Implementar Grupos do Office 365

 

Publicado: fevereiro de 2017

Aplica-se A: Dynamics 365 (online), Dynamics CRM Online

O Grupos do Office 365, disponível com o Dynamics 365 (online), fornece um novo ambiente para a colaboração com utilizadores do Microsoft Office 365 que não utilizem o Dynamics 365. Por exemplo, utilize o Grupos do Office 365 quando uma equipa de vendas tem uma oportunidade principal que necessita da participação de várias pessoas que não tenham acesso ao Dynamics 365. Os Grupos do Office 365 fornecem uma localização única para partilhar documentos, conversações, reuniões e notas. Pode ativar os Grupos do Office 365 para qualquer entidade.

Colabore com pessoas dentro e fora da sua organização do Dynamics 365.

Partilhe informações de várias formas.

Nota

Veja a seguinte introdução breve ao Grupos do Office 365:

• Vídeo: Apresentação dos Grupos no Office 365.

• Mais informações sobre os grupos

Neste Tópico

Requisitos

Aprovisionar os Grupos do Office 365

Verificar os privilégios necessários

Configurar os Grupos do Office 365

Utilizar os Conectores do Office 365 para Grupos

Problemas conhecidos

Requisitos

Os itens seguintes são necessários para utilizar o Grupos do Office 365 com o Dynamics 365:

• Dynamics 365 (online)

• Esta funcionalidade necessita que tenha uma subscrição do Office 365 ou uma subscrição de um serviço online como o SharePoint Online ou o Exchange Online. Para obter mais informações, consulte O que é o Office 365 e como se articula com o Dynamics 365 (online)?

• Para obter uma integração completa das funcionalidades do Office 365 com o Microsoft Dynamics 365 (online) e o Dynamics 365 (local), necessita do Office 365 Enterprise E3 ou posterior. Os serviços de chamadas e conferências RTPC do Skype para Empresas necessitam do Office 365 Enterprise E5. Os restantes planos do Office 365 não são suportados. Para obter mais informações sobre licenciamento e preços, consulte o Guia de Licenciamento e Preços.

• Exchange Online

• Para utilizar o armazenamento de documentos com o Grupos do Office 365, precisa do SharePoint Online e de acesso ao bloco de notas do OneNote do grupo.

Aprovisionar os Grupos do Office 365

O Grupos do Office 365 é uma solução do Dynamics 365 que é aprovisionada a partir do Portal de administração do Office 365.

Nota

Os utilizadores têm de ter uma caixa de correio do Exchange Online configurada para utilizar o Grupos do Office 365. O Exchange Online já está corretamente configurado para organizações do Microsoft Dynamics 365 (online) como parte do Office 365. Também é necessário ativar a integração com o SharePoint baseada no servidor para ver documentos num grupo do Office 365; não tem de utilizar a integração com o SharePoint, apenas de configurar a ligação ao SharePoint Online. A integração do SharePoint baseada em servidor também é necessária para ativar o bloco de notas do OneNote do grupo.

Mais informações:Configurar a autenticação baseada no servidor com o Dynamics 365 (online) e o SharePoint Online

1. Navegue para o Centro de administração do Office 365 e inicie sessão utilizando credenciais de administrador Global do Office 365.

2. Clique em Centros de administração > Dynamics 365.

3. Clique no separador Instâncias.

4. Escolha a instância e clique em Soluções.

5. Selecione Grupos do Office 365 e clique em Instalar.

6. Consulte os termos de serviço e clique em Instalar.

Quando a instalação da solução estiver concluída, pode configurar o Grupos do Office 365.

Nota

Quando instala uma solução, o site do Dynamics 365 (online) é colocado em offline em modo de manutenção por um curto espaço de tempo. Recomendamos que instale a solução num momento em que afete os utilizadores ao mínimo.

Verificar os privilégios necessários

O privilégio de segurança, Extensões ISV, é necessário para utilizar o Grupos do Office 365. Pode adicionar ou remover este privilégio a partir dos direitos de acesso personalizados ou predefinidos, para satisfazer as necessidades da sua empresa. Se o utilizador não tem este privilégio, não poderá ver o item Grupos do Office 365 no menu de navegação de um registo.

1. Vá para Definições > Segurança.

2. Clique em Direitos de Acesso.

3. Selecione os direitos de acesso a verificar e clique no separador Personalização.

4. Na secção Privilégios Vários, consulte a definição do privilégio Extensões ISV. Se o direito de acesso não tem o privilégio Extensões ISV, selecione para o definir como Organização.

5. Clique em Guardar e Fechar.

Configurar os Grupos do Office 365

Depois de aprovisionar os Grupos do Office 365, pode ativá-los para qualquer entidade. A associação ao grupo de segurança está associada à entidade. Os Grupos do Office 365 são configurados no Dynamics 365 (online).

1. No Dynamics 365 (online), clique em Definições > Grupos do Office 365.

2. Na página Definições dos Grupos do Office 365, clique em Adicionar entidade e escolha uma entidade na lista pendente. Repita este passo para cada entidade que pretende ativar, incluindo entidades personalizadas.

3. Opcionalmente, pode clicar em Criar Automaticamente para que uma entidade tenha um grupo novo criado automaticamente quando for criado um novo registo para essa entidade. No entanto, recomendamos que só escolha esta opção para as entidades que necessitem normalmente da colaboração de grandes grupos.

4. Quando tiver adicionado todas as entidades que pretende ativar para o Grupos do Office 365, clique em Publicar Tudo.

   Todas as personalizações pendentes de sistema serão publicadas, incluindo as que poderá ter guardado mas não tenha publicado noutra área.

Está agora pronto a utilizar o Grupos do Office 365. Consulte Ajuda e Formação: Colaborar com os seus colegas utilizando os Grupos do Office 365.

Utilizar os Conectores do Office 365 para Grupos

Utilize os Conectores do Office 365 para Grupos para ligar os Grupos do Office 365 novos ou atuais ao Dynamics 365 (online) para o grupo ser notificado quando forem publicadas novas atividades. Para o configurar, siga estes passos:

Nota

Visite o seguinte Blogue do Dynamics 365: Dynamics CRM Online Connector para Grupos do Office 365

1. Inicie sessão no seu Office 365 Outlook.

2. Crie ou escolha um Grupo do Office 365.

3. Clique em Conectores.

   

4. Desloque-se para baixo para Dynamics 365 Online e clique em Adicionar.

5. Se tiver acesso a mais de uma instância do Dynamics 365 (online), escolha qual pretende ligar a este Grupo do Office 365. Se tiver acesso apenas a uma instância do Dynamics 365 (online), este passo será ignorado e avançará para o passo seguinte.

6. Escolha o registo do Dynamics 365 ao qual pretende ligar este Grupo do Office 365 e, em seguida, clique em Guardar.

   

Uma vez ligado, o conector do Dynamics 365 (online) é apresentado na parte superior da lista de ligações com um resumo dos registos ligados.

Para eliminar um registo ligado, clique em Ver e, em seguida, clique em Remover.

Nota

Tenha em atenção o seguinte sobre os Conectores do Office 365 para Grupos:

• Só são suportados registos de contas, oportunidades potenciais e oportunidades.

• Pode ligar até cinco registos.

• Só as atividades do tipo tarefa são enviadas para o grupo como cartões do conector.

• A atividade aparece como uma nova conversa num formato de cartão no Grupo.

• Os campos do cartão mostrados na conversação Grupo não são personalizáveis.

• Nada é necessário no Dynamics 365 para pôr o conector a trabalhar.

• Para as informações confidenciais, deve ligar o registo do Dynamics 365 a um grupo privado específico onde só os membros aprovados podem ver conteúdos. Para grupos públicos, todos os utilizadores na organização têm acesso para ver os conteúdos. Consulte "Grupos públicos e privados do Office 365" em Mais informações sobre os grupos.

Problemas conhecidos

Tem de ter o Dynamics 365 (online) versão Atualização 1 do CRM Online 2015 ou posterior, para instalar o Grupos do Office 365. Se o Grupos do Office 365 aparecer como uma solução disponível no Centro de Administração do CRM Online, mas receber o erro seguinte quando tentar instalar: "Falha ao instalar a solução. Tente novamente mais tarde. Se o problema persistir, contacte o suporte ao cliente, "tem de atualizar a instância do Dynamics 365 (online) antes de poder instalar o Grupos do Office 365.

Aviso de privacidade

Quando um utilizador aproveita a funcionalidade Grupos do Office 365 para Dynamics 365 para ligar um Grupo do Office ao Microsoft Dynamics 365 (online), os dados (incluindo as novas conversações e documentos) serão armazenados no sistema do Exchange e/ou SharePoint e partilhados com os membros desse Grupo do Office, mesmo que não sejam utilizadores licenciados ou autorizados do Dynamics CRM 365. Os utilizadores só poderão partilhar os dados aos quais tenham acesso e os Administradores poderão limitar os dados que são partilhados ao limitar os privilégios de acesso dos respetivos utilizadores.

Consulte Também

Colaborar com os seus colegas utilizando Grupos do Office 365
Blogue do CRM: Dynamics CRM Online Connector para Grupos do Office 365
Configurar o Dynamics 365 (online) para utilizar o Exchange Online
Blogue: Já chegaram - Grupos do Office 365 no CRM Online
FAQ dos Grupos do Office 365 no Dynamics 365

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