Настройка структур счета
Структуры счетов используют счет ГК и финансовые аналитики, чтобы создать набор правил, определяющих порядок и значения, используемые при вводе номера счета. Можно настроить любое количество структур счета, сколько необходимо для вашей компании. Структуры счета назначаются настройке книги учета компании, поэтому они могут использоваться совместно.
При создании структуры счета максимальное количество сегментов составляет 11. Если требуется больше 11 сегментов, тщательно оцените свои настройки и требования, поскольку они влияют на взаимодействия с пользователем. Следует учитывать, если сегмент может быть получен в отчетном сценарии с использованием иерархии, а не при вводе или с помощью определенного пользователем поля. Например, если требуется сообщить о местоположении, но можно определить местоположение по подразделению или месту возникновения затрат, вам не потребуется местоположение в качестве финансовой аналитики. Если после оценки вы определили более 11 сегментов, можно добавить дополнительные сегменты с помощью дополнительных правил.
Структуры счетов требуют счет ГК. Счет ГК не обязательно должен быть первым сегмент в структуре, но он определяет, какие структуры счета используется при вводе номера счета. По этой причине значение счета ГК могут находиться только в одной структуре, назначенной книге учета, чтобы они не перекрывались. После идентификации структуры счета будет отфильтрован список допустимых значений для помощи пользователю инструкций при выборе только допустимые аналитических значений, уменьшая вероятность неверной записи в журнале.
Примечание
Если вы планируете бюджет в отношении финансовой аналитики, она должна быть частью структуры счета. Бюджетирование не использует в данный момент дополнительных правил.
Пример
Чтобы проиллюстрировать рекомендации по настройке структуры счета, предположим, что компания намерена отслеживать их балансовые счета (100000..399999) на уровне счета и финансовой аналитики бизнес-единицы. Для счетов доходов и расходов (400000..999999) они отслеживают финансовые аналитики бизнес-единицы, подразделения и места возникновения затрат. Если они начинают продажу, они также хотели бы отслеживать клиента. При использовании данного сценария рекомендуется иметь два структуры счетов, назначенные книге учета компании — одна для балансовых счетов и одна для счетов прибыли/убытки. Чтобы оптимизировать работу пользователей и проверки, клиент должен быть дополнительное правило, используемое только в том случае, когда используется счет продажи.
Структура счетов балансового отчета
| Счет ГК | Бизнес-единица |
|---|---|
| 100000..399999 | *;" " |
Структура счетов прибылей и убытков
| Счет ГК | Бизнес-единица | Отдел | Место возникновения затрат | |
|---|---|---|---|---|
| 400000..999999 | *;" " | *;" " | *;" " | *;" " |
Расширенное правило для добавления клиента
Критерий: когда счет ГК находится между 400000 и 499999, добавьте клиента. Он не может быть пустым.
| Клиент |
|---|
| * |
В этом упрощенном примере все значения и пустое значение разрешены, соответственно, используются * и « ».
Сегменты и допустимые значения
Раздел Сегменты и Подробные сведения о допустимых значениях обеспечивают рабочую сетку для ввода правил, которые будут выполняться при проверке во время разноски. Можно ввести непосредственно в ячейки в сетке, импортировать из Excel, или использовать раздел Подробные сведения о допустимых значениях.
Раздел Подробные сведения о допустимых значениях поможет создать критерии с помощью Операторов, например: начинается с, находится между, включает и многие другие.
При отсутствии других возможных значений для выбора в соответствии с настройкой структуры счета разрешенные значения будут по умолчанию равны странице записи журнала или распределение по бухгалтерским счетам.
Вот пример Структура счета прибылей и убытков.
| Счет ГК | Бизнес-единица | Отдел | Центр затрат |
|---|---|---|---|
| 400000..999999 | 002 | 022 | 014 |
При вводе журнала и выборе счета в диапазоне прибылей и убытков выбор подразделения "002" приведет к тому, что значения 022 и 014 будут использоваться по умолчанию в контроле счета. Это поведение также будет наблюдаться на странице распределения по бухгалтерским счетам.
Требуется более семи критериев
При наличии более семи критериев, которые требуются, можно продолжить добавлять их на следующей строке. Можно заметить при работе в разделе Подробные сведения о допустимых значениях, что критерий + добавить новую более не активен после ввода седьмого критерия. Это обусловлено такими факторами, как:
- Ширина столбца
- Как хранятся данные
- Производительность управления Подробные сведения о допустимых значениях
- Удобство использования
Примечание
Обновление с Microsoft Dynamics AX 2012, где указано более семи критериев, не поддерживается. Это должно быть исправлено до завершения обновления на приложения для управления финансами и операциями.
Чтобы продолжить добавлять дополнительные критерии, нажмите Дублировать в сегмент и раздел допустимых значений. Это скопирует критерии в новую строку. Можно ввести или изменить раздел Подробные сведения о допустимых значениях.
Рекомендации
Существуют некоторые рекомендации, которым можно следовать, при настройке структуры вашего счета. Тем не менее, это только рекомендации, поэтому в рамках этой дискуссии следует рассмотреть целостную дискуссию о вашем бизнесе, плане развития, а также плане обслуживания.
Сделайте счет ГК сначала или как можно ближе к структуре счета, так что пользователи получают лучший опыт, который они могут получить во время записи по счету.
- Убедитесь, что все сторонние решения, которые предполагается использовать, поддерживают счета ГК в первой позиции.
Повторно используйте структуры счета, чтобы максимально сократить расходов на обслуживание ваших юридических лиц.
Для разновидностей между юридическими лицами рассмотрите использование дополнительные правила, чтобы структуры счета могли быть повторно использованы.
При определении допустимых значения максимально используйте диапазоны и подстановочные знаки. Это не только позволяет расти и меняться без обслуживания, но система также идеально подходит для этой конфигурации.
Не следует помещать знак звездочки для каждого сегмента в структуре счета, а затем полностью полагаться на дополнительные правила. Это может быть сложно урегулировать и часто происходит пользовательская ошибка во время обслуживания, что может сделать систему неспособной выполнить разноску.
Активация структуры счета
Когда вы удовлетворены новой настройкой или изменением структуры счета, необходимо активировать ее. Если структура счета назначена книге учета, эта активация может быть длительным процессом, поскольку все неразнесенные транзакции в системе должны быть синхронизирована с новой структурой. Разнесенные транзакции не влияют на изменения структуры счета. По сравнению с версией приложения 10.0.31 новая функция, которая называется Улучшение процесса активации структуры счета, доступна в разделе управления функциями. Дополнительные сведения об этой новой функции для активации структуры счетов см. в разделе Улучшение процесса активации структуры счета.
Дополнительные сведения см. в разделах Планирование плана счетов, Финансовые аналитики и Ввод счета и комбинаций аналитик (элемент управления сегментированным вводом).