Criar sua equipe e atender aos requisitos
Identificar os principais stakeholders
Depois de decidir utilizar Viva Connections, o primeiro passo é identificar os principais intervenientes. Os principais intervenientes são as pessoas que priorizarão que tarefas, ferramentas e recursos devem ser simplificados e suportados por Viva Connections.
Um grupo típico de stakeholders inclui:
Parceiros empresariais (de grupos como RH, especialistas em comunicações e consultores de tecnologia) para identificar os fluxos de trabalho e tarefas mais valiosos que podem ser suportados por Viva Connections.
Administradores do SharePoint e do Microsoft Teams que podem ajudar com tarefas em centros de administração.
Proprietários e autores de sites do SharePoint para o site principal que irão gerir conteúdo, estrutura de navegação, criação e atualização do Dashboard.
Outros proprietários e autores do site podem estar envolvidos na atualização de conteúdos ou notícias que serão relevantes para a experiência Viva Connections.
Líderes organizacionais (por vezes denominados patrocinadores executivos) e adotantes precoces (por vezes chamados de campeões) que podem ajudar outras pessoas na organização a anunciar e dimensionar Viva Connections.
A tabela a seguir descreve alguns dos principais stakeholders em cada fase do processo de implementação e suas funções e responsabilidades. Estes intervenientes serão os seus peritos no que diz respeito às fases de planeamento, construção e lançamento. Os intervenientes decidirão que cenários serão benéficos para cada unidade de negócio, como personalizar a plataforma e como ajudar a sua organização a transitar para a utilização de Viva Connections.
| Coordenar e planejar | Compilar e configurar | Implantar e inicialização |
|---|---|---|
| As principais partes interessadas administrativas normalmente incluem: Profissionais do HR, que gerenciam os membros da equipe e supervisionam a estrutura e a eficiência da empresa e da organização Especialistas em comunicação interna, que facilitam e gerenciam as comunicações entre funcionários e várias equipes internas Especialistas e Coordenadores de Comunicações, que executam e mantêm comunicações e gerenciamento de marca em toda a empresa Assistentes administrativos, que concluem e supervisionam várias tarefas administrativas Trabalhe com os intervenientes e parceiros empresariais da sua organização (de grupos como RH, especialistas em comunicações e consultores de tecnologia) para identificar os fluxos de trabalho e tarefas mais valiosos que podem ser concluídos no Viva Connections. |
O administrador do SharePoint irá definir um site principal (se ainda não tiver um) no centro de administração. Os administradores do SharePoint também podem ajudar a modernizar sites e páginas clássicos do SharePoint sempre que necessário. O administrador do Microsoft Teams adicionará a versão de Viva Connections da sua organização como uma aplicação e escolherá as definições no centro de administração do Teams. Os Proprietários e autores do site inicial criarão o conteúdo do site inicial, navegação e painel. Outros proprietários e autores do site podem estar envolvidos na atualização de conteúdos ou notícias que serão relevantes para a experiência Viva Connections. |
Colabore com os campeões (adotantes iniciais) para ajudar outras pessoas na organização a implementar Viva Connections. Tire partido dos patrocinadores executivos que podem ajudar a evangelizar Viva Connections em reuniões de grandes empresas e em comunicações gerais. Os Proprietários de negócios (como RH) e gerentes em todos os níveis podem ajudar equipes e indivíduos a encontrar valor e adotar novas maneiras de trabalhar. |
Antes de finalizar sua lista de principais stakeholders, responda a estas perguntas:
- Quem pode representar os trabalhos, funções e regiões mais importantes que devem ser suportados por Viva Connections?
- Como podem os membros da equipa contribuir para identificar cenários e tarefas-chave para os colaboradores em cada unidade ou em termos de organização?
- Quais funções e regiões precisam de mais suporte?
- Quem na organização tem linha de visão para os líderes, anúncios organizacionais e a cultura geral?
- Quem são os melhores representantes para ajudar a criar e gerir tarefas e fluxos de trabalho redundantes?
Práticas recomendadas para criar sua equipe de stakeholders:
Crie Viva Connections com a ajuda de várias pessoas, incluindo proprietários de várias unidades de negócio que têm uma compreensão abrangente dos processos de negócio, dos conhecimentos de domínio dos fluxos de trabalho e dos conhecimentos de gestão da mudança.
Envolva os intervenientes no processo de planeamento para garantir que as necessidades de todas as pessoas na sua organização são representadas para que Viva Connections possam ter o maior impacto possível.
Inclua alguns profissionais técnicos, pessoas de recursos humanos, especialistas em comunicações e colaboradores de operações, para citar alguns.
Comece com as sugestões de seus profissionais de RH e, em seguida, utilize a entrada de unidades de negócios individuais na forma de uma avaliação de necessidades para ajudar a tomar decisões finais. Os profissionais de RH normalmente têm uma compreensão significativa do trabalho que os funcionários fazem.
Atender aos requisitos técnicos
A equipe de stakeholders pode ajudar a tomar decisões e definir prioridades para atender aos requisitos técnicos. Se a sua organização ainda não tiver um site doméstico com navegação global personalizada, esta será a primeira tarefa da sua equipa. Ambos os requisitos se beneficiarão das diversas perspectivas da equipe de planejamento de diferentes funções e regiões.
- Se a sua organização já tiver um site doméstico e navegação global personalizada, mas ainda estiver a utilizar sites e páginas clássicos, considere modernizar estrategicamente sites e páginas fundamentais para a experiência Viva Connections.
- Se a sua organização já tiver um site doméstico, navegação global personalizada e sites modernos, então cumpriu os requisitos técnicos para Viva Connections.
Passo 1--Criar um site inicial: Crie um site de comunicação do SharePoint e classifique-o como um site inicial no centro de administração do SharePoint. Os sites domésticos ativam recursos especiais e fornecem um portal de aterrissagem para toda a organização.
Passo 2 – Personalizar a navegação global:Ativar a navegação global para a barra de aplicações do SharePoint. As ligações de navegação na navegação global são herdadas pela experiência de Viva Connections. Sem ativar e personalizar a navegação global, não haverá ligações no separador Recursos na aplicação móvel.
Passo 3 – Auditar e modernizar sites e conteúdos: os sites que não foram modernizados serão abertos numa janela do browser separada em vez de no Microsoft Teams. Considere modernizar sites e páginas para continuar a ver no Teams ao utilizar Viva Connections.
Saiba como a Lamna Healthcare cria sua equipe de planejamento
Enquanto Gestor de Comunicações Internas da Lamna Healthcare, começa a reunir a sua equipa de intervenientes para planear a implementação de Viva Connections ao considerar quem pode ajudar a torná-la benéfica para as diferentes funções e regiões. Estes indivíduos servirão como o seu Viva Connections comité de planeamento e garantirão que a plataforma é o mais útil possível para todos os grupos de funcionários.
Primeiro, entre em contato com a equipe de RH, que está em contato com os funcionários da Lamna e também é responsável por manter sua saúde mental e bem-estar. Você sabe que a colaboração com profissionais de RH pode ajudá-lo a debater quais funcionamentos diários podem ser simplificados e automatizados para os funcionários.
Em seguida, você recrutou os proprietários de negócios de cada unidade de negócios para saber mais sobre diferentes tarefas e regiões. Você tenta obter proprietários de negócios que supervisionam funções como médicos, médicos, profissionais de TI, alunos internos, administradores de escritório, funcionários de equipes mal-comunicadas e outros funcionários.
Em seguida, você também solicita a entrada de especialistas em comunicação de departamentos e proprietários de sites do SharePoint para que você possa entender melhor como eles ajudam a comunicar notícias e recursos nos níveis da organização e do departamento.
Por fim, convide os administradores do Microsoft Teams e do SharePoint da Lamna Healthcare e uma equipe de especialistas em TI para ajudar a concluir os requisitos técnicos e orientar outras decisões técnicas.
Ao colaborar com uma ampla variedade de stakeholders que trabalham diretamente com todas as unidades de negócios no hospital, você obtém informações sobre como melhor informar, conectar e envolver os funcionários. Também obtém informações sobre que tarefas e cenários no trabalho diário dos funcionários podem ser simplificados com Viva Connections.