Поделиться через

Настройка отправки и получения электронных документов

  • Статья

Заметка

Содержимое этой статьи применимо только к версиям Dynamics 365 Business Central, выпущенным до волны 2 выпуска 2023 г. В волну 2 выпуска 2023 года включена новая функциональность для работы с электронными документами. Подробнее см. в статье Настройка электронных документов.

Вместо отправки файлов в виде вложений в сообщения электронной почты можно отправлять и получать бизнес-документы в электронном виде. Под электронным документом понимается соответствующий стандарту файл, представляющий бизнес-документ (например, счет от поставщика), который может быть получен и преобразован в счет покупки в Business Central. Обмен электронными документами между двумя торговыми партнерами выполняется внешним провайдером служб обмена документами. Универсальная версия Business Central поддерживает отправку и получение электронных счетов и кредит-нот в формате PEPPOL, поддерживаемом крупнейшими поставщиками служб обмена документами. Крупный поставщик служб обмена документами заранее настроен и готов установке в вашей компании.

Из файлов PDF или графических файлов, представляющих входящие документы, с помощью внешней службы OCR (оптического распознавания символов) можно создавать электронные документы, которые затем будут преобразовываться в записи документов в Business Central, аналогично электронным документам PEPPOL. Например, при получении от поставщика счета в формате PDF можно отправить его в службу OCR на странице Входящие документы. Спустя несколько секунд файл будет возвращен в виде электронного счета, который может быть преобразован в счет покупки для этого поставщика. Если вы отправляете файл в службу OCR по электронной почте, то новая запись входящего документа создается автоматически при получении назад электронного документа.

Формат электронного документа PEPPOL предварительно настроен, чтобы сделать возможной отправку электронных счетов и кредит-нот в формате PEPPOL. Прежде всего, необходимо настроить различные основные данные – такие как информацию об организации, клиентах, товарах и единицах измерения. Они используются для определения бизнес-партнеров и товаров при преобразовании данных в полях в Business Central в элементы файла исходящего документа. Наконец, необходимо выбрать формат на странице Формат электронного документа для каждого клиента, которому вы будете отправлять электронные документы PEPPOL. Дополнительные сведения см. в разделе Отправка электронных документов.

Определения обмена данными PEPPOL — Счет и PEPPOL – кредит-нота предварительно настроены с целью предоставить возможность получения электронных счетов и кредит-нот в формате PEPPOL. Прежде всего, необходимо настроить различные основные данные – такие как информацию об организации, поставщиках, товарах и единицах измерения. Они используются для определения бизнес-партнеров и товаров при преобразовании данных в элементах файла исходящего документа в поля в Business Central. Наконец, необходимо выбрать определение обмена данными на странице Входящие документы для каждого входящего электронного документа, который требуется преобразовать в документ покупки в Business Central.

Определение обмена данными OCR – счет настроено заранее таким образом, что позволяет получать электронные документы, создаваемые службой OCR. Например, чтобы получить счет в виде электронного документа OCR, необходимо настроить главную дату, а затем обработать документ, как при получении электронного документа PEPPOL. Дополнительные сведения см. в разделе Использование OCR для преобразования PDF-файлов и графических файлов в электронные документы.

Для отправки и получения должны быть включены предварительно настроенные службы для обмена документами и OCR. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка службы обмена документами.

Этот раздел содержит следующие процедуры:

  • Настройка компании для отправки и получения электронных документов
  • Настройка учета НДС для отправки и получения электронных документов
  • Настройка стран и регионов для отправки и получения электронных документов
  • Настройка товаров для отправки и получения электронных документов
  • Настройка единиц измерения для отправки и получения электронных документов
  • Настройка клиентов для отправки электронных документов
  • Выбор формата электронного документа PEPPOL для отправки электронного документа
  • Настройка поставщиков для получения электронных документов
  • Выбор определения обмена данными PEPPOL — Счет для получения электронных документов
  • Настройка счета ГК для использования на новых строках счета покупки для неопознанных товаров и позиций, отличных от товаров

Настройка компании для отправки и получения электронных документов

  1. В поле Поиск введите Информация об организации, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. На экспресс-вкладке Общее заполните поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описание
    Код GLN Определите вашу организацию.

    Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение этого поля используется для заполнения элемента EndPointID под узлом AccountingSupplierParty файла. Номер основан на стандарте GS1, совместимом с ISO 6523.
    ИНН Определите номер ИНН вашей организации.
    Центр ответственности Если для вашей компании настроен центр ответственности, убедитесь, что поле Код страны или региона заполнено.

Настройка учета НДС для отправки и получения электронных документов

  1. В поле Поиск введите Настройка учета НДС, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Для каждой строки настройки учета НДС, которая будет использоваться в электронных документах, заполните поле, как описано в следующей таблице.

    Поле Описание
    Налоговая категория Определите категорию НДС.

    Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение этого поля используется для заполнения элемента TaxApplied под узлом AccountingSupplierParty файла. Номер основан на стандарте UNCL5305.

Настройка стран и регионов для отправки и получения электронных документов

  1. В поле Поиск введите Страны/Регионы, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Для каждой страны или региона, с которыми планируется обмен электронными документами, заполните поле, как описано в следующей таблице.

    Поле Описание
    Схема НДС Определите национальный/региональный орган, выдающий ИНН для страны/региона, в связи с отправкой электронных документов.

    Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение этого поля используется для заполнения атрибута SchemeID элемента EndPointID под узлом AccountingSupplierParty и в файле AccountingCustomerParty.

    Поле Схема НДС используется только в случае, если не заполнено поле Код GLN на странице Информация об организации. Примечание. Значение поля Код на странице Страны/регионы должно соответствовать ISO 3166-1:Alpha2.

Настройка товаров для отправки и получения электронных документов

  1. В поле Поиск введите Товары, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Для каждого товара, который планируется покупать или продавать по электронным документам, заполните поле, как описано в следующей таблице.

    Поле Описание
    Код GTIN Определяет товар в связи с отправкой и получением электронных документов. Для формата PEPPOL поле используется следующим образом:

    Если элемент StandardItemIdentification/ID имеет атрибут SchemeID со значением GTIN, элемент сопоставляется с полем Код GTIN карточки товара.

Настройка единиц измерения для отправки и получения электронных документов

  1. В поле Поиск введите Единицы измерения, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Для каждой единицы измерения, которая будет использоваться для товаров в электронных документах, заполните поле, как описано в следующей таблице.

    Поле Описание
    Международный стандартный код Определите код единицы измерения, выраженный в соответствии со стандартом UNECERec20, в связи с отправкой электронных документов.

    Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение этого поля используется для заполнения атрибута unitCode элемента InvoicedQuantity под узлом InvoiceLine. Примечание. Если поле Единица измерения в строке продаж пусто, то по умолчанию вставляется стандартное значение UNECERe20 для "штук" (H87). Дополнительные сведения и список допустимых кодов единиц измерения см. в Рекомендация № 20 - Единицы измерения, используемые в международной торговле.

Настройка клиентов для отправки электронных документов

  1. В поле Поиск введите Клиенты, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Для каждого клиента, которому планируется отправлять электронные документы, заполните поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описание
    Код GLN Определите клиента.

    Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение этого поля используется для заполнения элемента EndPointID под узлом AccountingCustomerParty в файле. Номер основан на стандарте GS1, совместимом с ISO 6523.

    Если поле Код GLN пусто, то используется значение в поле ИНН.
    ИНН Определите номер ИНН клиента. Совет. В поддерживаемых локализованных версиях выберите кнопку "Раскрытие" для использования веб-службы, проверяющей, существует ли номер в национальном реестре организаций.
    Центр ответственности Если для клиента настроен центр ответственности, убедитесь, что поле Код страны или региона заполнено.

    Для каждого клиента можно настроить предпочтительный способ отправки бизнес-документов, так что не придется при каждой последующей отправке документа выбирать вариант отправки. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

Выбор формата электронного документа PEPPOL для отправки электронного документа

  1. В поле Поиск введите Профили отправки документов, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Откройте существующий профиль отправки документа или создайте новый. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

  3. На странице Профиль отправки документов выберите Электронный формат, выберите строку для PEPPOL, затем выберите ОК.

  4. В поле Электронный документ, выберите Да (через службу обмена документами).

    Примечание

    Business Central автоматически определяет, является ли документ счетом или кредит-нотой, и применяет формат PEPPOL соответствующим образом.

  5. Чтобы этот профиль отправки документов был доступен для всех пользователей, установите флажок По умолчанию на экспресс-вкладке Общее. Чтобы сделать его применимым только к определенным клиентам, заполните поле Профиль отправки документов в карточках нужных клиентов. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

    Теперь можно отправлять электронные документы, содержащие преобразованные данные. Дополнительные сведения см. в разделе Отправка электронных документов.

Настройка поставщиков для получения электронных документов

  1. В поле Поиск введите Поставщики, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Для каждого поставщика, от которого планируется получать электронные документы, заполните поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описание
    Код GLN Определение поставщика.

    Например, при получении электронных счетов в формате PEPPOL значение этого поля используется для заполнения элемента EndPointID под узлом AccountingSupplierParty файла. Номер основан на стандарте GS1, совместимом с ISO 6523.

    Если поле Код GLN пусто, то используется значение в поле ИНН.
    ИНН Определите номер ИНН поставщика. Совет. В поддерживаемых локализованных версиях выберите кнопку "Раскрытие" для использования веб-службы, проверяющей, существует ли номер в национальном реестре организаций.
    Центр ответственности Если для поставщика настроен центр ответственности, убедитесь, что поле Код страны или региона заполнено.

Выбор определения обмена данными "PEPPOL — Счет" для получения электронных документов

  1. В поле Поиск введите Входящие документы, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. В строке для электронного документа, который требуется получить и преобразовать, выберите поле Тип обмена данными, затем выберите PEPPOLINVOICE.

    Если документ, который должен быть получен, является кредит-нотой выберите PEPPOLCREDITMEMO.

    Теперь можно получить электронный документ, начав процесс обработки данных на странице Входящие документы. Дополнительные сведения см. в разделе Получение и преобразование электронных документов.

Настройка счета ГК для использования на новых строках счета покупки для неопознанных товаров и позиций, отличных от товаров

  1. В поле Поиск введите Покупки и кредитор. задолженность - настройка, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. На экспресс-вкладке Счета по умолчанию заполните поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описание
    Счет ГК для нетоварных строк Определяет счет ГК, который автоматически вставляется в строки покупки, созданные из электронных документов, когда строка входящего документа не содержит опознаваемый товар. Любая строка входящего документа, не содержащая GTIN или код товара поставщика, будет преобразована в строку покупки типа Счет ГК, а в поле Номер в строке покупки будет указан счет, выбранный в поле Счет ГК для нетоварных строк.

    Если поле Счет ГК для нетоварных строк оставлено пустым, а в строке входящего документа имеются строки без опознаваемых товаров, то документ покупки не создается. Сообщение об ошибке укажет, что необходимо заполнить поле Счет ГК для нетоварных строк, прежде чем можно будет завершить выполнение задачи.

См. также

Электронный обмен данными
Выставление счетов по продаже
Регистрация покупок

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь