Agrupar recursos em equipas

As equipas de recursos permitem aos expedidores procurar e agendar vários recursos de uma só vez. As equipas de recursos podem incluir um grupo de colaboradores, subcontratantes, equipamento, instalações ou qualquer combinação destas opções que irão executar o mesmo trabalho durante um período de tempo. As equipas aceleram e simplificam o processo de agendamento e permitem que os membros da equipa trabalhem em conjunto de forma mais consistente.

Os expedidores utilizam frequentemente equipas para agendar um grupo de requisitos com vários requisitos para vários recursos. No entanto, também pode agendar requisitos individuais para equipas.

As equipas são ideais para cenários em que:

• um grupo de recursos irá trabalhar em conjunto durante algum tempo.
• uma equipa encontra-se numa localização de manhã, partilha um veículo e está junta o dia todo em todas as tarefas.
• um colaborador novo está a acompanhar um colega experiente para adquirir novas competências.

Criar uma Equipa

Uma equipa é um recurso reservável, o que é, essencialmente, um contentor para os recursos subordinados que são membros dessa equipa.

1. Abra a área Recursos e, em Recurso, selecione Recursos e selecione Novo.

2. Escolha Equipa como o Tipo de Recurso.

3. Forneça um Nome e escolha o Fuso Horário para a equipa.

4. Escolha uma Estratégia da Equipa. Existem três Opções de requisito de equipa.

   

5. No separador Agendamento, defina a Localização de início e Localização de fim. Para descrições detalhadas das opções de localização, aceda a Configurar recursos reserváveis.

6. Selecione Guardar.

Opções de estratégia da equipa

A estratégia da equipa determina como a equipa gere o trabalho depois de ultrapassar o estado Agendado (por ex., Em Viagem, Em Curso ou Concluído). Existem três opções:

• Gestão de Líder da Equipa: a Gestão de líder da equipa gere o trabalho de uma equipa. Considere esta opção quando uma equipa consiste de várias pessoas. Só pode ter um recurso designado como líder de cada vez, e tem de haver um líder para criar uma reserva de ordem de intervenção.
• Autogestão de Membros da Equipa: os recursos podem gerir o seu próprio trabalho, mesmo depois de a reserva ter começado. Escolha esta opção para equipas que são grupos, que trabalham regularmente em conjunto, mas podem nem sempre trabalhar em conjunto no mesmo local ou hora. A autogestão também é sinónimo de melhoria da captura do, o que é bom para as organizações que faturam o tempo dedicado ao trabalho.
• Propagar em Cascata e Aceitar Cascata Completamente: todos os recursos numa equipa podem gerir todo o trabalho através de todos os estados. É a opção ideal quando uma equipa consiste de um indivíduo e o resto da equipa é de equipamento.

Nota

A lógica associada às estratégias da tripulação só terá impacto nas reservas de recursos de trabalho relacionadas com a ordem de intervenção. Se um recurso atribuído atualizar a sua própria reserva para Concluída, o valor de tempo de fim é atualizado para o carimbo da hora atual. Se outro utilizador ou membro da equipa atualizar o estado da reserva para Concluído em nome de um recurso atribuído, a hora de fim da reserva preservará o valor de hora de fim anterior.

As estratégias da equipa também afetam se e como uma reserva da equipa é reagendada quando são feitas alterações a uma reserva de recurso associada.

Adicionar recursos subordinados a uma equipa

Relacionar outros recursos reserváveis à equipa como membros da equipa. Se ainda não tiver sido feito, crie os recursos reserváveis.

1. Abra o recurso Equipa.

2. Selecione Relacionado>Subordinados do Recurso.

3. Selecione Novo Grupo de Recursos Reserváveis.

4. Escolha o Recurso Subordinado e defina o intervalo de datas quando o recurso fará parte da equipa.

5. Escolha o Tipo de Membro da Equipa e especifique se o recurso é membro da equipa ou o líder da mesma. Para ser definido como um líder, o recurso reservável necessita do tipo utilizador.

6. Selecione Guardar e Fechar.

Gorjeta

A localização de início de fim dos recursos é importante para reservar os requisitos no local. O sistema obtém as localizações dos membros da equipa a partir dos seus perfis de recurso individual e não a partir da equipa principal. É importante alterar a localização do recurso do membro da equipa se um recurso se mover frequentemente entre equipas. Por exemplo, se pretende que uma equipa se encontre numa localização central de manhã, especifique a localização de início e de fim como endereço da unidade organizacional para o recurso do cabeçalho da equipa e os subordinados do recurso.

Equipas no quadro da agenda

As equipas e os respetivos membros são mostrados no quadro da agenda, como qualquer outro recurso. As equipas que corresponderem aos filtros do quadro da agenda são mostradas na lista de recursos, mesmo que os subordinados do recurso da equipa não correspondam aos filtros.

Os recursos da equipa utilizam um ícone diferente do dos recursos individuais. O intervalo de tempo em que um recurso faz parte de uma equipa é apresentado como uma área cinzenta no quadro. Lembra aos expedidores e gestores de recursos que o recurso faz parte de uma equipa.

Agendar uma tarefa para um membro da equipa individual afeta a disponibilidade de toda a equipa.

Agendar requisitos únicos para uma equipa

Atribua um único requisito ao recurso da equipa para criar uma reserva para toda a equipa.

Não pode agendar manualmente grupos de requisitos para as equipas, apenas requisitos únicos.

O assistente da agenda mostra cada membro da equipa como recursos individuais. Se reservado, apenas esse único recurso tem uma reserva. O recurso da equipa também pode aparecer nos resultados se as horas de trabalho e outras restrições corresponderem. Reservar uma equipa reserva todos os membros da equipa e a equipa sob as seguintes condições:

1. A reserva faz parte do "FromDate" e "ToDate" configurados para o grupo de recursos reserváveis pertencentes ao membro da equipa.
2. Existem horas de trabalho configuradas para o membro da equipa nos dias da reserva e a reserva enquadra-se nessas horas de trabalho.

Nota

Quando um requisito único é reservado para uma equipa, manualmente ou com o assistente da agenda, é criado um grupo de requisitos automaticamente e todas as reservas são relacionadas com o grupo de requisitos. Assegura que as reservas da equipa estão sincronizadas, se as alterar. O Tipo de Grupo Automático do grupo de requisitos está definido como Equipa.

No entanto, só o recurso do chefe da equipa está associado ao requisito único no grupo de requisitos recentemente criado.

Agendar grupos de requisitos para a equipa com o assistente da agenda

Agendar um conjunto de requisitos para um grupo de recursos que trabalhe em conjunto é o principal caso de utilização para equipas.

O assistente da agenda pode sugerir um grupo de recursos individuais e uma equipa para completar um grupo de requisitos.

Quando o assistente da agenda pesquisa, reúne um grupo de recursos para cada requisito no grupo de requisitos. O próprio recurso de equipa é apenas um contentor.

Expanda a equipa para ver como os membros da equipa correspondem a um requisito no grupo de requisitos.

Quando selecciona e reserva uma equipa, a reserva para cada membro da empresa está relacionada com a necessidade de se corresponderem. Também está relacionada com o grupo de requisitos. O recurso da equipa também obtém uma reserva, para que efetue a gestão da equipa como uma unidade única.

Mais membros da equipa do que requisitos

Uma equipa com mais recursos que os necessários para o grupo de requisitos será apresentada como resultado no assistente da agenda, mas numa posição mais baixa nos resultados da pesquisa, porque é menos adequada.

Continua a poder reservar uma equipa com recursos em excesso. Todas as reservas ficarão associadas ao grupo de requisitos, mas as reservas para recursos sem correspondência não serão associadas a um requisito.

Menos membros da equipa do que requisitos

Por vezes, quando procura uma disponibilidade, a equipa poderá necessitar de mais recursos para satisfazer os requisitos.

O assistente da agenda combinará equipas com recursos individuais para satisfazer um grupo de requisitos e, até mesmo, indicar que recursos fazem parte da equipa.

Alterar rapidamente a associação à equipa de um recurso por um dia

Pode fazer rapidamente alterações de associação para os recursos da equipa alterando a alocação da equipa. Troque um recurso de uma equipa para outra, adicione um recurso não atribuído a uma equipa ou remova um recurso de uma equipa. Estas alterações aplicam-se a um único dia no fuso horário da equipa. Todas as reservas futuras para esse dia refletem as alterações aos horários dos membros.

Nota

Para efetuar alterações às equipas por mais de um dia, edite diretamente a configuração da equipa.

Para aceder à ferramenta de alocação de equipas, aceda à página Recursos e abra uma vista que tenha, pelo menos, um recurso de tipo equipa. Selecione Alocação de Equipas na barra de comandos. A ferramenta abre o dia atual com base na hora local e altera-a utilizando o seletor de datas. As equipas são mostradas na ferramenta de acordo com a respetiva ordem na vista. Pode editar até quinze equipas em simultâneo.

Utilize a ação de arrastar e largar para mover recursos entre equipas ou atribuir recursos disponíveis a uma equipa. Para remover um recurso de uma equipa, selecione o recurso e selecione Remover na barra de comandos. Pode selecionar vários recursos mantendo premida a tecla Control/Command enquanto faz a sua seleção.

Guarde as alterações para atualizar a equipa. Depois de guardar, o sistema processa as alterações de associação. Os membros novos recebem uma associação de dia inteiro no fuso horário da equipa. Os membros removidos têm as suas associações à equipa existentes divididas com um intervalo de um dia inteiro. Se houver pequenas sobreposições sem reservas, as associações em conflito serão resolvidas a favor da equipa de destino. Por exemplo, ao mover um recurso de uma equipa num fuso horário para um fuso horário adjacente. Durante o processamento, o sistema não permite mais alterações.

Após a conclusão das alterações de associação, as reservas começam a aplicar de forma assíncrona. As reservas ativas dos novos membros são movidas para depois do dia da sua atribuição na equipa. Os membros que são removidos de uma equipa têm as respetivas reservas de equipa canceladas. Poderá demorar alguns minutos a processar, dependendo do número de reservas e recursos.

Nota

Se o líder de uma equipa gerida pelo líder for transferido para outra equipa, perderá o estatuto de liderança nesse dia, mesmo que seja devolvido à equipa original. Para selecionar um novo líder ou para restaurar este estado, edite diretamente a configuração da equipa.

Componentes da ferramenta de alocação de equipas

• Grelha de associação da equipa: cada equipa tem informações sobre o número de recursos disponíveis e esperados para essa equipa e o fuso horário da equipa. Um recurso adicionado é um membro dessa equipa das 12h00 às 12h00 no fuso horário da equipa. Os recursos atribuídos à equipa são listados por ordem alfabética se tiverem um intervalo de associação que inclua a maioria dos dias dados no fuso horário da equipa.
• Grelha de reservas: uma secção mostra todas as reservas que a equipa tem para o dia. Pode abrir os registos de reserva para mais detalhes, mas não pode alterá-los na ferramenta de alocação da equipa.
• Painel de recursos disponíveis: lista os recursos que estão disponíveis para trabalhar, mas não os membros de uma equipa para o dia selecionado. Esta lista não considera a capacidade do recurso. Só mostra recursos que estão a trabalhar neste dia. Pode alterar a vista e pesquisar por recursos por nome.