Использование электронных документов в процессе покупок

Настроенные электронные документы можно использовать в качестве документов покупки.

Функциональность электронных документов позволяет использовать следующие документы покупки:

• Счета покупки
• Заказы на покупку (начиная с версии 24.0)
• Кредит-ноты покупки
• Финансовые журналы

Заметка

Начиная с Business Central версии 24.0 появилась возможность связывать заказы на покупку с полученными электронными документами.

Электронные документы при покупке

Получение электронных документов по покупкам в Dynamics 365 Business Central может осуществляться как пакетно, так и вручную.

Как настроить поставщиков для работы с различными документами покупки

Выполните следующие действия, чтобы настроить поставщиков для правильной работы с входящими электронными счетами:

1. Выберите , введите Поставщики, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выберите поставщика, которого вы хотите настроить.

3. На экспресс-вкладке Получение найдите поле Преобразовать полученный электронный документ в, чтобы указать документ покупки по умолчанию, который будет создан из полученного электронного документа.

   Заметка

   В поле Преобразовать полученный электронный документ в пользователи могут выбрать либо Счет покупки, либо Заказ на покупку в зависимости от того, что должно создаваться на основе полученного электронного счета. Выбранный здесь вариант не влияет на создание корректирующих документов; в обоих сценариях система создает кредит-ноту.

   Заметка

   Если пользователь выбирает вариант Заказ на покупку в поле Преобразовать полученный электронный документ в, система будет пытаться обновить один из существующих заказов на покупку, однако если заказа на покупку для поставщика в полученном электронном документе не существует, Business Central создаст новый заказ на покупку, используя тот же подход, что и при создании новых счетов покупки (рассматривается ниже на этой странице).

4. Выберите один из вариантов, который вы хотите использовать для выбранного поставщика.

5. Закрытие страницы.

Работа со счетами покупки

Запуск пакетного задания

Заметка

Это пакетное задание предназначено для автоматического сбора входящих счетов. Оно может работать только в той стране или регионе, где существует такая функциональность.

При каждом запуске очереди заданий, если во внешней службе есть входящие счета, присланные вашим поставщиком, система собирает и импортирует эти счета. Для завершения этого процесса выполните следующие действия:

1. После завершения выполнения пакетного задания вновь импортированные счета отображаются на странице Электронные документы вместе с основными сведениями о них.

2. Для просмотра более подробной информации откройте конкретный электронный документ.

3. Если в электронном документе не было ошибок или проблем, поле Запись сопоставляется с номером документа счета покупки, если настроен соответствующий параметр на странице Карточка поставщика (автоматически созданной системой). Выберите ссылку, чтобы открыть документ.

   Заметка

   Этот созданный системой документ не является учтенным документом.

4. Чтобы перейти непосредственно к документу покупки, выберите поле Запись. Открыв страницу Счет покупки, проверьте документ. Если все верно, учтите документ.

5. При учете документа покупки значение в поле Запись на странице Электронный документ обновляется со Счет до Счет покупки, и становится доступен номер учтенного документа покупки. Вы можете выбрать этот номер, чтобы открыть учтенный счет покупки.

Сведения о журналах аналогичны журналам электронных документов по продаже.

Поскольку ошибки в процессе продажи в основном связаны с доступностью службы, входящий документ может содержать несколько причин. Наиболее распространенной причиной ошибки является то, что система не может распознать строки в электронном документе, полученном от поставщика. Следовательно, она не может ввести строки в счет покупки.

Есть две распространенные ошибки:

• Если вы хотите использовать ту конкретную строку из счета поставщика, которая была непосредственно учтена на счете главной книги (ГК), у вас должно быть правильно настроено значение параметра Текст сопоставления. Чтобы обойти эту ошибку, если вы хотите использовать счета ГК, выберите Сопоставить текст со счетом, чтобы создать конкретное сопоставление значения Текст сопоставления со значением Номер дебетового счета, которое вы хотите использовать.
• Если вы хотите отслеживать запасы и использовать строки из счета поставщика для заполнения товаров в строках своего документа, вы должны правильно настроить значение № ссылки на товар. Чтобы обойти эту ошибку, сопоставьте внешний товар с вашими номерами товаров, используя список ссылок на товары. Дополнительные сведения см. в статье Ссылки на товары.

После устранения ошибок и предупреждений вы можете вручную указать, когда система должна создавать счет покупки на основе вашей настройки, выбрав Создать документ.

Импорт счетов вручную

Чтобы вручную импортировать внешние электронные документы, выполните следующие действия:

1. Выберите , введите Служба электронных документов, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. На странице Служба электронных документов выберите активную службу.
3. Выберите Получить и отправьте в систему файл электронного документа, полученный от поставщика.
4. В случае появления сообщения об ошибке откройте электронный документ, чтобы устранить проблемы.
5. Закончив устранять проблемы, в группе Импортировать вручную выберите Создать документ.
6. После создания документа в Business Central использование пакетного задания не меняет способ его просмотра.

Работа с вложениями

Peppol и аналогичные файлы электронных счетов являются машиночитаемыми форматами и неудобны для чтения человеком. Чтобы улучшить это, Peppol сделал возможным встраивание файла PDF в формат Peppol BIS 3 в качестве двоичного объекта. Если входящий файл Peppol BIS 3 содержит встроенный PDF-файл, Business Central автоматически обработает его и добавит PDF-файл в качестве вложения к документу покупки, как только он будет создан.

Электронные документы и заказы на поставку

Связывание заказов на покупку с полученными электронными документами

Если ваш Поставщик выбрал в поле Преобразовать полученный электронный документ в вариант Заказы на покупку, при создании электронного документа в Business Central (вручную или из внешней конечной точки) Business Central делает следующее:

1. Если заказ на поставку для данного поставщика существует и в полученном файле электронного документа есть номер заказа на покупку, Business Central автоматически свяжет этот электронный документ с упомянутым заказом на покупку, и Статус документа этого электронного документа будет В обработке, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Заказ связан. Эта связь будет видна в поле Документ в данном электронном документе. Если вам необходимо изменить автоматически связанный заказ на покупку, вы можете сделать это с помощью действия Обновить связь с заказом на покупку и выбрать вручную один из существующих заказов на покупку для этого поставщика. Это можно сделать только до сопоставления строк между электронным документом и заказом на поставку.

2. Если заказ на покупку для данного поставщика существует, но в полученном файле электронного документа нет номера заказа на покупку, Business Central предложит возможность выбрать один из существующих заказов на покупку, — при условии, что вы отправили этот документ в систему вручную. Откроется список Заказы на покупку список с заказами на покупку только для того поставщика, от которого вы получили электронный документ. Вам нужно выбрать требуемый заказ на покупку и выбрать ОК. Если вам не удалось выбрать правильный заказ на покупку или вы получили электронный документ автоматически из внешней конечной точки с помощью очереди заданий, новый электронный документ не будет связан ни с каким документом покупки. Статус документа этого электронного документа будет Ошибка, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы также будет Ошибка обработки импортированного документа. Чтобы завершить связывание с заказом на покупку, выберите действие Обновить связь с заказом на покупку и выберите один из существующих заказов на покупку для этого поставщика.

3. Если заказ на покупку для данного поставщика не существует на момент создания нового электронного документа, Business Central создаст новый заказ на покупку, используя ту же модель создания, которая используется для новых счетов покупки. Статус документа этого электронного документа будет Обработано, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Импортированный документ создан. После этого эта связь будет видна в поле Документ в данном электронном документе.

Сопоставление строк полученного электронного документа с заказом на покупку

Вы можете сопоставлять полученные электронные документы со строками заказов на покупку из двух разных мест: со страницы Электронный документ или со страницы Заказ на покупку. Самый простой способ найти уже связанные заказы на покупку заключается в использовании плитки Связанные заказы на покупку, которая входит в Действия с электронными документами. Все несвязанные документы можно найти с помощью плитки Ожидающие электронные счета покупки, на которой находится список электронных документов, требующих вашей проверки. Действия с электронными документами с двумя этими плитками можно найти в следующих ролевых центрах: «Оценка бизнес-руководителя», «Бизнес-руководитель», «Бухгалтер», «Менеджер по запасам» и «Отгрузка и получение».

Чаевые

Кроме того, существует два способа сопоставления строк. Первый способ — делать это вручную, как описано в статье. Второй способ — воспользоваться помощью Copilot для сопоставления электронных документов. Функция помощи в сопоставлении электронных документов позволяет сопоставлять полученные электронные счета с существующими строками заказов на покупку с помощью больших языковых моделей (LLM). Подробнее об использовании Copilot см. в статье Сопоставление электронных документов со строками заказов на покупку с помощью Copilot.

Заметка

Если процент НДС во входящем документе и процент НДС, используемый в организации, различаются, сопоставленные документы нельзя использовать в среде с несколькими странами.

Сопоставление строк из заказа на покупку

Вы можете сопоставить строки из списка Заказы на покупку или из одного из открытых заказов на покупку. Чтобы начать, выполните следующие действия:

1. Выберите плитку Связанные заказы на покупку в своем ролевом центре, если на ней есть какое-либо число.

2. Выберите один из двух вариантов сопоставления:

   • Если вы хотите сопоставить строки из списка Заказы на покупку, выберите строку заказа на покупку, которую вы хотите сопоставить, и выберите действие Сопоставить строки электронного документа.
   • Если вы хотите сначала открыть заказ на покупку, откройте документ и выберите действие Сопоставить строки электронного документа.

3. Поскольку в обоих случаях процедура одинакова, откроется страница Сопоставление с заказом на покупку со следующим содержимым:

   1. В заголовке вы найдете следующую информацию для упрощения сопоставления строк:

      Имя поля	Описанием
      Имя поставщика	Определяет имя поставщика в электронном документе.
      № электронного документа	Определяет номер связанного электронного документа.
      Дата электронного документа	Определяет дату связанного электронного документа.
      Сумма электронного документа	Определяет общую сумму связанного электронного документа (с учетом НДС).

   2. В строках слева находятся строки, импортированные из файла электронного документа, а справа строки из существующего заказа на покупку.

   3. Во всех строках с обеих сторон указаны номера и описания товаров, а также Прямая себестоимость единицы и Скидка по строке (%).

   4. На стороне Импортированные строки также есть поле Количество с общим количеством из электронного счета и поле Сопоставленное количество, в котором указано количество, уже сопоставленное со строками заказа на покупку.

   5. На стороне Строки заказа на закупку также есть поле Доступное количество с количеством, которое можно сопоставить с этой строкой (полученное количество, на которое не выставлен счет) и Кол-во для выст. счета, в котором указано количество, уже сопоставленное с этой строкой.

   6. Чтобы сопоставить строки, выберите с обеих сторон строки, которые вы хотите сопоставить, и выберите действие Сопоставить вручную. Сопоставленные строки будут помечены зеленым цветом.

   7. Строки можно сопоставлять одна с одной, но также можно сопоставить несколько строк с одной или одну с несколькими, выбирая по несколько строк с одной или с другой стороны, прежде чем выбрать действие Сопоставить вручную.

   8. Также можно выбрать действие Сопоставить автоматически, чтобы автоматически сопоставить все строки с одними и тем же значениями в полях Тип, №, Цена за единицу, Скидка и Единица измерения.

   9. Если вы допустили ошибку, вы можете выбрать действие Удалить сопоставление, чтобы удалить сопоставленные строки на стороне заказа на покупку, или выбрать действие Сбросить сопоставление, чтобы сбросить все сопоставленные строки.

   10. Если в электронном документе много строк, в процессе сопоставления вы можете выбрать действие Показать ожидающие строки, чтобы удалить все строки электронного документа, если они уже полностью сопоставлены. Если вам нужно просмотреть все строки, вы всегда можете выбрать действие Показать все строки.

4. После завершения сопоставления нужно выбрать действие Применить к заказу на покупку.

5. После применения сопоставления к заказу на покупку Business Central обновит следующие поля:

   1. № счета поставщика и Дата документа в заголовке документа обновляются в соответствии со значениями из электронного документа, который вы получили и связали с заказом на покупку.
   2. Кол-во для выст. счета в строках обновляется в соответствии со значениями в столбце Кол-во для выст. счета на странице Сопоставление с заказом на покупку на основе выполненного вами сопоставления.
   3. Теперь документ можно учесть, выбрав действие Учет.
   4. После учета документа значение в поле Документ на странице Электронный документ меняется, и теперь он будет относиться к учтенному счету покупки.
   5. Закрытие страницы.

Важно!

По умолчанию можно сопоставить только те строки, которые имеют одинаковую общую сумму в обоих документах. Это означает, что прямая себестоимость единицы вместе с примененным процентом скидки по строке должна быть одинаковой, поскольку в одном документе у вас может быть сумма без скидки, а в другом со скидкой.

Если вы хотите добавить некоторый допуск и разрешить разницу между строками в электронном счете и заказе на покупку, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Настройка модуля «Покупки и кредиторская задолженность», а затем выберите связанную ссылку.
2. Разрешить допуск можно с помощью поля % разницы при сопоставлении электронных документов, указав максимально допустимый процент разницы в стоимости при сопоставлении строки входящего электронного документа со строкой заказа на поставку.
3. Эта настройка будет применяться ко всем сопоставленным строкам, но опять же с учетом допуска на общую сумму, то есть прямой себестоимости единицы вместе с примененным процентом скидки по строке.
4. Закрытие страницы.

Сопоставление строк из электронного документа

Сопоставлять строки можно на странице электронного документа. Чтобы приступить, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Электронные документы, а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите электронный документ, который вы хотите сопоставить.
3. Выберите действие Сопоставить с заказом на покупку, чтобы открыть страницу Сопоставление с заказом на покупку.
4. Повторите те же шаги, которые вы использовали, когда начинали сопоставление из заказов на покупку.

Обзор статусов электронных документов

Чтобы получить более полный обзор всех электронных документов в организации, вы можете выбрать ролевой центр Бухгалтер, в котором перечислены статусы электронных документов. Здесь можно найти действия с электронными документами, которые имеют следующие статусы:

• Входящие электронные документы:
  • Обработано
    • В процессе
    • Ошибка

Связанная информация

Настройка электронных документов
Использование электронных документов в процессе продаж
Расширение функциональности электронных документов
Финансовый менеджмент
Выставление счетов по продажам
Регистрация покупок с помощью счетов покупки и заказов
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь