Gerir a aplicação Aprovações no Microsoft Teams
Descrição geral das Aprovações
O aplicativo Aprovações está disponível como um aplicativo pessoal para todos os usuários do Microsoft Teams. O aplicativo Aprovações oferece uma maneira simples de levar auditoria, conformidade, responsabilidade e fluxos de trabalho para Aprovações estruturadas e não estruturadas em Equipes.
Os usuários podem fixar o aplicativo Aprovações para salvá-lo na barra de menus.
A primeira aprovação criada a partir da aplicação Aprovações aciona o aprovisionamento da solução aprovação no ambiente Microsoft Dataverse predefinido. As aprovações criadas a partir da aplicação Aprovações são armazenadas no ambiente Microsoft Dataverse predefinido.
Este artigo descreve os requisitos e as funções do aplicativo Aprovações.
Nota
Esta funcionalidade ainda não foi lançada para utilizadores do Departamento de Defesa (DOD) e do Government Community Cloud High (GCCH).
Pré-requisitos
Eis os pré-requisitos para implementar a aplicação Aprovações:
Permissões para criar uma base de dados Microsoft Dataverse.
Uma conta no powerautomate.microsoft.com.
Função de administrador no ambiente de destino.
Licença do Power Automate, Microsoft 365 ou Dynamics 365.
A licença para Microsoft Forms é necessária para que os utilizadores configurem novos modelos de aprovação.
Para utilizar a aplicação Aprovações, precisa de uma licença para o Power Automate e a sua conta é automaticamente adicionada à função Utilizador de Aprovações no ambiente de destino na sua primeira atribuição de aprovação.
Armazenamento com o Microsoft Dataverse
O Common Data Model (CDM) é a linguagem de dados partilhada utilizada pelas aplicações empresariais e analíticas no Microsoft Dataverse. Consiste num conjunto de esquemas de dados extensíveis padronizados publicados pela Microsoft e pelos nossos parceiros que permitem a consistência dos dados e o respetivo significado em aplicações e processos empresariais. Saiba mais sobre o dados comuns do Microsoft Power Platform.
Saiba mais sobre o fluxo de trabalho aprovação.
As aprovações criadas a partir de um modelo ainda armazenam dados no Microsoft Dataverse, como o título, detalhes, ID do modelo e muito mais. As respostas submetidas no pedido de aprovação são armazenadas no Forms. Saiba mais sobre o Armazenamento de dados para Microsoft Forms.
Nota
Se eliminar o modelo formulário no site Microsoft Forms, este irá interromper o modelo aprovação e os utilizadores não poderão iniciar o pedido. Os utilizadores recebem um erro "CDB TableNotFound" ao tentar abrir um modelo de Aprovação que é eliminado no Microsoft Forms.
Os modelos no âmbito da organização partilham a mesma duração do inquilino e os modelos no âmbito da equipa partilham a mesma duração da equipa. Assim, eliminar permanentemente a equipa elimina os modelos relacionados.
Viva Amplify aprovações não interagem com Forms. As aprovações armazenam os respetivos dados em tabelas Dataverse no Power Platform.
Permissões do aplicativo Aprovações do Teams
O aplicativo Aprovações Teams permite que você acesse os seguintes recursos:
Receba mensagens e dados que você fornece a ela.
Enviar mensagens e notificações.
Renderizar aplicativos pessoais e caixas de diálogo sem um header fornecido pelo Teams.
Acesse suas informações de perfil, como nome, endereço de email, nome da empresa e idioma preferido.
Receba mensagens e dados que os membros da equipe fornecem a ela em um canal.
Enviar mensagens e notificações em um canal.
Acesse as informações da sua equipe:
- Nome da equipa
- Lista de canais
- Lista (nomes e endereços de e-mail dos membros da equipa)
Use as informações da equipe para contatá-los.
Para saber mais, consulte o separador Permissões da aplicação Aprovações no centro de administração do Teams.
Permissões do modelo de aprovação
Todos os proprietários de equipas podem criar um modelo de aprovação para as equipas que possuem.
Quando um administrador cria um modelo para toda a organização pela primeira vez, este cria automaticamente um novo grupo de Microsoft Entra para todos os administradores do inquilino, incluindo os administradores globais e do serviço Teams. Estes administradores são adicionados como proprietários do grupo, para que possam co-gerir modelos organizacionais. Os administradores novos na organização após a criação da equipa têm de ser adicionados manualmente como proprietários de grupos para que tenham as mesmas permissões para gerir modelos em toda a organização.
Nota
Se um administrador eliminar o grupo, terá um mês para restaurá-lo no centro de administração do Microsoft Entra para restaurar todos os dados relacionados. Após um mês, ou se o administrador eliminar este grupo na reciclagem, perderá todos os dados relacionados.
Desabilitar o aplicativo Aprovações
O aplicativo Aprovações está disponível por padrão. Você pode desabilitar o aplicativo no Centro de administração do Teams.
Entre no Centro de administração do Teams.
Vá para Aplicativos do Microsoft Teams>Gerenciar aplicativos.
Procure o aplicativo Aprovações.
Selecione Aprovações.
Selecione o alternância para desabilitar o aplicativo em sua organização.
Afixar Aprovações no Teams
Utilizar a experiência da aplicação de primeira linha personalizada para afixar Aprovações e outras aplicações ao Teams
A experiência personalizada da aplicação de primeira linha no Teams afixa as aplicações mais relevantes no Teams para os utilizadores que têm uma licença F. As aplicações afixadas incluem Aprovações, Walkie Talkie, Tarefas e Turnos. Por predefinição, esta funcionalidade está ativada, proporcionando aos seus trabalhadores da linha da frente uma experiência de primeira linha adaptada às suas necessidades.
As aplicações são afixadas à barra de aplicações ( a barra na parte lateral do cliente de ambiente de trabalho do Teams e na parte inferior dos clientes móveis do Teams) onde os utilizadores podem aceder-lhes de forma rápida e fácil.
Para saber mais, incluindo como a experiência funciona com as políticas de aplicações que definiu, consulte Personalizar aplicações do Teams para os seus trabalhadores de primeira linha.
Utilizar uma política de configuração de aplicações para afixar Aprovações no Teams
As políticas de configuração de aplicações permitem-lhe personalizar o Teams para afixar aplicações mais importantes para os seus utilizadores nos seus utilizadores.
Para afixar a aplicação Aprovações para os seus utilizadores, pode editar a política global (predefinição de toda a organização) ou criar e atribuir uma política personalizada na política de configuração de aplicações. Para saber mais, veja Utilizar políticas de configuração de aplicações para afixar e instalar automaticamente aplicações para os utilizadores.
Política de retenção
As aprovações criadas a partir da aplicação Aprovações são armazenadas no ambiente microsoft Dataverse predefinido, que não suporta cópias de segurança neste momento. Saiba mais sobre como Criar cópias de segurança e restaurar ambientes – Power Platform.
Os administradores podem definir políticas de retenção personalizadas para dados armazenados em tabelas Dataverse. Para saber mais, veja Dataverse long term data retention overview (Descrição geral da retenção de dados de longo prazo do Dataverse).
Os dados armazenados no Forms não serão eliminados até que os proprietários da equipa os limpo a partir do separador Formulários eliminados na aplicação Web Microsoft Forms.
Políticas de Acesso Condicional
As aprovações suportam a Avaliação de Acesso Contínuo (CAE). Com o CAE, pode configurar qualquer política de acesso condicional para impedir que qualquer utilizador, aplicação ou serviço aceda a alguns recursos. Assim que a política estiver definida, Microsoft Entra ID rejeitará quando a entidade selecionada pedir tokens desse recurso específico.
Limitações de dados
Cada equipa pode conter, no máximo, 400 modelos de aprovação e cada modelo pode recolher um máximo de 50 000 pedidos com base na capacidade atual no Microsoft Forms.
Auditoria
A aplicação Aprovações regista eventos de auditoria no portal de conformidade do Microsoft Purview. Você pode exibir o log de auditoria.
Inicie sessão no portal de conformidade do Microsoft Purview.
No painel esquerdo, selecione Auditoria.
Em Atividades, selecione as atividades que pretende procurar em Atividades de aprovação do Microsoft Teams.
Você pode procurar as seguintes atividades:
Novo pedido de aprovação criado
Detalhes do pedido de aprovação visualizado
Solicitação de aprovação aprovada
Solicitação de aprovação rejeitada
Solicitação de aprovação cancelada
Solicitação de aprovação compartilhada
Arquivo anexado à solicitação de aprovação
Solicitação de aprovação reatribuida
Assinatura eletrônica adicionada à solicitação de aprovação
Detalhes do pedido de assinatura eletrónico visualizado
Pedido de assinatura eletrónico revisto
Pedido de assinatura eletrónico cancelado
Criar um novo modelo
Editar um modelo existente
Ativar/desativar um modelo
Modelo visualizado
Para aceder a mais aprovações de auditoria no Power Automate, ative e configure a auditoria no ambiente predefinido para as entidades de aprovação primárias: Aprovação, Pedido de Aprovação e Resposta de Aprovação. Operações de criação, atualização e exclusão são eventos auditáveis para registros de Aprovação.
Saiba mais sobre a auditoria de dados e a atividade do utilizador relativamente à segurança e conformidade e ao registo de atividades do Microsoft Dataverse e de aplicações baseadas em modelos.
Segurança
No aplicativo Aprovações de Equipes, os usuários têm acesso para criar novas Aprovações e exibir Aprovações que enviaram e receberam. Os usuários não terão acesso às Aprovações criadas por outras pessoas, a menos que sejam respondentes ou visualizadores da solicitação.
Nota
Um utilizador recebe uma função de visualizador de um pedido se fizer parte do chat ou canal onde a aprovação foi criada. Ela não terá a capacidade de tomar medidas na solicitação caso não tenha sido concedida essa função quando a aprovação foi criada.
Integração de assinaturas eletrónicos de aprovações
Para utilizar a funcionalidade assinatura eletrónico da aplicação Aprovações, precisa de uma licença para o fornecedor de assinaturas eletrónicos específico que pretende utilizar. Para obter uma licença para a sua organização, terá de aceder ao site do fornecedor.
Ativar ou desativar fornecedores de assinaturas eletrónicos
Pode utilizar o centro de administração do Teams para controlar que fornecedores de assinaturas eletrónicos de terceiros estão disponíveis para os seus utilizadores na aplicação Aprovações. Por predefinição, os fornecedores de assinaturas eletrónicos estão ativados na aplicação Aprovações. Quando desativar um fornecedor de assinaturas eletrónicos, os seus utilizadores não terão acesso a esse fornecedor quando criarem aprovações. Os seus utilizadores também não poderão ver os pedidos de assinatura eletrónico criados com esse fornecedor.
No painel esquerdo do centro de administração do Teams, aceda a Aplicações> do TeamsGerir aplicações.
Procure a aplicação Aprovações e, em seguida, selecione-a.
Aceda ao separador Definições e, em seguida, efetue um ou mais dos seguintes procedimentos:
- Para ativar ou desativar o Adobe Sign, mude o seletor para Ativado ou Desativado.
- Para ativar ou desativar o DocuSign, mude o seletor para Ativado ou Desativado.
Selecione Submeter.
As aprovações de assinaturas eletrónicos criadas a partir da aplicação Aprovações são armazenadas no ambiente cloud do fornecedor selecionado. Para exportar dados sobre assinaturas eletrónicos, terá de aceder ao site do fornecedor. Para obter mais informações sobre armazenamento, exportação e retenção de contratos de assinatura eletrónico, veja a documentação do fornecedor.
Aprovações - Integração da Aplicação Principal
Os professores e administradores que utilizam o Teams para educação podem utilizar a Aplicação Principal para atualizar as informações de contacto dos encarregados de educação dos alunos da turma.
Os administradores podem utilizar a aplicação de aprovações para ver e aprovar ou rejeitar o pedido apresentado pelos professores para atualizar as informações de contacto principal em conformidade. Assim que o administrador aprovar este pedido, os novos detalhes de contacto serão refletidos na aplicação principal e permitirão que os professores comuniquem com o encarregado de educação.
Perguntas frequentes
Pergunta: Como é que o professor controla a status do pedido de aprovação?
O professor deve navegar para a aplicação Aprovações no Teams. SelecioneFiltroEnviado> e procure o título Pedido de aprovação para atualizar os detalhes do Encarregado de Educação/Tutor. Isto permite uma vista de todos os pedidos enviados para atualizações de informações principais.
Pergunta: Quanto tempo demora a refletir os novos detalhes de contacto na Aplicação Principal?
Depois de o administrador ter aprovado o pedido, os novos detalhes de contacto deverão estar disponíveis após 60 minutos.
Fornecer comentários ou relatar problemas
Para nos enviar feedback ou comunicar um problema, selecione Definições e muito mais (...) no Teams e, em seguida, selecione Ajuda>Para dar feedback. Introduza os seus comentários ou detalhes sobre o problema que está a ter. Indique que está a enviar comentários sobre Aprovações no início do seu relatório para que possamos identificar facilmente problemas relacionados com a aplicação Aprovações.