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Saiba mais sobre a retenção do Exchange

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

As informações contidas neste artigo complementam Saiba mais sobre retenção porque são informações específicas para o Exchange. Para outras cargas de trabalho, confira:

Dica

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O que está incluído para retenção e exclusão

Os seguintes itens do Exchange de caixas de correio de usuário e caixas de correio compartilhadas podem ser mantidos e excluídos usando políticas de retenção e rótulos de retenção: mensagens de email (inclui mensagens recebidas, rascunhos, mensagens enviadas) com anexos, tarefas quando têm uma data de término e anotações.

Os itens de Calendário do Outlook com data de término têm suporte para políticas de retenção, mas não para rótulos de retenção.

As pastas públicas são suportadas para políticas de retenção, mas não são suportadas para etiquetas de retenção.

Contatos e quaisquer tarefas e itens de calendário que não tenham uma data de término não são suportados.

Outros itens armazenados em uma caixa de correio, como mensagens do Skype e Teams, não são incluídos nas políticas de retenção ou rótulos do Exchange. Esses itens têm suas próprias políticas de retenção.

As caixas de correio devem ter pelo menos 10 MB de dados antes que as configurações de retenção sejam aplicadas a elas e os rótulos de retenção possam ser publicados nelas.

Saiba como a retenção funciona para o Exchange.

Tanto uma caixa de correio quanto uma pasta pública usam a pasta Itens Recuperáveis para reter itens. Somente as pessoas às quais foram atribuídas permissões de Descoberta Eletrônica podem exibir itens na pasta Itens Recuperáveis de outro usuário.

Quando um utilizador elimina uma mensagem numa pasta diferente da pasta Itens Eliminados, por predefinição, a mensagem é movida para a pasta Itens Eliminados. Entretanto, um usuário pode excluir um item de forma reversível (Shift+Delete) em qualquer pasta, o que evita que ele vá pasta Itens Excluídos e o move diretamente para a pasta Itens Recuperáveis.

Quando você aplica configurações de retenção a um dado do Exchange, um trabalho do temporizador avalia periodicamente os itens na pasta Itens Recuperáveis. Se um item não corresponder às regras de pelo menos uma política ou etiqueta de retenção para reter o item, ele será permanentemente excluído (também chamado de exclusão irreversível) da pasta Itens Recuperáveis. Os itens configurados para revisão de eliminação nunca são eliminados permanentemente da pasta Itens Recuperáveis até que a eliminação seja confirmada.

Observação

Devido ao primeiro princípio de retenção, a eliminação permanente será sempre suspensa se o mesmo item tiver que ser retido por causa de outra política de retenção ou etiqueta de retenção, ou se estiver sob Descoberta Eletrônica por motivos legais ou de investigação.

O trabalho do temporizador pode levar até sete dias para ser executado e o local do Exchange deve conter pelo menos 10 MB.

Quando um usuário tenta alterar propriedades de um item de caixa de correio, como assunto, corpo, anexos, remetentes e destinatários, ou a data de envio ou de recebimento de uma mensagem, uma cópia do item original é salva na pasta Itens Recuperáveis antes da confirmação da alteração. Essa ação acontecerá para todas as alterações subsequentes. No final do período de retenção, as cópias na pasta Itens Recuperáveis são excluídas permanentemente.

Depois que configurações de retenção são atribuídas ao conteúdo do Exchange, os caminhos que o conteúdo assume dependem se as configurações forem para reter e excluir, somente reter ou somente excluir.

Quando as configurações de retenção são reter e excluir:

Diagrama de fluxo de retenção em emails e pastas públicas.

  1. Se o item for modificado ou excluído permanentemente pelo usuário (usando SHIFT+DELETE ou excluído de Itens Excluídos) durante o período de retenção: ele será movido (ou copiado, no caso de uma edição) para a pasta Itens Recuperáveis. Lá, um trabalho de temporizador é executado periodicamente e identifica itens cujo período de retenção expirou, que então são permanentemente excluídos em até 14 dias após o fim do período de retenção. Observe que 14 dias é a configuração padrão, podendo ser estendida para até 30 dias.

  2. Se o item não for modificado ou excluído durante o período de retenção: o mesmo processo será executado periodicamente em todas as pastas na caixa de correio, identificando itens cujo período de retenção expirou. Esses itens são então permanentemente excluídos em até 14 dias após o fim do período de retenção. Observe que 14 dias é a configuração padrão, podendo ser estendida para até 30 dias.

Quando as configurações forem reter somente ou excluir somente, os caminhos de conteúdo serão variações de reter e excluir:

Caminhos de conteúdo para as configurações de reter somente

  1. Se o item for modificado ou excluído durante o período de retenção: uma cópia do item original será criada na pasta Itens Recuperáveis e retida até o fim do período de retenção, quando a cópia na pasta Itens Recuperáveis será excluída permanentemente dentro de 14 dias após o item expirar.

  2. Se o item não for modificado ou excluído durante o período de retenção: nada acontece antes e depois do período de retenção; o item permanecerá no local original.

Caminhos de conteúdo para as configurações de excluir somente

  1. Se o item não for excluído durante o período configurado: no final do período configurado na política de retenção, o item será movido para a pasta Itens Recuperáveis.

  2. Se o item for excluído durante o período configurado: o item será movido imediatamente para a pasta Itens Recuperáveis. Se um usuário excluir o item da pasta Itens Recuperáveis ou esvaziá-la, o item será excluído permanentemente. Caso contrário, o item será excluído permanentemente depois de ficar na pasta Itens Recuperáveis por 14 dias.

Notificação do usuário da data de expiração

As políticas de retenção do Exchange, ao contrário das políticas de retenção para outras cargas de trabalho do Microsoft 365, têm uma presença de usuário exibindo na parte superior de cada mensagem de email o nome da política de retenção que tem a data de expiração mais curta para o item e a data de expiração calculada para esse item. Os usuários não verão essa notificação se a política de retenção não excluir itens (somente retenção).

Se um rótulo de retenção for aplicado a uma mensagem de email, o nome desse rótulo e a data de expiração correspondente sempre serão exibidos e substituirão o nome e a data de qualquer política de retenção aplicada à caixa de correio.

Lembre-se de que, nesse contexto, a data de expiração para quando um email será excluído é quando os usuários podem esperar que a mensagem de email seja movida automaticamente para a pasta Itens Recuperáveis (se ainda não estiver lá). Os emails na pasta Itens Recuperáveis não serão excluídos permanentemente, mas permanecerão lá para fins de conformidade se estiverem sujeitos a quaisquer configurações de retenção para retê-los ou estiverem sob uma retenção de Descoberta Eletrônica por motivos legais ou de investigação.

Quando um usuário sair da organização

Se um usuário deixar sua organização e a caixa de correio do usuário for incluída em uma política de retenção, ela se tornará uma caixa de correio inativa quando a conta do Microsoft 365 do usuário for excluída. O conteúdo de uma caixa de correio inativa ainda está sujeito a qualquer política de retenção que tenha sido aplicada a essa caixa antes dela se tornar inativa, e ele fica disponível para uma pesquisa de descoberta eletrônica. Para obter mais informações, consulte Caixas de correio inativas no Exchange Online.

Quando as configurações de retenção não se aplicarem mais porque os dados foram excluídos permanentemente ou o período de retenção expirou, o administrador do Exchange agora pode excluir a caixa de correio inativa. Nesse cenário, a caixa de correio inativa não é excluída automaticamente.

Instruções de configuração

Se você não estiver pronto para configurar a retenção no Microsoft 365, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Se você estiver pronto para configurar uma política de retenção ou rótulo de retenção do Exchange, consulte as instruções a seguir: