на сервере отчетов

  1. Нажмите кнопку Построитель отчетов и выберите Сохранить как.

  2. Нажмите кнопку Последние сайты и серверы.

  3. Выберите или введите имя сервера отчетов, для которого существует разрешение на сохранение отчетов.

    Появится сообщение «Соединение с сервером отчетов». После того как соединение устанавливается, пользователю представляется содержимое папки по умолчанию, заданной администратором сервера отчетов, как место по умолчанию для отчетов.

  4. В поле Имя замените имя по умолчанию фразой Ключевой показатель эффективности продаж продукта.

  5. Нажмите кнопку Сохранить.

Отчет будет сохранен на сервере отчетов. Имя сервера отчетов, с которым установлено соединение, будет отображено в строке состояния в нижней части окна.

Сохранение отчета на компьютере

  1. Нажмите кнопку Построитель отчетов и выберите Сохранить как.

  2. Перейдите на Рабочий стол, откройте папку Мои документы или Мой компьютер и перейдите в папку, в которую нужно сохранить отчет.

ПримечаниеПримечание

При отсутствии доступа к серверу отчетов на рабочем столе откройте папку Мои документы или Мой компьютер и сохраните отчет на компьютере.

  1. В поле Имя замените имя по умолчанию фразой Ключевой показатель эффективности продаж продукта.

  2. Нажмите кнопку Сохранить.

Следующие шаги

Учебник «Добавление ключевого показателя эффективности в отчет» успешно завершен. Дополнительные сведения о построителе отчетов см. в разделе «Датчики ((Report Builder 3.0) Индикаторы (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS)».