Сбор задолженностей
В этой статье описываются функции, которые помогут вам взыскать непогашенную задолженность с ваших клиентов.
После регистрации и сверки платежей клиентов процесс взыскания задолженности часто включает один или несколько из следующих шагов для взыскания непогашенных остатков. В зависимости от того, как вы осуществляете взыскание задолженности в своем бизнесе, Business Central может вам помочь:
- Отправляйте выписки, чтобы информировать клиентов об остатках на счетах, просроченных остатках и соответствующих транзакциях. Например, открытые записи или все записи, опубликованные за последний год/квартал/месяц или другой период. Если у клиентов есть просроченные платежи, можно начать отправлять им отчеты по клиенту в качестве напоминания. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Заявления.
- Отправляйте клиентам напоминания (также известные как письма-напоминания или запросы на оплату), чтобы информировать их о просроченных остатках. Напоминание может включать как просроченные, так и открытые записи, поэтому клиент также будет в курсе приближающихся сроков оплаты. Также их можно использовать для вычисления финансовых расходов, таких как проценты или сборы, и их включения в напоминания. Вы можете автоматизировать процессы создания, отправки и публикации напоминаний. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Напоминания.
- Отправляйте финансовые уведомления для предъявления требований об уплате процентов за просроченные суммы. Используйте процент-ноты для записи в дебет клиентов процентов или сборов без напоминания им о просроченных суммах. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Финансовые расходы.
- Общайтесь с клиентами по телефону или по электронной почте по вопросам просроченной задолженности и разрешайте потенциальные недоразумения и споры или просто напоминайте клиентам о необходимости пополнять свои счета более непосредственно. Чтобы узнать больше, перейдите по ссылке Использование Copilot для финансов в Outlook для оптимизации работы по ручному сбору данных.
Используйте Copilot для финансов в Outlook для оптимизации работы по ручному сбору данных
Заметка
Copilot для финансов в настоящее время находится в предварительная версия и доступен в Соединенных Штатах. Планируется, что он станет общедоступным во второй половине 2024 года, тогда же будет опубликована информация о ценах.
Когда вы общаетесь с клиентами по электронной почте по поводу непогашенных остатков, может ли быть так, что вам нужно просмотреть информацию о клиентах и счетах в Business Central? Copilot для финансов упрощает эту задачу, гарантируя наличие актуальных данных о клиентах в Outlook. Например, для полученного вами электронного письма Copilot для финансов может найти клиента по связанному контакту и отобразить информацию о просроченном балансе, а также список неоплаченных счетов-фактур, которые вы можете легко прикрепить к ответу. Copilot для финансов в Outlook также позволяет:
- Доступ и обновление Статуса спора и даты обещания оплатить в счетах-фактурах
- Обновить контактную информацию
- Составляйте черновики ответов по электронной почте с помощью Copilot
- Прикрепляйте выписки и счета-фактуры прямо из Outlook.
Чтобы узнать больше, перейдите по ссылке Copilot для финансов и Руководство по развертыванию для Copilot для финансов (предварительная версия).
Отчеты
Из карточки клиента можно создать выписку, содержащую транзакции этого клиента с вами. Затем вы можете создать PDF-файл и отправить его клиенту. В качестве альтернативы используйте Отчет по клиенту, чтобы отправить вашим клиентам обзор их бизнеса вместе с вами.
Чаевые
При необходимости вы можете отправить выписку в Excel для внесения изменений.
Отправка отчета по клиенту.
- Выберите значок
, введите Заявление клиента, а затем выберите соответствующую ссылку. - Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
- В поле Параметры вывода выберите способ отправки отчета клиенту.
Заметка
Если вы используете несколько валют, отчет по выписке по счету клиента всегда печатается в валюте клиента. Последняя дата в периоде отчете также используется как дата отчета и дата срока давности, если в отчет включается срок давности.
Напоминания
Можно использовать напоминания для напоминания клиентам о просроченных суммах. Также их можно использовать для вычисления финансовых расходов, таких как проценты или сборы, и их включения в напоминания.
Чаевые
Информация в этой статье является точной, однако она описывает преимущественно ручной процесс. Business Central предлагает инструменты, которые можно использовать для автоматизации процессов создания, выпуска и отправки напоминаний. Автоматизация этих шагов может сэкономить вам немало времени, затрачиваемого на сбор задолженностей. Чтобы узнать больше, перейдите по ссылке Автоматизация напоминаний в коллекциях.
Прежде чем создавать напоминания, необходимо настроить условия напоминания и назначить их клиентам. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка условий и уровней напоминаний. Для управления дебиторской задолженность можно создать условия напоминания и назначить их клиентам. Условия напоминания позволяют управлять работой процесса напоминаний. Каждое условие напоминания имеет набор определенных вами уровней. Уровни напоминания включают правила о том, когда будет выпущено напоминание, какую комиссию (сбор) взимать и нужно ли рассчитывать проценты. Уровни напоминания также предполагают настройку льготного периода, который гарантирует, что вы не отправите напоминание о счете, который клиент уже оплатил. Содержимое страницы Процентные ставки определяет, должен ли для напоминания вычисляться процент.
Можно периодически выполнять пакетное задание Создание напоминаний для создания напоминаний для всех клиентов с просроченными задолженностями. Также можно вручную создать напоминание для определенного клиента, при этом автоматически вычислив и заполнив строки.
После создания напоминаний их можно изменять. Текст, расположенный в начале и в конце напоминания, определяется уровнем напоминания, и его можно просмотреть в столбце Описание. Если вычисленная сумма была автоматически вставлена в начальный или заключительный текст, при удалении строк этот текст не будет корректироваться. В этом случае необходимо воспользоваться функцией Обновить текст напоминания.
Для операции книги клиентов с заполненным полем На удержании создание напоминания не предлагается. Однако, если напоминание создается на основе другой операции, просроченная операция, помеченная как находящаяся на удержании, также будет включена в напоминание. Для строк, содержащих эти операции, процент не вычисляется.
После создания напоминаний и внесения всех необходимых изменений можно либо распечатать тестовые отчеты, либо сформировать напоминания, как правило по электронной почте.
Автоматическое создание напоминания
Напоминание подобно счету. При создании напоминания следует заполнить его заголовок и строки. Для автоматического создания напоминаний для всех клиентов можно использовать функцию.
- Выберите значок , введите Напоминания, а затем выберите соответствующую ссылку.
- На странице Напоминание выберите действие Создать напоминания.
- На странице Создание напоминаний заполните все поля, чтобы определить, как и для кого создаются напоминания.
- Нажмите кнопку ОК.
Создание напоминания вручную
На странице Напоминание можно вручную заполнить экспресс-вкладку Общее, а затем автоматически заполнить строки.
Выберите значок
, введите Напоминания, а затем выберите соответствующую ссылку.Выберите действие Создать.
На экспресс-вкладке Общее заполните необходимые поля.
Выберите действие Предложить строки напоминания.
В окне Создание напоминаний заполните все поля, чтобы определить, как и для кого создаются напоминания.
Установите флажок Включить приостановленные записи, чтобы напоминания содержали просроченные открытые приостановленные записи.
Установите флажок Только операции с суммами просроченного платежа, чтобы напоминания содержали только открытые записи с просрочкой. Будут отображаться только счета и платежи, поскольку только по этим операциям возможна просрочка платежей клиентов.
Важно!
Приостановленные открытые записи будут вставляться независимо от состояния флажка Только операции с суммами просроченного платежа.
Нажмите кнопку ОК.
Замена текстов напоминаний
Существует несколько способов задания текста, появляющегося на распечатке напоминания. В некоторых случаях может потребоваться заменить начальный и конечный текст, заданный для текущего уровня, на текст, заданный для другого уровня.
- Выберите значок , введите Напоминания, а затем выберите соответствующую ссылку.
- Откройте соответствующее напоминание, а затем выберите действие Обновить текст напоминания.
- На странице Обновить текст напоминания укажите требуемый уровень в поле Уровень напоминания.
- Нажмите кнопку ОК, чтобы обновить начальный и конечный текст.
Формирование напоминания
После создания напоминаний и внесения всех необходимых изменений можно либо распечатать тестовые отчеты, либо выдать напоминания.
При выдаче напоминания данные перемещаются на отдельную страницу для учтенных напоминаний. В то же время учитываются операции напоминаний. Если вычислен процент или дополнительный сбор, производится учет операций в книге клиентов и главной книге.
При выдаче напоминания записи учитываются в соответствии со спецификациями на странице Условия напоминания. Эта спецификация определяет, учитываются ли проценты и/или дополнительные сборы в счете клиента и главной книге. Параметры на странице Учетные группы клиента определяют счета, на которых учитываются операции.
По каждой учтенной клиентской операции в процент-ноте, создается операция на странице Операции напоминания/процент-ноты.
При наличии флажка в поле Учет процентов или в поле Учет дополнительного сбора страницы Условия напоминания также формируются следующие операции:
- одна операция на странице Книга операций по клиентам;
- одна операция "расчеты с клиентом" на соответствующем счете ГК;
- одна операция "процент" и/или "дополнительная плата" на соответствующем счете ГК.
Кроме того, учет процент-ноты может отразиться в операциях НДС.
- Выберите значок , введите Напоминания, а затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите соответствующее напоминание, в затем выберите действие Выпустить.
- На странице Выдача напоминаний заполните требуемые поля.
- Нажмите кнопку ОК
Напоминание печатается или отправляется по указанному адресу электронной почты как вложение PDF.
Отмена выпущенного напоминания
Если напоминания были выпущены по ошибке, их можно отменить до того, как они будут разосланы. Отменять напоминания можно по одному или в пакетном режиме.
- На странице Отправленные напоминания выберите одну или несколько строк выпущенных напоминаний, которые вы хотите отменить, а затем выберите действие Отмена.
- На странице Отменить отправленные напоминания заполните поля требуемым образом, а затем выберите кнопку ОК.
Процент-ноты
Если клиент не платит в установленный срок, вы можете автоматически рассчитать финансовые сборы и добавить их к просроченным суммам на счете клиента. Клиентов можно проинформировать о добавленных процентах путем отправки им процент-нот.
Примечание
Процент-ноты могут использоваться для вычисления процентов и финансовых расходах, а также информирования о них клиентов без напоминания о просроченных платежах. Процент по просроченным платежам также можно вычислить при создании напоминаний.
Перед созданием процент-нот необходимо настроить условия. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка процентных ставок.
Можно вручную создать процент-ноту для отдельного клиента и автоматически заполнить строки. В качестве альтернативы вы можете использовать действие Создать финансовые платежные поручения , чтобы создать финансовые платежные поручения для всех или выбранных клиентов с просроченной задолженностью.
После создания процент-нот их можно изменять. Текст, расположенный в начале и в конце процент-ноты, определяется процентными ставками, и его можно просмотреть в столбце Описание строк. Если в начале или конце текста автоматически добавляется рассчитанная сумма, текст не будет скорректирован при удалении строк. Затем вам необходимо использовать действие Обновить текст финансовой оплаты .
После создания процент-нот и внесения всех необходимых изменений можно либо напечатать тестовые отчеты, либо произвести учет процент-нот, обычно по электронной почте.
Создание процент-ноты вручную
Процент-нота аналогична счету. Можно заполнить заголовок вручную при автоматическом заполнении строк либо создать процент-ноты для всех клиентов автоматически.
Выберите значок
, введите Финансовые платежные меморандумы, а затем выберите соответствующую ссылку.Выберите действие Создать, затем введите в поля требуемые данные.
Выберите действие Предложить строки процент-ноты.
На странице Предложить строки процент-ноты настройте фильтр на экспресс-вкладке Клиент - книга операций, если требуется создавать процент-ноты только для конкретных операций.
Заметка
Хотя они и указаны в списке, выбор фильтров Платеж и Кредитное авизо в качестве Типа документа не даст эффекта, поскольку действие Предложить строки платежного авизо обрабатывает только положительные суммы.
Нажмите кнопку OK для запуска пакетного задания.
Обновление текстов процент-нот
В некоторых случаях вам может потребоваться изменить начальный и конечный текст условий финансового платежа. Если это сделать в тот момент, когда создана, но еще не учтена процент-нота, процент-ноты могут быть обновлены с учетом изменения текста.
- Выберите значок , введите Finance Charge Memo, а затем выберите соответствующую ссылку.
- Откройте меморандум о финансовых расходах, текст которого вы хотите изменить, а затем выберите действие Обновить текст меморандума о финансовых расходах .
- На странице Обновить текст процент-ноты можно настроить фильтр, если требуется обновить несколько процент-нот.
- Нажмите кнопку ОК, чтобы обновить начальный и конечный текст.
Выдача процент-нот
После создания процент-нот и внесения всех необходимых изменений можно либо напечатать тестовые отчеты, либо выпустить процент-ноты.
Когда вы отправляете напоминание, записи публикуются в соответствии с вашими требованиями на странице Условия оплаты . Эти параметры определяет, учитываются ли проценты и/или дополнительные сборы на счете клиента и в главной книге. Настройки на странице Группы размещения клиентов определяют счета, на которые будут отправляться проценты или сборы.
По каждой учтенной клиентской операции в процент-ноте, создается операция на странице Операции напоминания/процент-ноты.
Если на странице Условия оплаты установлены флажки Разместить проценты или Разместить дополнительную плату , также создаются следующие записи:
- одна операция на странице Клиент - книга операций;
- одна операция "расчеты с клиентом" на соответствующем счете ГК;
- одна операция "процент" и/или "дополнительная плата" на соответствующем счете ГК.
Кроме того, выпуск процент-ноты может привести к возникновению операций НДС.
- Выберите значок , введите Финансовые платежные меморандумы, а затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите соответствующую процент-ноту, в затем выберите действие Выпустить.
- На странице Учет процент-нот заполните требуемые поля.
- Нажмите кнопку ОК.
Финансовый меморандум либо распечатывается, либо отправляется на указанный адрес электронной почты в виде вложения в формате PDF.
Отмена выпущенной процент-ноты
Если финансовые платежные поручения были выданы по ошибке, вы можете отменить их до того, как они будут отправлены. Вы можете сделать это либо по одному, либо пакетом.
- На странице Выпущенные процент-ноты выберите одну или несколько строк выпущенных процент-нот, которые вы хотите отменить, а затем выберите действие Отмена.
- На странице Отменить отправленные процент-ноты заполните поля требуемым образом, а затем выберите кнопку ОК.
Просмотр операций напоминаний и процент-нот
При выдаче напоминания на странице Операции напоминания/процент-ноты создается операция напоминания для каждой строки напоминания, содержащей операцию книги клиентов. Здесь можно будет просмотреть созданные операции напоминания для определенного клиента.
- Выберите значок , введите Клиенты, а затем выберите соответствующую ссылку.
- Откройте соответствующую карточку клиента и выберите действие Книга операций.
- На странице Книга операций по клиентам выделите строку с операцией книги, для которой требуется просмотреть операции напоминаний, а затем выберите действие Операции напоминаний/процент-нот.
Сложные процентные ставки
Для каждого кода условия финансовых затрат можно указать несколько процентных ставок, чтобы можно было рассчитать финансовые расходы с несколькими процентными ставками для определенного периода. Это полезно, если вы начисляете разные проценты по просроченным платежам. Расчет процентов аналогичен для всех финансовых издержек, изменяются только проценты за определенный период. Если несколько процентных ставок не настроены, то будет использована процентная ставка и период, которые определены на страницах Процентные ставки и Условия напоминания за весь период расчета. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Настройка нескольких процентных ставок.
См. также
Настройте условия и уровни напоминаний
Установить условия оплаты финансов
Управление дебиторской задолженностью
Продажи
Работа с Business Central
Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь