Compreender como os dados organizacionais são utilizados e retidos no Microsoft 365
Pode utilizar dados organizacionais juntamente com dados da instância Microsoft Entra ID da sua organização como entrada para os Perfis de Utilizador do Microsoft 365 dos seus utilizadores e para potenciar determinadas capacidades em aplicações do Microsoft 365, incluindo Microsoft Viva.
Reveja as seguintes informações para compreender como os dados organizacionais são utilizados, armazenados e eliminados.
Uso de dados
Os dados organizacionais que carregar podem ser utilizados por Viva, serviços do Microsoft 365 e serviços não Microsoft aos quais foi concedido acesso através do Microsoft API do Graph. Esses dados são tratados como disponíveis publicamente dentro da organização, o que significa que podem ser exibidos para qualquer usuário final na organização. Esses dados também podem ser usados em cenários de colaboração entre locatários, no Microsoft 365 Copilot e no treinamento de modelo de aprendizado de máquina.
No Perfil de Utilizador do Microsoft 365, Microsoft Entra dados têm precedência sobre os Dados Organizacionais no Microsoft 365 por predefinição. Quando um serviço consulta um Perfil de Utilizador do Microsoft 365, se existirem dados organizacionais e dados Microsoft Entra para um único atributo, é devolvido o valor Microsoft Entra. Por exemplo, um determinado usuário final tem "Engenheiro de Software" como propriedade jobTitle no Microsoft Entra ID. O administrador global da sua organização usa o recurso Dados Organizacionais no Microsoft 365 para carregar um valor de "Engenheiro de software sênior" para o atributo Microsoft_JobTitle desse mesmo usuário final. Após o upload, ambos os valores são armazenados no perfil de usuário do Microsoft 365 do usuário final. Quando uma experiência como Cartões de perfil no Microsoft 365 consulta o Perfil de Utilizador do Microsoft 365 para obter a propriedade jobTitle para esse utilizador final, é devolvido "Engenheiro de Software" (em vez de "Engenheiro de Software Sénior").
No entanto, se não existirem dados para um atributo no Entra ID, é utilizado o valor de dados organizacional correspondente. Assim, no exemplo anterior, se não houver valor para jobTitle no Entra ID, o card de Perfil no Microsoft 365 utiliza "Engenheiro de Software Sénior" dos Dados Organizacionais no Microsoft 365.
Se preferir utilizar o valor dos dados organizacionais no Perfil de Utilizador do Microsoft 365, contacte a Microsoft ao enviar um pedido para orgdatainm365support@microsoft.com. Inclua a linha de assunto "Pedir para dar precedência aos dados organizacionais sobre Microsoft Entra dados no Perfil de Utilizador do Microsoft 365 para Inquilino [Nome] [ID do Inquilino].". Pode demorar até quatro dias para que esta alteração entre em vigor.
Se, mais tarde, quiser voltar ao comportamento predefinido (em que Microsoft Entra dados têm precedência), contacte novamente a Microsoft, utilizando uma linha de assunto de "Pedir para dar precedência aos dados Microsoft Entra sobre os Dados Organizacionais no Perfil de Utilizador do Microsoft 365 para Inquilino [Nome] [ID do Inquilino]". Esta alteração também demora até quatro dias.
Para garantir que os dados no Perfil de Utilizador do Microsoft 365 permanecem atualizados e precisos, recomendamos que carregue regularmente os dados organizacionais atualizados (por exemplo, semanalmente). Isto impede que os dados no perfil de utilizador fiquem obsoletos quando comparados com os dados nos sistemas de gestão de capital humano da sua organização.
Verifique se os dados enviados correspondam aos nomes e descrições dos atributos listados na Referência de atributos. Evite também fazer upload de dados pessoais confidenciais.
Como funcionam os dados organizacionais com Viva Insights
Os dados carregados como parte dos Dados Organizacionais no Microsoft 365 também são utilizados no Viva Insights e são mapeados para estes campos reservados Viva Insights:
- Personid
- ManagerId
- Organização
- LevelDesignation
- FunctionType
- Camada
- Local
Os seguintes dados são carregados a partir da funcionalidade Dados Organizacionais, mas não estão disponíveis para utilização no Viva Insights:
- Microsoft_DisplayName
- Microsoft_FirstName
- Microsoft_LastName
- Microsoft_SecondaryJobTitle
- Microsoft_UserSkillNames
Estes atributos estão disponíveis para utilização como atributos personalizados no Viva Insights.
- Microsoft_JobTitle
- Microsoft_City
- Microsoft_CountryOrRegion
- Microsoft_PostalCode
- Microsoft_PostOfficeBox
Exclusão de dados
Consulte Atualizar ou efetuar outras alterações aos dados organizacionais para obter informações sobre como eliminar dados de utilizador. Assim que a atualização é processada, os dados de utilizador associados são substituídos por campos em branco, o que significa que os respetivos dados são efetivamente eliminados imediatamente.
Quando um inquilino é removido do Microsoft 365, todos os dados do inquilino são removidos no prazo de 30 dias.
Retenção de dados
Os dados organizacionais são armazenados desde que o utilizador final esteja ativo e tenha uma licença válida e não tenha sido feito nenhum pedido de eliminação pelo utilizador final ou pelo administrador global.
Residência de dados
Quando carrega dados organizacionais, o seu ficheiro de .csv é armazenado no seu site do SharePoint Online e os atributos de dados organizacionais de cada utilizador final são confinados ao respetivo Perfil de Utilizador do Microsoft 365 e armazenados na caixa de correio Exchange Online do utilizador. Para obter informações sobre a residência dos dados do SharePoint Online e Exchange Online, consulte Data Residency para o SharePoint Online e Data Residency para Exchange Online.
Gerenciar solicitações do titular dos dados
Uma Solicitação do Titular dos Dados ou DSR é uma solicitação formal feita por um titular dos dados (um usuário final) a um controlador para que tome uma medida em relação aos seus dados pessoais. Para entender quais direitos do titular dos dados os usuários finais têm, consulte Solicitações do Titular dos Dados do Office 365 de acordo com o GDPR e a CCPA.
Use as seguintes informações para cumprir os DSRs dos usuários finais:
- Acesso e Exportação – um utilizador final pode aceder e exportar dados organizacionais carregados por um administrador global e armazenados no Perfil de Utilizador do Microsoft 365 através da função de exportação de dados no perfil card. Consulte Exportar dados do seu cartão de perfil.
- Editar – consulte Atualizar ou efetuar outras alterações aos dados organizacionais.
- Eliminar – consulte Atualizar ou efetuar outras alterações aos dados organizacionais e Eliminação de dados.