Общие сведения о подсказках
Применимо к: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Последнее изменение раздела: 2015-03-09
Подсказки — это информационные сообщения, которые отображаются для пользователей при составлении сообщения. Microsoft Exchange Server 2010 анализирует сообщение, включая список получателей, которым оно адресовано. При обнаружении возможной проблемы перед отправкой сообщения пользователи будут уведомлены с помощью подсказок. Ориентируясь на сведения, содержащиеся в подсказках, отправители могут изменить подготавливаемое сообщение, чтобы избежать нежелательных ситуаций или получения отчетов о недоставке.
Следующие неэффективные сценарии обмена сообщениями часто встречаются в любой среде обмена сообщениями:
Отчеты о недоставке, связанные с сообщениями, которые нарушают настроенные в организации ограничения, например на размер сообщения или максимальное количество получателей одного сообщения.
Отчеты о недоставке, связанные с сообщениями, которые были отправлены несуществующим получателям, получателям с наложенными на них ограничениями или пользователям с переполненными почтовыми ящиками.
Отправка сообщений пользователям с настроенными автоматическими ответами.
Во всех этих сценариях пользователь отправляет сообщение, ожидает его доставки, но вместо этого получает ответное сообщение о недоставке. Даже в наилучшем варианте, в случае автоматического ответа, эти события приводят к снижению продуктивности. В случае отчета о недоставке этот сценарий требует совершения дорогостоящего звонка в службу поддержки.
Существует также несколько сценариев, в которых отправка сообщения не приводит к ошибке, но может вызывать нежелательные и даже затруднительные последствия:
Отправка сообщений в очень большие группы рассылки.
Отправка сообщений в неподходящие группы рассылки.
Случайная отправка сообщений получателям за пределами организации.
Выбор варианта действия Ответить всем на сообщение, которое было получено как скрытая копия.
Все эти проблематичные сценарии можно нейтрализовать, если информировать пользователей о возможных результатах отправки сообщений во время их составления. Например, если отправителю известно, что размер сообщения для отправки превышает заданный в корпоративной политике объем, то он не будет пытаться его отправить. Аналогично, если отправитель получает уведомление о том, что отправляемое им сообщение будет доставлено пользователям за пределами организации, то становится более вероятным, что он выберет более подходящий стиль и сделает содержание сообщения более корректным.
Благодаря принятию мер в перечисленных выше сценариях применение подсказок может помочь добиться следующего:
Снизить затраты на обработку и хранение сообщений путем предотвращения отчетов о недоставке.
Сократить число обращений в службу поддержки, связанных с отчетами о недоставке.
Повысить продуктивность работы путем исключения заведомо бесполезных коммуникационных операций, например, разрыва цикла отправки сообщения электронной почты, получения автоматического ответа и последующего перенаправления сообщения.
Информировать пользователей в процессе составления сообщений электронной почты о различных политиках, настроенных в организации, которые налагают ограничения на отправляемые сообщения.
Направлять пользователей в соответствующие группы рассылки.
Снизить риск случайного раскрытия информации лицам, не работающим в организации.
.gif "Важно") Важно! |
|---|
| Подсказки не предназначены для принудительного применения конкретных политик. Они просто информируют отправителей о характере составляемых ими сообщений и указывают на необходимые поправки. |
Необходимы сведения о задачах управления, связанных с подсказками? См. раздел Управление подсказками.
Подсказки в Exchange 2010
В следующей таблице приводится список подсказок в системе Exchange 2010.
Подсказки Exchange 2010
| Подсказка | Сценарий | ||||
|---|---|---|---|---|---|
Недопустимый внутренний получатель |
Подсказка о недопустимом внутреннем получателе отображается в тех случаях, когда отправитель добавляет получателя, который, по-видимому, является внутренним по отношению к данной организации, но не существует в службе каталогов Служба каталогов Active Directory. Это может происходить, если отправитель адресует сообщение пользователю, который больше не работает в компании, но разрешение его адреса выполняется из-за кэша разрешения имен или записи в папке отправителя «Контакты». Эта ситуация также возникает, если отправитель набирает SMTP-адрес вместе с доменом, для которого Exchange является уполномоченным, а разрешение адреса для существующего получателя не выполняется. Подсказка указывает на недопустимого получателя и дает отправителю возможность удалить его из сообщения. |
||||
Почтовый ящик полон |
Подсказка о переполнении почтового ящика отображается в тех случаях, когда отправитель добавляет получателя, чей почтовый ящик заполнен, а в организации реализовано ограничение на запрет приема сообщений для почтовых ящиков, размер которых превысил определенное значение. Подсказка указывает на получателя, чей почтовый ящик заполнен, и дает отправителю возможность удалить его из сообщения. В подсказке приводятся точные сведения на момент ее отображения. Если сообщение отправляется не сразу, подсказка будет обновляться каждые два часа. Это также применяется к сообщениям, которые были сохранены в папке «Черновики» и повторно открыты через два часа. |
||||
Автоматические ответы |
Подсказка по автоматическим ответам отображается, если отправитель добавляет получателя, у которого включена функция автоматических ответов. В этой подсказке указывается, что получатель использует функцию автоматических ответов, а также отображаются первые 250 символов автоматического ответа, настроенного получателем. В подсказке приводятся точные сведения на момент ее отображения. Если сообщение отправляется не сразу, подсказка будет обновляться каждые два часа. Это также применяется к сообщениям, которые были сохранены в папке «Черновики» и повторно открыты через два часа. Если некоторое число почтовых ящиков пользователей размещено на сервере Exchange Online и используется режим совместной работы со сценарием Exchange Online, то параметр объекта удаленного домена, представляющий удаленную часть организации, будет непосредственно влиять на способ обработки этой подсказки. В системе Exchange 2010 пользователи могут настраивать различные автоматические ответы для внутренних и внешних отправителей. Если удаленный домен настроен как внутренний (с помощью установки для параметра IsInternal в объекте удаленного домена значения |
||||
Настраиваемая |
Настраиваемая подсказка отображается, если отправитель добавляет получателя, для которого настроена пользовательская подсказка. Настраиваемая подсказка может быть полезна для предоставления определенной информации о получателе. Например, можно создать настраиваемую подсказку для группы рассылки с описанием ее назначения во избежание ее ненадлежащего использования. По умолчанию настраиваемые подсказки не отображаются, если отправителю не разрешено отправлять сообщения этому получателю. В данном случае отображается подсказка о получателе с ограниченным доступом. Однако можно изменить эту конфигурацию так, чтобы настраиваемая подсказка также отображалась. Дополнительные сведения о настраиваемых подсказках см. в разделе Настройка пользовательских подсказок для получателей. |
||||
Получатель с ограниченным доступом |
Подсказка о получателе с ограниченным доступом отображается, если отправитель добавляет получателя, для которого настроены ограничения на доставку сообщений от этого отправителя. Подсказка указывает на получателя, которому данный отправитель не имеет права отправлять сообщения, и дает ему возможность удалить такого получателя из сообщения. В подсказке отправителю также четко сообщается о том, что сообщение в случае его отправки не будет доставлено. Если получатель с ограниченным доступом является внешним получателем или группой рассылки, содержащей внешних получателей, то эта информация также предоставляется отправителю. Тем не менее, следующие подсказки, если это применимо, подавляются:
|
||||
Внешние получатели |
Подсказка о внешних получателях отображается, если отправитель добавляет внешнего получателя или группу рассылки с такими получателями. Эта подсказка информирует отправителя о том, что составляемое им сообщение покинет организацию, благодаря чему он может подкорректировать формулировки, стиль и содержание сообщения. По умолчанию эта подсказка отключена. Ее можно включить с помощью командлета Set-OrganizationConfig. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка параметров организации для подсказок. Если некоторое число почтовых ящиков пользователей размещено на сервере Exchange Online и используется режим совместной работы со сценарием Exchange Online, то параметр объекта удаленного домена, представляющий удаленную часть организации, будет непосредственно влиять на способ обработки этой подсказки. Если удаленный домен настроен как внутренний (с помощью установки для параметра IsInternal в объекте удаленного домена значения
|
||||
Большая аудитория |
Подсказка о большой аудитории отображается, когда отправитель добавляет группу рассылки, размер которой превышает размер большой аудитории. настроенный в организации. По умолчанию в системе Exchange эта подсказка отображается для сообщений, отправляемых в группы рассылки с числом участников более 25. Дополнительные сведения о настройке размера большой аудитории для организации см. в разделе Настройка параметров организации для подсказок. Размер групп рассылок не вычисляется каждый раз. Вместо этого сведения о группе рассылки считываются из данных групповых метрик. Дополнительные сведения о групповых метриках см. в разделе Общие сведения о групповых метриках. |
||||
Управляемый получатель |
Подсказка об управляемом получателе отображается в тех случаях, когда отправитель добавляет получателя, который является управляемым. В подсказке указывается, какой получатель является управляемым, и сообщается о том, что это может привести к задержке при доставке. Если отправитель сам является модератором, то эта подсказка не отображается. Она также не выводится, если отправителю явным образом разрешено отправлять сообщения данному получателю (путем добавления имени отправителя в список «Принимать сообщения только от» для этого получателя). |
||||
Ответить всем в скрытой копии |
Подсказка «Ответить всем в скрытой копии» отображается в тех случаях, когда отправитель получает скрытую копию сообщения и выбирает вариант Ответить всем. Когда пользователь выбирает вариант Ответить всем на такое сообщение, то факт получения пользователем скрытой копии этого сообщения становится известным остальной части аудитории, которой оно отправлялось. Почти во всех случаях это нежелательно, и такая подсказка предупреждает пользователя об этой ситуации.
|
||||
Превышение размера сообщения |
Подсказка о превышении размера сообщения отображается в тех случаях, когда отправитель составляет сообщение, размер которого превышает настроенные в организации ограничения. Эта подсказка отображается, если размер сообщения нарушает одно из следующих ограничений:
|
.gif "Примечание")
Примечание.Архитектура подсказок
Подсказки реализованы в виде веб-службы в Exchange 2010. Когда отправитель составляет сообщение, то для получения списка подсказок в клиентском ПО совершается вызов веб-службы Exchange на сервер под управлением Exchange 2010 с установленной ролью сервера клиентского доступа. Сервер Exchange 2010 возвращает список подсказок, которые применяются к этому сообщению, а в клиентской программе отображаются подсказки для отправителя.
Следующие клиенты обмена сообщениями поддерживают подсказки:
Outlook Web App
Microsoft Outlook 2010
Следующие действия, выполняемые отправителем, запускают оценку или обновление подсказок:
Добавить получателя
Добавить вложение
Ответить или ответить всем
Откройте сообщение, для которого уже выбраны получатели, в папке «Черновики».
Клиент кэширует подсказки, поэтому удаление и добавление одного и того же получателя не приведет к тому, что клиент будет снова запрашивать сервер клиентского доступа.
Когда на сервер клиентского доступа отправляется запрос, он компилирует список применимых подсказок и возвращает их в одном пакете. Таким образом, все подсказки отображаются для пользователя одновременно, а не появляются по одной, что отвлекало бы отправителя.
При компиляции подсказок для определенного сообщения сервер клиентского доступа использует следующие источники:
Служба каталогов Active Directory
Почтовые ящики получателей
Данные локальных групповых метрик
Каждый раз, когда отправитель добавляет получателя в сообщение, происходит последовательность событий по оценке подсказок, как показано на следующем рисунке.
Оценка подсказок
.gif "Процедура оценки подсказок")
Как показано на предыдущем рисунке:
Почтовый клиент запрашивает у веб-службы на сервере клиентского доступа те подсказки, которые применяются к получателям, указанным в сообщении.
Сервер клиентского доступа собирает данные подсказок:
Сервер клиентского доступа отправляет запрос в службу каталогов Служба каталогов Active Directory и считывает данные групповых метрик.
Если получателем является почтовый ящик, расположенный на сервере почтовых ящиков на локальном сайте, то сервер клиентского доступа отправляет на сервер почтовых ящиков запрос на сбор подсказок по автоматическим ответам и переполнению почтовых ящиков. Если почтовый ящик получателя находится на другом сайте, то сервер клиентского доступа запрашивает сведения о подсказках с сервера клиентского доступа на удаленном сайте.
Сервер клиентского доступа на удаленном сайте запрашивает с локального сервера почтовых ящиков данные подсказок.
Удаленный сервер клиентского доступа передает результаты через прокси-сервер обратно на запрашивающий сервер клиентского доступа.
Сервер клиентского доступа возвращает данные подсказок обратно клиенту.
Ограничения на подсказки
В отношении подсказок действуют следующие ограничения:
Подсказки не поддерживаются при работе в автономном режиме с приложением Outlook.
Когда сообщение адресуется в группу рассылки, то подсказки для отдельных получателей, являющихся участниками этой группы, не оцениваются. Тем не менее, если какой-либо из участников является внешним получателем, то отображается подсказка о внешних получателях, в которой отправителю показывается число внешних получателей в группе рассылки.
Если сообщение адресуется более чем 200 получателям, то подсказки по отдельным почтовым ящикам не оцениваются по соображениям производительности.
Длина настраиваемых подсказок не должна превышать 250 символов.
Если отправитель начинает составлять сообщение и оставляет его открытым на продолжительный период времени, подсказки по автоматическим ответам и переполнению почтовых ящиков будут оцениваться каждые два часа.
Подсказки в сложных топологиях
Подсказки, которые основываются на данных почтовых ящиков получателей, оцениваются путем выполнения подключения к серверам почтовых ящиков, обслуживающим этих получателей. Подсказки о переполнении почтовых ящиков и автоматических ответах относятся к этой категории. Для этих подсказок сервер клиентского доступа непосредственно запрашивает сервер почтовых ящиков, используя удаленный вызов процедур (RPC), но только если получатели находятся на одном сайте. Для тех получателей, которые находятся на других сайтах и в лесах, эта информация собирается через межсерверные веб-запросы между серверами клиентского доступа.
Подсказки в рамках связей организации
Система Microsoft Exchange Server 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) позволяет настраивать связи организации с сервером Exchange Online или другими организациями. Установка связи организации позволяет повысить эффективность работы пользователей при взаимодействии с другими организациями благодаря таким функциям, как обмен сведениями о доступности между двумя организациями, настройка безопасного потока почты и включение отслеживания сообщений между двумя организациями. Дополнительные сведения о связях организации см. в разделе Общие сведения о федерации.
Если подсказки включены в рамках связи организации, локальные серверы клиентского доступа будут передавать через прокси-соединение данные на серверы клиентского доступа в удаленной организации. Их обработка будет аналогична обработке подсказок для определенных почтовых ящиков для пользователей на удаленных сайтах Служба каталогов Active Directory. Единственным отличием является то, что серверы клиентского доступа будут передавать через прокси-соединение подсказки всех типов в рамках связи организации, а не только подсказки для определенных почтовых ящиков.
Пользователь имеет возможность детального контроля типов подсказок, возвращаемых в рамках связи организации, помимо простого разрешения или запрещения возврата подсказок. В следующих двух разделах содержатся дополнительные сведения об этих параметрах.
Управление уровнем доступа к подсказкам
Существуют различные причины создания связи организации. В зависимости от определенной ситуации может потребоваться ограничить доступ к подсказкам некоторых типов. В частности, можно разрешить возврат подсказок всех типов или только ограниченного набора, предотвращающего возврат отчетов о недоставке. Этот параметр можно настроить с помощью параметра MailTipsAccessLevel командлета Set-OrganizationRelationship. В следующей таблице показано, какие подсказки возвращаются в рамках связи организации.
| Подсказка | Все | Ограниченное число |
|---|---|---|
Большая аудитория |
Да |
Нет |
Автоматические ответы |
Да Если удаленный домен получателя задан как внутренний, отображается внутренний автоматический ответ. В противном случае отображается внешний автоматический ответ. |
Да Отображается внешний автоматический ответ. |
Управляемый получатель |
Да |
Нет |
Превышение размера сообщения |
Да |
Да |
Получатель с ограниченным доступом |
Да |
Да |
Почтовый ящик заполнен |
Да |
Нет |
Пользовательские подсказки |
Да |
Нет |
Внешние получатели |
Да Если удаленный домен получателя настроен как внутренний, эта подсказка будет подавлена. В противном случае возвращается внешняя подсказка. |
Да Если удаленный домен получателя настроен как внутренний, эта подсказка будет подавлена. В противном случае возвращается внешняя подсказка. |
Дополнительные сведения о настройке уровней доступа к подсказкам см. в разделе Настройка параметров организации для подсказок.
Управление областью доступа к подсказкам
При включении подсказок в рамках связи организации и установке уровня доступа All подсказки для определенных получателей, о переполнении почтовых ящиков, об автоматических ответах и настраиваемые подсказки будут возвращаться для всех пользователей. Тем не менее, может потребоваться разрешить отображение этих подсказок только для определенной группы пользователей. Например, при настройке связи организации с партнерской организацией может потребоваться разрешить отображение этих подсказок только для тех пользователей, которые взаимодействуют с этой организацией.
Для этого необходимо создать группу и добавить в нее всех пользователей, которым требуется предоставить общий доступ к подсказкам для определенных получателей. Затем можно указать эту группу в связи организации.
После реализации этого ограничения серверы клиентского доступа будут предварительно проверять, является ли получатель, для которого был получен запрос на подсказку, членом этой группы. Если получатель является членом этой группы, то серверы клиентского доступа будут возвращать через прокси-соединение все подсказки, в том числе подсказки для определенных получателей. В противном случае они не будут включать подсказки для определенных получателей в ответ.
Дополнительные сведения о настройке уровней доступа к подсказкам см. в разделе Настройка параметров организации для подсказок.
Производительность и масштабируемость
В следующей таблице перечислены некоторые из общих вопросов производительности, касающиеся подсказок, и способы их разрешения.
Общие вопросы производительности для подсказок
| Вопросы производительности | Решение вопроса производительности |
|---|---|
Анализ размера групп рассылок и динамических групп рассылок, а также проверка на наличие в них внешних получателей может требовать больших затрат. |
Группы рассылок и динамические группы рассылок во время составления сообщения не оцениваются. Эти данные рассчитываются ежедневно службой создания групповых метрик и рассылаются на все серверы клиентского доступа. Дополнительные сведения см. в разделе Общие сведения о групповых метриках. |
Обнаружение ограничений на доставку для всех получателей, указанных в сообщении, в случае их большого количества может требовать множества ресурсов. |
Ограничения на доставку не оцениваются, если в сообщении указано более 200 получателей. Кроме того, ограничения на доставку не оцениваются для участников групп рассылки и динамических групп рассылки. Это выполняется только для получателей, которые добавлены в сообщение явным образом. Если пользователь расширяет группу рассылки, то ограничения на доставку для всех участников будут оцениваться, если общее количество участников не превышает 200. |
Сбор информации с различных сайтов в сложных топологиях может занимать много времени. |
Если запрашиваемые данные не будут получены в течение 10 секунд, будет возникать простой. По истечении 10 секунд в системе Exchange никакие новые подсказки для отправителя отображаться не будут. |
© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2010. Все права защищены.