Quem está a fazer o trabalho, quando e onde?
Para este passo, tem de perceber quem está a fazer o trabalho. Qual é o seu papel?
Pode ser mais fácil começar com os nomes das pessoas, mas vai querer entender qual é o seu papel quando estão a fazer a tarefa. Por exemplo:
Qualquer empregado que apresente um relatório de despesas
Gestor do relatório que aprova o relatório (a relação com o proponente é a chave)
Especialista em contabilidade que revê o relatório (a adesão a uma equipa específica é a chave)
CFO rever as finanças agregadas (o título específico é a chave)
Uma única pessoa pode, por vezes, desempenhar cada um destes papéis, mas a chave é compreender o papel que está a desempenhar quando realiza a tarefa. Compreender as funções irá ajudá-lo a projetar os ecrãs das aplicações e a configurar o acesso e a segurança. (Chegaremos aos que estão na fase de conceção.)
Em termos de TI, cada pessoa ou grupo de pessoas que desempenham a mesma função é referido como um papel de trabalho, e uma descrição das suas características relevantes é identificada numa pessoa (que muitas vezes tem um nome ligado a ela para uma referência fácil).
Depois de identificar o "quem", considere:
Que dispositivo é usado? Onde é a localização primária do trabalho? Está no escritório? Site do cliente? Fábrica? (Vamos discutir isto mais nas próximas secções.)
Que outros sistemas são utilizados regularmente? (Saber isto será útil na fase de conceção. Por exemplo, um gestor que "vive" em Microsoft Teams pode querer obter pedidos de aprovação lá versus e-mail.)
O que esta pessoa ganharia usando a aplicação ou cooperando para trabalhar com este novo processo?
O último ponto é muito importante, porque pode haver objeções ou hesitações por parte das pessoas envolvidas no processo antes ou depois dos passos tratados pela sua aplicação. Isso poderia resultar na não utilização da sua aplicação devido à falta de cooperação.
Dica
É essencial saber quem será afetado por uma mudança num processo de negócio. Identifique quem estará a usar a aplicação e quem será afetado por esta mudança, mesmo que não utilize a aplicação.
Dica
Ao observar esta análise pela informação que pode não saber, a melhor coisa a fazer é falar com a pessoa e obter a sua perspetiva. Pode certamente fazer uma suposição sobre como eles fazem o trabalho, mas é incrível o que pode aprender numa conversa rápida —, não apenas como eles o fazem hoje, mas como preferem fazê-lo no futuro.
Com que frequência estão a fazer o trabalho?
Também escreva quantas vezes a tarefa é feita. Diariamente, semanalmente, ocasionalmente, sazonalmente?
Uma aplicação que é usada diariamente tem considerações de design diferentes das que só são usadas ocasionalmente. (Por exemplo, o primeiro poderá ter de ser racionalizado e este último poderá ter de incluir textos mais explicativos.)
Onde é que estão a fazer o trabalho?
Ao considerar cada pessoa que contribui para resolver o problema, pense em como faz o seu trabalho:
É algo que fazem na mesa?
Estão a trabalhar num local específico no terreno?
Mudam-se de local para local no terreno?
É bom entender como cada um dos utilizadores funciona para que a solução que cria funcione para eles.
Será uma aplicação móvel?
Será uma aplicação de ambiente de trabalho?
Deve haver versões móveis e desktop?
Considerações de conectividade
À medida que cada trabalhador executa a sua parte do processo, pode ficar online?
Estão no campo onde não há conectividade? O utilizador pode trabalhar com a solução automatizada para recolher os dados em tempo real e ter os dados sincronizados quando estabelecem conectividade?
O que é que os outros participantes no processo precisam de saber (se alguma coisa) enquanto a pessoa que executa este passo estiver offline?
Compreender isto ajuda a determinar se precisa de processos que recolham dados localmente para que o utilizador possa ser "desligado" enquanto faz a sua parte do processo e, em seguida, sincronizar os resultados quando se reconectam.
Considerações sobre o dispositivo
À medida que entende como cada contribuidor para resolver o problema funciona, também é importante saber em que dispositivos estão a trabalhar. Se um trabalhador está no terreno e só trabalha no telemóvel ou num tablet, é bom saber quando se define como os ecrãs parecem e funcionam. Se todos os contribuidores estiverem num ambiente de trabalho ou num portátil, pode fazer diferentes abordagens de design. Pode construir soluções de desktop e mobile que trabalhem em conjunto.
Exemplo: Pessoas para o processo de reporte de despesa
Estes são os tipos de papéis, estilos de trabalho e preferências que encontrámos quando analisámos o nosso processo de reporte de despesas.
Lee – Representante de Vendas
Quase sempre em movimento
Prefere trabalhar com um tablet quando se reúne com os clientes
Nem sempre tem conectividade na Internet, então deve ser capaz de trabalhar offline
Prefere capturar as suas próprias despesas e recibos o mais rapidamente possível depois de acontecerem
Nick – Gestor de Vendas
Quase sempre em movimento
Precisa apenas de um ecrã tátil
Requer suporte offline para localizações remotas
Responsável pela aprovação dos relatórios de despesas de todos os seus relatórios diretos
Shawna – Apoio ao Cliente
Usa principalmente um ambiente de trabalho
Geralmente incorre nas despesas para o moral da equipa, e deve identificar os funcionários incluídos
Rebecca – Auditora
Precisa de interagir com todos os funcionários em todos os locais
Tem despesas ocasionais de viagem
Usa principalmente um ambiente de trabalho, mas prefere usar um telemóvel
Normalmente tem acesso à internet
Responsável por garantir o cumprimento global dos procedimentos de reporte dos colaboradores
Abhay - Contabilista
Deve ser capaz de rever todos os relatórios de despesas e recibos
Responsável por garantir o cumprimento de cada relatório de despesas
Lida com um grande volume de trabalho; precisa de ser capaz de processar a informação rapidamente
Deve ser capaz de informar sobre como as despesas estão a par do equilíbrio do orçamento
Charlotte - CFO
Deve manter um olho no orçamento global das despesas e ajudar os gestores de secções a permanecerem dentro do orçamento
Viaja a vários escritórios, tem reuniões e conferências externas, e deve recolher as suas próprias despesas
Funciona a partir do escritório, remotamente, e de casa usando vários dispositivos—de ambiente de trabalho, telemóvel e tablet
Nem sempre está ligada à internet
Quando olhamos especificamente para o passo 1 no nosso processo (na verdade, criando o relatório de despesas), aqui está o que documentamos.
Tarefa 1: Criar um relatório de despesas
| Quem faz isto? | Todos os colaboradores |
| Onde é que o trabalho acontece? | No escritório, nos locais dos clientes, ou na estrada |
| Quando é que o trabalho acontece? | Ad hoc. Alguns empregados fazem isto pelo menos semanalmente. Outros podem fazê-lo uma ou duas vezes por ano. |
| Online ou offline? | Isto é feito no papel, mas a equipa quer fazê-lo digitalmente. A entrada de dados pode ser feita offline quando não há conectividade disponível. Os vendedores não querem ter de estar online para começarem a registar os seus recibos e despesas. (Por exemplo, podem preferir fazê-lo no avião de regresso a casa.) |
| Dispositivos? | Telefone, tablet, portátil ou ambiente de trabalho |
Nota
Pode indicar-nos as suas preferências no que se refere ao idioma da documentação? Responda a um breve inquérito. (tenha em atenção que o inquérito está em inglês)
O inquérito irá demorar cerca de sete minutos. Não são recolhidos dados pessoais (declaração de privacidade).