Analisar tarefas e cenários para Viva Connections
Para determinar quais tarefas e cenários dar suporte, recomendamos que você faça uma avaliação das necessidades em vários departamentos, funções e regiões de sua organização. As informações da avaliação de necessidades ajudarão a identificar e priorizar cenários e tarefas que precisam de suporte.
A etapa 1 é considerar as necessidades de funções e regiões específicas. A etapa 2 é realizar uma avaliação de necessidades. A etapa 3 é analisar cenários e priorizar tarefas para suporte. O passo 4 consiste em alinhar cenários com Viva Connections componentes. A etapa 5 é planejar o direcionamento de audiência. A etapa 6 é considerar a preferência do dispositivo para cenários diferentes.
Revisar rapidamente os tipos de cartões disponíveis
Para compreender melhor se um determinado cenário ou tarefa pode ser suportado por Viva Connections, precisa de saber os tipos de cartões que podem ser adicionados ao Dashboard. O Painel será o conjunto de ferramentas digital e a experiência de aterrissagem da sua organização no aplicativo móvel. Você verá que algumas ferramentas e tarefas terão melhor suporte no Painel, enquanto outras são mais adequadas na seção Recursos.
A seguir estão os cartões que podem ser usados com pouca configuração e personalização:
| Nome no cartão | Função do cartão |
|---|---|
| Aprovações | Utilize Aprovações, assine documentos e aprove relatórios de despesas. |
| Tarefas Atribuídas | Utilize Planner para gerir o trabalho da sua equipa, atribuir tarefas e controlar tarefas. |
| Designer de cartão | Crie cartões personalizados e exibições rápidas usando JSON sem escrever código real. |
| Turnos | Permita que os usuários registrem a entrada e a saída e obtenham mais informações sobre o próximo turno ou o atual no aplicativo Turnos no Teams. |
| Cartão de aplicativo do Teams | Use para abrir um aplicativo pessoal ou bot do Teams especificado pelo autor do Painel. |
| Cartões de terceiros | Utilizar cartões que integram serviços de terceiros através da Loja SharePoint (por exemplo, ADP, ServiceNow, etc.) |
| Parar cartão de notícias | Configure as principais notícias card para apresentar notícias reforçadas do SharePoint. |
| Link da Web | Aceder a um site sem sair da aplicação Viva Connections (mais popular card e utilizado para ligar a portais do SharePoint e ligações externas.) |
Além dos cartões mencionados acima, os programadores podem criar os seus próprios cartões com personalização avançada ao expandir Viva Connections com Extensões de Cartão Ajustável (ACE) com Estrutura do SharePoint.
Realizar uma avaliação de necessidades
O objetivo principal desse estágio é identificar tarefas diárias e pontos problemáticos para diferentes grupos de funcionários. Em seguida, a equipa de intervenientes analisará os resultados e decidirá como Viva Connections podem abordar tarefas e cenários comuns para suportar o trabalho diário dos funcionários.
Considerações ao conduzir uma avaliação de necessidades:
Identifique as localizações da sua força de trabalho.
Saiba mais sobre as necessidades da sua força de trabalho consoante a localização, o departamento e a tarefa.
Considere como a localização geográfica, a cultura e a indústria podem afetar a força de trabalho.
Explore as formas como a sua organização comunica e colabora da melhor forma.
Descubra o que a sua organização precisa de aprender no fluxo do seu trabalho.
Descubra o que a sua organização luta e dê-lhes as ferramentas e as informações de que precisam para concentrar o seu tempo e ter tempo para descansar.
Considere a cultura da sua organização e a forma como as pessoas se ligam entre si.
Muitas fontes de dados podem ser usadas para ajudar os stakeholders a decidirem os principais cenários e tarefas, incluindo:
Observações pontuais
Comunicações de email
Resultados da pesquisa de funcionários
Entrevistas com grupo de foco
Tíquetes de suporte ao cliente
Dados de uso e análise de aplicativos do Microsoft 365
À medida que trabalha com os proprietários de empresas e os principais intervenientes para alinhar a sua estratégia de design Viva Connections, responda ao seguinte para cada tarefa:
Quem é o público-alvo?
O que os usuários precisam realizar ou aprender?
Quais ferramentas ou tecnologias eles usam atualmente?
Quais ferramentas ou tecnologia você deseja que os visitantes usem para realizar suas principais tarefas?
Quais informações precisam ser promovidas?
Saiba como a Lamna Healthcare começa a identificar as necessidades
Em preparação para Viva Connections, enquanto Gestor de Comunicações Internas, trabalha com a equipa de planeamento da Lamna Healthcare Viva Connections realiza uma avaliação das necessidades ao longo de algumas semanas em toda a organização. A finalidade da avaliação de necessidades é entender como cada função e região atualmente trabalha, pontos problemáticos comuns e possíveis melhorias.
Você trabalha com os membros da equipe de planejamento para identificar as diferentes funções e regiões em toda a organização e se conectar com líderes e gerentes de pessoas representativos dessas funções e regiões. A equipe de planejamento aprende mais sobre as necessidades dos funcionários entrevistando gerentes e alguns indivíduos em determinadas funções e por meio de pesquisas para públicos mais amplos.
Aqui estão alguns problemas que você descobriu em toda a organização:
A equipe de Benefícios do RH recebe vários emails diariamente perguntando onde encontrar informações sobre ações, serviços de saúde, reembolso de mensalidade e cuidados com crianças. A equipe passa várias horas por dia lidando com perguntas frequentes e respondendo a consultas em formulários e documentos.
Os colaboradores em todas as unidades empresariais da Lamna comunicaram querer um acesso mais fácil às informações e alterações do calendário e informações sobre folha de pagamentos.
Com tantas funções e funcionários diferentes em todas as regiões, vários funcionários da Lamna reclamaram que não têm acesso a notícias ou notícias específicas do trabalho relacionadas à sua localização. Essa reclamação destaca a necessidade de um local central, como o Feed, em que as notícias organizacionais e regionais podem ser facilmente comunicadas a todos os funcionários.
Os inquéritos de satisfação dos colaboradores recebidos por profissionais de RH mostram que alguns funcionários estão a ter dificuldades em gerir o seu stress e saúde mental.
Além disso, você descobriu alguns problemas específicos da função. Por exemplo:
Nicoletta, membro da equipe de manutenção da Lamna, é uma empregada paga por hora e alega que o ponto de entrada e saída dos turnos era um processo entediante devido à necessidade de conclui-lo em um computador compartilhado. Como Nicoletta precisa andar pelo hospital para concluir o trabalho diariamente, o processo manual ocupa um tempo valioso.
Christian é médico em tempo integral em seu hospital, o que significa que só é necessário relatar suas ausências mensais e folgas. Christian expressa que tem sido difícil saber exatamente onde relatar o tempo de folga e quais ferramentas usar.
Diego é um profissional de TI na Lamna e precisa andar pelo hospital para tratar de tíquetes de suporte técnico enviados por funcionários do hospital. Diego e os colegas da equipe de TI explicam que gerenciar tantos tíquetes pelo hospital pode ser difícil.
Regista todos estes resultados numa folha de cálculo para partilhar com a equipa de planeamento e com outros intervenientes para criar e configurar Viva Connections, adoção e monitorização pós-implementação.