Visão geral de um fluxo de trabalho de requisição de compra
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
O processo de fluxo de trabalho move requisições de compra pelo processo de revisão, de um status inicial Rascunho para um status final Aprovada. Quando uma requisição de compra é enviada para revisão, o processo de fluxo de trabalho é iniciado. Após a aprovação de uma requisição de compra, uma ordem de compra pode ser gerada para as linhas de requisição de compra e enviadas ao fornecedor para o preenchimento da ordem.
Aviso
Antes que uma requisição de compra possa ser enviada para revisão, o fluxo de trabalho deverá ser configurado. O processo de fluxo de trabalho podem incluir uma ou mais etapas de revisão em qualquer ordem. O processo de fluxo de trabalho também pode ser configurado para ignorar as tarefas de revisão e para aprovar automaticamente a requisição de compra. Você pode configurar o fluxo de trabalho para encaminhar a requisição de compra como um único documento. Como alternativa, você pode encaminhar linhas de requisição de compra individuais para os revisores adequados. Você também pode criar um cenário onde a requisição de compra é encaminhada como um único documento para alguns revisores, e as linhas de requisição de compra selecionadas são encaminhadas para outros revisores.
Se as linhas de requisição de compra forem revisadas individualmente, o processo de avaliação deverá ser preenchido para todas as linhas de requisição de compra antes que o fluxo de trabalho possa prosseguir para a próxima etapa do processo e antes que o processo de revisão para a requisição de compra como um todo possa ser concluído. Quando a requisição de compra, incluindo todas as linhas, tiver concluído o processo de revisão, o status geral da requisição de compra será atualizado para Aprovada.
Você pode configurar seu fluxo de trabalho para representar o processo comercial para requisições de compra da sua organização. Quando você configurar seu processo de fluxo de trabalho de requisição de compra, considere os seguintes pontos:
Quais despesas que devem ser revisadas?
Que despesas podem ser aprovadas automaticamente?
Quem deve revisar e aprovar solicitações de despesas? Para que funções esses usuários são atribuídos?
Qual será o processo quando não houver um revisor disponível?
Os exemplos a seguir ilustram duas formas como você pode configurar o fluxo de trabalho para requisições de compra.
Observação
Este tópico inclui informações sobre os recursos adicionados ou alterados no Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Essas informações também se aplicam ao AX 2012 R3. Consulte a seção posteriormente neste tópico.
Exemplo 1: Encaminhar uma requisição de compra como um único documento para revisão
A ilustração a seguir mostra como uma requisição de compra pode fluir pelo processo de revisão de fluxo de trabalho como um único documento. As linhas da requisição de compra não são roteadas individualmente.
Neste exemplo, as seguintes funções são incluídas no fluxo de trabalho:
O solicitante - o usuário que solicita os itens ou os serviços. O solicitante pode preparar a requisição de compra ou outro trabalhador pode preparar a requisição de compra em nome do solicitante. Esse trabalhador é chamado de preparador. O preparador é responsável pelo gerenciamento da requisição de compra em todo o processo de revisão. Somente o preparador da requisição de compra pode modificá-la.
Observação
Um trabalhador deve obter as permissões apropriadas para criar uma requisição de compra em nome de outra pessoa. Para obter mais informações sobre como configurar as permissões, consulte Configurando permissões para encomendar produtos em nome de qualquer outra pessoa.
O agente de compras – o usuário que está executando uma revisão de aquisição e que pode aprovar o documento.
O gerente de solicitante – o usuário que executa uma revisão administrativa e que pode aprovar o documento.
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Neste exemplo, o processo de fluxo de trabalho para a requisição de compra inclui as seguintes etapas:
O preparador envia uma requisição de compra para revisão.
O agente de compras recebe uma notificação que solicita que o agente de compras verifique as informações da requisição de compra. Se informações necessárias estiverem ausentes, o agente de compras poderá adicionar as informações ou devolver a requisição de compra ao preparador para adicioná-las. Quando os campos obrigatórios tiverem sido preenchidos, a requisição de compra poderá avançar para a próxima etapa do processo de revisão.
O gerente do solicitante examina a requisição de compra.
A requisição de compra pode ser roteada para o gerente do solicitante se, por exemplo, o valor da requisição de compra exceder o limite de gastos do solicitante para requisições de compra. O gerente do solicitante pode aprovar ou rejeitar a requisição de compra ou devolvê-la ao preparador para alterações.
Exemplo 2: Rotear as linhas de requisição de compra individuais para revisão
A ilustração a seguir mostra como as linhas de requisição de compra individuais podem ser roteadas pelo fluxo de trabalho. O processo para cada linha geralmente é igual ao processo de uma requisição de compra examinada como um único documento. Entretanto, cada linha deve concluir o processo de fluxo de trabalho individualmente antes que o fluxo de trabalho possa ser concluído para a requisição de compra como um todo.
Neste exemplo, um trabalhador insere uma solicitação de cartazes e camisetas para uma campanha de marketing. O custo dos cartazes é dividido entre o departamento de Marketing e o departamento de Vendas. Se os custos de cartazes ou de camisetas exceder a autoridade de limite de assinatura para os gerentes de departamento, a requisição de compra também deverá ser examinada pelo gerente de grupo.
As funções a seguir estão incluídas no processo de fluxo de trabalho deste exemplo:
O solicitante - o usuário que solicita os itens ou os serviços. O solicitante pode preparar a requisição de compra ou outro trabalhador pode preparar a requisição de compra em nome do solicitante. Esse trabalhador é chamado de preparador. O preparador é responsável pelo gerenciamento da requisição de compra em todo o processo de revisão. Somente o preparador da requisição de compra pode modificá-la.
Observação
Um trabalhador deve obter as permissões apropriadas para criar uma requisição de compra em nome de outra pessoa. Para obter mais informações sobre como configurar as permissões, consulte Configurando permissões para encomendar produtos em nome de qualquer outra pessoa.
O agente de compras – o usuário que está executando uma revisão de aquisição e que pode aprovar o documento.
O gerente de solicitante – o usuário que executa uma revisão administrativa e que pode aprovar o documento.
O gerente de departamento – o usuário que executa uma revisão de despesas e que pode aprovar o documento.
O gerente de grupo – o usuário que executa uma revisão de autoridade de assinatura e que pode aprovar o documento.
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Neste exemplo, o processo de fluxo de trabalho para as linhas de requisição de compra inclui as seguintes etapas:
O preparador envia uma requisição de compra para revisão. Cada linha é roteada ao revisor configurado no processo de fluxo de trabalho.
O agente de compras recebe uma notificação que solicita que o agente de compras verifique as informações da requisição de compra e das linhas da requisição de compra. Se informações necessárias estiverem ausentes, o agente de compras poderá adicionar as informações ou devolver uma linha da requisição de compra ao preparador para adicioná-las. Quando os campos obrigatórios tiverem sido preenchidos, a linha da requisição de compra poderá avançar para a próxima etapa do processo de revisão. As linhas de requisição de compra podem continuar no processo de revisão independentemente umas das outras.
O gerente de linha do solicitante examina e aprova as linhas de requisição de compra.
A aprovação pode ser roteada para o gerente do solicitante se, por exemplo, o valor da linha da requisição de compra exceder o limite de gastos do solicitante para linhas da requisição de compra. O gerente poderá aprovar ou rejeitar uma ou ambas as linhas de requisição de compra.
O gerente de departamento para o departamento de Marketing examine as linhas de requisição de compra para os cartazes e as camisetas. O gerente do departamento de Vendas só examina a linha de requisição de compra para os cartazes, porque se trata do único custo que está sendo cobrado do departamento de Vendas.
O gerente do grupo só examinará e aprovará a linha de requisição de compra para as camisetas se for necessário. Por exemplo, se o valor na linha de requisição de compra exceder o limite de aprovação do gerente de departamento. O gerente do grupo não precisa aprovar a linha de requisição de compra para os cartazes.
Configurar o fluxo de trabalho para requisições de compra
Para rotear uma requisição de compra para revisão, você deverá configurar os processos de fluxo de trabalho da requisição de compra. O processo de fluxo de trabalho definido por você controla a interação entre o usuário que solicitou os itens (o solicitante) e o revisor e aprovador no fluxo de trabalho. Ele determina o roteiro da requisição de compra com base nas condições especificadas na configuração de fluxo de trabalho, como quando rotear a requisição de compra, para qual usuário ou função roteá-la e quais são as ações disponíveis que os usuários podem executar.
Os exemplos deste tópico descrevem como uma requisição de compra pode ser encaminhada pelo fluxo de trabalho como um único documento ou como linhas de requisição de compra individuais. Você também pode configurar o fluxo de trabalho para que as requisições de compra reflitam a revisão de controle interno das requisições de compra definidas para sua organização. Para obter mais informações sobre como configurar o fluxo de trabalho para requisições de compra, consulte Configurar fluxos de trabalho de Compras.
Novo ou alterado para Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Em Microsoft Dynamics AX 2012 R2, o conceito de uma objetivo da requisição foi introduzido. O objetivo da requisição permite mais flexibilidade em como a demanda da requisição pode ser seguida. Quando você criar uma requisição, poderá atribuir um destes dois objetivos: consumo ou reabastecimento. Dependendo da finalidade, a demanda da requisição pode ser executada por uma ordem de compra, uma ordem de transferência, uma ordem de produção ou um kanban. Para obter mais informações sobre as finalidades de requisição e como elas afetam o processo de requisição, consulte Sobre requisições de compra.
Requisições que têm um objetivo de consumo
A demanda criada por uma requisição que tem uma finalidade de consumo é sempre executada por uma ordem de compra. Se o Microsoft Dynamics AX estiver configurado para criar automaticamente ordens de compra, ordens de compra serão criadas após a requisição de compra ser aprovada. Uma ordem de compra é criada para cada moeda, fornecedor ou entidade legal identificada nas linhas de requisição de compra. Por exemplo, se uma requisição de compra tiver duas linhas, e cada linha tiver um fornecedor, uma moeda ou uma entidade legal diferente, duas ordens de compra serão criadas.
Dependendo da configuração das políticas de compras de sua organização, ordens de compra separadas também poderão ser criadas caso as linhas de requisição de compra tenham solicitantes, tipos de linha ou categorias de aquisição diferentes.
Se o Microsoft Dynamics AX não estiver configurado para criar ordens de compra automaticamente, o agente de compras deverá selecionar manualmente as linhas de requisição de compra e criar as ordens de compra.
Observação
Para obter informações sobre como configurar regras para gerar automaticamente ordens de compra para requisições de compra aprovadas, consulte Configurar regras para consolidação de demanda e para a criação de ordens de compra.
Requisições que têm um objetivo de reabastecimento
A demanda que é criada por uma requisição com uma finalidade de reabastecimento pode ser executada por uma ordem de compra, uma ordem de transferência, uma ordem de produção ou um kanban. O Microsoft Dynamics AX deve ser configurado para incluir a demanda de requisição no agendamento do planejamento mestre. Depois que ele estiver configurado, o método de execução para a demanda criada por uma requisição que tem uma finalidade de reabastecimento é automaticamente determinado pelas políticas de fornecimento, as quais foram configuradas para os itens em sua organização e planejadas com o uso do agendamento do planejamento mestre.
Observação
Para obter mais informações sobre como configurar o planejamento mestre para considerar automaticamente a demanda de requisição quando a finalidade de requisição for reabastecimento, consulte Configurar planos mestres para incluir requisições.
Novo ou alterado para com hotfix KB3047235
Para o setor público, se você usar o fluxo de trabalho com reservas de orçamento geral nas aquisições, consulte Set up general budget reservation workflows (Public sector).
Consulte também
Configurar fluxos de trabalho de Compras