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Introdução à gestão de recursos e pedidos de hardware

  • Artigo

Antes que os pedidos possam ser processados e os recursos possam ser geridos, é necessário concluir determinados passos de configuração e migração.

Como administrador ou gestor do programa, precisa de concluir a configuração na aplicação condicionada por modelo de Admin de Pedido e Gestão de Hardware para estes componentes:

  • Grupos de negócio

  • Orçamentos

  • Tipos de produto

  • Subtipos de produto

  • Produto (catálogo)

  • Ativos

    Captura de ecrã da aplicação condicionada por modelo de Gestão de Hardware.

Administrar grupos de negócio

Um registo de Grupo de negócio representa um departamento na sua organização que possui o seu próprio:

  • orçamento para compra de hardware
  • aprovadores empresariais para pedidos de hardware
  • administradores dos recursos do departamento

Antes que os pedidos de hardware possam ser efetuados, pelo menos, um grupo de negócio tem de ser configurado. Para:

  1. Selecione + Novo na galeria Grupos de Negócio
  2. No separador Geral, adicione o Nome do Grupo do novo grupo de negócio
    1. Se o grupo for composto por um único utilizador
      1. defina Utilizar Equipa Aprovadora como Não
      2. selecione o utilizador como aprovador principal
    2. Se, em vez disso, o grupo for composto por uma equipa
      1. defina Utilizar Equipa Aprovadora como *Sim
      2. selecione a equipa como Equipa Aprovadora

Os grupos de negócio existentes podem ser vistos ou editados. O nome do grupo de negócio está em hipertexto. Clique na ligação para ver detalhes. Como o grupo de negócio é designado em orçamentos, pedidos, notas de encomenda e recursos, essas atribuições serão visualizáveis em dois locais:

  • tabelas no separador "Geral" (só estado "Ativo")
  • separadores dedicados: "Orçamentos", "Pedidos", "Notas de Encomenda", "Recursos" (com um conjunto expandido de campos e filtro de estado)

Administrar Orçamentos

O registo do orçamento estabelecido pela organização permite que a aplicação monitorize gastos cumulativos e dá visibilidade para garantir que a compra de recursos é feita dentro dos limites corporativos. Depois de os Grupos de Negócio serem configurados, os Orçamentos podem ser adicionados.

  1. Selecione adição (+) acima, na galeria Orçamentos
  2. No separador Geral, adicione:
    1. o nome do orçamento
    2. o montante em dólares
    3. atribuição de um grupo de negócio
    4. moeda

Os orçamentos existentes podem ser vistos ou editados. O nome do orçamento está em hipertexto. Selecione a ligação para ver detalhes. À medida que os pedidos são efetuados com base num orçamento, a lista de notas de encomenda é expandida e o Resumo de Gastos é atualizado.

Para uma vista mais detalhada, selecione Notas de Encomenda.

Configurar e administrar produtos

Configure o Tipo de produto, o subtipo de produto e as classificações de produto para estabelecer e simplificar o processo de pedidos.

Tipos de produto

Os tipos de produto são o nível mais alto de classificação dos produtos no catálogo. Os tipos de produto simplificam o processo de pedidos e melhoram as capacidades de reporte para administradores.

Antes de os produtos serem carregados para o catálogo, a lista de tipos de produto tem de ser configurada. Para:

  1. Selecione adição (+) acima, na galeria Subtipo de produtos
  2. No separador Geral, adicione:
    1. o nome do tipo de produto
    2. uma imagem (se disponível)

Os tipos de produto existentes podem ser vistos ou editados. O nome do tipo de produto está em hipertexto e tem ligações para a vista detalhada. À medida que um tipo de produto é atribuído aos produtos, estes são adicionados à lista nesta vista do separador Produtos para esse tipo de produto.

Subtipos de produto

O subtipo de produto permite um nível adicional de classificação de produtos no catálogo. O subtipo de produto ajuda os requerentes a localizar produtos e dá aos administradores mais especificidade nos seus relatórios e análises.

Para adicionar subtipos:

  1. Selecione adição (+) acima, na galeria Subtipos de produto
  2. No separador Geral, forneça:
    1. um nome ao subtipo
    2. uma atribuição ao respetivo tipo de produto principal. Por exemplo, o subtipo tablet pode ser adicionado ao tipo de produto computadores

Os subtipos de produto existentes podem ser vistos ou editados. O nome do subtipo de produto está em hipertexto e tem ligações para a vista detalhada. À medida que um subtipo de produto é atribuído aos produtos, estes são adicionados à lista nesta vista do separador Produtos para esse subtipo de produto.

Produtos

Depois de o tipo e o subtipo do produto serem configurados, os produtos podem ser adicionados ao catálogo. A lista de produtos no catálogo é usada tanto para os produtos a ser pedidos quanto para quaisquer recursos geridos na aplicação administrativa.

Os seguintes campos são obrigatórios:

  • Nome
  • Tipo de Produto
  • Subtipo do Produto

Os campos opcionais incluem:

  • Descrição
  • Vários detalhes do fabricante (Nome, Número da Peça, Número do Modelo, Ligação para os Detalhes do Produto)
  • Preços (Preço e Moeda Predefinidos)
  • Imagem (a imagem do produto pode ser carregada a partir dos ficheiros do administrador e anexada ao registo do produto)
  • Prazo de Atualização (meses) (informa o proprietário do recurso e o administrador quando um recurso pode ser substituído, conforme a política)

Gorjeta

Para a migração inicial do catálogo de produtos, talvez seja melhor usar a capacidade do Excel Online. Na barra de menus, selecione Exportar para Excel e, em seguida, selecione Abrir no Excel Online. Os dados podem ser colados de um livro existente e guardados, desde que o esquema do campo corresponda. Alternativamente, se o ficheiro de origem estiver no formato .csv, poderá ser importado através da opção do menu Importar do Excel.

Pode ver ou editar produtos existentes. O nome do produto está em hipertexto e liga a uma vista detalhada do produto. À medida que os produtos são designados como recursos ou atribuídos a pedidos, são adicionados à lista nesta vista dos separadores Recursos e Itens de Pedidos para esse produto.

Migrar recursos existentes

Uma parte importante da configuração é a migração inicial dos recursos existentes. Presumimos que estas aplicações estão a substituir o sistema atual de pedidos de hardware e a gestão de recursos. Os dados do recurso precisam de ser extraídos desse sistema (ou origem de dados). Embora seja prático apenas para um conjunto de dados pequeno, os dados podem ser migrados manualmente.

  1. Selecione adição (+) na galeria Recursos
  2. Conclua o registo no separador Geral

Os seguintes campos são obrigatórios:

  • Produto (pode ser selecionado no menu pendente, com valores preenchidos do catálogo)
  • Status do ativo (atribuído, não atribuído, desativado, qualificado para atualização)
  • Grupo de Negócio (o grupo dentro da organização ao qual o recurso pertence)

Os campos opcionais incluem:

  • Entregue Em
  • Atualização Elegível Em (Data)
  • Notificação de Atualização Elegível Enviada Em
  • Descontinuado Em
  • Pedido de Hardware
  • Nota de Encomenda

Os campos determinados pelo sistema incluem:

  • Número do Recurso
  • Meses Até à Atualização
  • Criado por
  • CriadO Em

Gorjeta

Para a migração inicial de recursos existentes, talvez seja melhor usar a capacidade do Excel Online. Na barra de menus, selecione Exportar para Excel e, em seguida, selecione Abrir no Excel Online. Os dados podem ser colados de um livro existente e guardados, desde que o esquema do campo corresponda. Alternativamente, se o ficheiro de origem estiver no formato .csv, poderá ser importado através da opção do menu Importar do Excel.

Pode ver ou editar recursos existentes. O nome do recurso está em hipertexto e tem ligações para a vista detalhada.

Próximo passo

Introdução ao uso do aplicativo Solicitação e Gerenciamento de Hardware