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Ativar a gestão de documentos do SharePoint para entidades específicas

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Publicado: novembro de 2017

Aplica-se A: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Armazenar documentos relacionados com os registos de entidade do Microsoft Dynamics 365 no Microsoft SharePoint e aceder, partilhar e gerir rapidamente estes documentos a partir do Microsoft Dynamics 365 permitindo a gestão de documentos em entidades específicas.

Dica

Se ainda não configurou a integração do SharePoint do lado do servidor, poderá querer fazê-lo ao ativar a gestão de documentos para entidades específicas. Para mais informações, consulte TechNet: Configurar a integração do SharePoint com o Microsoft Dynamics CRM.

  1. Certifique-se de que tem o direito de acesso Administrador de Sistema ou permissões equivalentes no Microsoft Dynamics 365. Ou verifique se tem privilégios de Leitura e Escrita em todos os tipos de registo que são personalizáveis.

    Verifique os direitos de acesso

  2. Aceda a Definições > Gestão de Documentos.

  3. Clique em Definições de Gestão de Documentos.

  4. Selecione as entidades que pretende utilizar para gerir documentos do SharePoint.

    Se um URL ainda não tiver sido especificado, introduza o URL do site do SharePoint no qual as localizações de documentos e pastas para armazenar documentos serão criadas e selecione Seguinte.

  5. Se utilizar a integração baseada no servidor (recomendado)

    • Marque Baseado na entidade para as bibliotecas de documentos e pastas baseados na entidade Dynamics 365 Account serem criadas automaticamente no seite SharePoint. Não será pedido aos utilizadores para as criarem.

      Se não pretende que as pastas sejam criadas automaticamente, desmarque a caixa de verificação Baseado na entidade.

      Quando visita a grelha de documentos pela primeira vez, se pretende que os utilizadores confirmem a criação de pastas que corresponde ao registo da entidade no SharePoint, desmarque a caixa de verificação Criar pasta automaticamente.

      Importante

      Se tiver o Microsoft Dynamics 365 (online) e o SharePoint Online, certifique-se de que o site está sob o mesmo inquilino do Office 365 que as instâncias do Dynamics 365.

      A opção As pastas serão criadas automaticamente no site SharePoint foi introduzidas pela primeira vez no Atualização 1 do Microsoft Dynamics CRM Online 2016 e no Microsoft Dynamics CRM 2016 Service Pack 1.

    • Clique em Concluir.

      Para mais informações sobre a integração baseada no servidor, consulte TechNet: Configurar a integração do SharePoint com o Microsoft Dynamics CRM.

    Se não utilizar a integração baseada no servidor

    • Se pretende que as bibliotecas de documentos e pastas sejam criadas, especifique um URL do site do SharePoint válido e certifique-se de que o site do SharePoint tem o Lista de Componentes do Microsoft Dynamics CRM para SharePoint Server instalado. Note que isto também irá funcionar se especificar um URL do site do SharePoint Online.

      Nota

      O componente de lista foi preterido a partir do Atualização 1 do Microsoft Dynamics CRM Online 2015. Para obter informações sobre a conversão do Componente de Lista, consulte TechNet: Mudar do componente de lista ou alterar a implementação.

    • Os passos restantes assumem que o site especificado está no SharePoint Server 2010 ou no SharePoint Server 2013 e que a coleção de sites deste site tem o Componente de Lista do Microsoft Dynamics CRM instalado.

    Por predefinição, é criada uma pasta para cada registo na biblioteca de documentos correspondente da entidade. Por exemplo, para um registo de oportunidade “100 Bicicletas”, é criada uma "oportunidade" da biblioteca de documentos e nesta é criada uma pasta “100 Bicicletas<entityGUID>”. O caminho é ../oportunidade/100 Bicicletas<entityGUID>.

  6. Para que as pastas sejam criadas numa conta ou contacto principal, selecione a caixa de verificação Baseado na entidade. Na lista junto da caixa de verificação, selecione Conta ou Contacto.

    Quando seleciona esta opção, as pastas serão criadas na pasta da conta ou contacto relacionada.

    A estrutura. é:../conta/Viagem da Margarida/oportunidade/100 Bicicletas<entityGUID>, em que “conta” é a biblioteca de documentos da entidade referida selecionada na lista e “Viagem da Margarida” é a pasta do registo referido da entidade selecionada, que neste caso é a entidade Opportunity.

  7. Clique em Seguinte.

    O Microsoft Dynamics 365 cria bibliotecas de documentos para as entidades selecionadas no SharePoint. O Microsoft Dynamics 365 também cria os registos de localização de documentos correspondentes que contêm as ligações a estas bibliotecas de documentos no SharePoint. O assistente Definições de Gestão de Documentos mostra o estado da criação das bibliotecas de documentos.

Consulte Também

Editar registos de site SharePoint existentes
TechNet: Configurar a integração do SharePoint com o Microsoft Dynamics CRM