Receção de produto contra notas de encomenda
Este artigo descreve as várias opções de registo de produtos como recebidos.
A receção de produto é o processo de registo dos produtos que foram encomendados como recebidos para as linhas da nota de encomenda (NE) poderem ser processadas para faturação. Em alguns casos, os produtos passam por pré-registo, onde as informações adicionais do fornecedor são registadas antes da receção dos produtos. Quando os produtos chegam, os mesmos são marcados inicialmente como Registados. Os produtos poderão então passar por outros processos, como a gestão da qualidade, antes de serem, finalmente, marcados como Recebidos.
Pré-registo (ASN)
Os fornecedores poderão partilhar informações sobre os produtos que serão enviados. Neste caso, pode pré-registrar os produtos para registar esta informação antes de os produtos serem recebidos. Ao pré-registar os produtos, reduz a quantidade de trabalho que é necessária durante o registo e receção de itens. Os fornecedores podem fornecer eletronicamente as informações do produto através de um Aviso de Envio Antecipado (ASN) que a seguir é registado automaticamente no sistema. As informações no ASN incluem a quantidade de produtos que serão enviados e a data em que os mesmos serão enviados. O ASN também pode incluir informações, como o lote ou os números de série. O registo do ASN ocorre no módulo Gestão do transporte.
Registo
O registo de receção de produtos ocorre com muitas vezes nas docas de entrada de um armazém. É efetuado através de um dispositivo portátil ou de diários de chegadas. Em alternativa, pode registar manualmente a receção do produto através da ação Registo na página Nota de encomenda. Em ambos os casos, os produtos são marcados como Registados. Os produtos ainda não estão marcados como Recebidos.
Os produtos que são recebidos num armazém podem ser submetidos a uma inspeção de qualidade antes de serem colocados em inventário. Podem ser usadas as ordens de qualidade ou as ordens de quarentena para efetuar uma inspeção de qualidade. Se forem utilizadas ordens de qualidade, pode configurar o processo para bloquear temporariamente os produtos por meio de uma reserva enquanto são inspecionados. Se forem utilizadas ordens de quarentena, os produtos são movidos para outro armazém para inspeção. Este armazém é conhecido como armazém de quarentena. Em ambos os processos de inspeção de qualidade, algumas de mercadorias podem ser descartadas, quer porque não estão em conformidade com as expectativas de qualidade ou porque a inspeção de qualidade envolve testes destrutivos de uma amostra do produto.
Receção de produto
Muito frequentemente, a ação Receção de produtos na página Notas de encomenda é usada para marcar os produtos como Recebidos na NE. A página Lançar receção do produto. tem várias opções para a quantidade que é contabilizada como recebida. Por exemplo, pode definir o campo Quantidade como Quantidade encomendada ou Quantidade a receber agora. Em alternativa, se tiver sido utilizado um processo de chegada ao armazém, vai definir com frequência este campo como Quantidade registada. Pode modificar as quantidades em cada linha de encomenda que será marcada como Recebida, para ter em conta quaisquer discrepâncias, como insuficiente e entrega excessiva. Durante a receção do produto, tem de especificar um identificador de receção de produto, que normalmente é uma referência à guia de remessa do fornecedor. Este identificador é necessário para a contabilidade, pois permite fazer verificações ou auditorias das guias de remessa contra o que foi recebido e o inventário ou as despesas contabilizadas.
As NEs podem ser criados para produtos que não se destinam a inventário, mas que são considerados uma despesa. Esta categoria inclui linhas de encomenda onde os produtos são marcados como Não existente em stock pelo respetivo grupo de modelos de inventário, e também linhas que utilizam categorias de aprovisionamento. Neste caso, os itens podem não passar pelo registo de chegada e a receção no armazém. Em vez disso, a ação Receção do produto é utilizada para registar a receção diretamente na NE, e a receção baseia-se na quantidade encomendada e não numa quantidade registada.
Pode criar linhas de NE onde a nova opção Novo ativo fixo está ativada. Esta opção indica que a compra deve ser considerada um ativo fixo em vez de inventário. Neste caso, as regras de determinação do ativo fixo que foram configuradas determinam se a compra do produto ou a categoria excede limiares específicos, devendo, portanto, ser contabilizadas como um ativo e passar pela gestão de ativos fixos. As compras também podem ser feitas para um ativo fixo existente. Neste caso, o montante é ajustado conforme apropriado.
Pode selecionar múltiplas encomendas e processar a receção em todas essas encomendas em conjunto. Esta abordagem não é usada com frequência, mas poderá querer usá-la se um fornecedor tiver envios consolidados para si numa única carga. Durante a receção do produto na compra, existe uma função para efetuar atualizações de resumo. As atualizações de resumo permitem lançar uma única guia de remessa do fornecedor para mais de uma NE.
As NEs podem ser criados a partir de uma ordem de venda onde a opção Entrega direta foi selecionada. Quando a entrega direta é usada, os produtos nunca chegam ao seu armazém, mas são enviados diretamente do fornecedor para o cliente. Neste caso, a receção é normalmente registada diretamente na NE. A receção pode ser feita automaticamente, como, por exemplo, através da integração do intercâmbio electrónico de dados (EDI) com o fornecedor. Em alternativa, se a NE for um NE interempresa, o Supply Chain Management automatiza a receção na ordem de venda interempresa quando ocorre o envio. Quando é usada a entrega direta, os produtos ainda são contabilizados como inventário, apesar de não chegarem fisicamente ao armazém. Assim, quando a receção do produto é registada na NE, a ordem de venda é automaticamente atualizada com uma guia de remessa, de modo a que a alteração global do inventário seja 0 (zero). Em cenários de entrega direta, não deve ser exigido o pré-registo. Se estiver a utilizar armazéns ativados para a gestão de armazém, pode contornar o requisito de registo de matrículas ao especificar um armazém virtual. Especifique este armazém no campo Armazém de entrega direta no produto.
Depois de a receção do produto ser processada na NE, o estado da NE é definido como Recebido para indicar que a fatura pode ser processada para a encomenda. Pode rever os detalhes sobre os produtos que já foram recebidos através da página Diários de recibos de produtos.
Pode aceder a esta página a partir do grupo de ações Receção na página Nota de encomenda. A informação nos diários inclui detalhes sobre as quantidades, as datas e as dimensões.