Roteiro de adoção do Microsoft Fabric: gerenciamento de alterações

Nota

Este artigo faz parte da série de artigos do roteiro de adoção do Microsoft Fabric. Para obter uma visão geral da série, consulte Roteiro de adoção do Microsoft Fabric.

Ao trabalhar para melhorar a adoção de dados e business intelligence (BI), você deve planejar um gerenciamento de mudanças eficaz. No contexto de dados e BI, o gerenciamento de mudanças inclui procedimentos que abordam o impacto da mudança para as pessoas em uma organização. Estes procedimentos protegem contra interrupções e perda de produtividade devido a alterações em soluções ou processos.

Nota

O gerenciamento eficaz de alterações é particularmente importante quando você migra para o Power BI.

O gerenciamento eficaz da mudança melhora a adoção e a produtividade porque:

• Ajuda os criadores de conteúdo e os consumidores a utilizar as análises de forma mais eficaz e mais precoce.
• Limita a redundância em dados, ferramentas analíticas e soluções.
• Reduz a probabilidade de comportamentos de criação de risco que afetam recursos compartilhados (como capacidade de malha) ou conformidade organizacional (como segurança e privacidade de dados).
• Reduz a resistência à mudança que obstrui o planejamento e inibe a adoção pelo usuário.
• Mitiga o impacto da mudança e melhora o bem-estar do usuário, reduzindo o potencial de interrupção, estresse e conflito.

Uma gestão eficaz da mudança é fundamental para uma adoção bem-sucedida a todos os níveis. Para gerenciar a mudança com êxito, considere as principais ações e atividades descritas nas seções a seguir.

Importante

A gestão da mudança é um obstáculo fundamental ao sucesso em muitas organizações. Um gerenciamento de mudanças eficaz requer que você entenda que se trata de pessoas, não de ferramentas ou processos.

Uma gestão de mudança bem-sucedida envolve empatia e comunicação. Certifique-se de que a mudança não seja forçada ou que a resistência à mudança seja ignorada, porque isso pode aumentar as divisões organizacionais e inibir ainda mais a eficácia.

Gorjeta

Sempre que possível, recomendamos que você descreva e promova a mudança como uma melhoria — ela é muito menos ameaçadora. Para muitas pessoas, a mudança implica um custo em termos de esforço, foco e tempo. Alternativamente, a melhoria significa um benefício porque se trata de fazer algo melhor.

Tipos de alteração a gerir

Ao implementar soluções de dados e BI, você deve gerenciar diferentes tipos de mudança. Além disso, dependendo da escala e do escopo de sua implementação, você deve abordar diferentes aspetos da mudança.

Considere os seguintes tipos de alteração para gerenciar ao planejar a adoção do Fabric.

Alterações no nível do processo

As alterações no nível do processo são alterações que afetam uma comunidade de usuários mais ampla ou toda a organização. Essas mudanças normalmente têm um impacto maior e, portanto, exigem mais esforço para gerenciar. Especificamente, esse esforço de gerenciamento de mudanças inclui planos e atividades específicos.

Aqui estão alguns exemplos de mudanças no nível do processo.

• Mudança de abordagens centralizadas para descentralizadas de propriedade (mudança na propriedade e gerenciamento de conteúdo).
• Mudança de empresa para departamental ou de equipe para entrega de conteúdo pessoal (alteração no escopo de entrega de conteúdo).
• Mudança da estrutura da equipa central (por exemplo, formação de um Centro de Excelência).
• Mudanças nas políticas de governança .
• Migração de outros produtos de análise para o Fabric e as alterações que essa migração envolve, como:
  • A separação de modelos semânticos e relatórios, e uma abordagem baseada em modelos para análise.
  • Transição de exportações ou relatórios estáticos para relatórios analíticos interativos, que podem envolver filtragem e filtragem cruzada.
  • Passar da distribuição de relatórios como arquivos do PowerPoint ou arquivos simples para o acesso a relatórios diretamente do portal do Fabric.
  • Mudança de informações em tabelas, relatórios paginados e planilhas para visualizações e gráficos interativos.
  • Mudança de uma plataforma local ou plataforma como serviço (PaaS) para uma ferramenta de software como serviço (SaaS).

Nota

Normalmente, desistir de processos baseados em exportação ou relatórios do Excel é um desafio significativo. Isso porque esses métodos geralmente estão profundamente enraizados na organização e estão ligados à autonomia e às habilidades de dados de seus usuários.

Alterações no nível da solução

As alterações no nível da solução são alterações que afetam uma única solução ou conjunto de soluções. Estas alterações limitam o seu impacto na comunidade de utilizadores dessas soluções e dos seus processos dependentes. Embora as alterações no nível da solução normalmente tenham um impacto menor, elas também tendem a ocorrer com mais frequência.

Nota

No contexto deste artigo, uma solução é criada para atender às necessidades comerciais específicas dos usuários. Uma solução pode assumir muitas formas, como um pipeline de dados, um lakehouse, um modelo semântico ou um relatório. As considerações para o gerenciamento de alterações descritas neste artigo são relevantes para todos os tipos de soluções, e não apenas para projetos de relatórios.

Aqui estão alguns exemplos de alterações no nível da solução.

• Alterações na lógica de cálculo para KPIs ou medidas.
• Alterações na forma como os dados mestre ou as hierarquias para atributos de negócios são mapeados, agrupados ou descritos.
• Alterações na atualização, detalhes, formato ou complexidade dos dados.
• Introdução de conceitos de análise avançada, como análise preditiva ou análise prescritiva, ou estatísticas gerais (se a comunidade de usuários já não estiver familiarizada com esses conceitos).
• Alterações na apresentação de dados, como:
  • Estilo, cores e outras opções de formatação para elementos visuais.
  • O tipo de visualização.
  • Como os dados são agrupados ou resumidos (como mudar de diferentes medidas de tendência central, como média, mediana ou média geométrica).
• Alterações na forma como os consumidores de conteúdo interagem com os dados (como conectar-se a um modelo semântico compartilhado em vez de exportar informações para cenários de uso pessoal).

A forma como prepara os planos e atividades de gestão da mudança dependerá dos tipos de mudança. Para gerenciar mudanças com sucesso e sustentabilidade, recomendamos que você implemente alterações incrementais.

Alteração incremental do endereço

A gestão da mudança pode ser um empreendimento significativo. Adotar uma abordagem incremental pode ajudá-lo a facilitar a mudança de uma forma sustentável. Para adotar uma abordagem incremental, você identifica as alterações de prioridade mais alta e as divide em partes gerenciáveis, implementando cada parte com fases iterativas e planos de ação.

As etapas a seguir descrevem como você pode lidar incrementalmente com a alteração.

1. Defina o que está mudando: descreva a alteração descrevendo os estados antes e depois. Esclareça as partes específicas do processo ou situação que você irá alterar, remover ou introduzir. Justifique por que essa mudança é necessária e quando ela deve ocorrer.
2. Descreva o impacto da alteração: para cada uma dessas alterações, estime o impacto nos negócios. Identifique quais processos, equipes ou indivíduos a mudança afeta e quão disruptivo será para eles. Considere também quaisquer efeitos a jusante que a alteração tenha sobre outras soluções ou processos dependentes. Os efeitos a jusante podem resultar noutras alterações. Além disso, considere por quanto tempo a situação permaneceu a mesma antes de ser alterada. Mudanças em processos mais antigos tendem a ter um impacto maior, à medida que as preferências e dependências surgem ao longo do tempo.
3. Identificar prioridades: concentre-se nas mudanças com maior impacto potencial. Para cada alteração, descreva uma descrição mais detalhada das alterações e como elas afetarão as pessoas.
4. Planeje como implementar a mudança de forma incremental: identifique se as alterações de alto impacto podem ser divididas em etapas ou partes. Para cada parte, descreva como ela pode ser implementada incrementalmente em fases para limitar seu impacto. Determine se há restrições ou dependências (como quando as alterações podem ser feitas ou por quem).
5. Crie um plano de ação para cada fase: Planeje as ações que você tomará para implementar e apoiar cada fase da mudança. Além disso, planeje como você pode mitigar interrupções em fases de alto impacto. Certifique-se de incluir um plano de reversão em seu plano de ação, sempre que possível.

Gorjeta

Planeje de forma erústica como você implementará cada fase dessas mudanças incrementais como parte de seu planejamento tático trimestral.

Quando você planeja mitigar o impacto das alterações na adoção do Power BI, considere as atividades descritas nas seções a seguir.

Comunique a mudança de forma eficaz

Certifique-se de descrever de forma clara e concisa as alterações planejadas para a comunidade de usuários. A comunicação importante deve ter origem no patrocinador executivo ou em outro líder com autoridade relevante. Certifique-se de comunicar os seguintes detalhes.

• O que está mudando: Qual é a situação agora e o que será depois da mudança.
• Por que está mudando: o benefício e o valor da mudança para o público.
• Quando está mudando: uma estimativa de quando a alteração entrará em vigor.
• Contexto adicional: Onde as pessoas podem ir para obter mais informações.
• Informações de contato: quem as pessoas devem contatar para fornecer feedback, fazer perguntas ou levantar preocupações.

Considere manter um histórico de comunicações em seu portal centralizado. Dessa forma, é fácil encontrar comunicações, horários e detalhes das alterações depois que elas ocorrerem.

Importante

Você deve comunicar a mudança com antecedência suficiente para que as pessoas estejam preparadas. Quanto maior for o impacto potencial da alteração, mais cedo deverá comunicá-la. Se circunstâncias inesperadas impedirem o aviso prévio, certifique-se de explicar o porquê na sua comunicação.

Planejar treinamento e suporte

Mudanças em ferramentas, processos e soluções normalmente exigem treinamento para usá-las de forma eficaz. Além disso, pode ser necessário suporte extra para responder a perguntas ou solicitações de suporte.

Aqui estão algumas ações que você pode tomar para planejar treinamento e suporte.

• Centralize o treinamento e o suporte usando um portal centralizado. O portal pode ajudar a organizar discussões, coletar feedback e distribuir materiais de treinamento ou documentação por tópico.
• Considere incentivos para incentivar o apoio autossustentável dentro de uma comunidade.
• Agende horários recorrentes de expediente para responder a perguntas e fornecer mentoria.
• Crie e demonstre cenários de ponta a ponta para que as pessoas pratiquem um novo processo.
• Para mudanças de alto impacto, prepare planos de treinamento e suporte que avaliem de forma realista o esforço e as ações necessárias para evitar que a mudança cause interrupções.

Nota

Estas ações de formação e apoio variarão em função da escala e do âmbito da mudança. Para alterações de grande impacto e grande escala (como a transição de abordagens empresariais para abordagens de autosserviço gerenciadas para dados e BI), você provavelmente precisará planejar planos iterativos e multifásicos que abrangem vários períodos de planejamento. Neste caso, considere cuidadosamente o esforço e os recursos necessários para alcançar o sucesso.

Envolver a liderança executiva

O apoio executivo é fundamental para uma gestão eficaz da mudança. Quando um executivo apoia uma mudança, demonstra a sua importância estratégica ou benefício para o resto da organização. Esta aprovação e reforço descendente são particularmente importantes para alterações de grande impacto e de grande escala, que têm um maior potencial de perturbação. Para esses cenários, certifique-se de que você se envolva ativamente e envolva seu patrocinador executivo para endossar e reforçar a mudança.

Atenção

A resistência à mudança por parte da liderança executiva é muitas vezes um sinal de alerta de que é necessário um alinhamento empresarial mais forte entre o negócio e as estratégias de BI. Neste cenário, considere sessões específicas de alinhamento e ações de gestão de mudanças com a liderança executiva.

Envolva os intervenientes

Para gerir eficazmente a mudança, também pode adotar uma abordagem ascendente, envolvendo as partes interessadas, que são as pessoas afetadas pela mudança. Ao criar um plano de ação para lidar com as mudanças, identifique e envolva as principais partes interessadas em sessões focadas e limitadas. Desta forma, você pode entender o impacto da mudança nas pessoas cujo trabalho será afetado pela mudança. Tome nota das suas preocupações e das suas ideias sobre a forma de diminuir o impacto desta mudança. Certifique-se de identificar quaisquer efeitos potencialmente inesperados da alteração em outras pessoas e processos.

Resistência do manuseamento à mudança

É importante abordar a resistência à mudança, pois ela pode ter impactos negativos substanciais na adoção e na produtividade. Ao abordar a resistência à mudança, considere as seguintes ações e atividades.

• Envolva seu patrocinador executivo: a autoridade, a credibilidade e a influência do patrocinador executivo são essenciais para apoiar a gestão da mudança e resolver disputas.
• Identificar problemas de bloqueio: Quando a mudança interrompe a forma como as pessoas trabalham, essa mudança pode impedir que as pessoas concluam efetivamente as tarefas em suas atividades regulares. Para esses problemas de bloqueio, identifique possíveis soluções alternativas ao levar em conta as alterações.
• Concentre-se em dados e factos em vez de opiniões: A resistência à mudança deve-se, por vezes, a opiniões e preferências, porque as pessoas estão familiarizadas com a situação anterior à mudança. Entenda por que as pessoas têm essas opiniões e preferências. Talvez seja devido à conveniência, porque as pessoas não querem investir tempo e esforço na aprendizagem de novas ferramentas ou processos.
• Concentre-se em questões e processos de negócios em vez de requisitos: as mudanças geralmente introduzem novos processos para resolver problemas e concluir tarefas. Novos processos podem levar a uma resistência à mudança, porque as pessoas se concentram no que sentem falta em vez de entender completamente o que é novo e por quê.

Além disso, você pode ter um impacto significativo na resistência à mudança, envolvendo promotores e detratores.

Identificar e envolver promotores

Os promotores são indivíduos vocais e credíveis numa comunidade de utilizadores que defendem a favor de uma ferramenta, solução ou iniciativa. Os promotores podem ter um impacto positivo na adoção porque podem influenciar os seus pares a compreender e aceitar a mudança.

Para gerir eficazmente a mudança, deve identificar e envolver os promotores numa fase precoce do processo. Você deve envolvê-los e informá-los sobre a mudança para melhor utilizar e amplificar sua defesa.

Gorjeta

Os promotores que você identifica também podem ser ótimos candidatos para sua rede de campeões.

Identificar e envolver detratores

Os detratores são o oposto dos promotores. São indivíduos vocais e credíveis numa comunidade de utilizadores que advogam contra uma ferramenta, solução ou iniciativa. Os detratores podem ter uma influência negativa significativa na adoção porque podem convencer os pares de que a mudança não é benéfica. Além disso, os detratores podem defender alternativas ou soluções marcadas para a aposentadoria, tornando mais difícil desativar ferramentas, soluções ou processos antigos.

Para gerenciar a mudança de forma eficaz, você deve identificar e envolver os detratores no início do processo. Dessa forma, você pode mitigar o potencial impacto negativo que eles têm. Além disso, se você abordar suas preocupações, poderá converter esses detratores em promotores, ajudando seus esforços de adoção.

Gorjeta

Uma fonte comum de detratores são os proprietários de conteúdo para soluções que serão modificadas ou substituídas. A mudança às vezes pode ameaçar esses proprietários de conteúdo, que são incentivados a resistir à mudança na esperança de que sua solução permaneça em uso. Nesse caso, identifique esses proprietários de conteúdo com antecedência e envolva-os na mudança. Dar a esses indivíduos um senso de propriedade da implementação os ajudará a abraçar, e até mesmo defender a favor, da mudança.

Perguntas a fazer

Use perguntas como as encontradas abaixo para avaliar o gerenciamento de mudanças.

• Existe um papel ou equipa responsável pela gestão da mudança na organização? Em caso afirmativo, como estão envolvidos nas iniciativas de dados e BI?
• A mudança é vista como um obstáculo para alcançar o sucesso estratégico entre as pessoas na organização? A importância da gestão da mudança é reconhecida na organização?
• Existem promotores significativos de soluções e processos de dados e BI na comunidade de utilizadores? Por outro lado, existem detratores significativos?
• Que esforços de comunicação e formação são realizados para lançar novas ferramentas e soluções de dados? Quanto tempo duram?
• Como a mudança na comunidade de usuários é tratada (por exemplo, com novas contratações ou indivíduos promovidos)? Que atividades de integração apresentam a esses novos indivíduos soluções, processos e políticas existentes?
• As pessoas que criam relatórios do Excel sentem-se ameaçadas ou frustradas por iniciativas para automatizar relatórios com ferramentas de BI?
• Em que medida as pessoas associam as suas identidades às ferramentas que usam e às soluções que criaram e possuem?
• Como são planeadas e geridas as alterações às soluções existentes? As mudanças estão planeadas, com um roteiro visível, ou são reativas? As pessoas recebem notificações suficientes sobre as próximas alterações?
• Com que frequência as alterações interrompem os processos e ferramentas existentes?
• Quanto tempo leva para desativar sistemas ou soluções legados quando novos estão disponíveis? Quanto tempo demora a implementação de alterações às soluções existentes?
• Até que ponto as pessoas concordam com a afirmação de que estou sobrecarregado com a quantidade de informações que sou obrigado a processar? Até que ponto as pessoas concordam com o sentimento de que as coisas estão mudando muito, muito rapidamente?

Níveis de maturidade

Uma avaliação da gestão da mudança avalia a eficácia com que a organização pode agir e responder à mudança.

Os seguintes níveis de maturidade irão ajudá-lo a avaliar o seu estado atual de gestão de mudanças, no que diz respeito a dados e iniciativas de BI.

Nível	Gestão do estado da mudança
100: Inicial	• A mudança é geralmente reativa, e também é mal comunicada. • O propósito ou os benefícios da mudança não são bem compreendidos, e a resistência à mudança causa conflitos e perturbações. • Nenhuma equipe ou função clara é responsável por gerenciar mudanças para iniciativas de dados.
200: Repetível	• A liderança executiva e os tomadores de decisão reconhecem a necessidade de gestão da mudança em projetos e iniciativas de dados e BI. • Alguns esforços são feitos para planejar ou comunicar mudanças, mas são inconsistentes e muitas vezes reativos. A resistência à mudança ainda é comum. A mudança muitas vezes interrompe os processos e ferramentas existentes.
300: Definido	• Planos formais de gestão de mudanças ou funções estão em vigor. Esses planos incluem táticas de comunicação e treinamento, mas não são seguidos de forma consistente ou confiável. A alteração ocasionalmente interrompe os processos e ferramentas existentes. • A gestão bem-sucedida da mudança é defendida por indivíduos-chave que ultrapassam os limites organizacionais.
400: Capaz	• Empatia e comunicação eficaz são parte integrante das estratégias de gestão da mudança. • Os esforços de gestão da mudança pertencem a determinadas funções ou equipas, e uma comunicação eficaz resulta numa compreensão clara do propósito e dos benefícios da mudança. A alteração raramente interrompe os processos e ferramentas existentes.
500: Eficiente	• A mudança é parte integrante da organização. As pessoas na organização compreendem a inevitabilidade da mudança e vêem-na como uma fonte de impulso em vez de disrupção. A mudança quase nunca interrompe desnecessariamente os processos ou ferramentas existentes. • Os processos sistemáticos abordam a mudança como um desafio das pessoas e não dos processos.

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No próximo artigo da série de roteiros de adoção do Microsoft Fabric, em conclusão, saiba mais sobre os recursos relacionados à adoção que você pode considerar valiosos.