Использование электронных документов в процессе покупок

Настроенные электронные документы можно использовать в качестве документов покупки.

Функциональность электронных документов позволяет использовать следующие документы покупки:

• Счета покупки
• Заказы на покупку (начиная с версии 24.0)
• Кредит-ноты покупки
• Финансовые журналы

Заметка

Начиная с версии Business Central 24.0 появилась возможность связать заказы на закупку с полученными электронными документами.

Электронные документы при покупке

Получение электронных документов по покупкам в Dynamics 365 Business Central может осуществляться как пакетно, так и вручную.

Как настроить поставщиков для работы с различными документами покупки

Выполните следующие действия, чтобы настроить поставщиков для правильной работы с входящими электронными счетами:

1. Выберите значок , введите Поставщики, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выберите поставщика, которого вы хотите настроить.

3. На вкладке Получение найдите поле Получить электронный документ на , чтобы указать документ покупки по умолчанию, который будет сформирован из полученного электронного документа.

   Заметка

   В поле Получить электронный документ на пользователи могут выбрать Счет на покупку или Заказ на покупку в зависимости от того, что они хотели бы создать из полученного электронного счета-фактуры. Данный выбор не влияет на создание корректирующих документов; в обоих сценариях система сгенерирует Кредитное авизо.

   Заметка

   Если пользователь выбирает опцию Заказ на закупку в поле Получить электронный документ на , система попытается обновить один из существующих заказов на закупку, но если заказ на закупку для поставщика в полученном электронном документе не существует, Business Central создаст новый Заказ на закупку, используя тот же подход, что и при создании новых счетов на закупку , описанный на этой странице далее.

4. Выберите один из вариантов, который вы хотите использовать для выбранного поставщика.

5. Закрытие страницы.

Работа со счетами покупки

Запуск пакетного задания

Заметка

Это пакетное задание предназначено для автоматического сбора входящих счетов. Оно может работать только в той стране или регионе, где существует такая функциональность.

Каждый раз, когда очередь заданий выбирается для запуска, если внешняя служба имеет входящие счета, отправленные вашим поставщиком, система собирает и импортирует эти счета. Для завершения этого процесса выполните следующие действия:

1. После завершения выполнения пакетного задания новые импортированные счета-фактуры отображаются на странице Электронные документы вместе с их основными подробными данными.

2. Для просмотра более подробной информации откройте конкретный электронный документ.

3. Если в электронном документе не было ошибок или проблем, поле Запись сопоставляет номер документа счета-фактуры покупки, если это настроено на странице Поставщик карточка (которую система автоматически создала). Выберите ссылку, чтобы открыть документ.

   Заметка

   Этот созданный системой документ не является учтенным документом.

4. Чтобы перейти непосредственно к документу покупки, выберите поле Запись . После того, как вы откроете страницу Счет на покупку , проверьте документ. Если все верно, учтите документ.

5. При размещении документа о покупке поле Запись в электронном документе обновляется с Счет-фактура на Счет-фактура на покупку, и становится доступен номер размещенного документа о покупке. Вы можете выбрать этот номер, чтобы открыть учтенный счет покупки.

Сведения о журналах аналогичны журналам электронных документов по продаже.

Поскольку ошибки в процессе продажи в основном связаны с доступностью службы, входящий документ может содержать несколько причин. Наиболее распространенной причиной ошибки является то, что система не может распознать строки в электронном документе, полученном от поставщика. Следовательно, она не может ввести строки в счет покупки.

Есть две распространенные ошибки:

• Если вы хотите использовать эту конкретную строку из счета-фактуры поставщика, которая была напрямую проведена по счету главная книга (Главная книга), вы должны правильно настроить значение сопоставление Text . Чтобы обойти эту ошибку, если вы хотите использовать счета ГК, выберите Сопоставить текст со счетом , чтобы создать определенное значение сопоставление сопоставление Text со значением Дебетовый счет № , которое вы хотите использовать.
• Если вы хотите отслеживать инвентарь и использовать строки из счета-фактуры поставщика для заполнения позиций в строках документа, вам необходимо правильно настроить значение Номер ссылки на позицию . Чтобы обойти эту ошибку, сопоставьте внешний товар с вашими номерами товаров, используя список ссылок на товары. Чтобы узнать больше, см. раздел Использование ссылок на элементы.

После исправления ошибок и предупреждений вы можете вручную указать, когда система должна создать счет-фактуру на основе ваших настроек, выбрав Создать документ.

Импорт счетов вручную

Чтобы вручную импортировать внешние электронные документы, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Служба электронных документов, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. На странице Сервис электронного документооборота выберите активный сервис.
3. Выберите Получить и загрузите файл электронного документа, который вы получили от поставщика.
4. В случае появления сообщения об ошибке откройте электронный документ, чтобы устранить проблемы.
5. После того как вы закончите устранять неполадки, в группе Импорт вручную выберите Создать документ.
6. После создания документа в Business Central использование пакетного задания не меняет способ его просмотра.

Электронные документы и заказы на поставку

Связывание заказов на покупку с полученными электронными документами

Если ваш Поставщик настроил поле Получить электронный документ для работы с заказами на закупку, то после создания электронного документа в Business Central (вручную или из внешней конечной точки) Business Central выполнит следующие действия:

1. Если существует Заказ на закупку для этого конкретного поставщика и в полученном файле электронного документа есть номер заказа на закупку, Business Central автоматически свяжет этот электронный документ с указанным заказом на закупку, и Статус документа этого электронного документа будет В процессе, а Статус электронного документа в подстраница Статуса услуги будет связана с заказом. Эта ссылка будет видна в поле Документ в этом конкретном электронном документе. Если вам необходимо изменить автоматически привязанный заказ на закупку , вы можете сделать это с помощью действия Обновить ссылку на заказ на закупку и вручную выбрать один из существующих заказов на закупку для этого поставщика. Это можно сделать только до сопоставления строк между Электронным документом и Заказом на закупку.

2. Если Заказ на закупку для данного конкретного поставщика существует, но в полученном файле электронного документа отсутствует номер заказа на закупку, Business Central предложит выбрать один из существующих заказов на закупку, если вы загрузили этот документ вручную. Откроется список Заказов на закупку , содержащий заказы только для того поставщика, от которого вы получили электронный документ. Вам необходимо выбрать нужный вам заказ на закупку , а затем нажать ОК. Если вы не выбрали правильный заказ на закупку или получили электронный документ автоматически из внешней конечной точки с помощью очереди заданий, новый электронный документ не будет связан ни с одним документом о закупке. Статус документа будет отображать Ошибку, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы также будет отображать Ошибку импорта обработка документов. Чтобы завершить привязку к заказу на закупку, выберите действие Обновить ссылку на заказ на закупку и выберите один из существующих заказов на закупку для этого поставщика.

3. Если Заказ на закупку для данного конкретного поставщика не существует при создании нового электронного документа , Business Central создаст новый Заказ на закупку, используя ту же модель создания, которая уже существует для новых счетов на закупку. Статус документа этого электронного документа будет Обработан, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Создан импортированный документ. Эта ссылка будет видна в поле Документ в этом конкретном электронном документе.

Сопоставление строк полученного электронного документа с заказом на покупку

Вы можете сопоставить полученные электронные документы со строками заказов на закупку из двух разных мест: со страницы Электронный документ или со страницы Заказ на закупку . Самый простой способ найти уже связанные заказы на закупку — это использовать плитку Связанные заказы на закупку как часть Действий с электронными документами. Все несвязанные документы можно найти с помощью плитки Ожидающие электронные счета-фактуры на закупку , где у вас есть список электронных документов , которые вам необходимо просмотреть.

Заметка

Действия с электронными документами с этими двумя плитками можно найти в следующих ролевых центрах: оценка бизнес-менеджера, бизнес-менеджер, бухгалтер, менеджер по инвентаризации и доставка и получение.

Заметка

Если процент НДС во входящем документе и процент НДС, используемый в организации, различаются, сопоставленные документы нельзя использовать в среде с несколькими странами.

Сопоставление строк из заказа на покупку

Вы можете сопоставить строки из списка Заказы на закупку или из одного из открытых Заказов на закупку. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите плитку Связанные заказы на закупку в вашем ролевом центре, если там есть какое-либо число.

2. Выберите один из двух вариантов сопоставления:

   • Если вы хотите сопоставить строки из списка Заказы на закупку , выберите строку Заказа на закупку , которую вы хотите сопоставить, и выберите действие Сопоставить строки электронного документа .
   • Если вы хотите сначала открыть Заказ на закупку, откройте документ, а затем выберите действие Сопоставить строки электронного документа .

3. Поскольку оба варианта имеют один и тот же процесс, вы откроете страницу Соответствие заказу на покупку со следующим содержимым:

   1. В заголовке вы найдете следующую информацию для упрощения сопоставления строк:

      Имя поля	Описанием
      Имя поставщика	Определяет имя поставщика в электронном документе.
      № электронного документа	Определяет номер связанного электронного документа.
      Дата электронного документа	Определяет дату связанного электронного документа.
      Сумма электронного документа	Определяет общую сумму связанного электронного документа (с учетом НДС).

   2. В строках слева вы найдете строки, импортированные из файла электронного документа , а справа — строки из существующего заказа на закупку .

   3. Все строки с обеих сторон имеют номера позиций и описания, а также прямую себестоимость единицы товара и скидку по строке в %.

   4. На стороне Импортированных строк вы также можете найти поле Количество , в котором указано общее количество из электронного счета-фактуры, и поле Совпавшее количество , в котором указано количество, уже совпавшее со строками заказа на закупку.

   5. На стороне Строки заказов на закупку вы также можете найти Доступное количество как количество, которое может быть сопоставлено с этой строкой (полученное, но не выставленное по счету количество) и Количество для выставления счета, указывающее количество, которое уже сопоставлено с этой строкой.

   6. Чтобы сопоставить линии, выберите линии с обеих сторон, которые вы хотите сопоставить, и выберите действие Сопоставить вручную . Сопоставленные строки будут помечены зеленым цветом.

   7. Можно сопоставить один к одному, но также можно сопоставить много к одному или один ко многим, выбрав больше строк с одной или другой стороны, прежде чем выбрать действие Сопоставить вручную .

   8. Вы также можете выбрать действие Автоматически сопоставлять , чтобы автоматически сопоставлять все строки с одинаковыми Типом, Номерами, Ценой за единицу, Скидкой и Единицей измерения.

   9. Если вы допустили ошибку, вы можете выбрать действие Удалить совпадение , чтобы удалить сопоставленные строки на стороне заказа на покупку, или выбрать действие Сбросить сопоставление , чтобы сбросить все эти совпадения.

   10. Если в вашем электронном документе много строк, вы можете выбрать действие Показать ожидающие строки во время процесса сопоставления, чтобы удалить все строки электронного документа, если они уже полностью сопоставлены. Если вам нужно увидеть все строки, вы всегда можете выбрать действие Показать все строки .

4. После завершения сопоставления вам необходимо выбрать действие Применить к заказу на покупку .

5. После того, как вы примените сопоставление к заказу на закупку, Business Central обновит следующие поля:

   1. Номер счета-фактуры поставщика и Дата документа в заголовке документа будут обновлены значениями из электронного документа, который вы получили и связали.
   2. Строки Кол-во для счета-фактуры будут обновлены значениями из столбца Кол-во для счета-фактуры со страницы Соответствие заказов на закупку на основе выполненного вами сопоставления.
   3. Теперь вы можете опубликовать документ, выбрав действие Опубликовать .
   4. После публикации документа значение поля Документ на странице Электронный документ изменится, и оно будет связано с Опубликованным счетом-фактурой на покупку.
   5. Закрытие страницы.

Важно!

По умолчанию можно сопоставить только те строки, которые имеют одинаковую общую сумму в обоих документах. Это означает, что Прямая себестоимость единицы продукции вместе с примененной строкой Процент скидки должны быть одинаковыми, поскольку в одном документе у вас может быть сумма без скидки, а в другом — со скидкой.

Если вы хотите добавить некоторый допуск и разрешить разницу между строками в электронном счете-фактуре и заказе на закупку, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Настройка покупок и кредиторской задолженности, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Вы хотите разрешить допуск в поле Разница в сопоставлении электронных документов, % , указав максимально допустимый процент разницы в стоимости при сопоставлении входящей строки электронного документа со строкой заказа на закупку .
3. Эта настройка будет применяться ко всем соответствующим строкам, но снова с учетом допуска на общую сумму, как для Прямых затрат на единицу вместе с примененной скидкой по строке в %.
4. Закрытие страницы.

Сопоставление строк из электронного документа

Вы можете сопоставить строки на странице электронного документа . Чтобы приступить, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Электронные документы, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите электронный документ , который вы хотите сопоставить.
3. Выберите действие Сопоставить заказ на покупку , чтобы открыть страницу Сопоставление заказов на покупку .
4. Повторите те же шаги, которые вы использовали, когда начинали сопоставление из заказов на покупку.

Помощник для сопоставления электронных документов

Заметка

В настоящее время помощь в сопоставлении электронных документов copilot находится на стадии готовности к производству предварительная версия и доступна по всему миру, за исключением Канады. Работает он только на английском языке.

Заметка

Copilot — это помощник на базе ИИ, с которым люди в самых разных отделах вашей организации смогут раскрыть свои творческие способности и автоматизировать выполнение утомительных задач. Помощь в сопоставлении электронных документов copilot помогает пользователям легко сопоставлять полученные электронные счета-фактуры с существующими строками заказов на закупку, используя модель LLM для сопоставления строк между двумя разными документами.

Активация помощника

Если вы не активировали функцию E-Document Matching Assistance copilot, вам необходимо сделать это вручную. Чтобы включить помощь в сопоставлении электронных документов copilot, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Возможности второго пилота и искусственного интеллекта, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. В списке возможностей выберите Помощь в сопоставлении электронных документов и измените статус на Активно.

После активации помощника вы можете начать его использовать.

Использование помощника при сопоставлении электронных документов

Если активирован второй пилот, существующие действия Сопоставить строки электронного документа в приобретенных заказах и Сопоставить заказ на покупку на странице Электронный документ получат разные значки, символизирующие возможности ИИ. Вы можете выполнить эти действия (такие же, как и в предыдущих примерах из списка заказов на закупку) из одного из заказов на закупку или из электронного документа. Инструкции по их использованию такие же, но после выполнения такого действия результат будет другим, и вам нужно будет выполнить следующие действия:

1. Выберите действие Сопоставить строки электронного документа или Сопоставить заказ на покупку для уже связанных документов.

2. Обратите внимание, что подсказка Сопоставление строк заказа электронного документа с Copilot работает, а страница Сопоставление заказов на закупку находится в фоновом режиме. Это означает, что происходит тот же процесс, но с автоматической поддержкой Copilot, который запускает процесс сопоставления вместо вас.

3. Через несколько секунд E-Document Match Order Lines with Copilot предложит строки для сопоставления с некоторыми дополнительными данными:

   1. В заголовке запроса вы найдете следующую информацию:

      Имя поля	Описанием
      Сопоставлено автоматически	Определяет количество автоматически предложенных сопоставлений. Они основаны на сравнении строк, и если описания совпадают на 80 % или более, система автоматически сопоставит эти описания без использования возможностей GPT.
      Сопоставлено Copilot	Определяет количество сопоставлений, предложенных помощником с использованием как сравнения строк, так и семантического сравнения.
      № электронного документа	Определяет номер связанного электронного документа.
      Общая сумма по счету без учета НДС	Определяет итоговую сумму счета за вычетом НДС.
      Общая сумма совпадений, вкл. НДС	Определяет сопоставленную сумму с учетом НДС.

   2. Если все строки совпадают, вы увидите зеленый текст в правом верхнем углу: Все строки (100%) совпадают. Просмотрите предложения по совпадениям.

   3. В строках Совпавшего предложения вы можете найти следующую информацию:

      Имя поля	Описанием
      № строки электронного документа	Определяет номер строки электронного документа (из исходного файла электронного документа).
      Описание строки электронного документа	Определяет описание строки электронного документа (из исходного файла электронного документа).
      Сопоставленное количество	Определяет количество, которое будет применено к строке заказа на покупку.
      Предложение	Определят действие, предлагаемое ИИ; эти предлагаемые действия связаны с сопоставлением строк заказа на покупку.

   4. Все полностью предложенные и сопоставленные строки помечаются зеленым цветом. Если есть какая-либо проблема, например другая цена, но в разрешенном ценовом диапазоне, строка будет помечена желтым цветом, а если между полями описания есть какое-либо сходство, но разница в цене превышает допустимую, строка будет помечена красным.

   5. Если вас не устраивают некоторые предложения, вы можете удалить их с помощью действия Удалить строку .

   6. Если вы хотите увидеть сопоставления предложений, вы можете выбрать ссылку в столбце Предложение , чтобы открыть страницу Сведения о сопоставлении электронных документов .

   7. На странице Сведения о соответствии электронного документа вы можете сравнить данные из электронного документа и заказа на покупку, чтобы убедиться в предложенном соответствии перед его подтверждением.

   8. После проверки закройте страницу.

4. Если вас не устраивает большинство предложений или вы не хотите использовать функцию Сопоставления строк заказа электронного документа с Copilot , выберите Отменить , и вы сможете продолжить сопоставление вручную, как описано ранее.

5. Если вы хотите сохранить предложения, нажмите кнопку Сохранить , и система сохранит все предложения, сделанные вторым пилотом.

6. Business Central закроет окно Copilot, а строки на странице Соответствие заказов на закупку будут отмечены зеленым цветом, поскольку они уже сопоставлены.

7. Теперь вы можете продолжать работу так же, как при сопоставлении вручную, то есть удалять сопоставления, сопоставлять строки вручную или сбрасывать все сопоставления. Если вы не хотите вносить изменения, просто выберите действие Применить к заказу на покупку и продолжите работу с заказом на покупку.

Заметка

Вы можете снова выбрать действие Сопоставить с Copilot на странице Сопоставление заказов на покупку , но в этом случае вам будет предложено перезаписать существующие совпадения, поскольку все строки уже сопоставлены.

Заметка

Анализ цены/себестоимости и проверка доступного количества являются частью предварительной обработки.

Обзор статусов электронных документов

Чтобы получить более полное представление обо всех электронных документах в компании, вы можете выбрать центр ролей Бухгалтер , где существуют статусы электронных документов. Здесь можно найти действия с электронными документами, которые имеют следующие статусы:

• Входящие электронные документы:

  • Обработано
  • В процессе
  • Ошибка

См. также

Настройка электронных документов
Используйте электронный документооборот в процессе продаж
Расширение функциональности электронных документов
Финансовый менеджмент
Продажи по счетам-фактурам
Регистрируйте покупки с помощью счетов-фактур и заказов
Работа с Business Central

Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь