Списки адресов в Exchange Online
Список адресов — это набор поддерживающих почту объектов получателей в Exchange Online. В основе списков адресов лежат фильтры получателей. Вы можете выполнять фильтрацию по типу получателя (например, по почтовым ящикам и почтовым контактам), свойствам получателя (например, по компании, области или региону) или по обоим параметрам. Списки адресов не являются статическими. Они обновляются динамически. При создании или изменении получателей в организации они автоматически добавляются в соответствующие списки адресов. Доступны различные типы списков адресов:
Глобальные списки адресов (GAL). Встроенный глобальный список адресов, автоматически создаваемый Exchange Online, включает в себя все объекты, поддерживающие почту, в организации. Вы можете создавать дополнительные глобальные списки адресов, чтобы разделить пользователей по организациям или расположениям, но пользователь может просматривать и использовать только один глобальный список адресов.
Списки адресов. Списки адресов — это подмножества получателей, которые сгруппированы в один список, что упрощает их поиск пользователями. Exchange Online предоставляется с несколькими встроенными списками адресов, и вы можете создать дополнительные списки на основе потребностей организации.
Автономные адресные книги (OAB). Автономные адресные книги содержат списки адресов и глобальные списки адресов. Автономные адресные книги используются клиентами Outlook в режиме кэширования Exchange для предоставления локального доступа к спискам адресов и глобальным спискам адресов для поиска получателей. Дополнительные сведения см. в разделе [Автономные адресные книги в Exchange Online].
Пользователи в вашей организации используют списки адресов и глобальный список адресов для поиска получателей сообщений электронной почты. Ниже приведен пример того, как выглядят списки адресов в Outlook 2016.
Процедуры, связанные со списками адресов, см. в разделе Процедуры со списками адресов в Exchange Online.
Примечания.
По умолчанию роль списка адресов не назначается ни одной группе ролей в Exchange Online. Чтобы использовать командлеты или функции, для которых требуется роль списка адресов, необходимо добавить ее в группу ролей. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение групп ролей.
Предварительно настроенные фильтры получателей или настраиваемые фильтры получателей определяют получателей, включенных в списки адресов и глобальные списки адресов. Дополнительные сведения см. в статье Фильтры получателей для списков адресов в Exchange Online PowerShell.
Вы можете скрыть получателей из всех списков адресов и глобальных списков адресов. Дополнительные сведения см. в разделе Скрытие получателей из списков адресов.
Глобальные списки адресов
По умолчанию новая организация Exchange Online содержит GAL под именем "Глобальный список адресов по умолчанию", который является основным репозиторием всех получателей в организации. Обычно в большинстве организаций есть только один глобальный список адресов, так как пользователи могут видеть и использовать только один глобальный список адресов в Outlook и Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App). Если вы хотите запретить группам получателей видеть друг друга (например, ваша организация содержит две отдельные компании), может потребоваться создать несколько глобальных списков адресов. Если вы планируете создание дополнительных глобальных списков адресов, учитывайте следующие проблемы.
Вы можете использовать Exchange Online PowerShell только для создания, изменения, удаления и обновления глобальных списков адресов.
Если пользователь принадлежит к нескольким глобальным спискам адресов, он по-прежнему будет видеть только один глобальный список адресов на основе следующих условий.
- Пользователю требуются разрешения для просмотра глобального списка адресов. Разрешения пользователей назначаются глобальным спискам адресов с помощью политик адресной книги (ABP). Дополнительные сведения см. в разделе Политики адресных книг в Exchange Online.
- Если пользователь по-прежнему обладает правом на просмотр нескольких глобальных списков адресов, используется только самый большой глобальный список адресов (глобальный список адресов, содержащий большинство получателей).
- Каждому глобальному списку адресов требуется соответствующая автономная адресная книга (OAB), включающая глобальный список адресов. Сведения о создании OAB см. в статье Создание автономной адресной книги в Exchange Online.
Встроенный глобальный список адресов называется "Глобальный список адресов по умолчанию", а для всех создаваемых вами дополнительных глобальных списков адресов требуются уникальные имена. В зависимости от почтового клиента пользователи могут не увидеть фактическое имя глобального списка адресов, который они используют:
- В Outlook в Интернете пользователи видят фактическое имя используемого глобального списка адресов (например, глобальный список адресов по умолчанию).
- В Outlook список GAL всегда отображается как "Глобальный список адресов", что, скорее всего, не соответствует фактическому имени.
Списки адресов по умолчанию
По умолчанию Exchange Online предоставляется с пятью встроенными списками адресов и одним глобальным списком адресов. Эти списки адресов описаны в следующей таблице. Обратите внимание, что по умолчанию почтовые ящики, связанные с системой, например почтовые ящики арбитража и почтовые ящики общедоступных папок, скрыты в списках адресов.
| Имя | Тип | Описание | Используемый фильтр получателей |
|---|---|---|---|
| Все контакты. | Список адресов | Включает все почтовые контакты в организации. Дополнительные сведения о почтовых контактах см. в разделе Получатели в Exchange Online. | "Alias -ne $null -and (ObjectCategory -like 'person' -and ObjectClass -eq 'contact')" |
| Все списки рассылки. | Список адресов | Включает все группы рассылки и группы безопасности с поддержкой почты в организации. Дополнительные сведения о группах с поддержкой почты см. в разделе Получатели в Exchange Online. | "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'group'" |
| Все помещения | Список адресов | Включает все почтовые ящики помещений. Почтовые ящики оборудования не включены. Дополнительные сведения о почтовых ящиках помещений и оборудования (ресурсов) см. в разделе Получатели в Exchange Online. | "Alias -ne $null -and (RecipientDisplayType -eq 'ConferenceRoomMailbox' -or RecipientDisplayType -eq 'SyncedConferenceRoomMailbox')" |
| Все пользователи | Список адресов | Включает все почтовые ящики пользователей, связанные почтовые ящики, удаленные почтовые ящики (почтовые ящики Microsoft 365 или Office 365), общие почтовые ящики, почтовые ящики помещений, почтовые ящики оборудования и почтовые ящики пользователей в организации. Дополнительные сведения об этих типах получателей см. в разделе Получатели в Exchange Online. | "((Alias -ne $null) -and (((((((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (-not(Database -ne $null)) -and (-not(ServerLegacyDN -ne $null)))) -or (((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (((Database -ne $null) -or (ServerLegacyDN -ne $null))))))) -and (-not(RecipientTypeDetailsValue -eq 'GroupMailbox')))))" |
| Глобальный список адресов по умолчанию. | Глобальный список адресов | Включает все объекты получателей с поддержкой почты в организации (пользователи, контакты, группы, динамические группы рассылки и общедоступные папки). | "((Alias -ne $null) -and (((ObjectClass -eq 'user') -or (ObjectClass -eq 'contact') -or (ObjectClass -eq 'msExchSystemMailbox') -or (ObjectClass -eq 'msExchDynamicDistributionList') -or (ObjectClass -eq 'group') -or (ObjectClass -eq 'publicFolder'))))" |
| Общедоступные папки | Список адресов | Включает все общедоступные папки с поддержкой почты в вашей организации. Возможности просмотра и использования общедоступных папок определяются правами доступа. Дополнительные сведения об общедоступных папках см. в разделе Общедоступные папки в Microsoft 365 или Office 365 и Exchange Online. | "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'publicFolder'" |
Настраиваемый список адресов
Организация Exchange Online может содержать тысячи получателей, поэтому встроенные списки адресов могут стать довольно большими. Для предотвращения этого можно создать настраиваемые списки адресов, помогающие пользователям выполнять поиск.
Например, компания включает два крупных отделения в одной организации Exchange Online:
- Fourth Coffee, которое импортирует и продает кофе в зернах.
- Contoso Ltd, которое занимается страхованием.
При решении большинства повседневных задач сотрудники отделения Fourth Coffee не взаимодействуют с сотрудниками Contoso, Ltd. Таким образом, чтобы сотрудникам было легче находить получателей, относящихся только к их отделению, можно создать два настраиваемых списка адресов: один для отделения Fourth Coffee, а второй — для Contoso Ltd. Если сотрудник не уверен, к какому отделению относится получатель, он может выполнить поиск в глобальном списке адресов, который включает всех получателей в обоих отделениях.
В Exchange Online службу PowerShell можно использовать только для создания настраиваемых списков адресов.
Рекомендации по созданию списков адресов
Несмотря на всю полезность списков адресов, при плохом планировании они могут вызывать затруднения. Чтобы списки адресов можно было эффективно использовать, соблюдайте указанные ниже рекомендации.
- Списки адресов должны облегчить пользователям поиск получателей.
- Избегайте создания большого количества списков адресов, чтобы пользователи могли с легкостью решить, какой список использовать.
- Используйте соглашение об именовании и иерархию расположений для списков адресов, чтобы пользователи могли сразу же определить, для чего предназначен список (какие получатели включены в список). Если выбрать имена для списков адресов трудно, уменьшите число списков и напомните пользователям, что в глобальном списке адресов можно найти сведения обо всех сотрудниках организации.
Подробные инструкции по созданию списков адресов в Exchange Online см. в разделе Процедуры списка адресов в Exchange Online.
Просмотр списков адреса в Outlook и Outlook в Интернете
Списки адресов в Exchange включают как пользователей, так и другие объекты, например конференц-залы. Исторически как Outlook, так и Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App) позволяли просматривать весь список адресов независимо от его размера. Пользователь в организации с тысячами или даже сотнями тысяч записей мог прокручивать весь список в одном диалоговом окне, чтобы найти пользователя или объект. Однако этот подход неэффективен с точки зрения человеческих усилий и вычислительных ресурсов. Простой поиск позволяет быстро сузить результаты, что упрощает и ускоряет обнаружение записи.
Корпорация Майкрософт внесла изменения, чтобы мотивировать пользователей использовать поиск вместо бесконечного просмотра, а также повысить производительность. Это изменение влияет на просмотр в любом списке адресов в Интернете с более чем 500 объектами. Это изменение применяется к глобальному списку адресов, встроенным спискам адресов и настраиваемым спискам адресов. Это изменение не влияет на просмотр автономных адресных книг.
В Outlook открытие адресной книги в Интернете ограничено отображением первых 500 пользователей, если результирующий набор превышает 500 объектов. Чтобы найти определенного пользователя или набор пользователей с похожими именами, можно использовать существующую функцию поиска в Outlook. Поведение при поиске на основе параметра Все столбцы не изменяется. Поиск продолжает возвращать результаты, если условия создают соответствующий результирующий набор из менее чем 5000 объектов (путем проверки частичных совпадений в DisplayName, FirstName, LastName, Alias и CommonName). Если результирующий набор превышает 5000 объектов, результаты не отображаются, а сообщение рекомендует сузить условия поиска. Поиски на основе параметра Только имя теперь действуют согласованно с поисковыми запросами на основе параметра Все столбцы. Единственное отличие при использовании параметра Только имя заключается в том, что условия основаны только на значении имени. Поиск на основе параметра Только имя, больше не разрешает неограниченный просмотр всего списка адресов, как это было ранее.
Совет
Как указано выше, пользователи по-прежнему могут полностью просматривать автономную адресную книгу.
В Outlook в Интернете пользователи уже направлены на использование поиска и предложений, предоставляемых поисковой системой. Однако если пользователь нажимает кнопку Кому: в черновике сообщения электронной почты, он сможет просмотреть список адресов в Интернете. Если список адресов в Интернете содержит более 450 пользователей, результаты не отображаются. Вместо этого сообщение направляет пользователя на обнаружение нужного получателя с помощью поиска. Кроме того, центру "Люди" в Outlook в Интернете теперь требуются условия поиска для отображения любых пользователей. Пользователи автоматически получают соответствующее сообщение при переходе к просмотру списка адресов.