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Planear e configurar o Modo Exchange em Cache no Outlook 2016 para Windows

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Outlook 2016

Outlook 2016 fornece dois modos básicos de conectividade quando está ligado a Exchange Server: Modo Exchange em Cache e Modo Online.

Nota

Este artigo destina-se a Profissionais de TI e administradores que estão a implementar e configurar Outlook 2016 para o Windows para utilizadores nas suas empresas. Se for um utilizador a tentar configurar as suas definições do Outlook, consulte Ativar o Modo Exchange em Cache.

Comparação do Modo Exchange em Cache e do Modo Online

O Modo Exchange em Cache proporciona aos utilizadores uma experiência do Outlook online e offline totalmente integrada ao colocar em cache a caixa de correio do utilizador e o Livro de Endereços Offline (OAB) localmente. Com o Modo Exchange em Cache, que é a predefinição para os utilizadores, o Outlook já não depende da conectividade de rede contínua para aceder às informações do utilizador. Quando um utilizador está ligado, o Outlook atualiza continuamente as caixas de correio dos utilizadores para que as caixas de correio sejam mantidas atualizadas. Se um utilizador se desligar da rede, por exemplo, ao mudar para uma área sem Wi-Fi acesso, o utilizador pode continuar a aceder aos últimos dados de e-mail disponíveis.

Importante

Recomendamos que utilize sempre o Modo Exchange em Cache com uma conta do Microsoft 365.

O Modo Online funciona utilizando informações diretamente do servidor e, como o nome indica, requer uma ligação. Os dados da caixa de correio só são colocados em cache na memória e nunca são escritos no disco.

O Modo Exchange em Cache é a configuração preferencial no Outlook 2016 e é útil nas seguintes situações:

  • Utilizadores que frequentemente entram e saem da conectividade.
  • Utilizadores que trabalham frequentemente offline ou sem conectividade.
  • Os utilizadores com ligações de alta latência (superiores a 500 ms) para Exchange Server.

O modo online é útil nas seguintes situações:

  • Cenários de quiosque, em que um computador específico tem muitos utilizadores que acedem a diferentes contas do Outlook e o atraso na transferência de mensagens de e-mail para uma cache local é inaceitável.
  • Conformidade fortemente regulada ou ambientes seguros onde é um risco armazenar dados localmente. Além disso, recomendamos que considere utilizar o Sistema de Encriptação de Ficheiros (EFS) ou o BitLocker como uma solução robusta.
  • Caixas de correio grandes em computadores que não têm espaço suficiente no disco rígido para uma cópia local da caixa de correio.

Mesmo quando está configurado no Modo Exchange em Cache, Outlook 2016 tem de contactar o servidor diretamente para efetuar determinadas operações. Estas operações não funcionarão quando o Outlook não estiver ligado e pode demorar mais tempo a concluir ligações de alta latência. Estas operações incluem o seguinte:

  • Trabalhar com Pastas Partilhadas que não foram disponibilizadas offline.
  • A obter informações de Disponibilidade.
  • Definir, alterar ou cancelar uma mensagem Fora do Escritório.
  • Aceder a pastas públicas que não foram disponibilizadas offline.
  • A obter direitos para uma mensagem protegida por direitos.
  • Regras de edição.
  • A obter Sugestões de Correio.
  • A obter Sugestões de Política.

As opções de entrega atrasadas são do lado do cliente no modo em cache e no lado do servidor no modo online. Por isso, quando utiliza o Modo Exchange em Cache, o Outlook tem de estar ligado e aberto no tempo de entrega atribuído para que a mensagem de entrega atrasada seja enviada.

Outlook 2016 suporta a execução no Modo Exchange em Cache num Ambiente de Trabalho Remoto (RDS), anteriormente conhecido como Serviços de Terminal, ambiente que tem vários utilizadores. Quando configurar um computador com RDS para utilizar o Modo Exchange em Cache, certifique-se de que considera o espaço de armazenamento adicional e a E/S do disco necessários para vários acessos de cliente. As novas contas do Exchange configuradas em computadores com RDS utilizam o Modo Online por predefinição. Na configuração, o utilizador pode decidir ativar o Modo Exchange em Cache.

Considerações de planeamento para o Modo Exchange em Cache para Outlook 2016

Em alguns casos, pode melhorar o desempenho do Modo Exchange em Cache para toda a organização ou para um grupo de utilizadores, por exemplo, utilizadores que trabalham remotamente.

Recomendações do ficheiro de dados do Outlook (.ost)

Quando utilizar o Modo Exchange em Cache, tenha em atenção que os ficheiros locais .ost dos utilizadores são 50% a 80% maiores do que o tamanho da caixa de correio comunicado no Exchange Server. O formato que o Outlook utiliza para armazenar dados localmente para o Modo Exchange em Cache é menos eficiente em termos de espaço do que o formato de ficheiro de dados do servidor.

O tamanho máximo dos .ost ficheiros é configurável. A predefinição é 50 GB de armazenamento de dados. Certifique-se de que os ficheiros dos .ost utilizadores estão localizados numa pasta com espaço em disco suficiente para acomodar as caixas de correio dos utilizadores.

Atualizar os utilizadores existentes do Modo Exchange em Cache para Outlook 2016

Ao atualizar, se não alterar as definições do Modo Exchange em Cache, as mesmas definições são mantidas para Outlook 2016.

No entanto, por predefinição, quando Outlook 2016 está instalado e o Modo Exchange em Cache está ativado, é criada uma nova versão comprimida do ficheiro de dados do Outlook (.ost). A versão anterior do .ost ficheiro é mantida e, se for necessário, pode ser aberta por Outlook 2016. Se tiver de impedir Outlook 2016 de criar um novo ficheiro de dados comprimido do Outlook (.ost), utilize o modelo de Política de Grupo para o Outlook (Outlk16.admx) para ativar a definição De não criar novo ficheiro OST na política de atualização.

Para obter mais informações sobre como configurar esta e outras definições, consulte Utilizar Política de Grupo e a Ferramenta de Personalização do Office (OCT).

Nota

A funcionalidade Exchange Fast Access que foi adicionada ao Modo de Cache do Exchange 2013 do Outlook foi preterida no Outlook 2016.

Gerir problemas de desempenho no Outlook

A maioria dos utilizadores descobre que o Modo Exchange em Cache tem um desempenho mais rápido do que o modo online. No entanto, vários fatores podem influenciar a perceção de um utilizador sobre o desempenho do Modo Exchange em Cache, como o tamanho e velocidade do disco rígido, a velocidade da CPU, .ost o tamanho do ficheiro e o nível de desempenho esperado.

Para obter sugestões de resolução de problemas sobre o diagnóstico e a resolução de problemas de desempenho no Outlook, consulte Como resolver problemas de desempenho no Outlook.

Gerir a partilha de pastas do Outlook

Por predefinição, quando o Modo Exchange em Cache está ativado, as pastas de correio partilhado e não de correio a que os utilizadores acedem noutras caixas de correio são transferidas e colocadas em cache no ficheiro local .ost do utilizador. Da mesma forma, se um gestor delegar acesso à Caixa de Entrada a um membro da equipa, quando o membro da equipa aceder à pasta, Outlook 2016 também começa a colocar em cache a pasta Caixa de Entrada localmente.

Pode desativar a colocação em cache de todas as pastas partilhadas para perfis que tenham o Modo Exchange em Cache ativado. Para tal, configure a opção Transferir pastas partilhadas que não sejam de correio na Ferramenta de Personalização do Office (OCT) quando personalizar a implementação do Modo Exchange em Cache. Esta definição aplica-se a pastas de correio e não de correio no Outlook 2016.

Se quiser desativar a colocação em cache de pastas de correio partilhadas (como uma Caixa de Entrada delegada), mas não as pastas não partilhadas (como o Calendário), consulte Por predefinição, as pastas de correio partilhadas são transferidas no modo Em cache no Outlook 2010 e versões posteriores.

Para obter mais informações sobre como configurar estas definições, consulte Utilizar o Política de Grupo e a Ferramenta de Personalização do Office (OCT).

Caixas de correio do site

Como alternativa às Pastas Públicas, considere Caixas de Correio do Site. As caixas de correio do site melhoram a colaboração e a produtividade dos utilizadores ao permitir o acesso a documentos do SharePoint Server e ao e-mail do Exchange que se encontra na mesma interface de cliente. Uma caixa de correio do site é constituída por associação a sites do SharePoint Server (proprietários e membros), armazenamento partilhado através de uma caixa de correio Exchange Server para mensagens de e-mail e um site do SharePoint Server para documentos e uma interface de gestão que aborda as necessidades de aprovisionamento e ciclo de vida. Os documentos do SharePoint Server que são visualizados na caixa de correio do site são armazenados apenas no SharePoint Server. Para obter mais informações, consulte Configurar caixas de correio de site no SharePoint Server.

Gerir o comportamento do Outlook para ligações lentas

O Outlook está configurado para determinar a velocidade de ligação de um utilizador ao verificar a velocidade do adaptador de rede no computador do utilizador (fornecido pelo sistema operativo). Se a velocidade do adaptador de rede reportada for de 128 KB ou inferior, a ligação é definida como uma ligação lenta.

Quando é detetada uma ligação lenta a um computador Exchange Server, o Outlook ajuda os utilizadores a terem uma melhor experiência se reduzirem as informações menos importantes sincronizadas com a Exchange Server computador. O Outlook faz as seguintes alterações ao comportamento de sincronização para ligações lentas:

  • Muda para transferir apenas cabeçalhos.
  • Não transfere o Livro de Endereços Offline nem as atualizações OAB.
  • Transfere o corpo de um item e anexos associados apenas quando é pedido pelo utilizador.

O Outlook continua a sincronizar os dados do Outlook com dispositivos móveis e algumas regras do lado do cliente podem ser executadas.

Nota

Recomendamos que não sincronize dispositivos móveis quando a definição Transferir apenas cabeçalhos do Exchange em Cache estiver ativada. Quando sincroniza um dispositivo móvel com o ActiveSync, por exemplo, os itens completos são transferidos no Outlook e o processo de sincronização é menos eficiente do que é durante a sincronização normal do Outlook com os computadores dos utilizadores.

A definição Transferir apenas cabeçalhos para sincronização foi concebida para utilizadores do Outlook que tenham ligações de acesso telefónico ou ligações sem fios via rede móvel, para minimizar o tráfego de rede quando existe uma ligação lenta ou dispendiosa.

Para um cenário em que o débito de dados real dos utilizadores é lento, mesmo que as placas de rede comuniquem uma ligação rápida, pode desativar a mudança automática para transferir apenas cabeçalhos com a opção Política de Grupo, Não Permitir Em Lento Connections Transferir Apenas Cabeçalhos. Da mesma forma, podem existir ligações que o Outlook determinou serem lentas, mas que fornecem um débito de dados elevado aos utilizadores. Neste caso, também pode desativar a mudança automática para transferir apenas cabeçalhos.

Pode configurar a opção Em ligações lentas, transferir apenas cabeçalhos na Ferramenta de Personalização do Office (OCT) ou configurar a opção ao utilizar Política de Grupo para definir a opção Não Permitir Em Lento Connections Transferir Apenas Cabeçalhos.

Para obter mais informações sobre como configurar estas definições, consulte Utilizar o Política de Grupo e a Ferramenta de Personalização do Office (OCT).

Configurar o Modo Exchange em Cache para Outlook 2016

Ficheiro de dados offline (ficheiro .ost) e Livro de Endereços Offline (OAB)

Quando uma conta Outlook 2016 está configurada para utilizar o Modo Exchange em Cache, existe sempre uma cópia local da caixa de correio do Exchange de um utilizador pronta num ficheiro de dados offline (.ostficheiro) no computador do utilizador. Por predefinição, o .ost ficheiro está na pasta C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.)

Sempre que o utilizador estiver offline e a utilizar Outlook 2016, o programa funciona a partir desta cópia local e com o Livro de Endereços Offline (OAB). Quando o utilizador está online, a caixa de correio em cache e o OAB são atualizados periodicamente a partir de Exchange Server em segundo plano. Todas as mensagens de e-mail que o utilizador redigiu enquanto estiver offline são enviadas automaticamente quando esse utilizador está novamente online.

Se um utilizador atualizar de uma versão anterior do Outlook para Outlook 2016 e tiver configurado anteriormente o Outlook para o Modo Exchange em Cache, essas definições antigas do Modo Exchange em Cache são aplicadas automaticamente, incluindo um novo controlo de sincronização para caixas de correio partilhadas. A localização predefinida para ficheiros novos .ost ou OAB é: %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books. Como administrador, pode configurar uma localização de ficheiro diferente .ost para os utilizadores na sua organização que ainda não tenham .ost ficheiros. Se não especificar uma localização de ficheiro diferente .ost , o Outlook cria um .ost ficheiro na localização predefinida quando os utilizadores iniciam o Outlook no Modo Exchange em Cache.

Definição "Correio a manter offline"

O controlo de deslize Correio a manter offline na caixa de diálogo Definições do Servidor no Outlook 2016 foi atualizado para aplicar a pastas partilhadas e permite-lhe definir uma janela de sincronização mais pequena, disponível por predefinição com o Modo Exchange em Cache no Outlook 2016.

O controlo de deslize permite que um utilizador Outlook 2016 limite as mensagens de e-mail que são sincronizadas localmente num ficheiro de dados do Microsoft Outlook (.ost). Por predefinição, se o Modo Exchange em Cache estiver ativado, Outlook 2016 coloca as mensagens de e-mail em cache apenas dos últimos 12 meses e remove tudo o que for mais antigo da cache local do PC. Estas predefinições dependem do dispositivo, com dispositivos móveis com predefinições mais pequenas. As mensagens de e-mail que são removidas da cache local ainda estão disponíveis para os utilizadores verem, mas terão de estar ligadas a Exchange Server para as ver. Os utilizadores podem ver mensagens que foram removidas da cache local ao deslocarem-se para o fim de uma lista de mensagens numa pasta e clicarem na mensagem Clique aqui para ver mais no Microsoft Exchange. Os utilizadores também podem alterar a quantidade de e-mails a manter offline. O utilizador, o administrador, pode alterar a idade predefinida ou impor a idade das mensagens de e-mail que são removidas da cache local.

Utilizar Política de Grupo e a Ferramenta de Personalização do Office (OCT)

Utilize os seguintes procedimentos para configurar as definições do Modo Exchange em Cache com o oct ou o Política de Grupo. Lembre-se de que a personalização das definições do Modo Exchange em Cache é opcional.

Nota

Para configurar as definições do Modo Exchange em Cache com o OCT

  1. Na vista de árvore OCT, localize Outlook e clique em Adicionar Contas. Na coluna Nome da Conta , clique na conta que pretende configurar e clique em Modificar para apresentar a caixa de diálogo Definições do Exchange .

  2. Clique em Mais definições.

  3. Clique no separador Modo em Cache .

  4. Clique em Configurar Modo Exchange em Cache e selecione a caixa de verificação Utilizar Modo Exchange em Cache para ativar o Modo Exchange em Cache para os utilizadores. (Por predefinição, o Modo Exchange em Cache está desativado.)

  5. Escolha uma opção de transferência predefinida no separador Modo em Cache :

    • Transferir apenas cabeçalhos: os utilizadores veem as informações do cabeçalho e o início da mensagem. Podem transferir a mensagem completa de várias formas, por exemplo, fazendo duplo clique para abrir a mensagem ou clicando em Transferir o resto desta mensagem agora no painel de leitura.
    • Transferir cabeçalhos seguidos do item completo: todos os cabeçalhos são transferidos primeiro e, em seguida, os itens completos são transferidos. A ordem de transferência pode não ser cronológica, mas isso não deve ser percetível para o utilizador. O Microsoft Outlook transfere cabeçalhos seguidos de itens completos na pasta a que o utilizador está atualmente a aceder e, em seguida, transfere cabeçalhos seguidos de itens completos em pastas que o utilizador viu recentemente.
    • Transferir itens completos: os itens completos são transferidos. Recomendamos esta opção, a menos que tenha uma ligação de rede lenta. A ordem de transferência pode não ser cronológica, mas isso não deve ser percetível para o utilizador. O Microsoft Outlook transfere itens completos na pasta a que o utilizador está atualmente a aceder e, em seguida, transfere itens completos em pastas que o utilizador viu recentemente. Poderá querer emparelhá-lo com a opção Em ligações lentas, transferir apenas cabeçalhos .

Para configurar as definições do Modo Exchange em Cache com Política de Grupo

  1. No Política de Grupo, carregue o modelo de Outlook 2016.
  2. Abra a Consola de Gestão de Política de Grupo (GPMC) e, na vista de árvore, expanda Domínios e expanda Política de Grupo Objetos.
  3. Clique com o botão direito do rato no objeto de política que pretende e clique em Editar. É aberta a janela Revisor gestão de Política de Grupo.
  4. Na vista de árvore, aceda aPolíticas de Configuração> do UtilizadorModelos>Administrativos>Microsoft Outlook 2016>Definições>> da ContaModo Exchange em Cache.
  5. No painel de leitura, na coluna Definição , abra a política que pretende definir ao fazer duplo clique na mesma. Por exemplo, no painel de leitura do Exchange , abra Utilizar o Modo Exchange em Cache para perfis do Outlook novos e existentes.
  6. Selecione Ativado e selecione uma opção (se adequado).
  7. Clique em OK.

Para configurar uma localização .ost predefinida com Política de Grupo

  1. No Política de Grupo, carregue o modelo de Outlook 2016.

  2. Abra a Consola de Gestão de Política de Grupo (GPMC) e, na vista de árvore, expanda Domínios e, em seguida, expanda Política de Grupo Objetos.

  3. Clique com o botão direito do rato no objeto de política que pretende e clique em Editar. É aberta a janela Revisor gestão de Política de Grupo.

  4. Na vista de árvore, aceda a Políticas de Configuração> do UtilizadorModelos>Administrativos>microsoft Outlook 2016>Definições>PST diversas.

  5. Faça duplo clique em Localização predefinida para que os ficheiros OST a abram.

  6. Clique em Ativado para ativar a definição de política.

  7. Na caixa de texto Localização predefinida para ficheiros OST , introduza a localização predefinida para .ost ficheiros. Por exemplo:

    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\ newfolder.

  8. Clique em OK.

    Pode definir uma nova localização predefinida para ficheiros de dados pessoais do Microsoft Outlook (.pst) e .ost ficheiros. Depois de clicar em Definições PST na vista de árvore, faça duplo clique para abrir a definição Localização predefinida para ficheiros PST no painel de leitura.

Para impedir a criação de um novo ficheiro .ost

  1. No Política de Grupo, carregue o modelo de Outlook 2016.
  2. Abra a Consola de Gestão de Política de Grupo (GPMC) e, na vista de árvore, expanda Domínios e expanda Política de Grupo Objetos.
  3. Clique com o botão direito do rato no objeto de política que pretende e clique em Editar. É aberta a janela Revisor gestão de Política de Grupo.
  4. Na vista de árvore, aceda a Políticas de Configuração> do UtilizadorModelos>Administrativos>Microsoft Outlook 2016>Contar Definições>do Exchange.
  5. Faça duplo clique em Não criar novo ficheiro OST na atualização para o abrir.
  6. Clique em Ativado para ativar a definição de política e, em seguida, clique em OK.

Definições adicionais de Política de Grupo e OCT

A tabela seguinte mostra algumas definições que pode configurar para o Modo Exchange em Cache. No Política de Grupo, pode encontrar as definições em Configuração do Utilizador\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2016\Definições de Conta\Exchange\Modo Exchange em Cache. As definições oct estão em localizações correspondentes na página Modificar definições de utilizador do OCT.

Definições do Modo Exchange em Cache

Nome da definição Descrição
Definições de Sincronização do Modo Exchange em Cache Ative-o para configurar a quantidade de e-mail de utilizador que o Outlook sincroniza localmente por data da mensagem. Para permitir que todas as mensagens de e-mail, independentemente da data, sejam sincronizadas com a cache da caixa de correio local dos utilizadores, ative e selecione Todas na lista. Por predefinição, se não configurar esta definição, o Outlook sincroniza as mensagens de e-mail enviadas ou recebidas nos últimos 12 meses com a cache da caixa de correio local dos utilizadores (.ost).
Não permitir a Transferência de Itens Completos Ative-a para desativar a opção Transferir Itens Completos no Outlook. Para encontrar esta opção, selecione o separador Enviar/Receber e, em seguida, selecione Transferir Preferências.
Não permitir Transferir Cabeçalhos Ative-a para desativar a opção Transferir Cabeçalhos no Outlook. Para localizar esta opção, selecione o separador Enviar/Receber .
Não permitir Transferir Cabeçalhos e, em seguida, Itens Completos Ative-a para desativar a opção Transferir Cabeçalhos e, em seguida, Itens Completos no Outlook. Para encontrar esta opção, selecione o separador Enviar/Receber e, em seguida, selecione Transferir Preferências.
Não permitir Ao Connections Apenas Transferir Cabeçalhos Ative-a para desativar a opção Ao Ativar Connections Transferir Apenas Cabeçalhos no Outlook. Para encontrar esta opção, selecione o separador Enviar/Receber e, em seguida, selecione Transferir Preferências.
Transferir Favoritos de Pastas Públicas Ative-o para sincronizar os Favoritos de Pastas Públicas no Modo Exchange em Cache.
Transferir pastas partilhadas que não são de correio Ative-o para sincronizar pastas não-correio partilhadas no Modo Exchange em Cache.
Utilizar o Modo Exchange em Cache para um perfil do Outlook novo e existente Ative-o para configurar perfis do Outlook novos e existentes para utilizar o Modo Exchange em Cache. Desative para configurar perfis do Outlook novos e existentes para utilizar o Modo Online.

A tabela seguinte mostra algumas definições adicionais que pode configurar para a conectividade do Exchange. No Política de Grupo, pode encontrar as definições em Configuração do Utilizador\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2016\Definições de Conta\Exchange. As definições oct estão em localizações correspondentes na página Modificar definições de utilizador do OCT.

Definições de conectividade do Exchange

Nome da definição Descrição
Configurar as opções de interface de utilizador do Outlook Anywhere (RPC por HTTP) Ative-o para permitir que os utilizadores vejam e alterem as opções de interface de utilizador (IU) para o Outlook Anywhere (RPC por HTTP).
Não permitir a criação de um ficheiro OST Ative-o para impedir a utilização de pastas offline.
Não criar novo ficheiro OST durante a atualização Ative-o para forçar Outlook 2016 a utilizar o ficheiro existente .ost que foi criado por uma versão anterior do Outlook. Se desativar ou não configurar esta definição (recomendado), será criado um novo .ost ficheiro quando atualizar para Outlook 2016.
Sincronizar dados em pastas partilhadas Ative-o para controlar o número de dias decorrido sem que um utilizador aceda a uma pasta do Outlook antes que o Outlook deixe de sincronizar a pasta com o Exchange.

Considerações de planeamento para implementar Outlook 2016 para Windows