Adicionar eficiência em quote-to-cash com o Dynamics 365 Sales

Artigo
06/10/2024

O Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management usa a escrita dupla para integrar com o Dynamics 365 Sales. No Supply Chain Management versão 10.0.34 e posterior, esta capacidade foi melhorada para fornecer um fluxo de processo de cotações mais integrado entre os dois sistemas. Portanto, permite menos pontos de toque, melhor eficiência e maior transparência. Estas alterações destinam-se a ser usadas apenas no contexto da integração de quote-to-cash entre o Sales e o Supply Chain Management.

Origem e propriedade da cotação de venda

Tanto o Supply Chain Management como o Sales armazenam e mostram informações de origem e de propriedade para cada cotação.

Origem indica qual sistema criou originalmente uma cotação. Os valores possíveis do campo Origem são Supply Chain Management e Dynamics 365 Sales. O valor é definido quando a cotação é criada e depois é só de leitura.
A propriedade indica qual sistema possui atualmente uma cotação. Determina que sistema que detém o processamento de uma cotação durante o seu ciclo de vida e que sistema tem permissão para atualizar a cotação durante todo o seu ciclo de vida. Os valores possíveis do campo Propriedade são Com base na origem, Dynamics 365 Sales e Supply Chain Management.
- Com base na origem – O valor Origin determina a propriedade.
- Dynamics 365 Vendas – A cotação é processada ao longo do seu ciclo de vida a partir de Vendas.
- cadeia de fornecimento Management – A cotação é processada ao longo do seu ciclo de vida a partir do cadeia de fornecimento Management.

Quando a funcionalidade Integrar ciclos de vida de cotações está ativada no Supply Chain Management, os campos Origem e Propriedade ficam visíveis para cotações e o campo Origem funciona da seguinte forma:

As cotações criadas no Supply Chain Management têm um valor Origem de Supply Chain Management.
As cotações criadas no Sales têm um valor de Origem de Dynamics 365 Sales.

Ver informações de origem e propriedade no Supply Chain Management

No Supply Chain Management, siga estes passos para ver as informações de origem e de propriedade para uma cotação de venda.

Aceda a Vendas e marketing > Cotações de Vendas > Todas as cotações.
Siga um destes passos:
- Encontre a cotação na grelha e reveja os valores nas colunas Origem e Propriedade.
- Abra a cotação para ver os seus detalhes. No Separador Rápido Cabeçalho da cotação de venda na secção Criação de cotação, reveja os valores nos campos Origem e Propriedade.

Ver informações de origem e propriedade no Sales

No Sales, as informações de origem e propriedade são mostradas na secção Integração da página Cotação.

Além disso, a área de mensagens da página Cotação mostra mensagens informativas que indicam a propriedade do Supply Chain Management. Portanto, os utilizadores saberão que têm controlo limitado sobre a cotação de venda selecionada e não poderão realizar algumas ações. Nenhuma mensagem é mostrada para cotações pertencentes ao Sales.

Para cotações que pertencem ao Supply Chain Management, é mostrada a seguinte mensagem informativa:

Esta cotação não é propriedade do Dynamics 365 Sales

Para cotações que pertencem ao Supply Chain Management e que estão ativas, é mostrada a seguinte mensagem combinada:

Só de leitura O estado deste registo: Ativa
Esta cotação não é propriedade do Dynamics 365 Sales

Cenário 1: Uma cotação de venda é criada e depois ativada no Sales

Os passos que se seguem mostram o que acontece quando cria uma cotação de venda no Sales e a ativa.

Um utilizador cria um cabeçalho de cotação de venda no Sales.
O Sales define o campo Origem como Dynamics 365 Sales, o campo Propriedade como Com base na origem e o campo Estado como Rascunho.
O sistema sincroniza o novo cabeçalho da cotação de venda através da escrita dupla com a entidade Cabeçalho de cotação do Dynamics 365 Sales (quotes).

Nota

A entidade Cabeçalho de cotação do Dynamics 365 Sales (quotes) define o campo Origem para Dynamics 365 Sales. O valor não é sincronizado do Dataverse, mas é definido diretamente, com base na entidade usada. Como a entidade Cabeçalho de cotação do Dynamics 365 Sales (quotes) deve ser usada só num contexto de integração do Sales, todas as inserções desta entidade têm origem no Sales.
Quando a cotação de venda chega ao Supply Chain Management, é-lhe atribuído um valor de Estado de Criada.

Nota

O campo Estado no Sales é usado só pelo Sales, e o campo Estado no Supply Chain Management é usado só pelo Supply Chain Management. Os dois campos Estado são distintos e podem ter valores diferentes. O valor Estado do Supply Chain Management é mostrado como o valor Estado da Cotação de Vendas no Sales (no separador Integração da cotação).
Embora uma cotação de venda tenha um valor de Estado de Rascunho no Sales e Criada no Supply Chain Management, os utilizadores de ambos os sistemas podem adicionar, eliminar e modificar as respetivas linhas e todas as alterações são sincronizadas entre os sistemas. No entanto, como a propriedade é do Sales, os utilizadores que trabalham no Supply Chain Management não conseguem eliminar o cabeçalho da cotação nem processá-lo durante o seu ciclo de vida.
Quando a cotação estiver pronta para ser enviada para o cliente, um utilizador do Dynamics 365 irá ativá-la. A ativação torna a cotação só de leitura no Sales e aciona um evento de envio de cotação no Supply Chain Management.
- Se a caraterística Processar eventos relacionados com a integração do Dynamics 365 Sales estiver desativada, o evento de envio de cotação é processado imediata e totalmente no Supply Chain Management. Primeiro, o diário de cotações é criado no Supply Chain Management e o valor de Estado da cotação de venda no Supply Chain Management é atualizado para Enviada. Em seguida, o valor de Estado da cotação de venda no Sales é atualizado para Ativa.
- Se a caraterística Processar eventos relacionados com a integração do Dynamics 365 Sales estiver ativado e em execução, parte do evento de envio da cotação para atualizar o estado será processado imediatamente enquanto o diário de cotações for criado no modo em lote. Primeiro, o valor de Estado da cotação no Supply Chain Management é atualizado para Enviada. Em seguida, o valor de Estado da cotação de venda no Sales é atualizado para Ativa e o pedido para criar o diário de cotações no Supply Chain Management é enviado para a fila de mensagens. Quando esse pedido é selecionado pelo processador da fila de mensagens, cria o diário de cotações de vendas. Para mais informações, consulte Processar eventos relacionados com a integração do Sales.
Quando a cotação de venda no Supply Chain Management tem um valor de Estado de Enviada e a propriedade for do Sales, os dados de cotação de venda irão tornar-se só de leitura no Supply Chain Management.
O Sales processa a cotação de venda ao longo de ciclo de vida e eventos relevantes acionam atualizações apropriadas na cotação do Supply Chain Management associada.

Cenário 2: Uma cotação de venda é criada e enviada no Supply Chain Management

Os passos que se seguem mostram o que acontece quando cria e envia uma cotação de venda no Supply Chain Management.

Um utilizador cria um cabeçalho de cotação de venda no Supply Chain Management.
O Supply Chain Management define o campo Origem como Supply Chain Management e o campo Propriedade como Com base na origem.
Quando o novo cabeçalho da cotação de venda é inserido no Dataverse a partir da entidade Cabeçalho de cotação do Dynamics 365 Sales (quotes), o valor de Origem é sincronizado. Como resultado, está definido como Supply Chain Management. A sincronização do valor de Origem é unidirecional: do Supply Chain Management para o Dataverse apenas. Depois de entrar no Dataverse, a cotação de venda pode ser acedida no Sales, onde possui um valor de Razão do estado de Em curso e um valor de Estado de Rascunho.
Embora uma cotação de venda tenha um valor de Estado de Rascunho no Sales e Criada no Supply Chain Management, os utilizadores de ambos os sistemas podem adicionar, eliminar e modificar as respetivas linhas. No entanto, como a propriedade é do Supply Chain Management, os utilizadores que trabalham no Sales não conseguem eliminar a cotação nem processá-lo durante o seu ciclo de vida. Portanto, os utilizadores que abrem a cotação de venda na página Cotação no Sales recebem a seguinte mensagem:

Esta cotação não é propriedade do Dynamics 365 Sales
Quando a cotação estiver pronta para ser enviada para o cliente, um utilizador no Supply Chain Management invoca a funcionalidade de gerar envio de cotações. Esta funcionalidade cria o diário de cotações de vendas e atualiza o valor de Estado da cotação para Enviada. O novo valor de Estado é então sincronizado com o Sales. Como resultado, o valor de Estado da cotação de venda é atualizado para Ativa no Sales.

Nota

A caraterística Processar eventos relacionados com a integração do Dynamics 365 Sales não afeta este cenário, porque a cotação de venda foi processada no Supply Chain Management.
Quando uma cotação de venda no Sales tem um valor de Estado de Ativa, a lógica do Sales predefinida garante que os dados da cotação são mostrados como só de leitura na interface do utilizador (IU) do Sales. Para cotações em que o valor de Origem é Supply Chain Management e o valor de Propriedade é Com base na origem, os utilizadores que trabalham no Sales não podem selecionar os botões Criar encomenda, Fechar, Rever nem Eliminar. Os utilizadores abrem estas cotações de vendas na página Cotação no Sales recebem a seguinte mensagem:

Só de leitura O estado deste registo: Ativa
Esta cotação não é propriedade do Dynamics 365 Sales
O Supply Chain Management processa a cotação de venda ao longo de ciclo de vida e eventos relevantes acionam atualizações apropriadas na cotação do Sales associada.

Exemplo de fluxo de trabalho integrado de cotação de venda

Esta secção fornece um exemplo de fluxo de trabalho integrado de cotação de venda para o seguinte cenário:

A caraterística Integrar o ciclo de vida da Cotação de Vendas com o Dynamics 365 Sales está ativada.
A cotação de venda é criada e é propriedade do Sales. (Por outras palavras, o valor de Origem é Dynamics 365 Sales e o valor de Propriedade é Com base na origem.)

Este exemplo assemelha-se ao primeiro cenário na secção anterior. Porém, fornece mais detalhes sobre os valores de estados e as restrições que se aplicam à cotação de venda em cada sistema.

Passo 1: Criar a cotação de venda

O processo começa quando um utilizador cria uma cotação de venda no Sales. No Sales, o valor de Razão do estado é Em curso e o valor de Estado é Rascunho. A nova cotação é então sincronizada com o Supply Chain Management, onde o valor de Estado é mostrado como Criada. Como a propriedade é do Sales, a cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada do Supply Chain Management. No entanto, os utilizadores podem editar a cotação de vendas no Supply Chain Management.

A tabela que se segue resume os valores de estado iniciais da cotação de vendas em cada sistema e as restrições aplicáveis.

	Sales (proprietário)	Supply Chain Management
Valor do estatuto	Projecto	Criado
Valor do motivo do estatuto	Em curso	Não aplicável
Restrições do ciclo de vida	Nenhum	A cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada.
Restrições de dados	Nenhum	Nenhum

Nota

Nesta tabela (e nas outras tabelas desta secção), "Nenhum" indica que as restrições são as mesmas que se aplicam quando a caraterística Integrar ciclo de vida da Cotação de Vendas com o Dynamics 365 Sales está desativada.

Passo 2: Ativar a cotação de venda

Quando a cotação estiver pronta para ser enviada para o cliente, o utilizador no Sales irá ativá-la. No Sales, o valor de Razão do estado é atualizado para Em curso e o valor de Estado é atualizado para Ativa. Como resultado, a cotação torna-se só de leitura na IU do Sales.

A atualização da cotação é sincronizada com o Supply Chain Management, onde o valor de Estado é atualizado para Enviada. Como a propriedade é do Sales, a cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada do Supply Chain Management. Devido ao valor do Estado e à propriedade, os dados na cotação de venda agora são só de leitura no Supply Chain Management.

A tabela que se segue resume os valores de estado da cotação de vendas em cada sistema e as restrições aplicáveis.

	Sales (proprietário)	Supply Chain Management
Valor do estatuto	Ativo	Enviado
Valor do motivo do estatuto	Em curso	Não aplicável
Restrições do ciclo de vida	Nenhum	A cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada.
Restrições de dados	Nenhum	Os dados são só de leitura.

Passo 3: Rever a cotação de venda

Se forem necessárias alterações após a ativação de uma cotação, a cotação deverá ser revista no sistema que a possui. Neste caso, a propriedade é do Sales.

Quando uma cotação é revista, o Sales cria uma cópia dela. Atualiza a cotação agora desatualizada para que tenha um valor de Estado de Fechada e um valor de Razão do estado de Revista. A nova cópia tem um valor de Estado de Rascunho e um valor de Razão do estado de Em curso.

A cotação agora desatualizada é então sincronizada com o Supply Chain Management, onde o valor de Estado é mostrado como Revista. A nova cotação é também sincronizada com o Supply Chain Management, onde o valor de Estado é mostrado como Criada. Como a propriedade é do Sales, a cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada do Supply Chain Management.

A tabela que se segue resume os valores de estado das cotações de vendas agora desatualizadas (revistas) e novas em cada sistema e as restrições aplicáveis.

	Cotação revista no Sales (proprietário)	Nova cotação no Sales (proprietário)	Cotação revista no Supply Chain Management	Nova cotação no Supply Chain Management
Valor do estatuto	Fechado	Projecto	Revisto	Criado
Valor do motivo do estatuto	Revisto	Em curso	Não aplicável	Não aplicável
Restrições do ciclo de vida	Nenhum	Nenhum	A cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada.	A cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada.
Restrições de dados	Nenhum	Nenhum	Os dados são só de leitura.	Nenhum

Passo 4: Fechar a cotação de venda

Quando um utilizador fecha uma cotação de venda ativada no Sales, é-lhe pedido que selecione um dos seguintes códigos de razão para especificar uma razão:

A cotação é revista
A cotação é perdida
A cotação é cancelada

Nota

Não é sincronizado qualquer código de razão entre sistemas para eventos perdidos e cancelados no Supply Chain Management.

A tabela que se segue resume os valores de estado e as restrições aplicáveis no Sales quando uma cotação de venda é fechada no Sales por cada uma das razões comuns.

Resultado	Estado	Razão do estado	Restrições do ciclo de vida	Restrições de dados
Cotação Fechada	Fechado	Revisto	Nenhum	Nenhum
Cotação Fechada	Fechado	Perdido	Nenhum	Nenhum
Cotação Fechada	Fechado	Cancelado	Nenhum	Nenhum

A tabela que se segue resume os valores de estado e as restrições aplicáveis no Supply Chain Management quando uma cotação de venda é fechada no Sales por cada uma das razões comuns e, em seguida, sincronizada com o Supply Chain Management.

Resultado	Estado	Restrições do ciclo de vida	Restrições de dados
Cotação Revista	Revisto	A cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada.	Nenhum
Cotação Perdida	Perdido	A cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada.	Nenhum
Cotação Cancelada	Cancelado	A cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada.	Nenhum

Variação do Passo 4: Criar uma ordem de venda a partir da cotação

Quando um utilizador cria uma ordem de venda a partir de uma cotação de venda ativada no Sales, os eventos que se seguem são acionados no Supply Chain Management.

O valor de Estado da cotação de venda é atualizado para Confirmada e o diário de confirmações de cotações será gerado.
A ordem de venda que foi criada no Sales é sincronizada e fica disponível no Supply Chain Management.
O Supply Chain Management associa a ordem de venda à cotação de venda relacionada, para que os utilizadores possam navegar entre elas.

A tabela que se segue resume os valores de estado e as restrições aplicáveis no Sales quando uma ordem de venda é criada a partir de uma cotação de venda no Sales.

Resultado	Estado	Razão do estado	Restrições do ciclo de vida	Restrições de dados
Cotação ganha	Ganhou	Ganhou	Nenhum	Nenhum
Ordem de venda criada	Ativo	Novo	Nenhum	Nenhum

A tabela que se segue resume os valores de estado e as restrições aplicáveis no Supply Chain Management quando uma ordem de venda é criada a partir de uma cotação de venda no Sales e, em seguida, sincronizada com o Supply Chain Management.

Resultado	Estado	Restrições do ciclo de vida	Restrições de dados
Diário de confirmações de cotações criado	Ganhou	A cotação não pode ser enviada, perdida, cancelada, confirmada nem eliminada.	Os dados são só de leitura.
Ordem de venda criada	Aberto	Nenhum	Nenhum

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