Considerações de planeamento para implementar o Outlook para Windows
Uma análise atenta dos requisitos de mensagens da organização irá ajudá-lo a planear a sua implementação do Outlook para os utilizadores na sua empresa.
Determinar as necessidades de uma organização
O ambiente de mensagens da organização ajuda a moldar a implementação do Outlook. Os fatores a considerar incluem se está a atualizar o Microsoft Outlook, a instalar a aplicação pela primeira vez, a planear utilizadores remotos ou de roaming ou a escolher uma combinação destes e de outros fatores.
Importante
- Outlook 2016 e versões posteriores não suportam a ligação ao Exchange Server 2007.
- Outlook 2016 e versões posteriores precisam agora que a Deteção Automática seja configurada ou não se conseguirão ligar ao Exchange Server. Obtêm as definições de conectividade do Exchange diretamente a partir da Deteção Automática em vez do registo, tornando os perfis mais fiáveis, mas isso também torna a Deteção Automática numa funcionalidade necessária. Para obter mais informações, veja Serviço de Deteção Automática.
MSI versus métodos de implementação Clique-e-Use
Existem duas tecnologias de instalação principais para o Office: Windows Installer (MSI) e Clique-e-Use. As versões licenciadas em volume do Office, como Office Standard 2016, utilizam o Windows Installer (MSI). O Office incluído nos planos do Microsoft 365 Enterprise utiliza a versão Clique-e-Use. Por exemplo, o Outlook incluído no Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas utiliza Clique-e-Use.
As versões MSI e Clique-e-Use do Office e Outlook 2016 têm diferentes opções de configuração e ferramentas de administração. Para implementações baseadas em MSI, utilize a Ferramenta de Personalização do Office (OCT) antes da instalação para definir as predefinições dos seus utilizadores, instalar o Outlook e, em seguida, impor essas definições e impedir que os utilizadores as alterem após a instalação com Política de Grupo. Para implementações Clique-e-Use, utilize primeiro a Ferramenta de Implementação do Office para definir um pequeno número de definições, instalar o Outlook e, em seguida, definir toda a gama de definições de personalização e impedir que os utilizadores as alterem após a instalação com Política de Grupo.
Atualização ou instalação inicial do Outlook
Se estiver a atualizar a partir de uma versão anterior do Outlook, considere se irá migrar definições anteriores, alterar perfis de utilizador e utilizar novas opções de personalização. Por predefinição, as definições do utilizador são migradas automaticamente, exceto para as definições de segurança. A personalização das definições do Outlook é opcional e só é necessária se quiser alterar as predefinições. Além disso, o Outlook pode criar automaticamente um novo perfil do Outlook com o serviço de Deteção Automática.
Se estiver a implementar uma versão licenciada em volume do Office que utiliza o Windows Installer (MSI), a Ferramenta de Personalização do Office (OCT) permite-lhe migrar as definições atuais dos utilizadores e fazer outras personalizações. Por exemplo, pode definir novos servidores do Microsoft Exchange ou personalizar novas funcionalidades. Se estiver a implementar Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas e tiver de alterar as definições da configuração predefinida, pode utilizar Política de Grupo ou o registo.
Migrar dados
Quando atualiza a partir do Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 ou Outlook 2013, o Outlook migra os dados por si. A migração de dados de versões do Outlook anteriores ao Outlook 2003 e de outras aplicações de e-mail não é suportada.
Utilizadores remotos e de roaming
O Modo Exchange em Cache é recomendado para todas as configurações, mas beneficia especialmente os utilizadores remotos. O Modo Exchange em Cache cria uma cópia local das caixas de correio dos utilizadores. Isto dá aos utilizadores um acesso mais fiável aos dados do Outlook, quer estejam ou não ligados a uma rede. Para obter mais informações, consulte Planear e configurar o Modo Exchange em Cache no Outlook 2016 para Windows.
Pode personalizar o Outlook para otimizar a experiência para utilizadores remotos e roaming e para configurar o Outlook para vários utilizadores no mesmo computador. Quando vários utilizadores partilham o mesmo computador, utilize as funcionalidades de início de sessão do Windows no sistema operativo do computador para gerir a verificação de início de sessão do utilizador.
Requisitos multilingues
O Outlook suporta Unicode em todo o produto para ajudar as organizações multilingues a trocarem mensagens e outras informações de forma totalmente integrada num ambiente multilingue.
O Office consiste no pacote principal neutro em termos de idiomas e num ou mais pacotes específicos de idiomas. Além das ferramentas de verificação linguística incluídas em cada versão de idioma, pode transferir e implementar ferramentas de verificação linguística para outros idiomas para ajudar os grupos multilingues a trabalhar com e editar ficheiros em muitos idiomas. Para obter mais informações, consulte Planear a implementação multilanguage do Office 2016.
Plataformas de servidores de clientes e mensagens
Embora o Outlook funcione bem com muitas versões do Exchange e de outros servidores de e-mail, algumas funcionalidades do Outlook requerem versões específicas do Exchange. Para obter mais informações, veja Descrição do Serviço Exchange Online.
Se tiver uma Exchange Server no local e planear adicionar Exchange Online para coexistir no seu ambiente, existem dois aspetos a considerar:
- Não existe nenhuma delegação de gestor em vários locais. Se a conta do gestor estiver ligada a Exchange Online, a conta do delegado também tem de estar Exchange Online.
- Uma conta no local não pode ter permissões "Enviar Como" para uma conta que esteja ligada a Exchange Online.
Tenha também em atenção que o método de autenticação do utilizador é diferente entre um Exchange Server no local e Exchange Online. Exchange Online utilizadores introduzam o respetivo endereço de e-mail (como o nome de utilizador) e a palavra-passe. No entanto, os utilizadores podem decidir guardar a palavra-passe para que só tenham de a introduzir uma vez.
Escolher quando e como instalar o Outlook
Tem opções para quando e como instalar o Outlook. Por exemplo, considere qual das seguintes seria a melhor opção para a sua organização:
- Instale ou atualize o Outlook para diferentes grupos de utilizadores por fases ou ao mesmo tempo.
- Instale o Outlook como uma aplicação autónoma.
- Instale o Outlook antes, durante ou depois de uma instalação do Office.
Cada organização tem um ambiente diferente e pode fazer uma escolha diferente sobre a temporização das atualizações do Outlook. Por exemplo, pode ter um grupo de mensagens que é responsável por atualizar o Outlook e um grupo separado que planeia a implementação para outras aplicações do Office. Neste caso, poderá ser mais fácil atualizar o Outlook separadamente do resto do Office em vez de tentar coordenar a implementação entre os dois grupos.
Tenha em atenção que uma versão MSI do Outlook, como Office Standard 2016, não pode coexistir com versões MSI anteriores do Outlook no mesmo computador. No entanto, pode instalar uma versão Clique-e-Use do Outlook, como com Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, para executar lado a lado com versões MSI do Outlook antes de Outlook 2016. No entanto, não pode ter versões Clique-e-Use do Outlook 2013 e Outlook 2016 instaladas no mesmo computador. Se tiver duas versões do Outlook instaladas no mesmo computador, não poderá executá-las ao mesmo tempo.
Nota
Como melhor prática, deve ter apenas uma versão do Office instalada num computador. Para cenários de migração, poderá precisar de várias versões do Office no mesmo computador durante um curto período de tempo. No entanto, recomendamos que desinstale a versão anterior do Office o mais rapidamente possível depois de migrar para a versão mais recente do Office.
Personalizar definições e perfis do Outlook
Pode personalizar uma instalação MSI do Outlook para processar as definições de utilizador do Outlook ao especificar estas definições no OCT.
Quando utiliza o OCT para personalizar o Outlook, guarda opções e outras preferências de instalação no ficheiro .msp de personalização que é aplicado durante a configuração. Mais tarde, irá atualizar as definições ao abrir o ficheiro no OCT e ao guardar uma nova cópia do ficheiro.
Para instalações Clique-e-Use do Outlook, como com Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, pode utilizar Política de Grupo ou chaves de registo para personalizar as definições do Outlook.
Nota
Os ficheiros PRF não funcionam e já não são necessários em versões Outlook 2016 e posteriores, porque as contas devem ser configuradas automaticamente no assistente de conta quando utiliza a Deteção Automática.
Configurar subscrições e outras funcionalidades de partilha para o Outlook
O Outlook inclui funcionalidades que lhe permitem subscrever facilmente novas origens de conteúdo e partilhar as funcionalidades com utilizadores dentro e fora da sua organização. As origens de conteúdo incluem contactos, tarefas e calendários do SharePoint, juntamente com calendários locais e baseados na Internet (iCals).
O Really Simple Syndication (RSS) é outra funcionalidade de partilha que permite que os utilizadores subscrevam origens internas ou baseadas na Internet de conteúdos sindicados (ficheiros .xml) para evitar terem de verificar a existência de novas informações num site. Pode implementar feeds RSS específicos ou subscrições de calendário para os utilizadores, configurar definições para gerir a forma como os utilizadores podem partilhar estas subscrições ou conteúdos, especificar a frequência com que os servidores atualizam as cópias dos dados dos utilizadores e muito mais.
Utilizar o Outlook com os Serviços de Ambiente de Trabalho Remoto
Os Serviços de Ambiente de Trabalho Remoto (RDS), anteriormente conhecidos como Serviços de Terminal, no Windows Server permitem-lhe instalar uma cópia licenciada em volume única do Outlook num computador compatível com RDS. Em vez de executar o Outlook em computadores locais, vários utilizadores ligam-se ao servidor e executam o Outlook a partir desse servidor. Para obter mais informações, consulte Office 2016 em Implementações RDSH e VDI e Lidar com a pesquisa do Outlook em ambientes não persistentes.
Arquivo Automático no Outlook
As caixas de correio do Outlook aumentam à medida que os utilizadores criam e recebem itens. Para manter as caixas de correio geríveis, os utilizadores precisam de outro local para armazenar ou arquivar itens mais antigos que são importantes, mas raramente utilizados. Normalmente, é mais conveniente mover automaticamente estes itens mais antigos para a pasta de arquivo e eliminar itens cujo conteúdo expirou e já não é válido. O Arquivo Automático no Outlook pode gerir este processo automaticamente para os utilizadores. No entanto, recomendamos que utilize a funcionalidade Arquivo do In-Place no Exchange Server, uma vez que elimina a necessidade de ficheiros de Pastas Pessoais (.pst). Ao utilizar In-Place Arquivo, os utilizadores podem ver uma caixa de correio de arquivo e mover ou copiar mensagens entre as caixas de correio principais e o arquivo. Para obter mais informações, consulte Arquivo No Local no Exchange.
Políticas de retenção no Outlook
As definições da política de retenção podem ajudar os utilizadores a seguir as diretrizes da política de retenção que a sua organização estabelece para retenção de documentos. Não pode implementar definições de retenção baseadas no Arquivo Automático através do Outlook com Política de Grupo. Se tiver de implementar políticas de retenção, explore as funcionalidades de Gestão de Registos de Mensagens (MRM) no Exchange Server. Para obter mais informações, veja Gestão de registos de mensagens no Exchange Server.
Considerações de segurança do Outlook
O Outlook inclui muitas funcionalidades de segurança, algumas das quais estão realçadas nas secções seguintes.
Prevenção de vírus
Pode configurar a prevenção de vírus e outras definições de segurança no Outlook com Política de Grupo. Também pode utilizar o Modelo de Segurança do Outlook para configurar as definições, tal como nas versões anteriores do Outlook. Ao utilizar qualquer um dos métodos de configuração, pode, por exemplo, modificar a lista de tipos de ficheiro que estão bloqueados em mensagens de e-mail.
O Object Model (OM) Guard que ajuda a impedir que vírus utilizem o Livro de Endereços do Outlook (OAB) para propagação é atualizado. O Outlook procura software antivírus atualizado para ajudar a determinar quando apresentar avisos de acesso OAB e outros avisos de segurança do Outlook.
Considerações sobre o planeamento do antivírus do Outlook
Quando planear a análise de antivírus para ficheiros e mensagens de e-mail do Outlook, tome precauções para evitar os problemas que podem surgir.
Analisar ficheiros do Outlook Os Ficheiros de Dados do Outlook (*.pst) e os ficheiros de Pasta Offline (*.ost) são os ficheiros do Outlook acedidos com mais frequência. Se utilizar software antivírus para efetuar uma análise ao nível do ficheiro nos mesmos, enquanto o Outlook estiver a ser utilizado, poderão ocorrer problemas de danos em dados.
Os problemas de danos em dados também poderão ocorrer se analisar ficheiros do livro de endereços do Outlook (*.oab), ficheiros de definições de envio/receção (*.srs), *.xml ficheiros e o ficheiro Outlprnt, embora a possibilidade seja menor porque as pessoas acedem a estes ficheiros com menos frequência.
Analisar mensagens de e-mail Não recomendamos que analise diretamente *.pst, *.ost e outros ficheiros do Outlook. Em vez disso, recomendamos que analise anexos de mensagens de e-mail no servidor de e-mail e no computador cliente do Outlook.
Para digitalizar mensagens de e-mail que estejam num servidor de e-mail, tem de utilizar software antivírus desenvolvido para analisar e-mails recebidos e enviados.
- Para digitalizar mensagens de e-mail que estão no Exchange Server, utilize um programa de software antivírus que funcione com o Exchange.
- Se as suas mensagens de e-mail estiverem num servidor de e-mail localizado num fornecedor de serviços Internet (ISP), verifique se o ISP está a utilizar software antivírus para analisar mensagens de e-mail recebidas e enviadas.
Para analisar os anexos incluídos nas mensagens de e-mail no computador cliente, utilize software antivírus no computador cliente. Recomendamos isto caso uma mensagem indesejada chegue ao seu cliente de e-mail porque o software antivírus no servidor de e-mail não conseguiu identificá-lo.
Proteção contra phishing e e-mail de lixo
O Outlook inclui um filtro de e-mail de lixo que substitui as regras que foram utilizadas em versões anteriores do Outlook para filtrar o correio. As mensagens capturadas pelo filtro são movidas para a pasta Email de Lixo, onde podem ser visualizadas ou eliminadas mais tarde.
Os remetentes de e-mail de lixo geralmente adicionam um Web beacon em mensagens de e-mail HTML que incluem conteúdo externo, como imagens gráficas. Quando os utilizadores abrem ou veem o e-mail, os Web beacons verificam se os respetivos endereços de e-mail são válidos. Isto aumenta a probabilidade de os utilizadores receberem mais mensagens de e-mail de lixo. O Outlook reduz a probabilidade de os utilizadores se tornarem alvos de e-mail de lixo futuro ao bloquear transferências automáticas de imagens de servidores externos por predefinição.
O Outlook ajuda a proteger-se contra problemas criados por mensagens de e-mail de phishing e nomes de domínio enganadores. Por predefinição, o Outlook filtra mensagens de e-mail de phishing. Estas mensagens parecem legítimas, mas tentam enganar os utilizadores a fornecer informações pessoais, como o número da conta bancária e a palavra-passe de um utilizador. O Outlook também ajuda a impedir a receção de mensagens de e-mail de utilizadores enganadores ao alertar sobre nomes de domínio suspeitos em endereços de e-mail. O Outlook suporta nomes de domínio internacionalizados (IDNs) em endereços de e-mail. Os IDNs permitem que as pessoas registem e utilizem nomes de domínio nos respetivos idiomas nativos em vez de inglês. O suporte de IDN permite que os phishers enviem ataques homográficos, uma situação em que um nome de domínio sósia é criado através da utilização de carateres alfabetos de diferentes idiomas e não apenas de inglês, com a intenção de enganar os utilizadores a pensar que estão a visitar um site legítimo.
Configurar funcionalidades criptográficas para o Outlook
O Outlook fornece funcionalidades criptográficas para enviar e receber mensagens de e-mail com segurança avançada através da Internet ou intranet. Pode personalizar funcionalidades numa implementação do Outlook para definir opções criptográficas adequadas para a sua organização.
Também pode implementar funcionalidades adicionais para ajudar a melhorar a segurança nas mensagens de e-mail. Por exemplo, pode fornecer etiquetas de segurança que correspondam à política de segurança da sua organização. Uma etiqueta Apenas utilização interna pode ser implementada como uma etiqueta de segurança para aplicar a mensagens de e-mail que não devem ser enviadas fora da sua empresa.
Restringir a permissão em mensagens de e-mail
A Gestão de Direitos de Informação (IRM) ajuda os utilizadores a impedir que mensagens de e-mail confidenciais e outros conteúdos do Office, como documentos e folhas de cálculo, sejam reencaminhados, editados ou copiados por pessoas não autorizadas. No Outlook, os utilizadores podem utilizar a IRM para marcar mensagens de e-mail com "Não reencaminhar", o que restringe automaticamente a permissão para os destinatários reencaminhar, imprimir ou copiar a mensagem. Além disso, pode definir políticas de permissão de IRM personalizadas no Office para as necessidades da sua organização e pode implementar as novas políticas de permissão para os utilizadores utilizarem com mensagens de e-mail ou outros documentos do Office. Para obter mais informações, consulte Proteger mensagens confidenciais e documentos através da Gestão de Direitos de Informação (IRM) no Office 2016.
Protocolos e servidores do Outlook e e-mail
Os servidores e serviços de e-mail principais suportados pelo Outlook incluem o seguinte:
- Protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
- Post Office Protocol versão 3 (POP3)
- Internet Mail Access Protocol versão 4 (IMAP4)
- MAPI para Exchange Server (versão 2007 e versões posteriores)
- Exchange Active Sync para ligação a serviços como Outlook.com (Hotmail) para aceder ao correio, calendário, contactos e tarefas
- Outras origens de mensagens e informações, possibilitadas pela forma como o Outlook utiliza a interface de extensibilidade MAPI.
Os utilizadores podem utilizar as funcionalidades Contactos, Tarefas e Calendário no Outlook 2016 sem estarem ligados a um servidor de e-mail.
Atualizar a partir de uma versão anterior do Outlook
Pode instalar Outlook 2016 ou versões posteriores em qualquer instalação anterior do Outlook. As definições de utilizador armazenadas no registo são migradas quando atualiza do Outlook 2003 ou versões posteriores para versões Outlook 2016 ou posteriores. Se já existir um perfil MAPI no computador de um utilizador, normalmente pode configurar uma implementação para continuar a utilizar o perfil.
Tenha em atenção que uma versão MSI do Outlook, como Office Standard 2016, não pode coexistir com versões MSI anteriores do Outlook no mesmo computador. No entanto, pode instalar uma versão Clique-e-Use do Outlook, como com Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, para executar lado a lado com versões MSI do Outlook antes de Outlook 2016. No entanto, não pode ter versões Clique-e-Use do Outlook 2013 e Outlook 2016 instaladas no mesmo computador. Se tiver duas versões do Outlook instaladas no mesmo computador, não poderá executá-las ao mesmo tempo.
Nota
Como melhor prática, deve ter apenas uma versão do Office instalada num computador. Para cenários de migração, poderá precisar de várias versões do Office no mesmo computador durante um curto período de tempo. No entanto, recomendamos que desinstale a versão anterior do Office o mais rapidamente possível depois de migrar para a versão mais recente do Office.
Ao atualizar os utilizadores a partir de uma versão anterior do Outlook, tem de escolher como configurar perfis de utilizador, considerar problemas do Modo Exchange em Cache e estar ciente das alterações de fax e formulários.
Atualizar para o Office com o Modo Exchange em Cache ativado
O processo de atualização de utilizadores que têm atualmente o Modo Exchange em Cache ativado no Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 ou Outlook 2013 é simples. Se não alterar as definições do Modo Exchange em Cache, as mesmas definições são mantidas para Outlook 2016 e versões posteriores.
Por predefinição, quando são instaladas Outlook 2016 ou versões posteriores, é criada uma nova versão comprimida do ficheiro de dados do Outlook (.ost). Esta versão comprimida do .ost é até 40% menor do que o tamanho dos ficheiros .ost que foram criados em versões anteriores do Outlook. Se tiver de impedir o Outlook de criar um novo ficheiro de dados comprimido do Outlook (.ost), utilize o modelo do Outlook Política de Grupo (Outlk16.admx) para ativar a política Não criar novo ficheiro OST na atualização. Pode encontrar esta definição em Configuração do Utilizador\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2016\Definições de Conta\Exchange.
Para obter considerações adicionais sobre o planeamento do Modo Exchange em Cache, veja Planear e configurar o Modo Exchange em Cache no Outlook 2016 para Windows.
Instalar várias versões do Outlook no mesmo computador
Com o Outlook, se estiver a utilizar a versão licenciada em volume (instalação baseada em MSI), como Office Standard 2016, não pode ter duas versões do Outlook instaladas. O processo de atualização removerá, por predefinição, a versão anterior. No entanto, se estiver a mudar do licenciamento em volume para uma versão de licença de subscrição, como com o Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, que utiliza a instalação Clique-e-Use, é possível ter duas versões do Outlook instaladas no mesmo computador.
Nota
Como melhor prática, deve ter apenas uma versão do Office instalada num computador. Para cenários de migração, poderá precisar de várias versões do Office no mesmo computador durante um curto período de tempo. No entanto, recomendamos que desinstale a versão anterior do Office o mais rapidamente possível depois de migrar para a versão mais recente do Office.
Considerações adicionais ao planear uma atualização do Outlook
Para se preparar para uma atualização, tem de responder às seguintes perguntas adicionais:
- Deve alterar os perfis de utilizador do Outlook como parte de uma atualização? Por exemplo, pode definir uma nova Exchange Server (como Exchange Online) ou ativar novas funcionalidades do Outlook.
- Como deve criar e armazenar uma cópia de segurança da instalação existente? Antes de atualizar para qualquer nova versão, recomendamos que faça uma cópia de segurança dos dados existentes.
- Como é que os utilizadores saberão mais sobre a nova interface e funcionalidades do Office? Para obter mais informações, consulte Centro de ajuda do Outlook e formação em vídeo do Outlook para Windows.
- Terá de avaliar os suplementos do Outlook no seu ambiente?
Considerações para aplicações do Outlook de 32 bits ao atualizar para uma plataforma de 64 bits
Se desenvolveu aplicações, suplementos ou macros da Interface de Programação de Aplicações de Mensagens (MAPI) de 32 bits para o Outlook, são ações que deve tomar para alterar e reconstruir as aplicações de 32 bits para serem executadas numa plataforma de 64 bits.
O Outlook está disponível como uma aplicação de 32 bits e uma aplicação de 64 bits. A versão do Outlook que escolher depende da edição do sistema operativo Windows (32 bits ou 64 bits) e da edição do Office (32 bits ou 64 bits) que está instalada no computador, se o Office já estiver instalado nesse computador.
Os fatores que determinam a viabilidade da instalação de uma versão de 32 bits ou de 64 bits do Outlook incluem o seguinte:
- Pode instalar o Office de 32 bits e o Outlook de 32 bits numa versão de 32 bits ou 64 bits suportada do sistema operativo Windows. Pode instalar a versão de 64 bits do Office e o Outlook de 64 bits apenas num sistema operativo Windows de 64 bits suportado.
- A instalação predefinida do Office numa versão de 64 bits do sistema operativo Windows é o Office de 32 bits.
- A versão instalada do Outlook é sempre a mesma que a versão do Office, se o Office estiver instalado no mesmo computador. Ou seja, não é possível instalar uma versão de 32 bits do Outlook no mesmo computador no qual já estão instaladas versões de 64 bits de outras aplicações do Office, como Word 2016 de 64 bits ou Excel 2016 de 64 bits. Da mesma forma, não é possível instalar uma versão de 64 bits do Outlook no mesmo computador no qual já estão instaladas versões de 32 bits de outras aplicações do Office.