Criam ou editam dados?
Compreender as tarefas neste passo irá ajudá-lo a responder à pergunta: a solução precisa de capturar dados? Em caso afirmativo, que dados precisa de capturar? Seguem-se alguns aspetos a ter em consideração para cada elemento de dados que é capturado pela solução.
Existe um formulário?
Existe atualmente um formulário em papel ou formulário eletrónico utilizado para capturar estes dados hoje? Este tipo de formulário pode servir de ponto de partida à medida que pensa no esquema dos ecrãs e na forma como os dados estão a ser capturados.
Além disso, pense no formulário de forma crítica:
Os elementos de dados devem ser apresentados numa ordem diferente, mais em linha com a forma como os captura?
Pode o formulário pode ser dividido em formulários separadas mais pequenos que permitam que partes do processo ocorram em paralelo, em vez de um de cada vez?
Que dados são capturados?
Qual o tipo de dados que estão a ser capturados? Como são chamados? É este o nome real da origem de dados ou um nome comum utilizado nesta parte do negócio? Poderá ser necessário mapear o nome dos dados na origem de dados para o nome "amigável" que os seus utilizadores conhecem.
Existe uma hierarquia para os dados? Por exemplo, cada relatório de despesas pode ter várias despesas e alguns tipos de despesas necessitam de informações adicionais.
Que dados são criados a partir de uma fórmula ou cálculo?
São feitos cálculos para criar os dados? Se sim, o resultado calculado tem de ser armazenado ou é apenas mostrado durante a utilização da aplicação? Os dados que podem ser recalculados em qualquer altura (como os totais ou os somatórios dos itens) podem não precisar de ser armazenados.
Por exemplo, o ID exclusivo do nosso relatório de despesas será criado com a data de hoje e o nome do empregado; tem de ser armazenado para nunca ser alterado. Também calculamos os subtotais e os totais de despesas, mas como estes podem ser recalculados a qualquer momento a partir de outros dados no relatório, não precisamos de guardá-los separadamente.
Os dados são necessários?
Para este passo do processo, estes dados são necessários para concluir o processo? Se são necessários, por que motivo? Os dados são necessários só em determinadas situações?
Que tipo de dados são?
Que tipo de dados estão a ser capturados?
Texto de forma livre: existe um comprimento definido que seja permitido? A entrada deste campo depende de outro campo (por exemplo, um valor de campo associado, como uma opção de menu pendente de Outros)? Existe uma entrada predefinida que deve ser povoada? O texto é derivado de outros dados?
Números: É uma percentagem? É um número inteiro? É necessário um determinado número de casas decimais? Exige um mínimo ou máximo definido que é permitido para este número? Este número depende de outro número (por exemplo, não pode ser maior que, ou menor que, outra entrada)? Existe um número predefinido que deve ser fornecido ou um número que é calculado com base noutras entradas?
Datas: Que formato deve utilizar para a data? Deve incluir a data e a hora? Existem regras para a data (um mínimo, ou máximo, não pode ser antes de hoje)? É calculada (por exemplo, "sete dias a partir de hoje")? Existe uma data predefinida que deve ser povoada?
Escolhas: A resposta deve limitar-se a um conjunto específico de respostas? Quais são as respostas válidas? As respostas dependem de outro elemento de dados? Existe uma escolha padrão ou um valor predefinido baseado noutro elemento de dados? Permite uma única escolha ou a seleção de várias escolhas ao mesmo tempo?
Imagens ou vídeo: Deve ser capturada uma imagem ou vídeo? A imagem ou o vídeo estão a ser capturados a partir de uma câmara no dispositivo do utilizador? É uma imagem ou vídeo que está a chegar por e-mail? Existe alguma IA que deva ser executada nesta imagem (deteção de elementos da imagem, por exemplo)?
Onde coloca os dados hoje?
À medida que resolve o problema do negócio hoje, onde é que os dados são capturados? Volta a a um sistema existente? Vai para uma folha de cálculo? É feita a sua captura?
Se os dados ainda não forem armazenados digitalmente, estará a criar um repositório de dados para eles, que é debatido em Onde estão os dados?
Outra coisa a ter em consideração é se estes dados podem ser valiosos para outros processos na organização. Poderiam outros processos ser automatizados se estes dados estivessem à sua disposição?
Alguém utiliza estes dados mais tarde no processo?
Existe um passo mais tarde no processo que utiliza estes dados? Como é que utilizam estes dados? Se estes dados estivessem disponíveis mais cedo no processo, poderia um processo mais à frente começar mais cedo ou ser executado em paralelo?
Por vezes, automatizar um processo ajuda a reduzir o tempo total para resolver o problema do negócio porque os dados ficam disponíveis mais cedo, e outros participantes que trabalham na resolução do problema podem agir mais cedo. Isto pode contribuir para o valor do negócio que a automatização do processo de negócio proporciona.
Pode alguém beneficiar destes dados fora deste processo?
Existe outra equipa ou processo que possa utilizar os dados capturados neste processo? (Não um passo posterior no processo, mas um processo noutro lugar do negócio que possa capturar estas mesmas informações ou que possa ser capaz de usar esta informação?)
Por vezes, os utilizadores empresariais só pensam dentro dos limites do que fazem no dia a dia. Se recuar um pouco, consegue ver oportunidades para expandir estes dados para outros processos que possam ser automatizados? Muitas vezes, os processos são manuais porque um processo noutra área não tem os meios para obter os dados. Agora que este processo está a ser automatizado, existe uma oportunidade para outros processos se basearem neste?
Example: criação dos dados do relatório de despesas
Seguem-se alguns dos elementos de dados na folha de cálculo para o processo de captura do relatório de despesas.
| Nível de dados | Item de dados | Tipo de item | Editável? | Formato permitido | Validação | Predefinição/Cálculo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Relatórios de despesas | Número de relatório de despesas | Texto | Não | Não pode estar em branco | "EXP" + Data (AAAAMMDD) + ID de Utilizador | |
| Item de despesa | Data da despesa | Date | Sim | MM-DD-AAAA | Não pode ocorrer no futuro | |
| Item de Despesa | Tipo de despesa | Opção | Sim | Selecione na lista: Viagem, Refeição, Hotel, Transporte, Parqueamento, Víveres | Não pode estar em branco | |
| Item de despesa | Montante | Número | Sim | ###,###.## | Não pode estar em branco, pode ser negativo | |
| Item de despesa | Recibo | Imagem | Sim | JPG, PNG | Obrigatório se o montante for superior a $74,99 | |
| Item de despesa | Reembolsável | Sim/Não | Sim | Sim/Não | Assume como predefinição Não | |
| Detalhe da despesa | Nome do convidado | Texto | Sim | Qualquer coisa | Necessário para um tipo de despesa Refeição em que o montante é superior a $75 |
Neste exemplo, estão a ser capturados três níveis de dados. (Isto será muito importante na fase de conceção tanto para a conceção do ecrã como para a conceção do armazenamento de dados.)
Relatório de despesas: Estes elementos são capturados uma vez para o relatório de despesas global.
Item de despesa: Estes elementos são capturados por cada despesa a ser reportada neste relatório de despesas. podem ser associados vários itens de despesa ao mesmo relatório de despesas.
Detalhe da despesa: Estes elementos são associados aos itens de despesa específicos Refeição e Hotel, e ajudam a decompor estes dois tipos de despesa. Se o item de despesa for Refeição, Nome do convidado e Empresa do convidado são obrigatórios. Se o item de despesa for Hotel, Tipo de despesa e Montante são obrigatórios e o montante de cada uma destas entradas tem de ser igual ao montante do item de despesa.
Os dados que serão apresentados na aplicação, mas não armazenados em qualquer lugar, são estes cálculos rápidos:
Soma dos itens de despesa num total de relatórios de despesas
Soma dos detalhes de despesa num total de itens de despesas
Contar o número de entradas no relatório de despesas
Determinar se o total de relatórios de despesas é superior ao limite de aprovação para o gestor do submissor
Os dados capturados durante o processo do relatório de despesas têm de ser publicados no sistema financeiro. No entanto, os próprios relatórios de despesas não estão atualmente armazenados online, apenas em papel. Assim, não existe nenhum sistema onde colocar estes dados; teremos de criar um.
Ter todos estes dados de despesas permite análises futuras se fossem capturados digitalmente. Por exemplo, se todos os empregados ficarem no mesmo hotel quando viajam, o Aprovisionamento pode obter os dados das despesas e, potencialmente, negociar melhores tarifas. Vamos anotar isto no nosso plano de projeto.
Nota
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