Criar notas de encomenda
Este artigo descreve o processo e as opções quando cria manualmente uma nota de encomenda.
Quando cria uma nota de encomenda (NE), as informações gerais sobre toda a encomenda são especificadas no cabeçalho da NE e, em seguida, adiciona uma ou mais linhas de NE. Este artigo descreve algumas das opções mais utilizadas que estão disponíveis.
Também pode criar NEs ao copiar linhas a partir de outro documento de NE ou ordem de venda. Neste caso, pode inverter o sinal no inventário, tal como inverteria o sinal numa fatura para indicar crédito.
Embora possa criar NEs manualmente, estas são mais geradas, normalmente, a partir de outros processos. As encomendas podem ser criadas automaticamente com base noutros documentos, tais como requisições. Em alternativa, podem ser criadas como parte do processo de planeamento principal através de NEs planeadas. Se utilizar acordos de compra, as NEs podem ser criadas pela ação Lançar encomenda. Existem também métodos mais avançados para criar automaticamente uma NE. Por exemplo, as encomendas podem ser criadas quando utiliza a entrega direta ou cadeias de encomendas interempresa.
Criar um cabeçalho de nota de encomenda
Quando cria uma nova NE, aparece uma caixa de diálogo onde pode introduzir a informação mais comum para o cabeçalho de NE. Quando seleciona OK para fechar a caixa de diálogo, a encomenda é criada e pode, a seguir, especificar informações adicionais no cabeçalho.
O primeiro detalhe que tem de considerar quando cria uma NE é o tipo de encomenda. É utilizado com maior frequência o tipo Nota de encomenda. No entanto, se for necessária uma fatura de crédito, pode utilizar o tipo Encomenda devolvida.
Tem de especificar o fornecedor no campo Conta de fornecedor. Para este campo, pode procura na conta ou no nome de fornecedor. Se um fornecedor entregar a partir de várias localizações, mas utilizar uma única conta de fatura, pode selecionar essa conta de fatura no campo Conta de fatura e, em seguida, usá-la com diferentes contas de fornecedor. Se tiver de criar uma NE para produtos que não serão encomendados repetidamente, pode usar a opção Fornecedor ocasional. Esta opção cria automaticamente uma nova conta de fornecedor que é marcada como uma conta ocasional para suportar um processo de limpeza posterior para as contas ocasionais únicas no módulo Contas a pagar. Quando seleciona uma conta de fornecedor, muitos campos no cabeçalho da NE herdam os valores predefinidos a partir da informação que está associada à conta de fornecedor. Por exemplo, o local de entrega predefinido e o armazém são copiados a partir das informações do fornecedor. No entanto, pode substituir estes valores predefinidos se a compra se destinar a outra localização.
Se o fornecedor tiver fornecido um número de referência para a encomenda, pode registar esta informação no campo Referência do fornecedor. Para as encomendas devolvidas, tem de especificar um valor no campo RMA para referenciar a autorização do fornecedor para o processamento da devolução.
Se um acordo de compra estiver associado à encomenda, tem de especificar estas informações no campo Acordo de compra.
O cabeçalho da NE também contém informações sobre os encargos aplicáveis a toda a encomenda em vez de a linhas individuais. Os custos podem ser adicionados automaticamente à encomenda se tiverem sido configurados custos automáticos para o fornecedor ou o grupo de custos do fornecedor. Também pode adicionar manualmente os custos ao cabeçalho da encomenda, selecionando Manter encargos no Painel de Ações.
Adicionar linhas da nota de encomenda
As NEs podem ser para produtos físicos ou para serviços. Uma definição no grupo de modelos de inventário determina se um determinado número de itens se aplica a um produto ou a um serviço. Normalmente, o item que é comprado é especificado por um número de item. No entanto, se a encomenda for para produtos ou serviços que sejam consumidos diretamente, também pode especificar o item ao utilizar uma categoria de aprovisionamento.
As linhas de NE contêm muitos campos, mas muitos destes campos têm um valor predefinido ou um valor que é herdado do cabeçalho da encomenda. São definidos campos adicionais quando seleciona um produto ou serviço. Os campos que são definidos manualmente com maior frequência incluem os campos para o número de item, a quantidade e a data de receção solicitada. A informação sobre o preço unitário e os descontos também é importante, mas os valores desses campos são, muitas das vezes, determinados por acordos comerciais ou acordos de compra.
Quando seleciona um produto, pode procurar em todo ou parte do nome de produto em vez de utilizar o número de item. Se o produto tiver várias variantes, tais como tamanhos diferentes, pode ver uma descrição geral das variantes disponíveis utilizando a função Adicionar linhas ou a procura que está disponível no campo Número da variante.
Muitas das vezes, terá de especificar várias dimensões para o item selecionado em cada linha da NE. As dimensões que têm de ser especificadas dependem dos grupos de dimensão que foram atribuídos à definição do produto principal. Por exemplo, muitas das vezes terá de especificar um local e armazém para indicar a localização onde o produto deve ser entregue. Identifique as variantes de produto ao especificar um número de variante ou ao introduzir valores para uma ou mais dimensões do produto, tais como cor, tamanho, configuração ou estilo. As dimensões de acompanhamento, como o lote e o número de série, permitem identificar de forma exclusiva cada lote de inventário. Depois de criar uma encomenda, pode capturar os valores de dimensão na encomenda usando a ação Registo. Por exemplo, fez uma encomenda de uma quantidade de cinco peças de um item. Mais tarde, regista que três dessas peças serão pretas e duas serão azuis. Esta abordagem é uma alternativa para capturar a informação da dimensão durante o registo de chegada.
Pode consultar os detalhes do estado da transação de inventário para produtos em stock. Por exemplo, poderá querer verificar o inventário disponível para ajudá-lo a decidir quanto encomendar. Em alternativa, pode querer rever o estado de inventário de uma quantidade encomendada para ver se ocorreu o registo de chegada de entrada.
Uma linha de NE que está a ser usada para devolver um produto ao fornecedor terá uma quantidade negativa. Pode selecionar um lote específico para devolver utilizando a ação Reserva.
Por vezes, pode querer dividir a quantidade que encomendou, para que diferentes partes sejam entregues em datas diferentes. Pode configurar estas entregas utilizando a ação Agenda de entrega, que está disponível no menu Linha de nota de encomenda na vista Linhas.
Os encargos podem ser adicionados automaticamente às linhas da NE se tiverem sido configuradas encargos automáticos para o fornecedor ou o grupo de encargos do fornecedor, e para o item ou grupo de encargos de itens. No entanto, é mais habitual os encargos serem adicionados manualmente ao nível da linha de encomenda. Para adicionar um encargo, abra a página Manter encargos utilizando a ação Manter encargos no menu Finanças na vista Linhas. A vantagem de adicionar encargos diretamente ao nível da linha de encomenda é o facto de o encargo poder ser alocado como um custo de inventário. Para configurar códigos de encargos para o custo de produtos de conta, utilize a opção de débito Item. Estes tipos de encargos têm de ser alocados a partir do cabeçalho da NE para as linhas antes de a encomenda poder ser confirmada. Por exemplo, pode querer alocar encargos com base na quantidade de cada linha. A categoria de encargo também afeta a forma como os encargos são contabilizados. Por exemplo, os encargos fixos especificam um montante fixo e os encargos percentuais são calculados como uma percentagem do montante líquido da linha de encomenda. As NEs podem ser atribuídos a uma carga e a carga pode incluir uma estimativa das despesas esperadas para o custo de transporte. Pode alocar esta despesa da carga de volta para as linhas da NE.
Ações de notas de encomenda
Depois de adicionar o cabeçalho e as linhas à NE, tem de concluir, com frequência, passos adicionais antes de a encomenda estar pronta para ser confirmada. Como estão disponíveis tantas opções, poderá considerar útil utilizar a Pesquisa de ações para localizar o item de menu relevante.
Pode configurar produtos na encomenda para terem itens suplementares. Os itens suplementares são produtos que têm ou podem ser comprados em conjunto com outros produtos. Os produtos suplementares podem ser adicionados gratuitamente como produtos de acompanhamento ou poderá decidir se os adiciona ou não à encomenda. Pode rever os itens suplementares após cada linha de encomenda adicionada. No entanto, provavelmente será mais prático rever e adicionar os itens suplementares relevantes para todas as linhas de encomenda ao usar a página Itens suplementares, que pode abrir a partir do Painel de Ações.
Normalmente, os descontos são adicionados às linhas à medida que vão sendo criados. No entanto, alguns descontos aplicam-se a toda a encomenda:
- A ação Desconto total calcula uma percentagem de desconto total que é aplicada à encomenda completa. Não confunda este desconto com a percentagem de desconto de caixa. Os descontos de caixa são aplicados quando a fatura é paga e dependem da liquidação do pagamento até uma data específica.
- Se for aplicável um desconto multilinhas, tem de utilizar a ação Desconto multilinhas para a calcular e atribuir à encomenda. Os descontos multilinhas são descontos que podem ser oferecidos se uma mistura de produtos na encomenda exceder um limiar conjunto. Apenas algumas empresas usam isto tipo de desconto.
Os encargos que tenham um código de encargo que utiliza o tipo de débito Item têm de ser atribuídos ao nível da linha antes de a encomenda poder ser confirmada. Pode considerar prático atribuir estes encargos ao nível do cabeçalho da encomenda para poder especificar o montante total da cobrança. No entanto, neste caso, o encargo tem de ser alocado a cada linha antes de a encomenda poder ser confirmada. Pode utilizar a ação Alocar encargos para dividir os montantes dos encargos que são atribuídos ao nível do cabeçalho até às linhas de encomenda. Os encargos podem ser divididos de acordo com o valor líquido de cada linha, de acordo com a quantidade que foi encomendada, ou uniformemente pelas linhas de encomenda. Depois de alocar os custos às linhas, o custo é removido do cabeçalho da encomenda.
As NEs podem ser configuradas para exigir que os fundos orçamentais sejam alocados à encomenda antes de poderem ser processados. Neste caso, pode utilizar a ação Verificação orçamental para alocar o orçamento.
Pode ter de atrasar a conclusão de uma NE. Por exemplo, pode exigir informações adicionais sobre produtos ou serviços, ou pode ter de obter autorização para o gasto. Existem várias formas de reter uma encomenda. Por exemplo, pode esperar pela confirmação da encomenda. Em alternativa, se estiver a ser utilizado um fluxo de trabalho de gestão de alterações, não submeta a encomenda para aprovação. Se tiver de bloquear todas as encomendas de um determinado fornecedor, também pode marcar o fornecedor como Em espera para o processamento no elemento principal do fornecedor. Também há circunstâncias que podem impedir que a encomenda seja processada. Por exemplo, o processamento pode ser evitado se os limites de crédito tiverem sido ultrapassados ou se os fundos orçamentais necessários não estiverem disponíveis.