Agendar requisitos para um conjunto de recursos

Os grupos de recursos são grupos de recursos semelhantes. Os expedidores gerem a capacidade e têm a opção de atribuir recursos mais tarde.

O agendamento do conjunto de recursos é útil em várias situações:

• Evite reservar recursos específicos de imediato. Por exemplo, um hotel verifica a disponibilidade de quartos (conjunto) e atribui um quarto (recurso) aos hóspedes quando chegam.

• Recolha os requisitos centralmente, mas deixe que um gestor local os reserve. Por exemplo, uma cadeia de oficinas de reparação aceita compromissos através de um centro de atendimento. O agente central agenda o compromisso na localização preferencial do cliente (conjunto). O gestor local da loja atribui compromissos a um especialista disponível (recurso).

• Os expedidores sabem da capacidade de um conjunto, mas não sabem ainda o recurso específico que irá conter. Por exemplo, uma feira para profissionais oferece várias opções de stand. Considera a capacidade dos stands (conjunto) na reserva, mas atribui os stands específicos (recurso) mais tarde.

• Possibilite a reserva em excesso para cancelamentos esperados. Por exemplo, um hotel tem um número fixo de quartos, mas pode aumentar a capacidade e aceitar mais reservas do que os quartos disponíveis para contar com os cancelamentos.

Criar um conjunto de recursos

Recomendamos a criação de conjuntos que utilizem o mesmo tipo de recurso. Se pretende criar grupos com tipos diferentes de recursos, crie uma equipa.

1. Na área Recursos, em Recurso, selecione Recursos e selecione Novo.

2. No separador Geral, defina Tipo de Recurso como Conjunto e escolhera um Tipo de Conjunto. Escolha entre instalações, equipamento ou uma combinação de conta, contacto e utilizador.

3. Introduza um Nome e escolha um Fuso Horário.

4. No separador Agendamento, escolha uma Localização de Início e Localização de Fim. Escolha Endereço da Unidade Organizacional para representar uma localização física onde o conjunto funciona ou Localização Desconhecida para um conjunto de recursos trabalhar remotamente.

Nota

Não escolha a opção Endereço do recurso.

1. Escolha uma opção para Derivar Capacidade de Membros do Grupo:

   • Sim: a capacidade do recurso do conjunto é recalculada com base nos calendários de horário de trabalho do membro. A capacidade do conjunto muda quando adiciona ou remove membros do conjunto.
   • Não: o sistema define a capacidade do conjunto, mas pode alterá-la. Adicionar e remover membros do conjunto não altera a capacidade.

2. Adicione mais atributos de recurso a considerar para agendamento. Considere o conjunto como um recurso standard, pois está relacionado com a adição de atributos como características ou territórios.

Adicionar membros ao conjunto

Adicione membros a um conjunto através da entidade de grupo de recursos reserváveis.

1. Num registo de conjunto de recursos, aceda a Relacionados>Recursos Subordinados.

2. Selecione Adicionar Novo Grupo de Recursos Reserváveis e introduza um Nome para o recurso. Escolha um Recurso Subordinado e defina um intervalo de datas para associação ao conjunto. As equipas e outros conjuntos não podem ser tornados elementos subordinados de um conjunto.

Reservar um conjunto com o assistente da agenda

1. Selecione Reservar num formulário de requisitos para abrir o assistente da agenda.

2. O assistente de agenda pode devolver o conjunto e membros do conjunto individual com base na configuração do requisito.

3. Selecione o recurso do conjunto e um horário e selecione Reservar e Sair.

Nota

O assistente de agenda não vai devolver conjuntos de recursos para requisitos de trabalho no local.

Gerir um conjunto no quadro da agenda

No Quadro da Agenda, abra o painel Filtros e defina o filtro Tipos de Recursos como Conjunto.

Selecione Guardar como predefinição para definir a vista predefinida para o separador do quadro de agenda selecionado.

Clique com o botão direito do rato no conjunto de recursos e selecione Ver Membros do Grupo para ver o conjunto e os membros do conjunto.

Atribuir reservas ao conjunto

Atribuir recursos específicos a um requisito agendado para um conjunto.

Há três formas de alterar a atribuição de reservas:

1. Arrastar e largar manualmente: selecione e arraste uma reserva do conjunto de recursos e para um dos membros do conjunto.

2. Substituição: clique com o botão direito do rato numa reserva para o conjunto de recursos, selecione Recurso Substituto e escolha um membro do conjunto.

3. Voltar a Reservar: clique com o botão direito numa reserva do conjunto e selecione Voltar a Reservar. Edite os critérios do filtro para não procurar mais conjuntos, mas para procurar recursos do tipo de Conta, Contacto e Utilizador.

A duração é reposta para duração de reserva predefinida. Edite a hora de fim para corresponder à duração original. De seguida, cancele a reserva original do conjunto.

Notas adicionais

• Localização dos Membros do Conjunto: se um recurso for o subordinado de um conjunto através de um registo de grupos de recursos reserváveis (bookableresourcegroup), a localização do recurso subordinado é obtida a partir do conjunto. Além disso, se um conjunto de recursos estiver relacionado com uma instalação ou um recurso do conjunto de instalações através da associação de recursos reserváveis (msdyn_bookableresourceassociation), a localização é obtida a partir da instalação ou do conjunto de instalações.

• Quando um recurso do conjunto tem Derivar Capacidade a partir dos Membros do Grupo definido como Sim, a capacidade total do conjunto para um determinado horário é afetada:

  • Pelo número de membros do grupo.
  • Pelas datas em que os membros do conjunto fazem parte do conjunto.
  • Pelo horário de trabalho dos membros do conjunto.

• As reservas atribuídas aos recursos do membro do conjunto durante horas de descanso serão contabilizadas com relação à capacidade do recurso do conjunto duas vezes.

• Os recursos que são membro do conjunto não serão apresentados como disponíveis no assistente de agenda se o conjunto estiver totalmente reservado para o período de tempo, mesmo que o recurso individual não esteja reservado para o período.

• Os recursos do conjunto são mostrados como disponíveis no assistente da agenda se o sistema puder distribuir a duração de trabalho planeada por vários recursos subordinados. Por exemplo, se pretender agendar uma tarefa de uma hora e não estiver disponível nenhum recurso para a hora completa, o sistema sugere dois recursos que estão disponíveis por 30 minutos cada.