Поделиться через

  • Статья

Учебник. Создание простого табличного отчета (построитель отчетов 3.0)

Этот учебник поможет создать простой табличный отчет на основе образца данных по продажам. На приведенной ниже иллюстрации показан отчет, который предстоит создать.

Отчет с табличной областью данных

Обзор учебника

В этом учебнике рассматриваются следующие темы:

  1. Создание нового отчета, начиная со страницы «Приступая к работе»

    1. Указание подключения к данным в мастере таблиц

    2. Создание запроса в мастере таблиц

    3. Организация данных в группы в мастере таблиц

    4. Добавление строк подытога и итога в мастере таблиц

    5. Выбор стиля в мастере таблиц

  2. Форматирование данных в денежный формат

  3. Форматирование данных в формат даты

  4. Изменение ширины столбцов

  5. Добавление заголовка отчета

  6. Сохранение отчета

  7. Экспорт отчета

Предполагаемое время для выполнения заданий учебника: 20 минут.

Требования

Дополнительные сведения о требованиях см. в разделе Предварительные условия для использования учебников (построитель отчетов 3.0).

1. Создание нового отчета, начиная со страницы «Приступая к работе»

Создание табличного отчета из диалогового окна Приступая к работе. Имеется два режима: конструктор отчетов и конструктор общего набора данных. В режиме конструктора отчетов данные задаются на панели данных отчета, а макет отчета — в области конструктора. В режиме конструктора общего набора данных создаются запросы к наборам данных для совместного использования. В этом учебнике будет использоваться режим конструктора отчетов.

Создание нового отчета

  1. Нажмите кнопку Пуск, укажите пункты Все программы и Построитель отчетов Microsoft SQL Server 2008 R2 3.0 и выберите Построитель отчетов 3.0.

    Откроется диалоговое окно Приступая к работе.

    ПримечаниеПримечание

    Если диалоговое окно Приступая к работе не откроется, выберите команду Создать в меню кнопки Построитель отчетов.

  2. Убедитесь, что на левой панели выбран Новый отчет.

  3. На панели справа выберите Мастер таблицы или матрицы.

1a. Указание подключения к данным в мастере таблиц

Подключение к данным содержит сведения, необходимые для подключения к внешнему источнику данных, например к базе данных SQL Server. Обычно сведения о соединении и учетные данные, которые будут использоваться при соединении с источником данных, можно получить у владельца источника данных. Чтобы указать подключение к данным, можно воспользоваться общим источником данных с сервера отчетов или создать внедренный источник данных, используемый только в этом отчете.

В этом учебнике используется внедренный источник данных. Дополнительные сведения об использовании общих источников данных см. в разделе Альтернативные способы создания подключения к данным (построитель отчетов 3.0).

Создание внедренного источника данных

  1. На странице Выбор набора данных выберите команду Создать набор данных, а затем нажмите кнопку Далее. Откроется страница Выберите соединение с источником данных.

  2. Нажмите кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Свойства источника данных.

  3. В текстовое поле Имя введите имя источника данных: Product Sales.

  4. Убедитесь, что в поле Выберите тип соединения выбран тип Microsoft SQL Server.

  5. В поле Строка подключения введите следующий текст, где <servername> — имя экземпляра SQL Server:

    Data Source=<servername>
    ПредупреждениеВнимание!

    Возможно, перед проверкой строки подключения понадобится проверить подключение и убедиться в его допустимости. Для этого выберите Все программы и откройте папку Microsoft SQL Server 2008 R2. Выберите SQL Server Management Studio; откроется диалоговое окно Подключение к серверу, в котором нужно указать имя сервера и нажать кнопку Подключить.

    Поскольку используется запрос, содержащий данные, а не извлекающий данные из базы, строка подключения не включает имя базы данных. Дополнительные сведения см. в разделе Предварительные условия для использования учебников (построитель отчетов 3.0).

  6. На панели слева выберите Учетные данные и введите учетные данные, необходимые для доступа к внешнему источнику данных.

  7. Нажмите кнопку ОК.

    Снова откроется страница Выбор соединения с источником данных.

  8. Нажмите кнопку Проверить соединение, чтобы проверить соединение с источником данных.

    Отобразится сообщение «Соединение установлено успешно».

  9. Нажмите кнопку ОК.

  10. Нажмите кнопку Далее.

1б. Создание запроса в мастере таблиц

В отчете можно использовать общий набор данных со стандартным запросом или создать внедренный набор данных только для этого отчета. В этом учебнике рассматривается создание внедренного набора данных.

ПримечаниеПримечание

В этом учебнике запрос уже содержит значения данных, поэтому внешний источник данных не требуется. В связи с этим запрос получается весьма длинным. В рабочей среде запрос не будет содержать данные. Этот запрос содержит данные только в учебных целях.

Создание запроса

  1. На странице Создание запроса (которая по умолчанию раскроется после нажатия кнопки Далее в предыдущей процедуре), открывается конструктор реляционных запросов. В этом учебнике будет использоваться текстовый конструктор запросов.

    Нажмите кнопку Редактировать как текст. Текстовый конструктор запросов отображает область запросов и область результатов.

  2. Вставьте в поле Запрос следующий запрос Transact-SQL.

    SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory, 
   'Carrying Case' as Product, CAST(9924.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
   'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
   'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,
   'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,
   'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,  
   'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory, 
   'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory, 
   'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory, 
   'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
   'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
   'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory, 
   'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory, 
   'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory, 
   'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity
UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory, 
   'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity

  3. На панели инструментов конструктора запросов нажмите кнопку Выполнить (!).

    Запрос выполняется и отображает результирующий набор для полей SalesDate, Subcategory, Product, Sales, и Quantity.

    В результирующем наборе столбцам присваиваются заголовки в соответствии с именами в запросе. В наборе данных имена полей основываются на именах столбцов и сохраняются в отчете. После завершения мастера можно просмотреть коллекцию полей набора данных на панели данных отчета.

  4. Нажмите кнопку Далее.

1в. Организация данных в группы в мастере таблиц

При выборе полей для группирования создается таблица со строками и столбцами, отображающими подробные и агрегированные данные.

Организация данных в группы

  1. На странице Размещение полей (которая отображается после нажатия кнопки Далее в конце предыдущей процедуры) перетащите поле Product в область Значения.

  2. Перетащите элемент Quantity в область Значения и разместите его ниже элемента Product.

    Поле Quantity автоматически агрегируется с помощью функции Sum, используемой по умолчанию для агрегирования числовых полей. Значение вычисляется по формуле [Sum(Quantity)].

    Доступные агрегатные функции можно просмотреть в раскрывающемся списке. Не изменяйте агрегатную функцию.

  3. Перетащите элемент Sales в область Значения и поместите ниже поля [Sum(Quantity)].

    Значение поля Sales вычисляется агрегатной функцией Sum. Значение равно [Sum(Sales)].

    Шаги 1, 2 и 3 задают данные, отображаемые в таблице.

  4. Перетащите поле SalesDate в область Группы строк.

  5. Перетащите поле Subcategory в область Группы строк и поместите ниже поля SalesDate.

    Шаги 4 и 5 организуют значения полей сначала по дате, а потом по подкатегории продукта для данной даты.

  6. Нажмите кнопку Далее.

1г. Добавление строк подытога и итога в мастере таблиц

После создания групп можно добавить и отформатировать строки, в которых будут отображаться значения агрегатной обработки полей. Можно выбрать, следует ли показывать все данные или позволить пользователю сворачивать и разворачивать сгруппированные данные интерактивно.

Добавление подытогов и итогов

  1. На странице Выбор макета в области Параметры убедитесь в том, что выбран параметр Показать подытоги и общие итоги.

  2. Убедитесь, что выбран параметр Заблокированный, подытог ниже.

    На панели просмотра в мастере отображается таблица с пятью строками. При запуске отчета каждая строка отобразится следующим образом:

    1. Первая строка повторится один раз для таблицы, чтобы отобразить заголовки столбцов.

    2. Вторая строка повторится один раз для каждого элемента строки в заказе на продажу и отобразит название продукта, количество заказа и линейный итог.

    3. Третья строка повторится один раз для каждого заказа на продажу и отобразит подытоги для каждого заказа.

    4. Четвертая строка повторится один раз для каждой даты заказа и отобразит подытоги для каждого дня.

    5. Пятая строка повторится один раз для таблицы и отобразит итоговые суммы.

  3. Очистите параметр Развернуть/свернуть группы. В описываемом здесь отчете не используется функция углубленной детализации, которая позволяет пользователю разворачивать родительскую групповую иерархию, чтобы отобразить строки дочерней группы и строки подробностей.

  4. Нажмите кнопку Далее.

1д. Выбор стиля в мастере таблиц

Стиль задает стиль шрифта, набор цветов и стиль границы.

Задание стиля таблицы

  1. На странице Выбор стиля на панели «Стили» выберите «Аквамарин».

    На панели предварительного просмотра отобразится образец таблицы с этим стилем.

  2. При желании можно выбрать другие стили, чтобы увидеть таблицу, оформленную в этих стилях.

  3. Нажмите кнопку Готово.

Таблица добавляется в область конструктора. В таблице содержится 5 столбцов и 5 строк. Панель «Группы строк» показывает три группы строк: SalesDate, Subcategory и подробные данные. Подробные данные — это все данные, которые извлекаются с помощью запроса к набору данных.

2. Форматирование данных в денежный формат

По умолчанию сводные данные поля Sales отображаются в виде числа с общим форматом. Отформатируйте его для представления валюты. Чтобы форматируемые текстовые поля и текст заполнителей отображались в виде образцов значений, переключайте параметр Стили заполнителя.

Форматирование поля валюты

  1. Щелкните Конструктор для переключения обратно в режим конструктора.

  2. Щелкните ячейку во второй строке (под строкой заголовков столбцов) в столбце Sales и перетащите указатель мыши вниз, чтобы выбрать все ячейки, содержащие [Sum(Sales)].

  3. На вкладке Корневая папка в группе Число нажмите кнопку Валюта. Ячейки изменятся, отображая содержимое в формате валюты.

    Если в качестве региональных настроек компьютера выбраны «Английский (США)», текстом по умолчанию образца будет [$12,345.00]. Если значение валюты не отображается, вернитесь на сайт Конструктора, щелкните ссылку Стили заполнителя в группе Числа, а затем нажмите кнопку Образцы значений.

  4. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

Сводные значения для столбца Sales отображаются в денежном формате.

3. Форматирование данных в формат даты

По умолчанию в поле SalesDate отображаются дата и время. Можно отформатировать его таким образом, чтобы отображалась только дата.

Указание форматирования для поля даты в формат по умолчанию

  1. Щелкните Конструктор для перехода обратно в режим конструктора.

  2. Щелкните ячейку, содержащую [SalesDate].

  3. На ленте, на вкладке Корневая папка в группе Число в раскрывающемся списке выберите Дата.

    В ячейке будет содержаться дата [1/31/2000]. Если дата не отображается, щелкните ссылку Стили заполнителя в группе Числа, а затем нажмите кнопку Образцы значений.

  4. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

Значения SalesDate отображаются в формате даты по умолчанию.

Замена формата даты на пользовательский формат

  1. Щелкните Конструктор для возврата в режим конструктора.

  2. Щелкните ячейку, содержащую [SalesDate].

  3. На вкладке Корневая папка в группе Число нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    Кнопка запуска — это маленькая стрелка в правом углу группы. Откроется диалоговое окно Свойства текстового поля.

  4. Убедитесь, что в панели категорий выбран пункт Дата.

  5. На панели Тип выберите 31 января 2000 года.

  6. Нажмите кнопку ОК. 

    В ячейке отображается дата [31 января 2000 года].

  7. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

Значение SalesDate отображается с названием месяца вместо его номера.

4. Изменение ширины столбцов

По умолчанию в каждой ячейке таблицы есть текстовое поле. Текстовое поле расширяется вниз, чтобы вместить введенный текст при подготовке страницы к просмотру. В отчете, готовом для просмотра, каждая строка расширяется по высоте самого высокого текстового поля в строке. Высота строки в области конструктора не влияет на высоту строки в отчете, готовом для просмотра.

Чтобы уменьшить высоту каждой строки, увеличьте ширину столбца, чтобы ожидаемое содержимое текстовых полей умещалось в одну строку.

Изменение ширины столбцов таблицы

  1. Щелкните Конструктор для возврата в режим конструктора.

  2. Щелкните таблицу, чтобы сбоку и сверху нее появились маркеры строк и столбцов.

    Серые линии, расположеннные вдоль верха и стороны таблицы, – это маркеры столбцов и строк.

  3. Установите указатель на линии раздела между маркерами столбцов, чтобы курсор принял вид двойной стрелки. Перетаскиванием установите нужный размер столбцов. Например, расширьте столбец Product, чтобы название продукта отображалось в одной строке.

  4. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

5. Добавление заголовка отчета

Заголовок отчета отображается в верхней части отчета. Можно поместить заголовок отчета в верхнем колонтитуле или, если в отчете колонтитулы не используются, в текстовом поле в верхней части текста отчета. В данном учебнике это текстовое поле автоматически размещается в верхней части текста отчета.

Текст можно улучшить, применяя к отдельным символам различные стили шрифтов, размеры и цвета. Дополнительные сведения см. в разделе Как форматировать текст в текстовом поле (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS).

Добавление заголовка отчета

  1. В области конструктора щелкните поле Щелкните, чтобы добавить заголовок.

  2. Введите фразу Product Sales и щелкните вне текстового поля.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши текстовое поле Product Sales и выберите Свойства текстового поля.

  4. В диалоговом окне Свойства текстового поля нажмите кнопку Шрифт.

  5. В списке Размер выберите 18.

  6. В списке Цвет выберите Васильковый.

  7. Выберите Полужирный.

  8. Нажмите кнопку ОК.

6. Сохранение отчета

Сохраните отчет на сервере отчетов или на своем компьютере. Если не сохранить отчет на сервере отчетов, некоторые функции служб Службы Reporting Services, например части отчета и вложенные отчеты, будут недоступны. Дополнительные сведения см. в разделе Серверы отчетов и серверы отчетов SharePoint (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS).

Сохранение отчета на сервере отчетов

  1. Нажмите кнопку Построитель отчетов и выберите Сохранить как.

  2. Нажмите кнопку Последние сайты и серверы.

  3. Выберите или введите имя сервера отчетов, для которого существует разрешение на сохранение отчетов.

    Появится сообщение «Соединение с сервером отчетов». После того как соединение установлено, пользователю представляется содержимое папки, заданной администратором сервера отчетов как место по умолчанию для отчетов.

  4. В поле Имя замените имя по умолчанию фразой Product Sales.

  5. Нажмите кнопку Сохранить.

Отчет будет сохранен на сервере отчетов. Имя сервера отчетов, с которым установлено соединение, будет отображено в строке состояния в нижней части окна.

Сохранение отчета на компьютере

  1. Нажмите кнопку Построитель отчетов и выберите Сохранить как.

  2. Перейдите на Рабочий стол, откройте папку Мои документы или Мой компьютер и перейдите в папку, в которую нужно сохранить отчет.

  3. В поле Имя замените имя по умолчанию фразой Product Sales.

  4. Нажмите кнопку Сохранить.

7. Экспорт отчета

Отчеты можно экспортировать в различные форматы, например Microsoft Excel или CSV. Дополнительные сведения см. в разделе Экспорт отчетов (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS).

В этом учебнике описан экспорт отчета в формат Excel и задание свойства отчета, позволяющего присваивать пользовательские имена вкладкам книги.

Присвоение имени вкладке книги

  1. Щелкните Конструктор для возврата в режим конструктора.

  2. Щелкните в любом месте за пределами отчета.

  3. На панели свойств выберите свойство InitialPageName и введите текст Продажи продукта Excel.

    ПримечаниеПримечание

    Если панель свойств не отображается, перейдите на вкладку «Вид» на ленте и установите флажок Свойства.

Экспорт отчета в Excel

  1. Нажмите кнопку Выполнить для предварительного просмотра отчета.

  2. На ленте выберите команду Экспорт, а затем щелкните Excel.

    Откроется диалоговое окно Сохранить как.

  3. Перейдите в папку Документы.

  4. В текстовом поле Имя файла введите Product Sales Excel.

  5. Убедитесь, что выбран тип Excel(*.xls).

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Просмотр отчета в Excel

  1. Откройте папку Документы и дважды щелкните файл Product Sales Excel.xls.

  2. Убедитесь, что вкладка книги имеет имя Product Sales Excel.

Следующие шаги

На этом пошаговое руководство по созданию простого табличного отчета закончено. Дополнительные сведения о таблицах см. в разделе Таблицы, матрицы и списки (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS).