Получение и преобразование электронных документов

Заметка

Содержимое этой статьи применимо только к версиям Dynamics 365 Business Central, выпущенным до волны 2 выпуска 2023 г. В волну 2 выпуска 2023 года включена новая функциональность для работы с электронными документами. Подробнее см. в статье Настройка электронных документов.

Универсальная версия Business Central поддерживает получение электронных счетов и кредит-нот в формате PEPPOL, поддерживаемом крупнейшими поставщиками служб обмена документами. Для получения счета от поставщика в формате электронного документа PEPPOL необходимо обработать документ на странице "Входящие документы", преобразовав его в счет покупки или строку финансового журнала в Business Central.

В дополнение к получению электронных документов непосредственно от торговых партнеров, можно получать электронные документы из службы OCR, которая преобразовывает PDF-файлы или файлы изображений в электронные документы.

Перед получением электронных документов через службу обмена документами необходимо настроить различные основные данные, такие как сведения об организации, поставщиках, товарах и единицах измерения. Они используются для определения бизнес-партнеров и товаров при преобразовании данных в элементах файла исходящего документа в поля в Business Central. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка службы обмена документами.

Перед получением электронных документов через службу OCR следует настроить и включить предварительно настроенное подключение к службе. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка входящих документов.

Передвижением электронных документов в систему Business Central и из нее управляет функция очереди заданий. Перед получением электронных документов следует запустить соответствующую очередь заданий.

Также можно запустить преобразование электронных документов вручную, как описано в этой процедуре, либо включить рабочий процесс для автоматического преобразования электронных документов при их получении. Универсальная версия Business Central содержит шаблон рабочего процесса, Из входящих электронных документов через службу OCR в рабочий процесс открытого счета покупки, который готов к копированию в рабочий процесс и включен. Дополнительные сведения см. в разделе Рабочий процесс.

Примечание

При преобразовании электронных документов, полученных от службы сканирования, в документы или строки журнала в Business Central многие строки из исходного документа суммируются в одной строке. Такая единая строка будет иметь тип "Счет ГК", а поля Описание и Номер (счета ГК) будут пусты. Значение в поле Сумма будет равно общей сумме за вычетом НДС всех строк исходного документа.

Чтобы убедиться, что поля Описание и Номер заполнены, можно нажать кнопку Определить соответствие текста счетам на странице Входящие документы для проверки соответствия текста определенного счета с дебетовым или кредитовым счетом в ГК. По мере работы поле Описание в документе или строках журнала, созданных из электронного документа для этого поставщика или клиента, будет заполнено соответствующей информацией и (счет ГК) поле Номер — сведениями о счете.

Вместо сопоставления со счетом ГК можно также сопоставить с банковским счетом. Это удобно, например, для электронных документов для расходов, которые уже оплачены при создании строки финансового журнала, которая готова к учету на банковском счете.

Далее описан порядок получения счета поставщика и его преобразование в счет покупки в Business Central. Процедура та же самая при преобразовании счета поставщика в строку финансового журнала.

Получение и преобразование электронного счета в счете покупки

1. Выберите значок , введите Входящие документы, затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выделите строку для записи входящего документа, которая представляет новый входящий электронный счет, после чего выберите действие Правка.

   На странице Карточка входящего документа прикрепляется связанный XML-файл, а большинство полей заполняются сведениями из электронного счета. Дополнительные сведения см. в разделе Создание записей входящих документов.

3. В поле Тип обмена данными выберите PEPPOL - Счет или OCR — Счет в зависимости от источника электронного документа.

4. Для сопоставления текста в счете поставщика с определенным дебетовым счетом на вкладке Действия в группе Общее выберите Определить соответствие текста счетам, затем заполните страницу Сопоставление текста со счетами — журнал.

5. Выберите действие Создать документ.

   Счет покупки будет создан в Business Central на основе информации из электронного документа.

   Любые ошибки проверки, обычно связанные с некорректностью или отсутствием данных в Business Central, будут представлены на экспресс-вкладке Сообщения об ошибках.

См. также

Управление кредиторской задолженностью
Входящие документы
Настройка отправки и получения электронных документов
Электронный обмен данными
Общая бизнес-функциональность

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь