Gerir sites inativos com a gestão do ciclo de vida do site
A funcionalidade gestão do ciclo de vida do Site no Microsoft SharePoint Premium – Gestão Avançada do SharePoint permite-lhe gerir sites inativos no seu inquilino a partir do centro de administração do SharePoint.
Tipos de políticas de site inativas
Pode configurar uma política de site inativa para detetar automaticamente sites inativos e notificar os proprietários do site por e-mail. Em seguida, os proprietários podem confirmar se o site ainda está ativo. Ao configurar uma política de ciclo de vida do site, pode escolher entre uma política de simulação e uma política ativa. A política de simulação é executada uma vez e gera um relatório com base nos parâmetros definidos. Se falhar, terá de eliminá-lo e criar um novo. Também pode converter uma política de simulação numa política ativa.
A política ativa é executada mensalmente, gerando relatórios e enviando notificações aos proprietários do site para confirmar a status do site. Se falhar durante um mês específico, será novamente executado na agenda seguinte. A política ativa impõe ações em sites inativos que permanecem não certificados pelo proprietário ou administrador do site, desde que a tenha configurado para efetuar ações de imposição.
Requisitos
A gestão do ciclo de vida do site requer uma subscrição do Microsoft SharePoint Premium – Gestão Avançada do SharePoint.
Criar uma política de site inativa
Para criar uma política de site inativa, expanda Políticas e selecione Gestão do ciclo de vida do site no centro de administração do SharePoint:
Selecione + Criar política e, em seguida, selecione Seguinte.
Introduza os parâmetros do âmbito da política e selecione Seguinte.
Atualização do âmbito da política de novembro de 2024
- Durante o passo "Definir âmbito da política", pode agora selecionar Incluir sites com políticas de retenção e retenção.
- Antes desta atualização, os sites inativos no estado só de leitura ou nos estados bloqueados foram excluídos do âmbito da política. Agora, todos os sites só de leitura e sites bloqueados são automaticamente incluídos no âmbito da política.
- Antes desta atualização, os sites inativos sem proprietário foram excluídos do âmbito da política. A partir de novembro de 2024, todos os sites sem proprietário inativos são automaticamente incluídos no âmbito da política.
Atribua um nome à política, adicione uma descrição (opcional) e selecione um modo de política. Selecione Avançar.
Atualização dos parâmetros de novembro de 2024 – durante este passo, pode agora:
- Opte por enviar e-mails aos proprietários do site ou aos administradores do site.
- Escolha as ações de imposição se não houver resposta dos proprietários ou administradores do site após três notificações:
- Marcar o site inativo como só de leitura.
- Marque o site inativo como só de leitura para uma duração configurável (3, 6, 9 ou 12 meses) seguido do arquivamento com o Arquivo do Microsoft 365. Para obter mais informações sobre soluções de armazenamento para conteúdos do SharePoint inativos, consulte Descrição geral do Arquivo do Microsoft 365.
Selecione Concluído. A sua política é agora criada e pode ser visualizada e gerida a partir do dashboard de gestão do ciclo de vida do site.
Notificações de site inativas para proprietários de sites ou administradores de sites
As notificações informam os proprietários de sites do SharePoint ou os administradores do site quando um site está inativo durante um número especificado de meses. Para manter o site, os destinatários da notificação devem selecionar o botão Certificar site no e-mail de notificação. Depois de certificada, a gestão do ciclo de vida do site não marcar a atividade do site durante um ano.
Veja a tabela seguinte para saber mais sobre o comportamento da política de site inativa com base na ação de imposição selecionada:
| Ação de imposição | Comportamento da política |
|---|---|
| Não fazer nada | Os proprietários do site ou os administradores do site recebem notificações mensais durante três meses. Após este período, não são enviadas notificações para os próximos três meses. Se o site permanecer inativo após seis meses, as notificações mensais são retomadas. O relatório de execução de políticas lista os sites inativos como não acionados pelo proprietário do site. Pode transferir este relatório e filtrar sites marcados como não acionados. |
| Acesso somente leitura | Os proprietários do site ou os administradores do site recebem notificações mensais durante três meses. Se os destinatários da notificação não marcarem o site como certificado durante este período, o site entra no modo só de leitura. |
| Arquivar sites após o período só de leitura obrigatório | Os proprietários do site ou os administradores do site recebem notificações mensais durante três meses. Se os destinatários da notificação não marcarem o site como certificado durante este período, o site entrará num modo só de leitura durante o número de meses configurado. Após o número de meses configurado, o site é arquivado através do Arquivo do Microsoft 365. O arquivo está sujeito ao inquilino que ativa o Arquivo do Microsoft 365 no Centro de Administração da Microsoft. |
Dica
Antes de criar uma política de site inativa, marcar para quaisquer políticas de restrição de acesso ao site que possam interromper o atestado do site pelo respetivo proprietário do site.
Modo só de leitura
Uma política de site inativa configurada com a ação de imposição só de leitura envia notificações adicionais para informar os proprietários do site ou os administradores do site quando não houver resposta.
É enviada uma notificação quando o site entra no modo só de leitura.
Assim que o site estiver no modo só de leitura, é adicionada a seguinte faixa ao site:
Remover site do modo só de leitura
Para remover um site do modo só de leitura no centro de administração do SharePoint, aceda à página Sites ativos , selecione o site e, em seguida, selecione Desbloquear no painel da página do site.
Os proprietários do site não podem remover um site do modo só de leitura e têm de contactar o administrador do inquilino para remover o modo só de leitura.
Anular a arquivo de um site
Para desbloquear um site no centro de administração do SharePoint, expanda Sites e selecione Sites arquivados. Selecione o site que pretende anular e selecione Reativar.
Observação
Apenas os administradores de inquilinos podem reativar um site arquivado.
Sites geridos por várias políticas de site inativas
Se um site estiver abrangido por várias políticas de site inativas, os e-mails de notificação não são repetidos. Se uma notificação tiver sido enviada nos últimos 30 dias a partir de qualquer política de site inativa, o site permanecerá inativo e não serão enviadas mais notificações. O relatório de execução de políticas mostra a status do site como "Notificado por outra política".
Âmbito das políticas de site inativas
Pode configurar parâmetros para uma política de site inativa, como período de tempo inativo, tipo de modelo, origem de criação de sites, etiquetas de confidencialidade e exclusão de até 100 sites.
Atividades de site no âmbito
As políticas de sites inativas analisam a atividade no SharePoint e plataformas ligadas, como o Teams, o Viva Engage (anteriormente Yammer) e o Exchange para detetar a última atividade de um site.
| Tipo de plataforma | Atividades |
|---|---|
| SharePoint | Ficheiros visualizados, ficheiros editados, ficheiros partilhados interna e externamente, ficheiros sincronizados, páginas visualizadas, páginas visitadas |
| Viva Engage (anteriormente Yammer) | Mensagens publicadas, conversações lidas, mensagens com gostos |
| Teams | Mensagens de canal publicadas numa equipa em todos os canais, mensagens publicadas no Teams e em todos os canais, respondidas a mensagens, mencionadas em mensagens, reagem a mensagens, enviaram mensagens urgentes, realizaram reuniões (periódica, ad hoc, uma vez) |
| Exchange | E-mails recebidos na caixa de correio do Exchange |
Modelos de site no âmbito
A gestão do ciclo de vida do site analisa a atividade de sites de comunicação, sites clássicos, sites ligados ao Teams e sites ligados a grupos com os seguintes tipos de modelo de site:
| Tipo de site | Tipo de modelo |
|---|---|
| Site de comunicação | SitePagePublishing#0 |
| Sites clássicos | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Site ligado ao Teams | STS#3 ou Grupo#0 |
| Site ligado ao grupo | STS#3 ou Grupo#0 |
Sites fora do âmbito
Os seguintes sites são considerados fora do âmbito e excluídos da deteção de atividade do site:
- Sites do OneDrive
- Sites criados por utilizadores do sistema
- Sites de catálogo de aplicações
- Sites de raiz
- Sites iniciais
- Sites de administração de inquilinos
Reporting
Os sites com inatividade durante seis meses estão listados no relatório de execução de políticas. O relatório está disponível para transferência como um ficheiro de .csv e permite-lhe filtrar sites que são considerados não acionados pelos proprietários do site.
A tabela seguinte descreve as informações incluídas no relatório de execução de políticas:
| Coluna | Definição |
|---|---|
| Nome do site | Nome do site inativo |
| URL | URL do site inativo |
| Modelo | Modelo de site inativo |
| Rótulo de confidencialidade | Etiqueta de confidencialidade do site inativo |
| E-mails do proprietário do site | Email endereços dos proprietários de sites que recebem notificações por email de atividade de sites inativos |
| Última atividade do site | Data da última atividade detetada pela política de site inativa no site do SharePoint e cargas de trabalho ligadas (Exchange, Viva Engage (anteriormente Yammer) ou Teams) |
| Data de criação | Data em que o site inativo foi criado |
| Armazenamento utilizado | Armazenamento consumido por site inativo |
| Ação status | Estado do site (Primeira/segunda/terceira notificação enviada, Site no modo só de leitura, Site arquivado) |
| Política de retenção aplicada | Se uma política de retenção é ou não aplicada ao site |
| Número de proprietários de Sites | Número de proprietários de sites para um site |
| Número de Administradores de sites | Número de administradores de sites para um site |
| Contagem total de notificações | Número total de notificações enviadas aos proprietários do site ou aos administradores do site |
| Imposto em | Data em que a ação de imposição foi executada (data em que o site foi arquivado ou colocado no modo só de leitura) |
| Duração no modo só de leitura | Número de meses em que o site está no estado só de leitura imposto |