Planejar manutenção e gerenciamento do site (SharePoint Server 2010)
Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
Todos os sites, sobretudo aqueles com mais de um autor, ficam congestionados. A verificação e a limpeza periódicas podem ajudar a manter o bom funcionamento de seu site, seja ele grande ou pequeno. Se você elaborar um plano para a manutenção de seu(s) site(s) desde o começo, poderá assegurar que ele(s) permaneça(m) atual(is), útil(eis) e facilmente utilizável(is).
Neste artigo:
Planejar a manutenção do site
Planejar o gerenciamento de conjuntos de sites
Planilha
Planejar a manutenção do site
O plano de manutenção do seu site será diferente de outros criados para qualquer outro ambiente e conterá elementos diferentes. A manutenção de sites gerenciados por um departamento de TI difere daquela executada para sites criados e gerenciados pelo usuário. No entanto, algumas práticas recomendadas para um plano de manutenção de site incluem:
Pergunte aos usuários o que eles desejam em sites gerenciados por TI. Faça pesquisas periódicas para determinar as necessidades dos usuários no site.
Use logs e relatórios de uso e para saber que áreas do site estão sendo usadas e, em seguida, correlacione esses dados e as pesquisas com os usuários para saber o que pode ser aprimorado.
Arquive conteúdo ou sites obsoletos. No entanto, se os arquivar ou excluir, garanta que os usuários entendam esse plano e que eles compreendam que essas ações são executadas apenas em momentos previstos. Por exemplo, publique uma agenda com as datas em que você vai arquivar conteúdo ou excluir sites não utilizados.
Verifique periodicamente as permissões do site. Por exemplo, verifique-as trimestralmente para remover as permissões de usuários que tenham deixado o grupo ou o projeto.
Selecione um intervalo de tempo razoável para suas atividades de manutenção. Por exemplo, se você planeja realizar pesquisas periódicas com os usuários, não as realize mais de duas vezes por ano (preferivelmente, no máximo uma vez por ano).
Crie um plano para backups regulares do conteúdo do site. Determine ou descubra com que frequência os backups serão feitos, assim como o processo de restauração de conteúdo, quando necessário. Para obter mais informações sobre o planejamento de atividades de backup e restauração, consulte Plano de backup e recuperação no SharePoint Server 2010.
Comece agora, durante o processo de planejamento, a criar um plano de manutenção do site. Registre seu plano, incluindo a frequência de ajuste do site e arquivamento de conteúdo. O plano deve ser analisado por sua equipe e por representantes da base de usuários. Assim, você poderá identificar possíveis preocupações atuais dos usuários, determinar o melhor modo de atendê-las e estar com um plano de manutenção do site pronto quando o site entrar no ar.
Você pode registrar essas informações na Planilha de criação e manutenção de sites (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193521&clcid=0x416).
Planejar o gerenciamento de conjuntos de sites
Deve fazer parte do plano de manutenção do site um esquema para gerenciar o tamanho e a quantidade de conjuntos de sites do ambiente. Isso é ainda mais importante quando você permite o Gerenciamento de Site Pessoal. A maioria das organizações deseja ser capaz de prever e controlar o crescimento de seus sites devido ao impacto que eles podem produzir sobre os recursos do banco de dados. Exemplificando, se um banco de dados de conteúdo específico contém 100 sites, e um deles ocupa mais da metade do espaço, talvez esse precise estar em seu próprio banco de dados de conteúdo. Isso preservaria espaço para crescimento adicional e manteria a capacidade de backup e restauração dos bancos de dados.
Dois métodos de gerenciamento de conjuntos de sites são:
Cotas do conjunto de sites Use esse método para controlar o limite de crescimento de conjuntos de sites.
Confirmação e exclusão de uso do site Use esse método para monitorar e remover conjuntos de sites não utilizados.
Planejar cotas do conjunto de sites
Use cotas para rastrear e limitar o armazenamento de sites. Você pode enviar um email de aviso aos administradores de conjuntos de sites quando o armazenamento alcançar um tamanho específico (em megabytes) e bloquear o site contra conteúdo adicional quando o armazenamento atingir um tamanho máximo. Ao planejar a capacidade do banco de dados e do servidor, determine os limites de tamanho (se aplicável) que deseja impor. A lista a seguir descreve como aproveitar ao máximo as cotas:
Crie diferentes modelos de cota para diferentes tipos de site. Por exemplo, talvez você queira ter diferentes cotas para diferentes divisões, tipos de clientes ou caminhos (talvez os sites sob o caminho /sites tenham apenas 100 MB por conjunto de sites e outros sob o caminho /vip possam ter até 300 MB por conjunto de sites). Sempre que cria um conjunto de sites na Administração Central, você pode especificar em que modelo de cota ele se baseia. Observe que os sites criados com o uso do Gerenciamento de Site Pessoal usam a cota padrão do aplicativo Web. Para obter mais informações, consulte Criar, editar e excluir modelos de cota (SharePoint Server 2010).
Conceda espaço suficiente para um crescimento razoável nos sites. Dependendo do modo de utilização de cada site, as necessidades de espaço de armazenamento podem variar muitíssimo. Os sites são criados para crescerem com o tempo e com o uso. Um limite de cota de 50 MB provavelmente é pouco espaço de armazenamento inicial para a maioria dos sites e nem se aproxima do necessário para um site duradouro.
Conceda um período razoável entre a mensagem de email de aviso e o bloqueio do site por ter excedido a cota. Por exemplo, não defina os limites de 80 MB para o aviso e 85 MB para o armazenamento do site. Se os usuários estiverem em meio a um processo de carregamento de diversos arquivos grandes, ficarão contrariados por serem impedidos de concluir essa tarefa sem uma notificação em tempo hábil.
Planejar a confirmação de uso e exclusão de sites
Você deve planejar o modo de lidar com sites que se tornam inativos após o final de um projeto ou que tenham sido criados apenas para testar algumas ideias e foram abandonados. A confirmação e a exclusão de uso do site podem ajudar a manter seu ambiente mais limpo, ajudando a identificar quando os sites tornam-se desnecessários. Esse recurso funciona com o envio automático de uma mensagem de email aos proprietários do site para saber se eles consideram seu site ativo. Se o proprietário não responder (após um número especificado de mensagens em um período especificado), o site poderá ser excluído.
Para planejar a confirmação de uso e a exclusão de sites, decida o seguinte:
Quanto tempo você deseja aguardar para verificar se um site está inativo. O período padrão para sites de equipe ou de projeto é de 90 dias após a criação do site, mas, provavelmente, você concederá aos proprietários um prazo superior. Para sites de teste ou pessoais, 90 dias provavelmente é muito tempo. Normalmente, um site que tenha sido criado, usado intensamente e esteja a ponto de ser excluído ou arquivado levou no mínimo seis meses e, provavelmente, alguns anos para concluir seu ciclo de vida. Lembretes a cada seis meses são valiosos para essas situações.
A frequência com que você deseja enviar o email de aviso aos proprietários do site para verificar se ele ainda está ativo. Após o primeiro email, se o administrador do site não responder, você poderá continuar enviando avisos em intervalos diários, semanais ou mensais.
Se você deseja excluir automaticamente os sites não usados. Se o administrador do site não responder a várias mensagens de email, você deseja prosseguir com o processo e excluir o site automaticamente? É recomendável fazer um backup antes. Você pode fazê-lo assegurando a execução regular de backups. Também é possível usar o Portal do desenvolvedor do SharePoint 2010 no MSDN (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=178818&clcid=0x416) para personalizar essa funcionalidade para que ela faça automaticamente um backup do site antes da exclusão, mas esse não é o comportamento padrão.
Se você for excluir automaticamente os sites não usados, quantas mensagens de email enviará aos proprietários de sites antes de fazê-lo? Por padrão, são enviadas quatro notificações semanais antes da exclusão, mas você pode aumentar ou diminuir esse número conforme a necessidade.
Para obter mais informações, consulte Gerenciar sites da Web não usados (SharePoint Server 2010).
Planilha
Use a planilha a seguir para planejar a manutenção e o gerenciamento de sites: