Поделиться через

Руководство. Создать поток бизнес-процесса

  • Статья

Внимание!

С августа 2022 года вы больше не можете создавать потоки бизнес-процессов или управлять ими из Power Automate вне обозревателя решений. Потоки и экземпляры бизнес-процессов по-прежнему поддерживаются табличными представлениями обозревателя решений, Power Apps и Dataverse.

В этой статье показано, как создать последовательность операций бизнес-процесса с помощью Power Apps. Подробнее о преимуществах использования потоков бизнес-процесса, см. в разделе Обзор последовательности операций бизнес-процесса. Сведения о порядке создания мобильных потоков задач см. в разделе Создание мобильного потока задач.

Когда пользователь начинает поток бизнес-процесса, стадии и шаги процесса отображаются на панели процесса в верхней части формы.

Бизнес-процесс со стадиями.

Совет

После создания определения потока бизнес-процесса вы можете контролировать, кто может создавать, читать, обновлять или удалять экземпляр потока бизнес-процесса. Например, в случае связанных с обслуживанием процессов предоставьте полный доступ представителям по обслуживанию клиентов для изменения экземпляра последовательности операций бизнес-процесса, но предоставить доступ только на чтение к экземпляру для торговых представителей, чтобы отслеживать действия после продажи для клиентов. Чтобы настроить безопасность для созданного определения потока бизнес-процесса, выберите Включить роли безопасности на панели действий.

Предварительные условия

  • Для создания потоков бизнес-процессов вам потребуется лицензия Power Apps или Power Automate на пользователя, или лицензионный план Dynamics 365, который включает права на использование потоков бизнес-процессов.
  • Таблица, с которой связан поток бизнес-процессов. Если поток бизнес-процесса не связан с существующей таблицей, создайте новую таблицу, прежде чем создавать поток.

Создание потока бизнес-процессов

  1. В Power Apps или Power Automate выберите Решения в левой области навигации.

  2. Выберите или создайте решение, чтобы использовать для поток бизнес-процесса.

  3. В решение выберите Создать>Автоматизация>Процесс>Поток бизнес-процесса.

    1. Дайте вашему потоку Отображаемое имя и Имя (LogicalName).
    2. Выберите таблицу для использования для потока.
    3. Выберите Создать.

    Создается новый поток бизнес-процесса. Теперь вы можете отредактировать его с помощью созданного для вас первого отдельного этапа.
    Окно последовательности операций бизнес-процесса с основными элементами.

  4. Добавьте стадии. Если ваши пользователи переходят с одной бизнес-стадии на другую в процессе:

    1. Перетащите компонент Стадия с вкладки Компоненты на значок "плюс" в конструкторе.

      Перетаскивание этапа бизнес-процесса.

    2. Чтобы задать свойства для стадии, выберите стадию, затем задайте свойства на вкладке Свойства с правой стороны экрана:

      • Введите отображаемое имя.

      • Если требуется, выберите категорию для стадии. Категория (например, Квалифицировать или Развить) отобразится как шеврон на панели процесса.

        Шеврон панели бизнес-процесса.

      • По завершении внесения изменений в свойства выберите кнопку Применить.

  5. Добавьте шаги к стадии. Чтобы просмотреть шаги на стадии, выберите Сведения в правом нижнем углу стадии. Чтобы добавить дополнительные шаги:

    1. Перетащите компонент Шаг в стадию с вкладки Компоненты.

      Добавление шага в этап бизнес-процесса.

    2. Выберите шаг и задайте свойства на вкладке Свойства:

      1. Введите отображаемое имя шага.
      2. Если пользователи должны вводить данные для выполнения шага, выберите соответствующий столбец из раскрывающегося списка.
      3. Выберите Обязательное, если сотрудник должен заполнить столбец для выполнения шага перед переходом к следующей стадии процесса.
      4. По завершении выберите Применить.

    Заметка

    • Если вы установите логический столбец с двумя вариантами как Обязательный, пользователи не могут продолжить, пока значение столбца не будет Да. Перед переходом к следующему этапу пользователь должен пометить столбец как завершенный.
    • Если либо Да, либо Нет являются допустимыми значениями столбца, тогда вам следует сделать другой столбец вместо логического столбца с двумя вариантами.

  6. Добавьте ветвление (условие) в процесс. Добавление условия ветвления:

    1. Перетащите компонент Условие с вкладки Компоненты на значок "плюс" между двумя стадиями.

      Добавление условия в поток бизнес-процесса.

    2. Выберите условие и задайте свойства на вкладке Свойства. Дополнительные сведения о свойствах ветвления см. в разделе Расширение последовательностей операций бизнес-процесса за счет ветвления. По завершении настройки свойств для условия выберите Применить.

  7. Добавьте бизнес-процесс. Чтобы запустить бизнес-процесс:

    1. Перетащите компонент Бизнес-процесс с вкладки Компоненты на стадию или в элемент Глобальный бизнес-процесс в конструкторе. Где вы его добавите, зависит от следующих условий:

      • Перетащите его на стадию, чтобы вызывать бизнес-процесс при входе на стадию или выходе из нее. Компонент бизнес-процесса должен основаться в той же основной таблице, что и стадия.
      • Перетащите его в элемент "Глобальный бизнес-процесс", чтобы вызывать бизнес-процесс, когда процесс активируется или архивируется (когда статус изменяется с Завершено на Отброшено). Компонент бизнес-процесса должен основаться в той же основной таблице, что и процесс.

    2. Выберите бизнес-процесс и задайте свойства на вкладке Свойства:

      1. Введите отображаемое имя.
      2. Выберите время запуска бизнес-процесса.
      3. Найдите существующий активный бизнес-процесс по запросу, отвечающий таблице стадии, или создайте новый бизнес-процесс, выбрав Создать.
      4. По завершении выберите Применить.

    Дополнительные сведения о бизнес-процессах см. в разделе Бизнес-процессы.

  8. Для проверки последовательности операций бизнес-процесса выберите Проверить на панели действий.

  9. Чтобы сохранить процесс как черновик, продолжая работать с ним, выберите Сохранить на панели действий.

    Внимание!

    Пока процесс является черновиком, он недоступен для пользователей.

  10. Чтобы активировать процесс и сделать его доступным вашей рабочей группе, выберите Активировать на панели действий.

  11. Для обеспечения контроля за тем, кто может создавать, читать, обновлять и удалять экземпляр последовательности операций бизнес-процесса, выберите Изменить роли безопасности на панели команд конструктора. Например, в случае связанных с обслуживанием процессов предоставьте полный доступ представителям по обслуживанию клиентов для изменения экземпляра последовательности операций бизнес-процесса, и предоставьте доступ только на чтение к экземпляру для торговых представителей, чтобы отслеживать действия после продажи для клиентов.

На экране Роли безопасности выберите имя роли для открытия страницы сведений роли безопасности. Выберите вкладку Последовательности операций бизнес-процесса, затем назначьте соответствующие привилегии для последовательности операций бизнес-процесса для роли безопасности.

Заметка

По умолчанию только роли безопасности Системный администратор и Специалист по настройке систем имеют доступ к новым последовательностям операций бизнес-процесса.

Назначение привилегий для потока бизнес-процессов.

Укажите привилегии, выбрав соответствующие переключатели, и выберите Сохранить. Дополнительные сведения о привилегиях см. в разделе Привилегии последовательности операций бизнес-процесса.

Затем не забудьте назначить роль безопасности соответствующим пользователям в организации.

Совет

Вот несколько советов, которые необходимо учитывать при работе с потоком задач в окне конструктора:

  • Чтобы сделать снимок всех элементов в окне последовательности операций бизнес-процесса, выберите Снимок на панели действий. Этот вариант полезен, если вы хотите поделиться процессом и получить комментарии о нем от участников рабочей группы.
  • Используйте миникарту для быстрого перехода к различным частям процесса. Эта функция полезна, когда вы имеете сложный процесс, который не помещается на экране.
  • Чтобы добавить описание для бизнес-процесса, выберите Сведения под именем процесса в левом углу окна последовательности операций бизнес-процесса. Его длина может составлять до 2000 символов.

Разработка потоков бизнес-процессов с ветвлениями

Учитывайте следующие сообщения при разработке потоков бизнес-процессов с ветвями:

  • Процесс может охватывать не более пяти уникальных таблиц.

  • Используйте не более 30 этапов на процесс и 30 шагов на этап.

  • Глубина каждой ветви не может превышать 10 уровней.

  • Правила ветвления должны быть основано на шагах предшествующей стадии.

  • Можно объединить несколько условий в правиле с использованием оператора AND или оператора OR, но не оба оператора.

  • При определении потока процесса можно дополнительно выбрать отношение таблиц. Это отношение должно быть отношением 1:N (один-ко-многим).

  • Несколько активных процессов может выполняться одновременно для одной записи.

  • Перемещайте плитки (стадии, шаги, условия) в потоке процесса, перетаскивая их.

  • При объединении ветвей с помощью команды соединителя все равноправные ветви должны быть объединены в одну стадию. Одноранговые ветви должны объединиться в один этап или завершить процесс. Равноправную ветвь невозможно объединить с другими ветвями и одновременно завершить процесс.

  • Вы можете снова посетить таблицу, используемую в процессе, несколько раз (несколько закрытых циклов сущности).

  • Процесс можно вернуть на предыдущую стадию независимо от типа таблицы.

    Например, если активна стадия Предоставить предложение с расценками в записи предложения с расценками, процесс можно вернуть на стадию Предложить в записи возможной сделки.

    В другом примере предположим, что процесс находится на стадии Предоставить предложение с расценками в потоке процесса: Квалифицировать интерес>Определить потребности>Создать предложение>Представить предложение>Закрыть. Если требуется выполнить дополнительное исследование по предложению, чтобы определить его потребности, пользователям нужно выбрать стадию Определить потребности процесса и щелкнуть Установить активной.

Изменение последовательностей операций бизнес-процесса

Для изменения потока бизнес-процесса откройте обозреватель решений, выберите Процессы, затем выберите Поток бизнес-процесса в списке процессов, которые требуется изменить.

Выберите поток бизнес-процесса, который требуется отредактировать, в списке процессов. Он откроется в конструкторе, где можно вносить обновления. Разверните Сведения под названием процесса, чтобы переименовать его, добавить описание или просмотреть дополнительные сведения.

Развернутый раздел сведений последовательности операций бизнес-процесса.

Что еще следует знать о последовательностях операций бизнес-процесса

Изменение стадий
Последовательности операций бизнес-процессов могут содержать до 30 стадий.

Можно добавлять и изменять следующие свойства стадии:

  • Имя стадии

  • Таблица. Таблицу можно изменять для любой стадии, за исключением первой.

  • Категория стадии. Категория позволяет группировать стадии по типу действий. Это удобно для отчетов, которые группируют строки по стадиям, к которым они относятся. Параметры категорий этапов берутся из глобального варианта "Категория стадии". При желании можно добавить дополнительные параметры в этот глобальный вариант и изменить подписи существующих параметров. При желании эти параметры также можно удалить, но рекомендуется не удалять существующие параметры. Вы не можете добавить назад абсолютно такой же параметр, если удалили его. Если параметры не требуется использовать, измените их подпись на "Не использовать".

  • Отношение. Введите отношение, если предыдущая стадия в процессе основана на другой таблице. Для стадии, определяемой в настоящий момент, нажмите Выбрать отношения, чтобы указать отношение, используемое при переходе между двумя стадиями. Выберите связь, чтобы получить следующие преимущества:

    • У отношений часто имеются определенные сопоставления столбцов, которые автоматически переносят данные между строками, минимизируя необходимость ввода данных.

    • При выборе элемента Следующая стадия на панели процесса для строки все строки, использующие это отношение, перечисляются в потоке процесса, что стимулирует повторное использование строк в процессе. Кроме того, можно использовать бизнес-процессы для автоматизации создания строк, чтобы пользователь просто выбирал запись, а не создавал ее — это дополнительно упростит процесс.

Изменение шагов
Каждая стадия может содержать до 30 шагов.

Добавить ветвь
Дополнительные сведения о добавлении ветви в стадию см. в разделе Расширение последовательности операций бизнес-процесса за счет ветвления.

Чтобы предоставить пользователям доступ к последовательности операций бизнес-процесса, необходимо заказать последовательность операций, включить роли безопасности и активировать последовательность.

Установка последовательности операций процесса
Если у вас имеется более одного потока бизнес-процессов для таблицы (типа строки), нужно указать, какой из процессов автоматически назначается новым строкам. На панели команд выберите Порядок последовательностей операций процесса. Для новых строк или строк, с которыми еще не связан поток процесса, будет использоваться первый поток бизнес-процесса, к которому имеет доступ пользователь.

Включить роли безопасности
Пользователи имеют доступ в последовательности операций бизнес-процесса в зависимости от привилегии, определенной в последовательности операций бизнес-процесса в назначенной им роли безопасности.

По умолчанию только роли безопасности Системный администратор и Специалист по настройке систем могут просматривать новую последовательность операций бизнес-процесса.

Чтобы задать привилегии для потока бизнес-процессов, откройте его для редактирования и выберите Изменить роли безопасности на панели команд конструктора потоков бизнес-процессов. См. шаг 13 в разделе Создание потока бизнес-процессов ранее в этой статье.

Активировать
Чтобы пользователи могли использовать последовательность операций бизнес-процесса, ее необходимо активировать. На панели команд выберите Активировать. После подтверждения активации последовательность операций бизнес-процесса готова к использованию. Если в потоке бизнес-процесса есть ошибки, его невозможно активировать, пока не будут устранены ошибки.

Добавление действия по запросу в последовательность операций бизнес-процесса

В обновление Dynamics 365 (online) версии 9.0 добавлена функция последовательности операций бизнес-процесса: автоматизация последовательности операций бизнес-процесса с помощью шагов действий. Можно добавить кнопку в поток бизнес-процесса, которая запускает действие или бизнес-процесс.

Добавление бизнес-процессов или действий с запуском вручную с помощью шага действия

В рамках процесса квалификации возможной сделки организации Contoso необходимо, чтобы назначенный рецензент рассмотрел все возможные сделки. Позже Contoso создал действие, которое:

  • Создает строку задачи, которая назначена рецензенту возможной сделки.
  • Добавляет "Готово к проверке" к теме возможной сделки.

Кроме того, компании Contoso требуется возможность выполнять эти действия по запросу. Чтобы интегрировать эти задачи в процесс квалификации возможных сделок, эти действия должны отображаться в последовательности операций бизнес-процесса возможной сделки. Для обеспечения этой функциональной возможности выберите Как шаг действия последовательности операций бизнес-процесса. Доступно для запуска как последовательность операций бизнес-процесса.

Далее, шаг действия добавляется в последовательность операций бизнес-процесса возможной сделки компании Contoso. Затем последовательность операций проверяется и обновляется.

Действие, добавленное в последовательность операций бизнес-процесса возможной сделки.

Теперь участники торгового персонала компании Contoso могут вручную запускать действие из шага Квалификация возможной сделки, выбирая Выполнить.

Выполнить действие.

Внимание

  • Чтобы появилась возможность запуска действия или бизнес-процесса по требованию, последовательность операций бизнес-процесса должна включать шаг действия. Если шаг действия запускает бизнес-процесс, этот бизнес-процесс должен быть настроен для запуска вручную.
  • Таблица, связанная с действием или бизнес-процессом, должна совпадать с таблицей, связанной с последовательностью операций бизнес-процесса.

Ограничение использования шагов действия в последовательности операций бизнес-процесса

  • Действия недоступны как шаги действия, если входные или выходные параметры имеют типы Table, EntityCollection или OptionSet (Choice). Действия с более чем одним выходным параметром EntityReference или с любым числом входных параметров EntityReference недоступны как шаги действия. Действия, не связанные с основной таблицей (глобальные действия), недоступны как шаги действия.

Центр действий

Если вам потребуется просмотреть список потоков бизнес-процессов, в которых вы участвуете, откройте единый центр действий.

Представление потоков бизнес-процессов в едином центре действий.

Представление потоков утверждения в едином центре действий.

В едином центре действий вы видите все бизнес-процессы, в которых вам назначена и используется хотя бы одна строка таблицы Microsoft Dataverse. Например, если бизнес-процесс использует таблицы Интерес и Возможность в Dataverse, вы видите все экземпляры этого процесса, в которых вам назначена строка о потенциальном клиенте или возможной сделке.

Просмотрите все экземпляры, которые в данный момент работают на вкладке Активно. На этой вкладке вы можете просмотреть следующие сведения:

  • имя процесса;
  • текущий этап для каждого процесса;
  • Владелец строки Dataverse, связанной с активной стадией.
  • время с момента создания этого экземпляра.

Выберите экземпляр, чтобы открыть его на новой вкладке, скопировать ссылку, поделиться ссылкой через электронную почту, отказаться от экземпляра или удалить его.

Следующие шаги