Gerir viagens
Uma viagem normalmente representa um meio de transporte. No entanto, dependendo das suas práticas e procedimentos, pode representar um fornecedor, uma nota de encomenda ou qualquer outro item que faça sentido para a sua organização.
A página Todas as viagens
A página All voyages fornece detalhes da viagem, informações sobre entrega e custos, e informações sobre itens, pedidos de compra e ordens de transferência. Para abrir a página All voyages , aceda a Custo de Desembarque > Voyages > All voyages. Esta página mostra uma lista de todas as viagens atuais. Pode utilizar os botões no Painel de Ações para criar, eliminar e trabalhar com viagens. Selecione qualquer viagem da lista para ver os detalhes.
Nota
Contentores de envio e fólios estão associados a uma viagem. As linhas de compra estão associadas a um contentor de envio. Além disso, os custos que são introduzidos aqui são repartidos a todas as linhas de compra anexas.
Os pedidos de compra de projectos não são suportados em Custo de Desembarque.
O painel de ação das páginas Todas as viagens e Detalhes da viagem
O Painel de Ação da página Voyages fornece botões que lhe permitem trabalhar com uma viagem selecionada. Cada botão executa uma única ação. O Painel de Ações também inclui separadores, cada um dos quais, por sua vez, fornece um conjunto de botões relacionados. Exceto quando indicado, todos os botões e separadores estão disponíveis tanto na vista de lista da página All voyages como na vista detalhada de uma única viagem selecionada.
Botões que aparecem diretamente no Painel de Ações
A tabela seguinte descreve os botões disponíveis diretamente no Painel de Ações.
Botão | Descrição |
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Novo | Criar uma viagem. |
Eliminar | Elimina a viagem atual. Apenas as viagens com o estatuto de Confirmed podem ser eliminadas. Após uma viagem deixar o porto e processar a mercadoria em trânsito, já não pode ser eliminada. |
Editor de viagem | Abra a página Voyage editor , onde pode adicionar ou remover linhas de compra para a viagem, criar novos contentores e modificar detalhes da própria viagem. Para obter mais informações sobre a página do editor do Voyage , consulte A página do editor do Voyage mais adiante neste artigo. |
Custos da viagem | Abra a página Voyage costs , onde pode visualizar e adicionar custos de viagem a todas as mercadorias na viagem. Quando os custos de viagem são adicionados manualmente à viagem, são automaticamente adicionados à página Costs inquiry e repartidos por cada mercadoria de acordo com o método especificado na página Voyage costs . |
Botões no separador Viagem
A tabela seguinte descreve os botões que estão disponíveis no separador Voyage do Painel de Ação. Isto separador só está disponível quando estiver a trabalhar na vista de lista da página All voyages .
Botão | Descrição |
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Contentor de envio | Abre uma página que mostra todos os contentores de envio que estão associados à viagem selecionada. Pode haver um contentor ou muitos contentores. |
Fólio | Abre uma página que mostra todos os fólios que estão associados à viagem selecionada. Pode haver um fólio ou muitos fólios. |
Botões no separador Gerir
A tabela seguinte descreve as ações que estão disponíveis no separador Gerir do Painel de Ação.
Botão | Descrição |
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Documentos recebidos | Actualize a viagem de modo a que a opção Documentos recebidos esteja definida como Sim. Pode utilizar este botão para bloquear o item e/ou a linha de compra para não permitir mais atualizações. |
Em trânsito | Atualizar o campo Voyage status para o estado em trânsito estabelecido na página Custo de Desembarque parameters . Não há mais nenhuma lógica neste processo. Uma viagem pode também ser automaticamente actualizada para o estado em trânsito, com base nas definições do centro de controlo de seguimento. |
Pronto para custeio | Atualizar o campo Voyage status para o estado pronto para o cálculo de custos que é estabelecido na página Custo de Desembarque parameters . Uma viagem pode ser custeada quando todas as faturas tiverem sido processadas (tanto as faturas de stock como as faturas de custo da viagem) e as mercadorias foram recebidas. Se os custos estimados associados a uma viagem não tiverem sido custeados, um erro ocorre quando se tenta processar o custo de uma viagem. |
Custeado | Limpa quaisquer irregularidades de custo após a existência de uma fatura para todas as notas de encomenda e custos da viagem. Quando se selecciona isto botão, aparece a caixa de diálogo Voyage update - Costed . Nessa caixa, pode optar por lançar na data financeira padrão ou especificar uma data de lançamento e, em seguida, executar a ação. Pode repetir a ação quantas vezes quiser. Também é possível utilizar a caixa de diálogo Voyage update - Costed para estabelecer uma agenda para executar a ação como uma tarefa periódica (batch job). Recomendamos que execute regularmente a ação configurando-a como uma tarefa de lote. |
Lançar lista de receções | Lança uma lista de receções para todas as linhas de nota de encomenda na viagem. |
Lançar receção de produto | Lança uma receção de produto para todas as linhas de nota de encomenda na viagem. O processo de receção de produtos para as linhas de pedido de compra que estão associadas a uma viagem só será utilizado se as mercadorias não passarem pelo processamento de mercadorias em trânsito. Se as mercadorias passarem por um processamento de mercadoria em trânsito, recebe um erro quando tenta lançar a receção do produto referente a uma linha de nota de encomenda. |
Lançar fatura | Lança uma fatura para todas as linhas de nota de encomenda na viagem. Se as mercadorias incluídas na viagem passarem pelo processamento de mercadoria em trânsito, as linhas da nota de encomenda serão faturadas antes de o processo de receção ser concluído. Quando a nota de encomenda original for faturada, serão criadas as encomendas de mercadoria em trânsito associadas às linhas da nota de encomenda originais. Essas encomendas podem então ser recebidas pelo armazém. |
Ordem de transferência do envio | Lança uma viagem de ordem de transferência para todas as linhas de ordem de transferência na viagem. Quando este botão é selecionado, apenas as ordens de transferência estarão disponíveis para atualização. |
Receber ordem de transferência | Lança uma receção de ordem de transferência para todas as linhas de ordem de transferência na viagem. |
Receber mercadoria em trânsito | Recebe todas as linhas de encomenda que estejam em trânsito na viagem. Este botão é uma das três opções que estão disponíveis para receber mercadoria em trânsito numa viagem. (As outras duas opções são o botão Criar diário de chegada , descrito mais adiante nesta tabela, e a aplicação móvel Gestão de armazém). Essa opção é a mais simples e processará as mercadorias em trânsito para fora do depósito de mercadorias em trânsito e para o depósito de destino final. Se quiser mais controlo sobre o processo, utilize o diário de chegadas ou um dispositivo móvel para processar a receção da mercadoria. |
Encontrar custos automáticos | Encontra quaisquer custos relevantes da viagem. Se estes custos já foram encontrados ou atualizados, recebe a seguinte mensagem: "Existem linhas de custo não faturadas. Queres substituí-los?". Todos os custos que não estavam associados à viagem no momento da criação serão encontrados. Os custos da viagem que estão anexados a uma viagem e que foram faturados não serão substituídos. |
Criar diário de chegadas | Abra a caixa de diálogo Criar diário de chegada , onde pode criar um diário de chegada que especifique uma localização. A caixa de diálogo, fornece as seguintes opções:
Este botão é uma das três opções que estão disponíveis para receber mercadoria numa viagem. (As outras opções são o botão Receber mercadorias em trânsito , descrito anteriormente nesta tabela, e a aplicação móvel Gestão de armazéns). |
Acumular custos | Pode acumular os custos quando um tipo de custo tem uma conta de razão especificada para o débito. Este botão é normalmente utilizado quando o stock está em trânsito, ou quando as mercadorias foram recebidas e faturadas. |
Agregar custos | Move os custos do nível do contentor de envio para o nível de viagem. Pode usar este botão num cenário de serviços/envio partilhado, onde várias entidades partilham um contentor de envio ou espaço de caixa. Por exemplo, a viagem tem um contentor de transporte de 12 metros e um contentor de transporte de 6 metros, e a repartição é feita por volume. Neste caso, as mercadorias/entidades que partilham ou utilizam o espaço no contentor de transporte de 6 metros podem ser penalizados. Para distribuir os custos de forma justa, algumas organizações podem querer transferir os custos para a viagem e distribuí-los com base no método de repartição ao nível da viagem. |
Alterar modelo de percurso | Abre uma caixa de diálogo onde pode alterar o modelo do percurso. Depois de alterar o modelo, os custos da viagem serão eliminados. Por conseguinte, poderá ter de selecionar Procurar custos automáticos (ver a descrição anteriormente nesta tabela) ou adicionar manualmente os custos novamente. |
Botões no separador Geral
A tabela seguinte descreve os botões que estão disponíveis no separador General do Painel de Ação.
Botão | Descrição |
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Lista de receções | Abre uma lista de receções de produto para todas as linhas da nota de encomenda na viagem. Se não tiverem sido processadas listas de receções de produto, este botão não está disponível. |
Receção de produto | Abre o registo de receção de produto para as linhas da nota de encomenda que estejam associadas à viagem, se esse registo for utilizado. Se não tiverem sido lançadas receções de produto, este botão não está disponível. O processo de receção de produto não será utilizado se estiver a utilizar o processamento de mercadoria em trânsito. |
Chegada do item | Abre o diário de chegadas de itens, se for utilizado. |
Monitorização | Abrir a página Inbound tracking , onde é possível atualizar a data prevista de chegada das mercadorias num contentor de expedição e numa viagem e, subsequentemente, atualizar as datas previstas de entrega das linhas do pedido de compra. |
Consulta de custos | Abra a página de consulta Costs , que mostra todos os custos de uma viagem. Seleccione View no Painel de Ação para ajustar a vista. Pode ver qualquer um dos níveis, além do item e código do tipo de custo. Apenas os códigos de tipo de custo que estão diretamente relacionados com transacções de inventário aparecem na página Costs inquiry . Ao remover os códigos do tipo de custo, pode ajustar a página agrupando os custos. Esta capacidade pode ser útil se estiver a usar tamanhos e cores. A página Costs inquiry mostra apenas os códigos de tipo de custo em que o campo Debit está definido como Item. |
Encomendas de mercadoria em trânsito | Abra a página Goods in Transit orders , que mostra os registos de mercadorias em trânsito apenas para a viagem selecionada. |
Vista em linha da página de pormenores da viagem
Para abrir a vista Lines , abra a página de detalhes de uma viagem e, em seguida, seleccione o separador Lines no canto superior esquerdo do título da viagem.
Informações no Separador Rápido Cabeçalho da Viagem
O cabeçalho Voyage FastTab na vista Lines de uma viagem contém informações básicas que descrevem a viagem. Muitos dos campos que aparecem neste FastTab também aparecem na visualização Header , conforme descrito mais adiante neste artigo.
Informações no Separador Rápido Linhas da Viagem
O Voyage lines FastTab na vista Lines de uma viagem está relacionado com os detalhes da viagem e com a informação de custos que se aplicam ao nível da viagem. Aqui, pode rever os contentores de envio, fólios e itens que estão anexados à viagem. O preço e a quantidade dos itens incluídos na viagem também são mostrados. Pode ver qualquer contentor de envio ou fólio listado selecionando a ligação relevante.
Informação no Separador Rápido Detalhes da Linha
O Detalhes da linha FastTab na vista Lines de uma viagem fornece mais informações sobre a linha que está atualmente selecionada no Voyage lines FastTab. Note que este Separador Rápido inclui detalhes sobre a posição que cada linha ocupa no contentor, e a quantidade declarada.
Vista de cabeçalho da página de pormenores da viagem
Para abrir a vista Header , abra a página de detalhes de uma viagem e, em seguida, seleccione o separador Header no canto superior esquerdo do título da viagem.
Definições no Separador Rápido Geral
A tabela seguinte descreve os campos que estão disponíveis no General FastTab na vista Header de uma viagem.
Campo | Descrição |
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Viagem | Introduza o número da viagem ou do voo. |
Referência de reserva | Se o seu transitário ou centro de envio fornecer um número de referência para identificar a viagem (isto é, a referência interna do transitário ou do centro de envio), introduza-o aqui. |
Meio de transporte | Introduza ou selecione o meio de transporte. Se o meio de transporte não estiver listado como um valor, pode introduzir o ID do meio de transporte como texto livre. Nesse caso, a tabela principal não é atualizada para que o ID do meio de transporte possa ser selecionado neste campo mais tarde. |
ID da viagem externa | Introduza o ID disponível publicamente para a viagem (como o número do voo). |
Carta de porte aéreo principal/documento de carga | Introduza o número da carta de porte aéreo principal ou documento de carga. Pode especificar este valor quando enviar por via aérea. |
Carta de porte aéreo interna/documento de carga | Introduza a carta de porte aéreo interna ou o documento de carga para o contentor de envio. |
Aluguer | Selecione esta caixa de verificação para indicar que o contentor é um contentor de aluguer que deve ser devolvido. |
Descrição | Insira uma descrição da viagem para facilitar o reconhecimento. |
Estado da viagem | O estado da viagem. Os valores incluem Created, In transit, Documents received, e Costed. Este campo não é calculado com base em lógica. Só é atualizado através da ação de lançamento. O valor Costed indica que foi recebida uma fatura relativa ao stock e a todos os custos de viagem. A menos que seja recebida uma fatura, uma viagem não pode atingir o estatuto de Costed. |
Estado da nota de encomenda | O estado mais elevado que foi alcançado entre todas as notas de encomenda que estão associadas à viagem. |
Documentos recebidos | Um valor que indica se a sua empresa recebeu todos os documentos associados à viagem. Para alterar o valor, seleccione Documentos recebidos no grupo Atualização de viagem no separador Gerir do Painel de Ação. |
Empresa de envio | Selecione a empresa de envio para esta viagem. Este campo pode ser utilizado para determinar os custos automáticos. |
Nome | O nome da empresa que está selecionada no campo Empresa de expedição . |
Medição | Este campo permite especificar uma medição no custo automático. As medições são utilizadas frequentemente por organizações que não conhecem o volume ou o peso individual da mercadoria, mas que requerem uma repartição mais precisa do que aquela fornecida pela quantidade. O agente transitário fornecerá à organização o peso ou a medição cúbica, que podem ser então colocados quer ao nível do item, quer ao nível da nota de encomenda. Pode ser atualizado automaticamente se o parâmetro for selecionado ou pode ser introduzido manualmente. |
Unidade de medida | A unidade de medida que se aplica ao número no campo Measurement . |
Número de paletes | Especifique o número de paletes na linha da viagem. Isto campo é atualizado automaticamente se a opção Atualizar automaticamente o número de caixas estiver definida para Sim no separador Geral da página Custo de Desembarque parameters . |
Definições no Separador Rápido Entrega
A tabela seguinte descreve os campos que estão disponíveis no Delivery FastTab na vista Header de uma viagem.
Campo | Descrição |
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Data e hora de criação | A data e a hora de criação do registo da viagem. |
Data de ex-fábrica | Este campo seleciona a data de ex-fábrica mais antiga entre as notas de encomenda associadas à viagem. A data de ex-fábrica está disponível no cabeçalho da nota de encomenda e é atualizada utilizando a função de controlo de monitorização. |
Data de envio | A data em que o avião ou a embarcação sai do ponto de origem. |
Data de partida | A data de partida normalmente é a data em que o avião ou a embarcação realmente sai do porto ultramarino. A data de envio e a data de partida não têm de coincidir. O campo Departure date serve apenas para fins informativos. Não é utilizado para estimar a data de entrega esperada. A funcionalidade de controlo de monitorização é utilizada para estimar a data de entrega prevista, e este campo pode ser configurado de modo a que seja automaticamente preenchido pela funcionalidade de controlo de monitorização. |
Data na loja | Este campo seleciona a data mais cedo em que as mercadorias das notas de encomenda ligadas à viagem estarão disponíveis para venda. |
Data de entrega estimada | A data de entrega estimada é geralmente a data em que as mercadorias devem chegar ao armazém. Este campo é utilizado apenas para informação. Não é utilizada para o planeamento principal de mercadorias. A data de entrega prevista na linha da nota de encomenda é utilizada para o planeamento principal de mercadorias numa viagem e é atualizada utilizando a funcionalidade de controlo de monitorização. Este campo pode ser configurado para ser preenchido pela funcionalidade de controlo de monitorização. |
Data de entrega real | A data de entrega mais cedo, com base nas mercadorias que estão ligadas à viagem. |
Hora estimada de chegada no porto de envio | Introduza a data em que espera que a viagem chegue ao porto de envio, com base nas informações fornecidas pelo seu agente de envio. |
Documentos originais recebidos | Introduza a data em que os documentos originais foram recebidos. |
Agente notificado | Introduza a data em que o agente foi notificado. |
Documento de carga original enviado | Introduza a data em que o documento de carga original foi enviado. |
Mercadoria libertada | Introduza a data em que as mercadorias foram libertadas da alfândega. |
Compromisso com cliente | Introduza a data de compromisso com o cliente, que é a data em que espera que o cliente assuma a propriedade das mercadorias. |
Entregue no armazém | Introduza a data em que as mercadorias foram entregues no armazém. |
Data de verificação | Introduza a data de verificação. |
Instruções de entrega | Introduza a data em que as instruções de entrega foram recebidas. |
Modo de entrega | Este campo fornece informações sobre o método que é utilizado para entregar a viagem e a seleção de custos dos custos automáticos que estão associados a esse método de entrega. |
Porto de origem | O porto de envio de onde parte a viagem. |
Porto de destino | O porto onde a viagem chega. Os contentores de envio podem ter portos diferentes, porque o navio pode parar em vários portos. Ao verificar o porto de destino ao nível do contentor de envio, fornece detalhes precisos do porto para cada contentor de envio incluído numa viagem. O custo automático associado ao frete é determinado com base na combinação do tipo de contentor de envio, do porto de destino e do porto de origem. |
Reencaminhador local | Este campo é utilizado apenas para informação. O reencaminhador local deve ser selecionável a partir da tabela de fornecedores. |
Data do transporte local | A data para a qual o transporte local está reservado. Este campo pode ajudar o armazém a fazer o planeamento. |
Hora do transporte local | O intervalo de tempo para a qual o transporte local está reservado. Este campo pode ajudar o armazém a fazer o planeamento. |
Modelo de percurso | O modelo de percurso que é especificado para a viagem. O modelo de percurso é utilizado para introduzir o porto de destino e de origem do contentor de envio e da viagem. Estes valores, por sua vez, ajudam a identificar os custos automáticos associados à viagem. |
Definições no Separador Rápido Outros
A tabela seguinte descreve os campos que estão disponíveis no Other FastTab na vista Header de uma viagem.
Campo | Descrição |
---|---|
Observações | Introduza qualquer informação adicional relacionada com a viagem. |
Data da avaliação | Selecione a data de ex-fábrica mais antiga para as notas de encomenda associadas à viagem. |
Viagem pendente | Pode usar esta definição para indicar se o seu envio ou viagem já partiu. Esta definição é meramente informativa. |
Mudar o nome dos contentores de envio | Para viagens que têm mais de um contentor, o número de contentores que ainda não foram recebidos. |
A página do editor do Voyage
Utilize a página Voyage editor para criar viagens, criar contentores para uma viagem e selecionar as linhas de ordens de compra e/ou de transferência a incluir em cada contentor. Para abrir a página do editor do Voyage , siga um destes passos:
- Aceder a Custo de Desembarque > Voyages > Todas as viagens. Para criar uma nova viagem, seleccione New no Painel de Ação, preencha a caixa de diálogo Create voyage conforme necessário e, em seguida, seleccione OK. Para editar uma viagem existente, seleccione-a e, em seguida, seleccione Voyage editor no Painel de Ação. Em ambos os casos, a página Voyage editor é aberta e mostra a viagem nova ou selecionada.
- Vá para Aprovisionamento e aquisição > Notas de encomenda > Todas as notas de encomenda. Seleccione o pedido de compra para criar uma viagem e um contentor e, em seguida, no Painel de Ação, no separador Purchase , no grupo Custo de Desembarque , seleccione Create new voyage. Preencha a caixa de diálogo Create voyage conforme necessário e, em seguida, seleccione OK para abrir a página Voyage editor .
Para obter informações sobre como utilizar a página Voyage editor para criar e preencher contentores para viagens, consulte Gerir contentores de transporte. As subsecções seguintes fornecem uma visão geral das definições que estão disponíveis nesta página.
Botões do Painel de Ação na página do editor do Voyage
A tabela seguinte descreve os botões que estão disponíveis no Painel de Ação da página Voyage editor .
Botão | Descrição |
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Editar cabeçalho de viagem | Abrir a caixa de diálogo Edit voyage , onde é possível visualizar e atualizar as informações do cabeçalho da viagem atual. Estas definições também estão disponíveis no separador General FastTab na vista Header da página de detalhes da viagem. Para obter uma descrição destes campos, consulte Vista do cabeçalho da página de detalhes da viagem anteriormente neste artigo. |
Configurar | Abre uma caixa de diálogo suspensa onde pode selecionar os tipos de transação e os locais a mostrar na página. Estes critérios são combinados com os critérios do Filters FastTab para controlar quais as encomendas que são listadas no Inbound orders FastTab. |
Gerar dados | Actualiza a lista de encomendas no FastTab Inbound orders , com base nas definições actuais de Filters e Setup . É necessário selecionar isto botão para atualizar a lista de encomendas de entrada sempre que alterar estas definições. |
Dimensões de apresentação | Abre uma caixa de diálogo onde pode selecionar as dimensões do inventário que são mostradas na grelha em Lines to select FastTab. |
Os filtros FastTab
Utilize o Filters FastTab para definir critérios que controlam quais as ordens de compra e de transferência que são apresentadas no Inbound orders FastTab. Os critérios que introduzir aqui são combinados com os critérios fornecidos na caixa de diálogo pendente Setup no Painel de Ação. Sempre que alterar as definições Filters ou Setup , tem de selecionar Generate data no Painel de Ação para atualizar o FastTab Inbound orders .
O FastTab das ordens de entrada
A ficha Pedidos de entrada FastTab lista os pedidos de compra e transferência que atendem aos critérios definidos na ficha Filtros FastTab e na caixa de diálogo suspensa Configuração . Seleccione uma encomenda que esteja listada aqui para ver as linhas associadas a essa encomenda no Lines to select FastTab. Algumas encomendas podem ser listadas várias vezes se incluírem linhas com datas de entrega diferentes.
As linhas para selecionar FastTab
O Lines to select FastTab lista as linhas que estão associadas à encomenda e à data de entrega que seleccionou no Inbound orders FastTab. Seleccione as linhas que pretende incluir num contentor novo ou existente para a viagem atual e, em seguida, seleccione Adicionar à lista de preparação na barra de ferramentas para tornar essas linhas disponíveis para atribuição de contentores. Seleccione View staging list para abrir uma página onde pode efetivamente atribuir as linhas a contentores novos ou existentes. Para mais informações sobre isto processo, consulte Gerir contentores de transporte.
As outras datas FastTab
O Other dates FastTab lista as linhas associadas à encomenda selecionada no Inbound orders FastTab, mas que têm datas de entrega diferentes da linha selecionada. Estas linhas são meramente informativas e não podem ser adicionadas à lista de preparação a partir daqui. Para adicionar estas linhas à lista de preparação, seleccione a encomenda e a data de entrega adequadas na ficha de registo Inbound orders FastTab. Essas linhas ficam então disponíveis em Lines to select FastTab.
Tarefas periódicas de atualização da viagem
O módulo Custo de Desembarque inclui várias tarefas periódicas relacionadas com a viagem que podem atualizar vários aspectos das viagens. Para executar ou agendar estas tarefas periódicas, aceda a Custo de Desembarque > Tarefas periódicas > Actualizações do Voyage e, em seguida, seleccione um dos seguintes tipos de tarefas:
- Documentos recebidos - Esta tarefa permite-lhe definir a opção Documentos recebidos para Sim para várias viagens ao mesmo tempo. Utilize as definições de Filter para definir o conjunto de viagens que pretende atualizar.
- Em trânsito - Esta tarefa permite-lhe definir o campo Voyage status para o estado em trânsito que é estabelecido na página Custo de Desembarque parameters para várias viagens ao mesmo tempo. Utilize as definições de Filter para definir o conjunto de viagens que pretende atualizar.
- Pronto para cálculo de custos - Esta tarefa permite-lhe definir o campo Voyage status para o estado pronto para cálculo de custos que é estabelecido na página Custo de Desembarque parameters para várias viagens ao mesmo tempo. Normalmente, esta tarefa é configurada para ser executada num horário regular.
- Custeado - Esta tarefa permite-lhe definir o campo Voyage status para o estado custeado que é estabelecido na página Custo de Desembarque parameters para várias viagens ao mesmo tempo, desde que tenham sido custeadas mas ainda não tenham sido actualizadas na viagem. Normalmente, esta tarefa é configurada para ser executada num horário regular.