Поделиться через

Включение управления документами SharePoint для отдельных сущностей

  • Статья

 

Опубликовано: Ноябрь 2017

Применимо к: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Храните документы, связанные с записями объектов Microsoft Dynamics 365, в Microsoft SharePoint и получите возможность быстро работать с этими документами, предоставлять к ним общий доступ и управлять ими из Microsoft Dynamics 365, включив управление документами для отдельных сущностей.

Совет

Если вы не настроили интеграцию SharePoint на основе сервера, может потребоваться сделать это перед включением управления документами для отдельных сущностей. Дополнительные сведения см. на странице TechNet: настройка интеграции SharePoint с Microsoft Dynamics CRM.

  1. Убедитесь, что у вас есть роль безопасности "Системный администратор" или эквивалентные разрешения в Microsoft Dynamics 365. Или же убедитесь, что у вас имеются разрешения на запись и чтение для всех настраиваемых типов записей.

    Проверка вашей роли безопасности

  2. Перейдите в раздел Параметры > Управление документами.

  3. Нажмите Параметры управления документами.

  4. Выберите сущности, которые вы хотите использовать для управления документами SharePoint.

    Если URL-адрес еще не указан, введите URL-адрес сайта SharePoint, где будут созданы расположения документов и папки для хранения документов, затем нажмите кнопку Далее.

  5. Если используется интеграция на базе сервера (рекомендуется)

    • Проверьте, что для параметра На основе сущности библиотеки документов и папки, основанные на сущности организации Dynamics 365, автоматически создаются на сайте SharePoint. Пользователи не получат запрос на их создание.

      Если вы не хотите, чтобы папки создавались автоматически, снимите флажок На основе сущности.

      При первом переходе к сетке документов, если требуется, чтобы пользователи подтверждали создание папки, соответствующей записи сущности в SharePoint, снимите флажок Автоматически создать папку.

      Важно!

      При наличии Microsoft Dynamics 365 Online и SharePoint Online, убедитесь, что сайт предназначен для того же клиента Office 365, что и экземпляры Dynamics 365.

      Параметр Папки будут автоматически создаваться на сайте SharePoint был впервые представлен в Обновление 1 Microsoft Dynamics CRM Online 2016 и Microsoft Dynamics CRM 2016 с пакетом обновления 1 (SP1).

    • Нажмите кнопку Готово.

      Дополнительные сведения об интеграции на основе сервера см. в статье TechNet: настройка интеграции SharePoint с Microsoft Dynamics CRM.

    Если не используется интеграция на базе сервера

    • Если необходимо создавать библиотеки документов и папки, укажите допустимый URL-адрес сайта SharePoint и убедитесь, что на сайте SharePoint установлен Компонент списков Microsoft Dynamics CRM для SharePoint Server. Обратите внимание, что можно также указать URL-адрес сайта SharePoint Online.

      Примечание

      Компонент "Список" в Обновление 1 Microsoft Dynamics CRM Online 2015 считается устаревшим. Сведения о переходе с компонента "Список" см. в статье TechNet: Переключение с компонента списков или изменение развертывания

    • Для оставшихся шагов предполагается, что указанный сайт находится в SharePoint Server 2010 или SharePoint Server 2013, и в семействе сайтов для этого сайта установлен Компонент списков Microsoft Dynamics CRM.

    По умолчанию на каждую запись создается папка в соответствующей библиотеке документов сущности. Например, для записи возможной сделки "100 велосипедов" создается библиотека документов "возможная сделка", в которой создается папка "100 велосипедов<entityGUID>". Путь: .../возможная сделка/100 велосипедов<entityGUID>.

  6. Чтобы папки создавались в головной организации или контакте, установите флажок На основе сущности. В списке рядом с флажком выберите Организация или Контакт.

    Если этот параметр выбран, папки создаются в папке связанной организации или контакта.

    Структура папок следующая: ".../организация/Командировка Марии/возможная сделка/100 велосипедов<entityGUID>", где "организация" — библиотека документов для связанной сущности, выбранной в списке, "Командировка Марии" — папка для упоминаемой записи выбранной сущности, в данном случае — сущности Opportunity.

  7. Нажмите кнопку Далее.

    Microsoft Dynamics 365 создаст библиотеки документов для выбранных сущностей в SharePoint.Microsoft Dynamics 365 также создаст соответствующие записи о расположениях документов, в которых содержатся ссылки на эти библиотеки документов. Мастер параметров управления документами отображает состояние создания библиотек документов.

См. также

Изменение существующих записей сайтов SharePoint
TechNet: настройка интеграции SharePoint с Microsoft Dynamics CRM