Etiquetas financeiras

Artigo
11/19/2024

Depois de as transações serem lançadas, é comum que as organizações exijam visibilidade para os dados do livro razão subordinado, para que as entradas contabilísticas geradas a partir dessas transações possam ser analisadas. Atualmente, as organizações utilizam campos como o número do documento, a descrição ou as dimensões financeiras para monitorizar os dados do livro razão subordinado no razão geral, porque é difícil navegar do modelo de dados para os dados do livro razão subordinado. Os tipos de dados do livro razão subordinado que são com frequência monitorizados incluem números de ordens de venda ou de notas de encomenda, nomes de fornecedores ou de clientes, referências de pagamento, números de faturas ou números de referência de transações externas quais são importados para o Microsoft Dynamics 365 Finance. Além de serem utilizados para análises, os dados do livro razão subordinado são utilizados para processos, como a liquidação do livro razão.

A caraterística de Etiquetas financeiras (etiquetas) elimina a necessidade de usar números de documentos, descrições ou dimensões financeiras ao permitir que uma organização crie e introduza até 20 campos definidos pelo utilizador em transações. Esses campos são então armazenados nas entradas contabilísticas criadas para as transações. Os valores das etiquetas não são armazenados em quaisquer tabelas de livro razão subordinado, na tabela Transações de clientes nem na tabela Transações de fornecedores.

As etiquetas foram introduzidas na versão 10.0.32 do Dynamics 365 Finance. Em cada nova versão, as etiquetas serão implementadas em diários, documentos e processos adicionais. Na versão 10.0.37, os seguintes diários e transações adicionaram suporte para etiquetas:

Diário geral
Diário geral global
Diário de alocações
Diário de ativos fixos
Todos os diários de locação de ativos
Diário periódico
Diário de ajustes da moeda de relatório
Diário de pagamentos do cliente
Diário de pagamentos de fornecedores
Diário de faturas (fornecedor)
Diário de faturas geral (fornecedor)
Registo de faturas
Documentos da ordem de venda (Ordem de venda, guia de remessa e fatura de cliente)

Nota

Para disponibilizar suporte para etiquetas em documentos de ordens de venda, ative a caraterística Permitir etiquetas financeiras para faturação de ordens de venda na Gestão de caraterísticas.
Documentos da nota de encomenda (Nota de encomenda, recibo de produto e fatura de fornecedor)

Nota

A partir da versão 10.0.41 do Dynamics 365 Finance, as etiquetas estão disponíveis em documentos de nota de encomenda. A caraterística Permitir etiquetas financeiras para faturação de notas de encomenda está disponível na Gestão de caraterísticas. A caraterística está em pré-visualização privada, controlada pelo piloto PurchaseOrderFinTagFeature. Para começar a usar Etiquetas financeiras em documentos de nota de encomenda, crie um pedido IcM para ativar primeiro o piloto.

Configuração

Para usar a funcionalidade, tem de ativar a caraterística Etiquetas financeiras na área de trabalho Gestão de caraterísticas. A caraterística pode ser desativada a qualquer momento. Se a caraterística estiver ativada, mas for posteriormente desativada, todos os valores que foram introduzidos para etiquetas financeiras em transações serão mantidos na base de dados. No entanto, deixarão de estar visíveis em quaisquer transações ou consultas no Dynamics 365 Finance.

A experiência de introduzir etiquetas em transações assemelha-se à experiência de introduzir uma conta de razão ao usar dimensões financeiras. As etiquetas não usam o mesmo controlo que uma conta de razão, mas ainda exigem um delimitador entre os valores de etiqueta. Deve definir o delimitador de etiquetas antes de definir quaisquer etiquetas financeiras. Na página Parâmetros do razão geral, selecione Etiquetas financeiras e especifique o delimitador. O delimitador que especificar não pode ser utilizado em nenhum valor de etiquetas introduzido em transações. Por exemplo, se definir um hífen (-) como o delimitador, o nome do cliente inserido como o valor da etiqueta não poderá conter um hífen. O delimitador não pode ser alterado depois de ser definido.

Após a ativação da caraterística, cada entidade legal pode definir até 20 etiquetas financeiras. As etiquetas são específicas da entidade legal. Pode usar as entidades Configuração de etiquetas financeiras e Valor de lista personalizado de etiquetas financeiras para importar as etiquetas para cada entidade legal. Portanto, pode definir rápida e facilmente a mesma configuração inicial em várias entidades legais.

Criar etiquetas financeiras

Antes de criar etiquetas financeiras, observe os seguintes pontos:

Avalie se os dados devem ser monitorizados como uma dimensão financeira ou como uma etiqueta financeira. As etiquetas financeiras são uma alternativa às dimensões financeiras, especialmente quando está a monitorizar valores que têm pouca ou nenhuma reutilização, como números de ordem de venda ou números de nota de encomenda. Para mais informações sobre as diferenças entre etiquetas financeiras e dimensões financeiras, consulte Diferenças entre as etiquetas financeiras e dimensões financeiras.
Depois de uma etiqueta financeira ser criada, pode ser desativada, mas não eliminada. Esta restrição ajuda a garantir que os valores de etiqueta permanecem disponíveis para relatórios sobre entradas do razão geral lançadas. As etiquetas financeiras podem ser facilmente ativadas e desativadas a qualquer momento.
O rótulo de cada etiqueta financeira pode ser alterado a qualquer momento, mesmo após o lançamentos das transações.
Se não tiverem sido lançadas transações para uma etiqueta financeira específica, uma alteração ao rótulo da etiqueta não terá qualquer impacto. Este comportamento é útil quando tem de redefinir o propósito de uma etiqueta para que possa monitorizar outros dados.
Se tiverem sido lançadas transações para uma etiqueta financeira específica, os valores de etiqueta não serão alterados. Se o rótulo da etiqueta era originalmente "Número da nota de encomenda", mas depois foi alterado para "Número da ordem de venda", as entradas contabilísticas que foram lançadas antes da alteração do rótulo continuarão a conter os números da nota de encomenda que foram introduzidos e lançados no razão geral.

Criar uma etiqueta financeira

Siga estes passos para criar uma etiqueta financeira.

Aceda a Razão geral > Plano contabilístico > Etiquetas financeiras > Etiquetas financeiras.
Selecione Nova para criar uma nova etiqueta financeira.
Introduza um rótulo para a etiqueta. O rótulo tem de começar com uma letra ou caráter de sublinhado e só pode conter letras, números e carateres de sublinhado. Não são permitidos carateres especiais, incluindo espaços.
No campo Tipo de valor, selecione Texto, Lista ou Lista personalizada.
Se selecionou Lista no campo Tipo de valor, selecione a origem do valor no campo Usar valores de. O campo contém uma lista de entidades a partir das quais os valores de etiqueta podem ser selecionados durante a introdução de transações.
Se selecionou Lista personalizada no campo Tipo de valor, selecione Valores de etiqueta para criar a lista personalizada de valores de etiqueta que estarão disponíveis para seleção durante a introdução de transações.
Selecione Ativar para ativar a etiqueta.

Introduzir valores de etiqueta financeira em transações

Depois de uma etiqueta financeira ser ativada, as etiquetas estarão disponíveis para introdução em cada transação que suporta a caraterística.

Diários e linhas

Quando introduz diários, pode definir valores de etiqueta no cabeçalho de lote do diário. Esses valores serão então utilizados como valores predefinidos para as linhas no diário. Quanto a outros valores predefinidos no diário, serão automaticamente introduzidos em novas linhas que são adicionadas ao diário. No entanto, não serão inseridos em linhas que já existem quando define os valores no cabeçalho.

Valores predefinidos para diários

Os valores de etiqueta introduzidos num diário são introduzidos como valores predefinidos da seguinte forma:

Voucher de linha única:
- Os valores de etiqueta adicionados ao cabeçalho de lote do diário são inseridos como valores predefinidos na conta.
- Os valores de etiqueta adicionados à conta são inseridos como valores predefinidos na conta de contrapartida.
- Se a conta de contrapartida já existir quando adicionar valores de etiqueta à conta, esses valores de etiqueta não serão introduzidos como valores predefinidos na conta de contrapartida.
- Se existirem valores de etiqueta na conta e na conta de contrapartida, as alterações aos valores de etiqueta numa não farão com que os valores na outra sejam atualizados. Por exemplo, se alterar os valores de etiqueta na conta, os valores de etiqueta na conta de contrapartida não serão atualizados. Este comportamento ajuda a evitar a perda de dados se um utilizador substituir manualmente os valores predefinidos.
- Quando adiciona uma nova linha, se atribuir um novo número de voucher (que representa uma nova transação), o comportamento predefinido recomeça. Os valores de etiqueta das linhas de um voucher nunca são introduzidos como valores predefinidos nas linhas de um outro voucher.
Comprovativo multilinha:
- Os valores de etiqueta adicionados ao cabeçalho de lote do diário são inseridos como valores predefinidos na conta de cada linha adicionada ao voucher.
- Os valores de etiqueta que adiciona à conta na primeira linha não são inseridos como valores predefinidos na conta da próxima linha do voucher e assim por diante.

Os valores de etiqueta predefinidos não existem nos dados globais e não estão disponíveis como valores predefinidos. Por exemplo, não há capacidade para definir valores de etiqueta predefinidos em clientes nem fornecedores. Além disso, as propriedades de uma transação em si não são inseridas automaticamente como valores predefinidos. Por exemplo, uma etiqueta foi criada para monitorizar o nome do cliente. Se uma transação contiver um cliente, o nome do cliente não será utilizado como o valor da etiqueta do cliente por predefinição. O valor tem de ser introduzido ou importado manualmente.

Valores predefinidos para documentos

Para documentos, assim como para diários, os valores de etiqueta não são inseridos como valores predefinidos a partir de dados globais, porque os dados globais não contêm valores de etiqueta predefinidos. A maioria dos documentos, como ordens de venda, seguem esta ordem geral predefinida:

Os valores de etiqueta podem ser definidos no cabeçalho do documento.
Os valores de etiqueta do cabeçalho são utilizados como valores predefinidos nas linhas do documento.
Os valores de etiqueta das linhas do documento são utilizados como valores predefinidos nas distribuições contabilísticas (se o documento for um documento de origem e suportar distribuições contabilísticas).

Para as entradas contabilísticas que são criadas, os valores de etiqueta são introduzidos como valores predefinidos da seguinte forma:

Documentos não de origem:
- Os valores de etiqueta para a conta de resumo, como Contas a pagar ou Contas a receber, são inseridos por predefinição a partir do cabeçalho.
- Todas as outras contas, como despesas, receitas, impostos e descontos, usam por predefinição os valores de etiqueta das linhas.
Documentos de origem:
- Os valores de etiqueta para a conta de resumo, como Contas a pagar ou Contas a receber, são inseridos por predefinição a partir do cabeçalho ou das distribuições contabilísticas, dependendo dos parâmetros do razão geral utilizados para contas de resumo. (Aceda a Razão geral>Configuração do livro razão>Parâmetros do razão geral.) Os valores de etiqueta são inseridos por predefinição de acordo com a mesma lógica usada para os valores de dimensão financeira para a conta de resumo.
- Todas as outras contas, como despesas, receitas, impostos e descontos, usam por predefinição os valores de distribuições contabilísticas.

Se um documento tiver documentos a jusante, as etiquetas do documento principal serão utilizadas para os documentos subordinados. Por exemplo, os valores de etiqueta do cabeçalho e das linhas da ordem de venda são utilizados para a contabilidade criada para a guia de remessa e a fatura de cliente, de acordo com a lógica descrita anteriormente.

Validação

Quando os valores de etiqueta são inseridos em transações, não ocorre qualquer validação durante a introdução nem o lançamento. Mesmo que uma etiqueta do tipo de valor Lista ou Lista personalizada seja definida, os valores de etiqueta não são validados para garantir que existem na lista. Por exemplo, uma etiqueta do tipo de valor Lista é criada e o número da nota de encomenda é selecionado como a origem da lista. Embora seja apresentada uma lista de números de notas de encomenda, o utilizador pode introduzir um número de nota de encomenda que não exista na lista.

Lançar transações que tenham valores de etiqueta

Depois de uma transação ser lançada, as etiquetas financeiras ficam disponíveis nas linhas da entrada de conta do razão geral. São apresentadas nas páginas Transações de vouchers e Transações para a conta principal. As etiquetas financeiras são mostradas em colunas separadas, para que sejam mais fáceis de ordenar e filtrar.

Para relatórios, as etiquetas não fazem parte dos conjuntos de dimensões. Portanto, não pode obter um saldo resumido de transações para um valor de etiqueta específico. Por exemplo, quando está a analisar o balancete, não consegue obter saldos por valor de etiqueta. No entanto, quando desagrega os saldos do balancete, os valores de etiqueta serão mostrados nas transações detalhadas. As transações detalhadas, incluindo os valores de etiqueta em colunas separadas, podem ser exportadas para o Excel, onde podem ser resumidas se forem necessários saldos.

Se uma etiqueta for desativada, os valores de etiqueta permanecerão nas transações lançadas. Por predefinição, as etiquetas desativadas não são mostradas nas páginas de consulta. No entanto, pode adicionar as colunas selecionando Mostrar etiquetas financeiras inativas.

Corrigir valores de etiqueta após o lançamento

Embora etiquetas financeiras estejam disponíveis para relatórios, não fazem parte da conta de razão e não afetam as demonstrações financeiras. Como as etiquetas são usadas apenas para análise interna, as edições aos valores de etiqueta são permitidas após o lançamento das transações.

Na área de trabalho Gestão de caraterísticas, ative a caraterística chamada Permitir edições a dados internos em vouchers do razão geral. Esta caraterística permite que algumas funções modifiquem o campo Descrição das entradas contabilísticas lançadas. Se a caraterística Etiquetas financeiras também estiver ativada, esta caraterística será melhorada para ativar edições para os valores de etiqueta.
Depois de a caraterística ser ativada, aceda a Transações de vouchers.
Use a consulta para localizar as transações que pretende editar.
Selecione as linhas em Transações de vouchers e, em seguida, selecione Editar dados internos do voucher. Só pode editar as linhas selecionadas.

A página mostra as linhas que selecionou em Transações de vouchers, incluindo as etiquetas financeiras atuais e as novas etiquetas financeiras. Os valores de etiqueta atuais são inseridos como valores predefinidos para as novas etiquetas. Portanto, não precisa de inserir tudo manualmente novamente, mas pode alterar apenas o que está incorreto. Pode usar o botão Atualizar em massa registos selecionados para efetuar atualizações em massa. As atualizações em massa são úteis se pretender atribuir valores de etiqueta a grandes grupos de transações lançadas que estavam incorretas ou para as quais não foram definidos valores de etiqueta (por exemplo, porque foram lançados antes de a caraterística ser ativada).

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