Отправка напоминаний о задолженностях
Можно использовать напоминания для напоминания клиентам о просроченных суммах. Также их можно использовать для вычисления финансовых расходов, таких как проценты или сборы, и их включения в напоминания.
Чаевые
Информация в этой статье является точной, однако она описывает преимущественно ручной процесс. В Business Central предусмотрены инструменты, которые можно использовать для автоматизации процессов создания, выпуска и отправки напоминаний. Автоматизация этих шагов может сэкономить вам немало времени, затрачиваемого на сбор задолженностей. Подробнее см. в статье Автоматизация напоминаний при сборе задолженностей.
Прежде чем создавать напоминания, необходимо настроить условия напоминания и назначить их клиентам. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка условий и уровней напоминаний. Для управления дебиторской задолженность можно создать условия напоминания и назначить их клиентам. Условия напоминания позволяют управлять работой процесса напоминаний. Каждое условие напоминания имеет набор определенных вами уровней. Уровни напоминания включают правила о том, когда будет выпущено напоминание, какую комиссию (сбор) взимать и нужно ли рассчитывать проценты. Уровни напоминания также предполагают настройку льготного периода, который гарантирует, что вы не отправите напоминание о счете, который клиент уже оплатил. Содержимое страницы Процентные ставки определяет, должен ли для напоминания вычисляться процент.
Можно периодически выполнять пакетное задание Создание напоминаний для создания напоминаний для всех клиентов с просроченными задолженностями. Также можно вручную создать напоминание для определенного клиента, при этом автоматически вычислив и заполнив строки.
После создания напоминаний их можно изменять. Текст, расположенный в начале и в конце напоминания, определяется уровнем напоминания, и его можно просмотреть в столбце Описание. Если вычисленная сумма была автоматически вставлена в начальный или заключительный текст, при удалении строк этот текст не будет корректироваться. В этом случае необходимо воспользоваться функцией Обновить текст напоминания.
Для операции книги клиентов с заполненным полем На удержании создание напоминания не предлагается. Однако, если напоминание создается на основе другой операции, просроченная операция, помеченная как находящаяся на удержании, также будет включена в напоминание. Для строк, содержащих эти операции, процент не вычисляется.
После создания напоминаний и внесения всех необходимых изменений можно либо распечатать тестовые отчеты, либо сформировать напоминания, как правило по электронной почте.
Автоматическое создание напоминания
Напоминание подобно счету. При создании напоминания следует заполнить его заголовок и строки. Для автоматического создания напоминаний для всех клиентов можно использовать функцию.
- Выберите значок
, введите Напоминания, затем выберите соответствующую ссылку. - На странице Напоминание выберите действие Создать напоминания.
- На странице Создание напоминаний заполните все поля, чтобы определить, как и для кого создаются напоминания.
- Нажмите кнопку ОК.
Создание напоминания вручную
На странице Напоминание можно вручную заполнить экспресс-вкладку Общее, а затем автоматически заполнить строки.
Выберите значок
, введите Напоминания, затем выберите соответствующую ссылку.Выберите действие Создать.
На экспресс-вкладке Общее заполните необходимые поля.
Выберите действие Предложить строки напоминания.
В окне Создание напоминаний заполните все поля, чтобы определить, как и для кого создаются напоминания.
Установите флажок Включить приостановленные записи, чтобы напоминания содержали просроченные открытые приостановленные записи.
Установите флажок Только операции с суммами просроченного платежа, чтобы напоминания содержали только открытые записи с просрочкой. Будут отображаться только счета и платежи, поскольку только по этим операциям возможна просрочка платежей клиентов.
Важно!
Приостановленные открытые записи будут вставляться независимо от состояния флажка Только операции с суммами просроченного платежа.
Нажмите кнопку ОК.
Замена текстов напоминаний
Существует несколько способов задания текста, появляющегося на распечатке напоминания. В некоторых случаях может потребоваться заменить начальный и конечный текст, заданный для текущего уровня, на текст, заданный для другого уровня.
- Выберите значок , введите Напоминания, затем выберите соответствующую ссылку.
- Откройте соответствующее напоминание, а затем выберите действие Обновить текст напоминания.
- На странице Обновить текст напоминания укажите требуемый уровень в поле Уровень напоминания.
- Нажмите кнопку ОК, чтобы обновить начальный и конечный текст.
Формирование напоминания
После создания напоминаний и внесения всех необходимых изменений можно либо распечатать тестовые отчеты, либо выдать напоминания.
При выдаче напоминания данные перемещаются на отдельную страницу для учтенных напоминаний. В то же время учитываются операции напоминаний. Если вычислен процент или дополнительный сбор, производится учет операций в книге клиентов и главной книге.
При выдаче напоминания записи учитываются в соответствии со спецификациями на странице Условия напоминания. Эта спецификация определяет, учитываются ли проценты и/или дополнительные сборы в счете клиента и главной книге. Параметры на странице Учетные группы клиента определяют счета, на которых учитываются операции.
По каждой учтенной клиентской операции в процент-ноте, создается операция на странице Операции напоминания/процент-ноты.
При наличии флажка в поле Учет процентов или в поле Учет дополнительного сбора страницы Условия напоминания также формируются следующие операции:
- одна операция на странице Книга операций по клиентам;
- одна операция "расчеты с клиентом" на соответствующем счете ГК;
- одна операция "процент" и/или "дополнительная плата" на соответствующем счете ГК.
Кроме того, учет процент-ноты может отразиться в операциях НДС.
- Выберите значок , введите Напоминания, затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите соответствующее напоминание, в затем выберите действие Выпустить.
- На странице Выдача напоминаний заполните требуемые поля.
- Нажмите кнопку ОК
Напоминание печатается или отправляется по указанному адресу электронной почты как вложение PDF.
Отмена выпущенного напоминания
Если напоминания были выпущены по ошибке, их можно отменить до того, как они будут разосланы. Отменять напоминания можно по одному или в пакетном режиме.
- На странице Отправленные напоминания выберите одну или несколько строк выпущенных напоминаний, которые вы хотите отменить, а затем выберите действие Отмена.
- На странице Отменить отправленные напоминания заполните поля требуемым образом, а затем выберите кнопку ОК.
См. также
Сбор непогашенных остатков задолженности
Настройка нескольких процентных ставок для отложенного платежа
Настройка условий и уровней напоминаний
Настройка процентных ставок
Управление дебиторской задолженностью
Продажи
Работа с Business Central
Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь