Compreender a distribuições de registos em regras de atribuição
No Dynamics 365 Sales, as regras de atribuição distribuem automaticamente, ou atribuem, oportunidades potenciais, oportunidades e informações novas e atualizadas à sua equipa de vendas. O processo automatizado poupa-lhe tempo e esforço e otimiza a carga de trabalho em toda a sua equipa de vendas.
As regras de atribuição podem distribuir estes registos de duas maneiras: round robin ou balanceamento de carga.
- Na distribuição por round robin, a principal consideração é quando foi a última vez que um registo foi atribuído a vendedores.
- Na distribuição por balanceamento de carga, a principal consideração é sua capacidade ou em quantos registos ativos estão a trabalhar.
Dependendo da respetiva definição, uma regra que dê prioridade ao balanceamento de carga ainda pode utilizar critérios de round robin para atribuir registos a vendedores.
É importante compreender as diferenças entre eles e como outros critérios, como a carga de trabalho e as agendas dos vendedores, afetam a forma como os registos são atribuídos.
Os segmentos e as regras de atribuição fazem parte da caraterística de atribuição de trabalho. A atribuição de trabalho está disponível na versão 9.1.23074.10021 do Acelerador de Vendas e está a ser lançado em fases em várias regiões. Mais informações sobre a atribuição de tarefas.
Distribuição por round robin
A atribuição por round robin distribui um registo novo ou atualizado de forma justa entre os vendedores que satisfazem os critérios da regra. Atribui o registo ao vendedor que esperou mais tempo por uma nova oportunidade potencial, oportunidade ou informações, incluindo registos que foram atribuídos manualmente ou por um suplemento.
Nota
A ordem de atribuição dos vendedores utilizando o algoritmo de round robin é armazenada ao nível da organização e não ao nível da regra.
Vejamos alguns cenários para entender a distribuição de round robin.
Scenario1
Uma oportunidade potencial entra no sistema às 13h33. Com base nos critérios de seleção definidos na regra de atribuição, três vendedores podem potencialmente trabalhar na oportunidade potencial:
| Vendedor | Última vez que uma oportunidade potencial foi atribuída |
|---|---|
| Miriam | 02:02 |
| Sanjay | 31:31 |
| Susana | 17:17 |
A última atribuição da Miriam é anterior às do Sanjay e da Susana. Ela está à espera há mais tempo, então a oportunidade potencial é-lhe atribuída e a sua hora de atribuição mais recente é atualizada.
Outra oportunidade potencial entra no sistema às 13h50. Desta vez, apenas a Miriam e o Sanjay têm os atributos necessários para trabalhar nela:
| Vendedor | Última vez que uma oportunidade potencial foi atribuída |
|---|---|
| Miriam | 1:33 |
| Sanjay | 31:31 |
Mas, desta vez, Sanjay está à espera há mais tempo do que a Miriam. O Sanjay recebe a oportunidade potencial.
Cenário 2
Suponha que tem três vendedores: a Miriam, o Sanjay e a Susana. Um conjunto de regras é criado para lhes atribuir registos. A ordem inicial é Miriam, Sanjay e Susana.
- A regra 1 atribui uma oportunidade potencial 1 à Miriam. A nova ordem torna-se Sanjay, Susana e Miriam.
- A Regra 2 atribui a próxima oportunidade potencial 2 ao Sanjay. A ordem é agora Susana, Miriam e Sanjay.
- A regra 3 atribui a oportunidade potencial 3 a Susana. A ordem final torna-se Miriam, Sanjay e Susana.
- Agora, uma nova oportunidade potencial entra na candidatura — a Regra 1 atribui a oportunidade potencial 4 à Miriam.
No entanto, deve ter reparado que apenas a Regra 1 está a atribuir o registo à Miriam duas vezes consecutivas. Isto porque a ordem de atribuição de registos é armazenada ao nível da organização e não ao nível da regra.
Cenário 3
Suponha que tem dois vendedores: a Miriam e o Sanjay. Uma regra é criada para lhes atribuir registos. A ordem inicial é Miriam e Sanjay.
Agora, se a Oportunidade Potencial 1 for gerado pela Miriam, ela automaticamente torna-se sua proprietária. Como resultado, quando a regra é executada, a oportunidade potencial é atribuída ao Sanjay, uma vez que Miriam já é a proprietária e faz parte da lista de distribuição. A nova ordem de atribuição muda para Miriam e Sanjay.
Isto deve-se ao facto de um vendedor criar um novo registo, este é automaticamente incluído na lista de distribuição. Isto afeta a ordem de atribuição para registos futuros.
Distribuição por balanceamento de carga
A atribuição por balanceamento de carga encontra os vendedores que satisfazem os critérios da regra e atribui o registo para a pessoa que pode receber mais trabalho. Este método garante que todos os representantes de vendas têm uma parte justa do trabalho e reduz cargas de trabalho desiguais.
Vejamos um exemplo para entender a distribuição de balanceamento de carga.
Uma oportunidade potencial entra no sistema. Com base nos critérios de seleção definidos na regra de atribuição, três vendedores podem potencialmente trabalhar na oportunidade potencial:
| Vendedor | Capacidade disponível |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
De momento, a Susana pode aceitar mais trabalho do que a Miriam ou o Sanjay. A Susana recebe a oportunidade potencial e a sua capacidade disponível é agora de 14.
Continuando com este exemplo, vamos supor que a Miriam, o Sanjay e a Susana podem potencialmente todos trabalhar nas próximas oportunidades potenciais que chegarem.
Duas oportunidades potenciais novas entram no sistema. A Susana ainda tem a maior capacidade disponível, pelo que as oportunidades potenciais lhe são atribuídas. Depois, a capacidade disponível tem o seguinte aspeto:
| Vendedor | Capacidade disponível |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Mais uma oportunidade potencial entra no sistema. O Sanjay e a Susana estão igualmente disponíveis. A Susana recebeu uma oportunidade potencial mais recentemente, pelo que a nova é atribuída ao Sanjay com base em critérios de round robin. Agora, a capacidade disponível tem o seguinte aspeto:
| Vendedor | Capacidade disponível |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
A Miriam fecha três oportunidades potenciais, aumentando a sua capacidade disponível para 13. Uma oportunidade potencial nova entra no sistema. A Miriam agora tem a maior capacidade, por isso é atribuída a ela.
Outros critérios de distribuição
As regras de atribuição dão prioridade à equidade de maneiras diferentes, dependendo se seleciona a distribuição por round robin ou por balanceamento de carga. Mas a equidade não é a única consideração quando os registos precisam de ser atribuídos. Também podem considerar se os vendedores estão disponíveis para receber mais trabalho, ou seja, a carga de trabalho e o horário de trabalho dos vendedores.
Considerar carga de trabalho do vendedor
Nas definições da regra de atribuição, pode selecionar Atribuir tipo de registo com base na capacidade do vendedor. Esta opção distribui registos apenas a vendedores que têm a capacidade para trabalhar neles. Caso contrário, os registos ficam por atribuir.
Vejamos novamente a nossa equipa de vendas, um pouco mais tarde no mesmo dia.
Uma oportunidade potencial nova entra no sistema. Com base nos critérios de seleção definidos na regra de atribuição, quatro vendedores podem potencialmente trabalhar nela:
| Vendedor | Última atribuição | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 | 0 |
| Susana | 2:57 | 4 |
| David | 3:02 | 5 |
| Miriam | 2:35 | –2 |
Com apenas a distribuição por round robin, a Miriam receberia a oportunidade potencial porque ela está à espera há mais tempo por uma atribuição do que os outros. No entanto, disse à regra para Atribuir oportunidades potenciais com base na capacidade do vendedor e a capacidade disponível da Miriam agora é –2. O Sanjay está à esperado há mais tempo, mas sua capacidade disponível é 0. A oportunidade potencial vai para a Susana.
Se nenhum vendedor que satisfazia os critérios tivesse a capacidade disponível superior a zero, a oportunidade potencial ficaria por atribuir.
Considerar a agenda de trabalho dos vendedores
Nas definições da regra de atribuição, pode selecionar Atribuir se um vendedor estiver disponível dentro de N horas, onde N é um número inteiro de 1 a 120. Esta opção distribui registos apenas para vendedores cujo horário de trabalho mostra que estão disponíveis dentro da hora selecionada. Caso contrário, os registos ficam por atribuir. Saiba como definir a disponibilidade do vendedor.
A regra considera os vendedores correspondidos primeiro por prioridade de atribuição (balanceamento de carga ou round robin) e depois por quem está disponível, de agora até à hora máxima permitida.
Como mostrado no diagrama que se segue, os vendedores correspondidos estão divididos em seis registos de 24 horas cada com base nos respetivos horários de trabalho. Se nenhum vendedor se enquadrar no primeiro registo, a distribuição por round robin tem prioridade sobre o balanceamento de carga, mesmo que a distribuição por balanceamento de carga tenha prioridade. A regra continua a avaliar os registos de cima para baixo. Quando se depara com um registo não vazio, a regra atribui a oportunidade potencial aos vendedores no registo com base em critérios de round robin.
Vejamos um exemplo para compreender como os horários de trabalho dos vendedores afetam a atribuição de registos.
Nas suas regras de atribuição, dá prioridade à distribuição por round robin e define um limite de tempo de 48 horas.
Uma nova oportunidade potencial entra no sistema numa sexta-feira ao fim do dia a partir de um formulário de consulta no seu site. Vários vendedores satisfazem os critérios de uma regra de atribuição, mas nenhum deles está a trabalhar agora. Em seguida, a regra considera os vendedores correspondentes que estão disponíveis nas próximas 24 horas. Esse dia é sábado. Normalmente, o Sanjay estaria a trabalhar, mas o seu calendário diz que está de férias. Nenhum outro vendedor está disponível, pelo que a regra olha para as próximas 24 horas. Também ninguém está a trabalhar ao domingo. A regra atingiu o limite de 48 horas, pelo que a oportunidade potencial fica por atribuir. Se o prazo tivesse sido de 60 horas, a oportunidade potencial teria sido atribuída ao primeiro vendedor que estava disponível na segunda-feira de manhã.
Exemplos
Vejamos mais alguns exemplos em detalhe para compreender como a disponibilidade e a carga de trabalho do vendedor afetam a distribuição por round robin e por balanceamento de carga. Vamos utilizar a seguinte notação para disponibilidade de um vendedor no momento do encaminhamento:
- 0D – Atualmente disponível
- 1D – Primeiro disponível dentro de 24 horas
- 2D – Primeiro disponível de 24 a 48 horas
- 3D – Primeiro disponível de 48 a 72 horas
- 4D – Primeiro disponível de 72 a 96 horas
- 5D – Primeiro disponível de 96 a 120 horas
Exemplo 1: Round robin, considere apenas a disponibilidade do vendedor
A regra correspondia aos seguintes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidade | Última vez que uma oportunidade potencial foi atribuída |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 |
| Maya | 1D | 2:15 |
| Vivek | 0D | 3:02 |
| Maria | 2D | 3:10 |
| Sal | 0D | 2:29 |
Dois vendedores, Vivek e Sal, estão disponíveis primeiro. Vivek recebeu uma oportunidade potencial mais recentemente do que Sal, pelo que a regra distribui a oportunidade potencial para o Sal.
As próximas oportunidades potenciais que chegam são atribuídas a Vivek, depois ao Sal e assim por diante, até que a disponibilidade dos vendedores correspondidos mude. A capacidade dos vendedores não é uma consideração.
Exemplo 2: Balanceamento de carga, considere apenas a disponibilidade do vendedor
Novamente, a regra correspondia aos seguintes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidade | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Novamente, Vivek e Sal estão disponíveis primeiro. Desta vez, Vivek tem a capacidade maior, pelo que a regra distribui a oportunidade potencial para ele.
As próximas oportunidades potenciais a chegar são atribuídas a Vivek até que a sua capacidade fique abaixo da do Sal. As oportunidades potenciais seguintes vão para o Sal até que a sua capacidade fique abaixo da de Vivek e assim por diante, até que a disponibilidade dos vendedores correspondidos mude. Neste cenário, a capacidade dos vendedores não é uma consideração. A capacidade do Vivek e do Sal pode ficar abaixo de zero, desde que estejam disponíveis antes dos outros.
Exemplo 3: Balanceamento de carga, considere a disponibilidade e a capacidade do vendedor
Novamente, a regra correspondia aos seguintes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidade | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Como Atribuir oportunidades potenciais com base na capacidade do vendedor foi selecionado na definição da regra de atribuição, a regra ignora Vivek e Sal, mesmo que eles estejam disponíveis primeiro. Isso deixa Burt, Maya e Maria:
| Vendedor | Disponibilidade | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt e Maya estão disponíveis antes de Maria, pelo que Maria é retirada da consideração:
| Vendedor | Disponibilidade | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
A regra está configurada para dar prioridade ao balanceamento de carga. No entanto, a distribuição por balanceamento de carga só funciona com vendedores que estão disponíveis na altura do encaminhamento. Como Burt e Maya não estão disponíveis agora, a regra utiliza critérios de round robin.
Coma a capacidade deixa de ser uma consideração, a regra considera quem está à espera de uma oportunidade potencial há mais tempo:
| Vendedor | Última vez que uma oportunidade potencial foi atribuída |
|---|---|
| Burt | 2:37 |
| Maya | 2:15 |
A regra atribui a oportunidade potencial a Maya. As próximas oportunidades potenciais que chegam são atribuídas a Burt, depois a Maya e assim por diante, até que a disponibilidade dos vendedores correspondidos mude.