Planejar emails de entrada (SharePoint Server 2010)

 

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

O recurso de emails de entrada do Microsoft SharePoint Server 2010 permite que sites do SharePoint recebam e armazenem mensagens de email e anexos em listas e bibliotecas. Este artigo ajuda os administradores de servidor e farm a entender as escolhas que precisam fazer antes de implantar esso recurso em suas organizações.

Neste artigo:

• Sobre emails de entrada

• Decisões importantes para o planejamento de emails de entrada

• Opções de configuração e modos de definições

Sobre emails de entrada

O recurso de emails de entrada permite que as equipes armazenem os emails enviados para outros membros de equipe, mas sem abrir o site do SharePoint e carregar o conteúdo enviado nos emails. Isso é possível porque a maioria dos tipos de listas e bibliotecas pode ser atribuída a um único endereço de email.

Antes de configurar emails de entrada, execute estas tarefas:

• Se você estiver usando o cenário básico, cada servidor Web front-end do SharePoint deverá executar o serviço SMTP e o serviço de aplicativo Web do Microsoft SharePoint Foundation.

• Se estiver usando o cenário avançado, você poderá usar um ou mais servidores do farm de servidores para executar o serviço SMTP e para ter um endereço válido de servidor SMTP. Como alternativa, é preciso saber o nome de um servidor externo ao farm que esteja executando o serviço SMTP e o local da pasta-depósito de email.

Para obter mais informações sobre como instalar o serviço SMTP, consulte Configurar email de entrada (SharePoint Server 2010).

Decisões importantes para o planejamento de emails de entrada

À medida que você planeja a implementação de emails de entrada, decida se quer usar um cenário básico ou um avançado, conforme descrito abaixo.

Usando um cenário básico

Para habilitar um cenário básico de email de entrada, instale o serviço SMTP no servidor com o SharePoint Server 2010 em execução e habilite o email de entrada usando o modo de definições automático, com todas as definições padrão. Nesse cenário, o email é entregue diretamente no servidor SMTP e o SharePoint Server 2010 verifica periodicamente a pasta-depósito de email, que é configurada automaticamente pelo serviço SMTP.

A seleção do modo de definições automático e a aceitação de todas as definições padrão compõem a maneira mais fácil de habilitar o email de entrada, pois todas as definições de configuração são estabelecidas para você e, dessa forma, nenhuma especialização será necessária. Para a maioria das organizações, não é preciso mais nada além dessa configuração.

Você habilita um cenário básico de email de entrada executando as etapas a seguir:

1. O administrador do servidor usa o Assistente para Adicionar Recursos para instalar o recurso de Servidor SMTP no servidor do qual você deseja receber os emails de entrada. Isso instala e inicia o serviço SMTP nesse servidor.

2. O administrador de farm habilita emails de entrada usando o modo de definições automático e aceitando todos os valores padrão.

3. O administrador de conjunto de sites habilita o recurso de emails de entrada nas bibliotecas e listas em que deseja armazenar emails de entrada e atribui, a cada biblioteca e lista, um endereço de email exclusivo neste formato: endereço@SMTPserveraddress; por exemplo, arquivoscompartilhados@servidorSMTP.contoso.com.

Quando os usuários enviam email para o endereço de uma lista ou de uma biblioteca, o SharePoint Server 2010 detecta o novo email entregue e o envia à lista ou biblioteca adequada, baseando-se no endereço de email.

Observação

Também é possível usar a opção de definições automáticas no cenário avançado e selecionar o uso do serviço Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint, um servidor de email seguro e um endereço de exibição do servidor de email de entrada. Essas opções são abordadas posteriormente neste artigo, em "Usando um cenário avançado".

Se o cenário básico atender às suas necessidades, você poderá ignorar o restante deste artigo. Para obter mais informações, consulte Configurar email de entrada (SharePoint Server 2010).

Usando um cenário avançado

Há opções adicionais para administradores mais avançados, algumas das quais, para serem implantadas, exigem uma especialização maior do que a simples escolha do cenário básico com todas as opções padrão. Esta seção descreve as seguintes opções de configuração:

• Serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint

• Endereço de exibição do servidor de email de entrada

• Servidor de email seguro

• Pasta-depósito de email

Se usar o cenário avançado para configurar email de entrada, você precisará executar procedimentos adicionais. Para obter mais informações, consulte Configurar email de entrada (SharePoint Server 2010).

Serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint

O serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint conecta sites do SharePoint ao diretório de usuário da sua organização para fornecer recursos avançados de email. A vantagem de usar esse serviço é que ele permite aos usuários criar e gerenciar grupos de distribuição de emails nos sites do SharePoint. Esse serviço também cria contatos no diretório de usuário da organização e, assim, as pessoas podem localizar as listas do SharePoint habilitadas para email em seus respectivos catálogos de endereços. Entretanto, o uso do serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint exige mais gerenciamento porque ele se comunica com os AD DS (Serviços de Domínio Active Directory).

Observação

É recomendável usar o Microsoft Exchange Server juntamente com o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint. Se não fizer isso, você precisará personalizar seu próprio serviço de gerenciamento de diretório.

Para configurar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint, use o modo de definições automático ou o modo de definições avançado. Você pode optar por habilitar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint no farm de servidores do SharePoint ou pode usar esse serviço de outro farm. Uma das vantagens de usar o serviço em execução em outro farm é que as permissões do Active Directory são gerenciadas em um local centralizado (isto é, no outro farm).

Para habilitar esse serviço em um servidor ou em um farm de servidores que execute o SharePoint Server 2010, o pool de aplicativos da Administração Central do SharePoint utilizado pelo SharePoint Server 2010 deve ter acesso de gravação ao contêiner especificado no Active Directory. Isso exige que um administrador do Active Directory configure a unidade organizacional e suas respectivas permissões. A vantagem de usar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint em um farm remoto é que você não precisa da ajuda de um administrador do Active Directory para criar e configurar unidades organizacionais, caso a unidade organizacional já exista.

Observação

Se você planeja usar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint, há vários procedimentos que devem ser executados. Para obter mais informações, consulte Configurar email de entrada (SharePoint Server 2010).

Um cenário típico de gerenciamento de diretório acontece nestas etapas:

1. Um administrador de conjunto de sites cria um novo grupo do SharePoint.

2. O administrador opta por criar uma lista de distribuição a ser associada ao grupo do SharePoint e atribui um endereço de email a essa lista de distribuição.

3. Com o passar do tempo, o administrador adiciona e remove usuários desse grupo do SharePoint. À medida que usuários são adicionados e removidos do grupo, o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint os adiciona e remove automaticamente da lista de distribuição, que está armazenada no serviço de diretório do Active Directory. Listas de distribuição são associadas a um determinado grupo do SharePoint e, por isso, essa lista de distribuição é disponibilizada para todos os usuários desse grupo do SharePoint.

4. Por padrão, os endereços de email são gerados automaticamente para quadros de discussão e calendários em sites de equipe e, então, são adicionados à lista de distribuição da equipe. Os endereços de email dessas duas listas, também por padrão, terão este formato: EndereçoDoGrupo.discussions e EndereçoDoGrupo.calendar.

5. Com a inclusão de endereços de email de quadros de discussão e calendários na lista de distribuição, todos os emails e convites para reunião enviados para essa lista de distribuição serão arquivados no site da equipe.

Para obter mais informações sobre o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint, consulte a página sobre exploração do SharePoint: integração de diretórios do SharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=151766&clcid=0x416).

Opções de configuração do serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint

Ao configurar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint para criar grupos de distribuição e contatos no Active Directory, forneça as seguintes informações:

• Nome do contêiner do Active Directory em que serão criados os novos grupos de distribuição e contatos. O formato deve ser este:

  OU=NomeDoContêiner, DC=NomeDoDomínio, DC=NomeDeDomínioDeNívelSuperior

  Exemplo

  OU=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com

• Nome do servidor SMTP a ser usado pelo email de entrada (ou aceite o servidor SMTP padrão, se ele existir). O formato deve ser este:

  Servidor.subdomínio.domínio.nível-superior_domínio

  Por exemplo, SharePointServer.support.contoso.com

• Se serão aceitas somente as mensagens originadas em usuários autenticados.

• Se é permitido aos usuários criar grupos de distribuição em sites do SharePoint. Se escolher sim para essa opção, você poderá também determinar se os usuários podem fazer qualquer combinação das seguintes ações:

  • Criar um novo grupo de distribuição.

  • Alterar o endereço de email do grupo de distribuição.

  • Alterar o título e a descrição de um grupo de distribuição.

  • Excluir um grupo de distribuição.

Ao configurar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint para criar grupos de distribuição e contatos usando um serviço remoto de Gerenciamento de Diretório do SharePoint, forneça as seguintes informações:

• A URL do serviço remoto de gerenciamento de diretório; por exemplo, http://servidor:portaadmin/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.

• O nome do servidor SMTP a ser usado para emails de entrada.

• Se serão aceitas somente as mensagens originadas em usuários autenticados.

• Se é permitido aos usuários criar grupos de distribuição em sites do SharePoint.

Endereço de exibição do servidor de emails de entrada

Os administradores podem especificar o endereço de servidor de email que será exibido em páginas da Web quando os usuários criarem um endereço de email de entrada em sites, listas ou grupos. Essa configuração geralmente é utilizada em conjunto com o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint para fornecer um endereço de servidor de email que possa ser digitado com mais facilidade pelos usuários; por exemplo, minhalista@example.com.

Servidor de email seguro

É possível configurar o SharePoint Server 2010 para aceitar emails de qualquer servidor de email ou receber somente emails roteados por um aplicativo seguro de servidor de email.

O roteamento de emails usando um servidor de email seguro oferece os benefícios a seguir:

• Autenticação de usuário: o serviço SMTP não pode autenticar os usuários que enviam email para o seu site, mas o Exchange Server pode. O administrador de servidor pode usar o site da Administração Central do SharePoint para especificar que o sistema aceitará emails somente de usuários autenticados, se o email for enviado pelo Exchange Server.

• Filtragem de spam: oExchange Server fornece filtragem de spam para eliminar email comercial não solicitado antes que ele seja encaminhado ao destino — nesse caso, o servidor que executa o SharePoint Server 2010. Outra técnica capaz de reduzir spam é permitir que os membros do site de equipe arquivem emails somente em listas para as quais você lhes tenha concedido permissão de gravação.

• Proteção contra vírus: oExchange Server fornece proteção contra vírus a emails roteados para ele.

Observação

Como essa opção só está disponível no modo automático, não é possível especificar um ou mais servidores de email nem uma pasta-depósito de email.

Pasta-depósito de email

Se o serviço SMTP estiver em execução em outro servidor que não o servidor do SharePoint, especifique o local de onde o SharePoint Server 2010 recupera emails de entrada. A pasta-depósito de email deve ser especificada para que o SharePoint Server 2010 saiba o local de onde deverá recuperar o email de entrada. No entanto, se você especificar uma determinada pasta-depósito de email, o SharePoint Server 2010 não poderá detectar as alterações de configuração feitas no servidor remoto de email que estiver entregando o email para a sua pasta-depósito. Isso significa que, se um administrador configurar o servidor de email para não entregar mais emails para essa pasta, o SharePoint Server 2010 não poderá detectar que a configuração foi alterada e, consequentemente, não poderá recuperar arquivos do novo local.

Observação

Quando o email de entrada é configurado para o modo avançado, é preciso verificar se você tem as permissões adequadas na pasta-depósito de email. Para obter mais informações, consulte o documento sobre Configurar email de entrada (SharePoint Server 2010).

Observação

Como essa opção só está disponível no modo avançado, não é possível especificar uma pasta-depósito de email nem um ou mais servidores de email seguros.

Opções de configuração e modos de definições

Como administrador de farm, você tem dois modos de definições nos quais pode fazer suas escolhas ao habilitar o email de entrada: automático e avançado. Conforme descrito na seção "Usando um cenário básico", é possível selecionar o modo de definições automático com definições padrão. Entretanto, o modo de definições automático contém mais opções.

A tabela a seguir descreve as opções de configuração e se elas são configuradas na página sobre configuração de definições de email de entrada, na Administração Central, usando o modo de definições automático ou o modo de definições avançado.

Opção de configuração	Modo de definições automático	Modo de definições avançado
Servidores de email seguros	Sim	Não
Pasta-depósito de email	Não	Sim
Serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint	Sim	Sim
Endereço de exibição do servidor de email de entrada	Sim	Sim

Os modos de definições automático e avançado são semelhantes, pois ambos permitem que os administradores de farm configurem o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint e o endereço de servidor de email a ser exibido em páginas da Web. A diferença entre eles é que o modo de definições automático substitui a capacidade de escolher de quais servidores de email serão aceitas as mensagens pela capacidade de especificar a pasta em que o email será entregue. O SharePoint Server 2010 usa a pasta-depósito de email para detectar novas mensagens de email.

Observação

A definição de pasta-depósito de email não está disponível no modo automático porque esse modo define automaticamente a pasta-depósito de email como sendo a pasta especificada pelo serviço SMTP.

See Also

Concepts

Configurar email de entrada (SharePoint Server 2010)
Planejar emails de saída (SharePoint Server 2010)
Configurar emails de saída (SharePoint Server 2010)