Создание современного шаблона в Microsoft Syntex
Отправка документа для создания современного шаблона
Чтобы создать современный шаблон, выполните следующие действия.
В библиотеке документов SharePoint выберите Создать>Создать современный шаблон.
Выберите документ Word для отправки из SharePoint или OneDrive организации или из локального хранилища.
После отправки документа документ отображается в студии шаблонов, где можно преобразовать документ в шаблон, добавив поля.
В левом верхнем углу студии шаблонов выберите имя шаблона. Имя по умолчанию — это имя документа, используемого для создания шаблона. Если вы хотите переименовать шаблон, выберите имя по умолчанию или значок карандаша рядом с именем, введите новое имя и нажмите клавишу ВВОД.
Создание и повторное использование полей
При выборе документа для создания современного шаблона можно создать новое поле и сопоставить его с несколькими вхождениями содержимого с тем же полем.
Например, имя подрядчика может несколько раз встречаться в документе соглашения о предоставлении консультаций. Вы можете создать поле с именем "Имя подрядчика" и связать его со всеми вхождениями имени в документе при создании современного шаблона.
Чтобы создать и повторно использовать поле, выполните приведенные ниже действия.
Выберите раздел содержимого и, когда он появится на панели полей справа, нажмите кнопку Подтвердить. Вы можете выбрать любое необходимое количество вхождений.
Когда поле будет создано, нажмите кнопку Далее , чтобы связать созданное поле с разными источниками данных.
По завершении вы увидите количество всех выбранных значений в карточке поля с именем поля и связанным источником данных.
Связывание полей с разными источниками данных
Поля можно связать следующими способами:
Выбор из выбранных вариантов в столбце списка или библиотеки
Выбор из набора терминов или терминов управляемых метаданных
Связывание поля путем ввода текста или выбора даты
На панели Новое поле выполните следующие действия.
В поле Имя введите соответствующее имя поля.
В разделе Как авторы заполняют это поле , выберите Ввести текст или выберите дату.
В поле Тип сведений выберите тип данных, который нужно связать с полем. В настоящее время доступно шесть вариантов: одна строка текста, несколько строк текста, число, дата и время, Email и гиперссылка.
Нажмите Добавить.
Примечание.
Можно настроить несколько форматировщиков даты, таких как ММ/ДД/ГГГГ, ДД/ММ/ГГГГ, ГГГГ/ММ/ДД и ДД месяца, в том числе задать время в 12-часовом и 24-часовом формате.
Связывание поля путем выбора вариантов в столбце списка или библиотеки
На панели Новое поле выполните следующие действия.
В поле Имя введите соответствующее имя поля.
В разделе Как авторы заполняют это поле , выберите Выбрать из вариантов в столбце списка или библиотеки, а затем выберите Выбрать.
На странице Выберите список для добавления исходного столбца выберите нужный список, а затем нажмите кнопку Далее.
На странице Выберите исходный столбец из существующего списка выберите имя столбца, который нужно связать с полем, а затем нажмите кнопку Сохранить.
Если вы хотите снова просмотреть исходную страницу списков, выберите перейти по ссылке (имя списка) в нижней части списка.
По завершении вы увидите, что поле списка было связано с полем.
Если вы хотите, чтобы пользователи могли добавлять входные данные вручную, в дополнение к выбору из списка выберите Разрешить авторам добавлять новые варианты. В этом случае по умолчанию для типа данных ввода вручную используется одна строка текста. Кроме того, значения, введенные авторами, будут использоваться только для создания документа. Они не будут добавлены в список SharePoint.
Связывание поля путем выбора из набора терминов или терминов управляемых метаданных
На панели Новое поле выполните следующие действия.
В поле Имя введите соответствующее имя поля.
В разделе Как авторы заполняют это поле , выберите Выбрать из набора терминов или терминов управляемых метаданных, а затем выберите Выбрать.
На странице Выбор наборов терминов или терминов найдите или выберите набор терминов, которые нужно связать с полем, а затем нажмите кнопку Сохранить.
По завершении вы увидите, что выбранный набор терминов или термин был связан с полем.
Если вы хотите, чтобы пользователи могли добавлять несколько значений, соответствующих набору терминов или термину, выберите Разрешить несколько значений. Кроме того, если набор терминов настроен как открытый набор терминов, можно выбрать Разрешить новые значения. Если этот параметр включен, пользователи, создающие документы на основе современного шаблона, могут добавлять новые термины в набор терминов и добавлять эти термины в качестве значений полей.
Совет
Если включить параметр Разрешить новые значения (разрешено только для открытых наборов терминов), пользователи, скорее всего, будут добавлять избыточные термины в хранилище терминов. Избыточные термины могут затруднить управление набором терминов для администраторов.
Связывание таблицы со списком или библиотекой SharePoint
На панели Новое поле выполните следующие действия.
В поле Имя введите соответствующее имя поля.
Выберите раздел таблицы в документе, для которого нужно создать поле. Выбор таблицы можно просмотреть в разделе Поля .
Подтвердите выбор и нажмите кнопку Далее.
На странице Выберите список для добавления исходного столбца свяжите список или библиотеку SharePoint с таблицей.
После выбора списка сопоставьте столбцы списка со столбцами таблицы.
Имена связанных столбцов списка, соответствующие столбцам заголовков таблицы, заполняются автоматически, которые затем можно изменить.
Затем сопоставьте все столбцы таблицы со столбцами списка.
При сопоставлении всех столбцов таблицы вы увидите выбранные таблицы в разделе Поля .
Когда пользователи создают документы из шаблона, они могут выбрать соответствующие записи списка для заполнения, а строки таблицы будут увеличиваться или уменьшаться в зависимости от количества выбранных строк.
Добавление поля изображения
На панели Новое поле выполните следующие действия.
В поле Имя введите соответствующее имя поля.
Выберите раздел изображения в документе, для которого нужно создать поле. Вы можете просмотреть имя изображения и замещающий текст (описание изображения) для выбранного изображения в разделе Поля .
Подтвердите выбор и нажмите кнопку Далее.
Вы можете разрешить авторам, которые будут заполнять поле, передавать изображения из любого источника ( OneDrive или SharePoint или из локального хранилища) или ограничить записи, связав их со столбцом изображений в списке SharePoint.
Вы можете управлять тем, как изображение, выбранное автором, будет заполнено в документе. Если установить флажок Изменить размер , отправленное изображение будет масштабировано до размеров изображения, выбранного для шаблоны. Если этот параметр не выбран, размер изображения, отправленного автором, будет сохранен.
Совет
Если вы включите параметр Изменить размер , пользователи, скорее всего, будут иметь благоприятные результаты измерений изображений в шаблоне.
Сохранение современного шаблона в виде черновика
Вы можете создать столько полей, сколько вы считаете необходимым. По завершении можно сохранить шаблон в виде черновика.
Выберите Сохранить черновик , чтобы сохранить шаблон как черновик, и вы сможете получить к нему доступ позже.
Чтобы просмотреть, изменить или опубликовать сохраненные черновики в раскрывающемся меню Черновики шаблоновв разделе Современные шаблоны, выберите пункт Новое>меню в библиотеке документов.
Публикация современного шаблона
После добавления всех соответствующих полей в шаблон и вы хотите сделать его доступным для использования другими пользователями в библиотеке документов, вы можете опубликовать шаблон.
Выберите Опубликовать , чтобы опубликовать шаблон, который будет использоваться другими пользователями в организации для создания документов.
Чтобы просмотреть, изменить или отменить публикацию опубликованных шаблонов в раскрывающемся меню Опубликованные шаблоны в разделе Современные шаблоны, выберите в библиотеке документов пункт Новоеменю Редактирование>.
См. также
Сопоставление полей современного шаблона со столбцами библиотеки